进销存管理系统需求参考文档.docx

*进销存管理系统*需求说明书(参考文档) V1.0(版本号)拟制人审核人批准人二零零九年二月.23.目 录1. 引言41.1. 编写的目的41.2. 背景41.3. 定义41.4. 参考资料42. 任务概述52.1. 目标52.2. 用户的特点53. 功能设计63.0. 功能分析63.0.1. 用例图83.1. 资料管理83.1.1. 商品编码设置93.1.2. 商品资料维护103.1.3. 供货商资料维护103.1.4 客户资料维护103.1.5. 业务员信息维护113.1.6. 仓库信息维护123.1.7. 采购合同管理123.1.8. 销售合同管理133.1.9. 分店信息管理133.2. 采购管理133.2.1. 采购订单133.2.2. 进货单143.2.3. 退货管理153.2.4. 采购借入管理153.2.5 采购还出管理153.2.6.历史查询153.3. 销售管理153.3.1. 销售订单163.3.2. 销售单173.3.3. 销售退货单173.2.4.销售借出管理173.2.5 销售还入管理173.3.6. 历史查询173.4. 库存管理183.4.1. 库存查询183.4.2. 库存转库183.4.3. 库存盘点183.4.4. 出入库明细193.4.5. 报损报溢193.4.6. 上下限设定（库存）193.4.7. 库存上下限报警193.4.8. 历史查询193.5. 系统管理193.5.1. 参数管理203.5.2. 数据初始化203.5.3. 用户管理203.5.4. 权限设置203.5.5. 数据备份214. 运行环境224.1. 硬件环境224.1.1.客户机：224.2.2.服务器：224.2. 软件环境224.3. 网络环境221. 引言1.1. 编写的目的本文概要为*商行实现商品的采购、库存、销售的现实业务需求，将商行各个部门管理纳入网络管理系统，方便商品的销售管理，实现了从进货、库存、到销售的一体化。提高了部门管理水平和工作效率，增强管理透明度，扩大信息交流。预期的读者：用户单位相关负责人、开发方软件工程师等。1.2. 背景系统名称：*进销存管理系统提出单位：*商行。预期用户：用户单位的相关责任人。1.3. 定义相关术语： 供应商:采购:库存:销售:1.4. 参考资料开发的前期调查资料2. 任务概述2.1. 目标*商行近几年来蓬勃发展，但原有单机管理系统进行业务处理的模式远远不能满足当前业务发展的需要，随着计算机技术的飞速发展，其应用方面已渗透到社会生活的各个领域，特别是网络信息化的管理技术，已经被许多的中小型企业所纳用，结合*商行的实际需要，我们开发了进销存管理信息系统该系统实现了从进货、库存、到销售的一体化。从而更好的提高企业的管理水平和竞争力。该系统应用目标是：适应当前的业务流程，提高系统运行效率。本系统包括资料管理，采购管理，销售管理，库存管理，系统管理等主要几个功模块。系统的主要特点包括：1、为商行业务量身定做，符合专卖店的特点；2、能够满足商行整体信息化的要求；3、基于 Windows 操作系统，SQL Server2005 数据库，具有成本相对较低， 部署简单，维护容易等特点；4、项目化实施，全程服务，保证实施成功率；5、本系统是一独立的系统软件，所有需求功能均自含；可为其它系统软件提供数据依据。2.2. 用户的特点通过调查，商行用户对业务本身较熟悉，普遍对计算机操作较为熟练；但由于各部门同时在线使用，所以要求系统本身的实时性等；为了用户的操作方便， 务必要求系统在易用性上充分加以考虑。3. 功能设计客户资料维护维护基本资料供应商资料维护中包括对客户的联系人的修改，删除，新增与查询以及对客户交易记录的查询），系统根据用户的操作，对商品资料进行更新或显示。