集团公司采购管理制度.docx

集团公司采购管理制度采购管理制度第一章总则第一条为规范集团公司及下属分公司、子公司采购行为，加强对物资、工程和服务采购的管理与监督，根据（中华人民共和国招标投标法）、（中华人民共和国政府采购法）及相关法律、法规、规章，制订本规定。第二条本规定适用于XXX公司及各子公司、分公司。第三条本规定所称采购，是指集团公司及各子公司、分公司以合同方式有偿获得物资、工程含信息化项目和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等；所称物资，是指各种形态和种类的物品，主要包括原材料、燃料、运输工具、办公、劳保、生活、五金、设备等其它产品。所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮，以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。信息化项目还包括软件、硬件及信息系统采购。所称服务，是指除物资和工程以外的其他采购对象,包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务、维修与维护服务及其他各类专业服务等。第四条采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信誉原则。第五条采购工作必须遵守国家相关法律和法规并依法接受监督。第二章采购管理机构与职责第六条各单位要成立评标委员会，其人员由领导班子全体成员、相关部门主要负责人以及专职董事组成。第七条董事会是本级采购管理的决策机构，资产管理部是董事会的咨询和执行机构。属于职代会审议范畴的还要经过职代会审议通过。第八条资产管理部是采购活动的详细负责、组织与执行部门。第九条总经理在采购活动中的主要职责：审定本单位采购工作管理制度和程序；审定（集中采购目录）；审议年度采购计划；审议采购方式；确定候选招标代理机构名单；指导和监督采购办的工作。年度采购计划、采购方式经总经理审定后，报董事会批准。第十条资产管理部的主要职责：起草采购工作管理制度和程序；审核、汇总年度采购需求，编制年度采购计划；编制（采购目录）；抽选招标代理机构；审定招标文件、会谈文件；确认中选供给商；组织自行招标采购；组织供给商资质认证；发布中选供给商。第三章集中采购目录和采购计划编制第十一条各单位采购组织形式分为集中采购和分散采购两种形式。集中采购，是指通用物资、工程和服务，由资产管理部或资产管理部会同集中采购部门根据各部门、各单位采购需求，统一组织的采购。分散采购是指分别由有关部门和单位自行组织的采购。第十二条集中采购部门主要职责：拟订集中采购方案；组织编制集中采购招标文件、会谈文件；组织集中采购商务会谈工作；与中选供给商签订集中采购协议；向采购办提供中选供给商名单；保存集中采购文档、资料和记录。第十三条各单位要根据采购组织形式和采购需求编制本单位（集中采购目录），实行分级分类管理。（集中采购目录）经总经理审定，董事会批准后执行。第十四条每年初由资产管理部组织编制本年度采购计划，经批准后下发执行。投资项目在获得项目批复后方可列入采购计划。一计划提报。各部门、单位于当年12月1日前提出下一年度采购需求，采购需求要包括项目名称、采购内容、采购数量、项目金额、拟采用的采购方式等，报采购办审核。拟采用非公开招标采购方式的，要提交拟采取采购方式的理由。二计划审核。资产管理部对采购需求进行审核汇总，构成年度采购计划草案，报总经理审定，董事会批准。三预算审核。将讨论通过的年度采购计划提交财务部审定。四计划确定。资产管理部根据财务部批复的年度预算，组织各部门、单位调整采购计划草案，经总经理审定、董事会批准后正式构成年度采购计划。五计划变更。各部门、各单位必须严格根据批复的年度计划和预算施行。确因生产工作需要，需追加采购计划或变更采购内容的，要根据上述程序办理追加采购手续。已批复的采购项目，需要调整预算的要报财务部审议通过后，提交原计划审批机构审定。原则上采购计划、预算每年调整1次。第四章采购方式及适用条件第十五条采购方式包括下面五种：一公开招标；公开招标，是指采购机关或其委托的政府采购业务代理机构统称招标人以招标公告的方式邀请不特定的供给统称投标人投标的采购方式。二邀请招标；邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请五个以上特定的供给商投标的采购方式。三竞争性会谈；竞争性会谈，是指采购机关直接邀请三家以上的供给商就采购事宜进行会谈的采购方式。四单一来源采购；单一来源采购，是指采购机关向供给商直接购买的采购方式。五询价。询价采购，是指对三家以上的供给商提供的报价进行比拟，以确保价格具有竞争性的采购方式。第十六条公开招标要作为主要采购方式。任何单位和个人不得将应当公开招标的采购项目化整为零或以其他任何方式躲避公开招标。第十七条符合下列情形之一的采购，能够采用邀请招标方式采购，由资产管理部向3个以上具备承当招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书：一技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只要少量潜在投标人可供选择；二采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。