用户修改，删除，新增或查询供应商数据（其中包括对供应商的联系人的修改，删除，新增与查询以及对供应商交易记录的查询），系统根据用户的操作，对供应商资料进行更新或显示。分店信息维护用户修改，删除，新增分店信息（只有超级用户才有此权限）采购入库采购采购退货销售出库销售销售退货库存库存查询用户通过录入采购入库单增加采购的货物，并可对采购入库单及其单据中的货物明细进行修改、删除与查询。用户录入通过采购退货单退回货物，并可对采购退货单及其单据中的货物明细进行修 改、删除与查询。用户通过录入销售出库单记录销售的货物， 并可对销售出库单及其单据中的货物明细进行修改、删除与查询。用户通过录入销售退货单退回已销售货物， 并可对销售退货单及其单据中的货物明细进行修改、删除与查询。用户通过组合不同条件，对库存进行查询、盘点。3.0. 功能分析功能类别功能名称、标识符描述对用户输入的用户名，密码进行验证，验证用户登录用户登录通过后，该用户可以使用 PSS 系统中自己拥有权限的那部分功能，否则拒绝使用。用户修改，删除，新增或查询销售员数据，销售员资料维护系统根据用户的操作，对销售员资料进行更新或显示。用户修改，删除，新增或查询商品数据，系商品资料维护统根据用户的操作，对商品资料进行更新或显示。用户修改，删除，新增或查询客户数据（其功能类别功能名称、标识符描述维护用户资料拥有系统维护权限的用户可以增加新用户，并可以对用户的资料进行修改、删除以及查询。维护系统管理用户权限修改密码拥有权限管理的用户可以设定其他用户对软件的访问权限。用户重新设定自己的密码根据以上功能描述，本系统主要实现的基本功能模块包括：资料管理，采购管理，销售管理，库存管理，系统管理等。如图 3 所示：进销存管理系统资料管理采购管理销售管理库存管理系统管理图 3 基本功能模块授权用户维护商品资料<<extends>><<uses>>维护供货商资料登录系统<<uses>><<uses>><<uses>>维护客户资料<<uses>>维护基本资料<<uses>><<uses>><<uses>>维护业务员信息<<uses>>维护分店信息维护仓库信息员工<<uses>><<uses>>采购商品采购入库<<uses>><<uses>>采购退货<<uses>><<uses>>销售商品销售出库<<uses>>销售退货<<uses>>库存查询查询库存系统维护3.0.1. 用例图3.1. 资料管理企业经营的基础资料是一个企业最基本、最重要的信息，脱离了基础资料(包括商品资料、供货商资料和客户资料等)，进销存系统就无法运行。“资料管理” 功能模块就用于维护这些基础资料。其中所包含的子功能模块如图 3.1 所示。资料管理商品编码设置商品资料维护供货商资料维护客户资料维护业务员信息维护仓库信息维护采购合同管理销售合同管理分店信息管理图 3.1 资料管理功能模块3.1.1. 商品编码设置“商品编码设置”用于设置商品编码的方法。进销存系统的每一条商品信息都具有惟一的一个编码，作为该商品信息的主键，一般来说，该编码具有一定的规律，例如药品进销存系统，商品的编码可能有两级，第一级为药品的类别(中药，西药、保健品、器械等)，第二级为药品的剂型(针剂、片剂、丸剂等)。该功能设置商品编码分类的方法，从而实现商品资料维护中自动生成编码的功能。例如该商品属于西药的丸剂，而西药的编码是 2，丸剂的编码是 02，该商品的编码就是 202*，后面部分由系统根据该类别里现有编码的最大值加 1 自动生成。其他商品编码可按照此规则来延伸，当员工按照此编码存入数据，则产生的编码具有唯一性。（可以在数据库中添加一个类别表，来规定商品的类别，以后商品的编码则从此类别中选择相对应的编码方式）Id 编码name 药品名type 类别3.1.2. 商品资料维护“商品资料维护”用于维护(增加、修改、删除、查询)企业经营商品的基本信息，内容包括货号、供货商号、条形码、商品名、拼音编码、规格、单位、产地、类别、进货价、销售价 1、销售价 2、最低售价、最后采货日期、最近销售日期等。其中拼音编码是商品名称的拼音简称，目的是使程序可以通过拼音编码方便地查询到所需要的商品。1. 功能描述：1.1. 本用例的功能主要是增加、删除、修改、查询公司所经营商品的信息资料。2. 特殊需求：2.1. 商品编号必须指定，输入不能超过8 位字符。2.2. 供货商号必须指定，输入不能超过8 位字符。2.2.商品名称必须指定，输入不能超过30 个英文字符或 15 位中文字符。2.4. 建议采购价和建议销售价，必须指定，只能输入数值和小数点。2.5. 商品的最后一次进货日期和最近一次销售日期，在添加商品时，不允许填写。（最后一次进货日期，在进货时自动修改）2.6. 商品的最后一次进货日期和最近一次销售日期，在修改商品信息时，不允许修改。（最近一次销售日期，在销售时自动更改）3. 附加说明:3.1. 操作的商品资料应包括：商品编号、商品名称、安全存量、当前数量、建议采购价、建议销售价、最后一次采购日期以及最后一次销售日期。3.2. 如果用户要求结束公司商品信息维护的时候，仍有未保存的信息，系统提醒用户。3.1.3. 供货商资料维护“供货商资料维护”用于维护企业供货商的基本信息，内容包括供货商号、拼音编码、简称、名称、地址、邮编、区号、地区、类型、电话、传真、开户行、开户行邮编、银行帐号、库房地址、库房电话、业务员、业务部门、备注等。(功能描述等同客户资料)3.1.4 客户资料维护“客户资料维护”用于维护企业客户的基本信息，内容包括公司编号、拼音编码、简称、名称、联系人、职务、地址、邮编、区号、地区、电话、手机、传真、电子邮箱、开户行、开户行邮编、银行帐号、性质、业务类型(建表，存放业务类型信息)、信誉度（int），销售员、送货地址等。（客户交易资料：客户的交易记录应属于客户的资料的部分内容，其中包括交易单号，交易日期，售货员，送货地址，发票号及总交易金额。） 1.功能描述：1.1.本用例的功能主要是增加、删除、修改、查询公司客户的信息资料。2. 特殊需求：2.1. 客户编号必须指定，输入不能超过8 位字符。2.2. 拼音编码取公司名称中拼音的首字母。2.3. 输入公司中文简称必须指定，输入不能超过10 位中文字符。2.4. 输入公司全称不能超过 60 位英文字符或 30 个汉字。2.5. 公司联络人的中文名称必须指定，输入中文名称不能超过5 个汉字。2.6. 输入联络人称谓不能超过 15 个汉字。2.7. 输入客户地址、送货地址等信息，不允许超过100 个英文字符或 50 个汉字。2.8. 输入邮编不能超过 6 个字符。2.9. 输入客户联络电话号码不能超过20 个字符。2.10. 输入客户移动电话号码不能超过20 个字符。2.11. 输入传真号码不能超过 20 个字符。2.12. 电子邮件必须输入合法的电子邮件地址。2.12. 用户不能修改最近进货日期。2.13. 用户可以不指定销售员工的编号，如果指定，该员工必须在公司的基本资料中的销售员工资料中存在。2.14. 维护客户信息界面除包含客户资料信息外，还必须包含客户的交易信息，用户不能修改客户交易信息。3. 附加说明:3.1. 操作的客户资料应包括：客户编号，公司简称，公司全称，联系人，联系人职务，电话，传真，移动电话。注意：可以添加一个类型表，里面包含编号、种类编号、类型名、类型值，以后可以根据种类编号和类型值查询类型名。这里的类型名可以是商品类别，供货商地 区、业务类型，客户地区、业务类型、信誉度。3.1.5. 业务员信息维护“业务员信息维护”用于维护企业销售业务员的基本信息，内容包括业务员编号、拼音编码、姓名、性别、生日、工作照片、部门、职务、工作时间、身份证号、学历、电话、手机、电子邮箱、地址、邮编、备注等。