第十八条符合下列情形之一的，能够采用竞争性会谈的方式进行,但必须严格根据规定程序进行。一招标后没有供给商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；二技术复杂或者性质特殊，不能确定具体规格或者详细要求的；三采用招标所需时间不能知足用户紧急需要的；四不能事先计算出价格总额的；三投标文件的准备需3个月以上才能完成的；四供给商准备投标文件需要高额费用的；五对高新技术含量有十分要求的。第十九条符合下列情形之一的采购，能够采用竞争性会谈方式采购：一招标后没有供给商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；二技术复杂或者性质特殊，不能确定具体规格或者详细要求的；三采用招标所需时间不能知足用户紧急需要的；四不能事先计算出价格总额的。第二十条符合下列情形之一的采购，能够采用单一来源方式采购：一只能从唯一供给商处采购的；二发生了不可预见的紧急情况不能从其他供给商处采购的；三必须保证原有采购项目一致性或者配套服务的要求，需要继续从原供给商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的；四原采购的后续维修、零配件供给、更换或扩大，必须向原供给商采购的；五预先声明需对原有采购进行后续扩大的；第二十一条采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的，能够采用询价方式采购。第五章采购程序第二十二条相关部门根据批复的年度采购计划、项目预算以及批准的采购方式，填写（采购事项审批表）附表1，报总经理设定、董事会批准后施行。第二十三条招标的组织形式分为自行招标和委托招标，具备编制招标文件和组织评标能力，能够组织自行招标；其余项目均要委托有资质的招标代理机构招标。第二十四条各单位要建立招标代理机构库，可通过竞争性方式，一次确定多家招标代理机构，纳入招标代理机构库。第二十五条各单位要建立健全评标成员管理制度，严格认定评标成员资格，加强培训考核、评价和档案管理，根据实际需求和考核情况及时对评标成员进行更换和补充，实行评标成员动态管理。第二十六条招标流程一选定招标代理机构。对于招标采购项目，由相关部门填写（招标代理机构选择申请表）附表2向资产管理部提出申请，总经理批准，由资产管理部在招标代理机构库中随机抽取一家招标代理机构办理招标事宜。纪检监督部门对招标代理机构抽取经过进行现场监督。二招标公告。采用公开招标方式的，要发布招标公告。依法必须进行招标的项目，要在主管部门依法指定的媒介发布。三标书编制。相关部门根据招标项目的特点和需要编制招标文件。招标文件要包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有本质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。招标文件中一般要载有采用设定“最高限价的条款以控制成本。国家对招标项目的技术、标准有规定的，要在招标文件中提出相应要求。招标文件不得要求或者标明特定的生产供给者以及含有倾向或者排挤潜在投标人的其他内容。四审定标书。由相关部门填写（标书审批表）附表报资产管理部，资产管理部组织审定招标文件，经讨论通过，总经理批准后方可发布。五投标人资质审查。投标人应当提供有关资质证实和业绩情况。资产管理部要组织相关部门人员根据采购项目的详细特点和实际需要，对投标人资质进行审查。资质审查未通过的供给商不得进入采购环节。六开标。开标要在招标文件确定的时间内，并在预先确定的地点公开进行。相关部门在开标前，要填写（开标通知单）附表4，报资产管理部审核，总经理批准。开标全经过要有纪检监察部门的代表进行现场监督，重大采购项目能够同时聘请公证机构进行公证。七评标。评标工作由评标委员会负责，评标委员会独立履行下列职责：审查投标文件能否符合招标文件要求并作出评价；要求投标供给商对投标文件有关事项作出解释或者澄清；推荐中标候选供给商名单；向资产管理部、总经理、董事会报告非法干涉评标工作的行为。自行招标的评标委员会由相关部门代表和有关技术、经济等方面的专家及专业技术人员组成，成员人数须为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家及技术人员不得少于成员总数的2/3，其人选由资产管理部会同相关部门，在纪检监察部门现场监督下从评标成员库中随机抽取。评标全经过需纪检监察部门进行现场监督。八相关部门要在评标结束后3个工作日内，填写（中选供给商确认单）附表5及评标报告提交资产管理部讨论通过，总经理审核，董事会批准。九招标结果要在一定范围内进行公开，包括中标单位、中标数量、中标金额等内容，公示时间不少于3个工作日。第二十七条有下列情形之一的，评标委员会应当否决其投标：一投标文件未经投标单位盖章和单位负责人签字；二投标联合体没有提交共同投标协议；三投标人不符合国家或者招标文件规定的资格条件；四同一投标人提交两个以上不同的投标文件或者投标报价，但招标文件要求提交备选投标的除外；五投标报价低于成本或者高于招标文件设定的最高投标限价；六投标文件没有对招标文件的本质性要求和条件作出响应；七投标人有串通投标、弄虚作假、行贿等违法行为。