在销售开票时，业务员属性可以直接从业务员清单中获取所有业务员的名字作为辞典供用户选择。1. 功能描述：1.1. 本用例的功能主要是增加、删除、修改、查询公司业务员的信息资料。2. 特殊需求：2.1. 销售员工编号必须指定，输入不能超过8 位字符。2.2. 中文名称必须指定，输入不能超过5 位中文字符。2.3. 电话输入不能超过 20 个英文字符。2.4. 移动电话输入不能超过 20 个英文字符。2.5. 电子邮件必须输入合法的电子邮件地址。2.6. 身份证号码输入时，为 18 个字符或 17 个字符后加X。3. 附加说明:3.1. 操作的销售员工的资料应包括：销售员工编号，中文姓名，电话，移动电话， 以及联络地址。3.1.6. 仓库信息维护“仓库信息维护”用于维护企业的仓库信息，内容包括仓库号、仓库名、类别、备注等。企业的商品一般都是存放在不同的仓库或同一仓库的不同货位中， 这样在填写商品进货单和销售单时用户需要指定入库或出库的是哪个仓库的货 物。1. 功能描述：1.1. 本用例的功能主要是增加、删除、修改、查询公司仓库的信息资料。2. 特殊需求：2.1. 仓库号必须指定，输入不能超过8 个字符。2.2. 仓库名必须指定，输入不能超过20 个字符。3. 附加说明：3.1. 操作的库存信息资料中应包括：仓库号、仓库名、类别。3.1.7. 采购合同管理“采购合同管理”用于维护企业与供货商签订的采购合同，内容包括编号、供货商号、货号、进价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限、合同状态（有效或过期）备注等。合同的内容对业务可以产生影响，例如合同规定了进价，在填写采购单时系统就会自动生成进价。3.1.8. 销售合同管理“销售合同管理”用于维护企业与客户签订的销售合同，内容包括编号、客户编号、货号、售价、付款方式、帐期、签订日期、合同期限、状态（有效或过期）等。3.1.9. 分店信息管理“分店信息管理”用于管理分店的相关信息。内容包括分店编号、分店名称、拼音码、注册日期、地址、备注等。1.1. 采购管理“采购管理”功能模块用于管理企业的采购业务，所包含的子功能模块如图3.2 所示。采购管理采购订单采购单退货单采购借入(还出)管理历史查询图 3.2 采购管理功能模块3.2.1. 采购订单“采购订单”用于录入企业的采购订单。一般来说，采购订单、入库单、销售单等单据根据第二范式都分为主从两张表来存放数据，主表“采购订单”的内容包括编号、供货商号、订货日期、有效起日、有效止日、业务员、合计金额、制单人等，从表“采购订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、订货数量、进价、合计金额、折扣等。1. 功能描述：1.1. 本用例的功能主要是增加、删除、修改、查询公司的采购订单信息。2. 特殊需求：2.1. 采购单单号必须指定，输入不能超过8 位字符。2.2. 供应商编号可以不指定，如果指定那么该供应商信息必须在系统基本资料供应商资料中存在。2.3. 填写采购单明细时，必须符合 47 规定。2.4. 必须指定商品货号，输入采购单号字符的位数不能超过8 位。2.5. 必须指定商品数量，商品数量只能输入数字和小数点。2.6. 必须指定商品价格，商品价格只能输入数字和小数点。2.7. 在用户选择商品之后，系统显示该商品的指导进货价格。3. 附加说明3.1. 被操作采购入库单内容包括：供应商编号，供应商名称，采购单单号，采购日期，总金额以及商品明细，其中商品明细包括商品编号，商品数量，单价及 金额。3.2.2. 进货单“进货单”用于录入企业的进货单，也分为主从两张表，主表“进货单”内容包括编号、供货商号、进货日期、业务员、验收员、保管员、订单号、合计金额、应付金额、实付金额、单据类型（根据单据类型判断是进货单还是退货单） 制单人等，从表“进货单明细”内容包括编号、进货单号、货号、进货数量、进价、合计金额、仓库、货物质量等。根据企业的规模和管理方法，可以直接作进货单而不用作采购订单，但对于较大规模的企业，采购部门和库房部门一般是分开的，由采购部门填写采购订单，货物运输到库房后由库房验收人员填写进货单。填写进货单后商品的库存才会增加并产生应付款。（同采购订单）3.2.3. 退货管理“退货管理”用于录入企业进货时的退货单。如果进货单中的单据类型是退货单，则在退货单明细中填写的数据则为退货数据。3.2.4. 采购借入管理“采购借入管理”用于管理商品借入信息。当商家的商品不够且资金周转不够来的时候，就要向供货商暂时借入一些商品。此时就产生了商品借入信息了。“借入单”内容包括，编号、单据类型、供货商编号、仓库编号、合计金额、操作员编号、操作时间、备注等，“借入单明细”内容包括编号、借入单编号、商品编号、单价、数量、合计金额、备注等。3.2.5 采购还出管理“商品还出管理”用于管理借入商品的还出信息。当商家的资金可以周转时， 就可以还给供货商资金了。内容与“借入单”相同，只是单据的类型不同。所以可以统一成一个表。3.2.6.历史查询“历史查询”用于查询商品采购、进货的历史。一般可以让用户按照任何条件查询，如按照供货商、日期、商品货号、商品拼音等。3.3. 销售管理“销售管理”功能模块用于管理企业的销售业务，所包含的子功能模块如图3.3 所示。销售管理销售订单销售单销售退货单销售借出(还入)管理历史查询图 3.3 销售管理功能模块3.3.1. 销售订单“销售订单”用于录入企业的销售订单。主表“销售订单”的内容包括编号、客户编号、销售日期、有效起日、有效止日、业务员、制单人、合计金额等，从表“销售订单明细”的内容包括编号、订单号、货号、销售数量、销售价、合计金额、折扣、备注等。（同采购订单）1. 功能描述：1.1. 本用例的功能主要是增加、删除、修改、查询公司的销售单信息。2. 特殊需求：2.1. 销售订单单号必须指定，输入不能超过8 位字符。2.2. 客户编号可以不指定，如果指定那么该客户信息必须在系统基本资料客户资料中存在。2.3. 填写销售订单明细时，必须符合47 规定。2.4. 必须指定商品货号，输入销售订单单号字符的位数不能超过8 位。2.5. 必须指定销售数量，销售数量只能输入数字和小数点。2.6. 必须指定销售价格，销售价格只能输入数字和小数点。2.7. 在用户选择商品之后，系统显示该商品的指导销售价格。3. 附加说明3.1. 被操作销售订单内容包括：客户编号编号，销售订单单号，有效起日，总金额，其中订单明细包括订单号、货号，销售数量，单价及金额。3.3.2. 销售单“销售单”用于录入企业的销售单，主表“销售单”内容包括编号、客户编号、销售日期、业务员、制单人、保管员、订单号等，从表“销售单明细”内容包括编号、销售单号、货号、销售数量、销售价、合计金额、出货仓库、备注等。（同采购单）3.3.3. 销售退货单“销售退货单”用于录入企业销售退货单，内容包括编号、销售单编号、货号、退货数量、销售价、合计金额、退货仓库、备注等。3.2.4.销售借出管理“销售借出管理”用于管理商品借入信息。当客户资金不足时，则商家会暂时借给他一些商品货物。此时就产生了销售借出信息了。“借出单”内容包括， 编号、单据类型、客户编号、仓库编号、合计金额、操作员编号、操作时间、备注等，“借出单明细”内容包括编号、借出单编号、商品编号、单价、数量、合计金额、备注等。3.2.5 销售还入管理“销售还入管理”用于管理借出商品的还入信息。当客户有资金了，则还给商家对应的资金。内容与“借出单”相同，只是单据的类型不同，所以可以统一成一个表。3.3.6. 历史查询“历史查询”用于查询商品销售的历史。一般可以让用户按照任何条件查询， 如按照客户、日期、商品货号、商品拼音、业务员等信息查询。3.4. 库存管理“库存管理”功能模块用于管理企业的库存信息，所包含的子功能模块如图3.4 所示。库存管理库存查询库存转库库存盘点出入库明细报损报溢上下限设定（库存）库存上下限报警历史查询图 3.4 库存管理功能模块3.4.1. 库存查询“库存查询”用于查询企业商品的库存，可以查询总库存和各分仓库库存。实现的是对仓库的查询功能。3.4.2. 库存转库“库存转库”用于将一个仓库的商品转移到另一个仓库，或者连锁店之间的商品调拨，内容包括编号、源仓库、目的仓库、货号、数量、单价、合计金额、调拨日期、制单人、调货原因等。3.4.3. 库存盘点“库存盘点”用于管理企业的库存盘点工作，将实际盘存的商品数量输入计算机，计算机自动与数据库中的库存数量进行核对，并产生盘盈盘亏统计信息。其中包括了出入库管理和库存管理3.4.4. 出入库明细“出入库明细”用于管理所有货物进出仓库的数量。内容包括编号、仓库号、单据号、单据类型、入库数量、出库数量、操作员、操作时间、备注等。3.4.5. 报损报溢“报损报溢”用于管理企业商品库存的损溢，主表“报损报溢”内容包括编号、仓库、总数量、合计金额、日期、责任人、制单人、备注等。从表“报损报溢明细表”内容包括编号、单据号、货号、单价、数量、合计金额、上报日期、备注等。3.4.6. 上下限设定（库存）“上下限设定”用于设置库存的上限和下限同时也可以管理库存信息，当商品库存的数量超出指定的范围时系统可以自动报警，内容包括编号、仓库号、货号、数量、上限、下限、最佳存量、最新进价、存货时间上限、备注等。3.4.7. 库存上下限报警“库存上下限报警”根据当前商品库存和指定的库存上下限自动列出低于下限或高于上限的商品，并可以直接根据最佳库存量直接生成采购订单。3.4.8. 历史查询“历史查询”用于查询各种转库、盘点、损溢的历史数据。3.5. 系统管理系统管理是每个系统都必须具备的功能，包括的子功能模块如图 3.4 所示。系统管理参数管理数据初始化用户管理权限设置数据备份图 3.5 系统管理功能模块3.5.1. 参数管理为整个系统数据正常运行的系统级参数的设置管理。(系统管理员会配好)3.5.2. 数据初始化系统正式启用时，针对系统中的所有历史数据（如试用数据等）进行统一的初始化清除操作。(慎用，由系统管理员完成)3.5.3. 用户管理系统使用的用户信息的设置管理。增添和调整系统中的用户,为新用户提供初始密码,如果旧用户密码丢失,可为旧用户提供新的密码(其它用户可自行修改密码);3.5.4. 权限设置针对每个用户的功能权限的设置管理，可分别给各用户设置权限点。作为管理员（但不能做系统中其它人的业务操作），仅能够给系统中任何人授权；角色名称超级管理员普通用户职责描述拥有使用系统所有功能的权限。在拥有相应的权限的情况下，可以维护各种资料，管理采购，销售及库存。1. 功能描述：本用例的功能主要是增加、禁用、修改、查询系统的用户资料。3.5.5. 数据备份为了用户的数据安全，可让用户自行设置数据的备份操作。数据备份后形成一个备份文件，以备系统数据出现意外情况后恢复。（自动备份）备份文件可要求每天都转储出去，以保更加安全。4. 运行环境4.1. 硬件环境4.1.1. 客户机：CPU：P4 以 上内存：256M 以上硬盘：40G 以上显示器：174.2.2.服务器：CPU：P4 以 上内存：512M 以上硬盘：80G 以上显示器：17附：UPS 电源一个4.2. 软件环境操作系统：Windows XP（客户机）、Windows 2003 Server（服务器） 数据管理系统：SQL Server 20054.3. 网络环境独立的数据库服务器，100M 以上局域网，100M 以上交换机，100M 以上网线等物理连接稳定、畅通。列名数据类型长度是否主键是否为空备注表名