第二十八条否决投标后，除采购项目取消情形外，要重新组织招标；需要采用其他采购方式的，要在采购活动开场前经资产管理部通过，总经理审核，董事会批准。第二十九条采用竞争性会谈方式采购的，要遵循下面程序：一成立会谈小组。由资产管理部牵头组织相关部门及有关专家组成会谈小组，会谈小组由3人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的2/3，相关部门的代表不能超过成员总数的1/3。二会谈小组制订会谈文件，明确会谈程序、会谈内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。三会谈小组确定参加会谈的供给商。从符合资格条件的供给商名单中确定不少于3家的供给商参加会谈并向其提供会谈文件。四会谈小组全体成员集中与单一供给商分别进行会谈。五确定成交供给商。会谈小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供给商，向资产管理部提交采购意见，经资产管理部通过，总经理批准后，将结果通知所有参加会谈的供给商。第三十条采用单一来源方式采购的，要遵循下面程序：由资产管理部组织相关部门、财务、法规、纪检监察等部门，在保证采购货物、工程和服务质量前提下，与供给商约定合理价格并构成采购意见报采购办讨论通过。未通过的采购项目，根据采购办意见与供给商重新协商或取消采购。第三十一条采用询价方式采购的，要遵循下面程序：一成立询价小组。由资产管理部牵头组织相关部门及有关专家组成询价小组，询价小组由3人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的2/3，相关职能部门的代表不能超过成员总数的1/3。二询价小组要对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。三确定被询价的供给商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供给商名单中确定不少于3家的供给商，并向其发出询价通知书让其报价。四询价。询价小组要求被询价的供给商一次报出不得更改的价格。五确定成交供给商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供给商，并向资产管理部提交采购意见，经资产管理部通过，总经理批准后，将结果通知所有参加询价的供给商。第三十二条质疑投诉受理。投标人或供给商对招标结果有异议的，应当在结果发布之日起7个工作日内，以书面形式向纪检监察部门提出质疑。纪检监察部门在收到投标人或供给商书面质疑后，要对质疑投诉进行调查，作出处理。对重大投诉事项，纪检监察部门要报董事会研究后提出处理意见。第三十三条项目变更。根据工作需要，确需变更项目的，要根据“谁审定、谁负责的原则，报原审定机构审议。变更的详细内容要由需求部门提报具体的书面材料报资产管理部，资产管理部审核并提出详细意见后经原审批机构审议。第六章供给商管理第三十四条各单位要加强对供给商的日常管理，建立供给商资质认证制度、供给商动态评价和退出机制，制订供给商资质认定标准,通过综合评价建立合格供给商名录。加强对长期的供给商动态管理，定期对产品和服务质量等进行跟踪评审，根据评审意见，对评价不合格的供给商，取消其供给资格。第三十五条供给商参加采购活动时应当具备下列条件：一具有独立承当民事责任的能力。二具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。三具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。四有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。五参加采购活动前3年内，在经营活动中没有重大违法记录。六在劳动保护、节能减排与生态环境保护方面符合国家规定要求。七法定代表人不能参加采购活动时，可委托别人参加，但需提供受权委托书。八法律、行政法规规定的其他条件。第三十六条根据采购项目的特殊要求，能够规定供给商的特定条件，但不得以不合理的条件对供给商实行差异待遇或者歧视待遇。第七章签约和履约第三十七条相关部门负责起草采购合同并填写（采购协议合同审批表）附件6，经法规、财务部门审核通过，总经理批准后，由企业法定代表人与中选供给商签订合同；非法定代表人要获得法定代表人的受权后与中选供给商签订合同。招标采购合同应当在自中标通知书发出之日起30日内与成交供给商签订。第三十八条采购合同签订后，在合同有效期内相关部门根据合同约定，根据资金审批程序办理款项支付手续。第三十九条相关部门要及时对供给商履约情况进行验查并登记造册，办理入库或获得手续，建立相应的实物和固定资产台账。大型或者复杂的采购项目，要邀请有相应资质的质量检测机构参加验收工作。所有验收人员要在验收书上签字，并承担相应的责任。工程类项目完工验收决算必须经过审计后，项目审批单位才可组织完工验收。第八章采购档案管理第四十条各单位要根据工作制度和施行流程建立五种采购方式的“一项一卷归档标准，妥善保管相关资料。第四十一条招标采购归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、评委评分表、质疑答复、投诉处理决定、确定供给商根据、合同文本及法人代表受权委托书、验收证实、采购活动记录及其他有关文件、资料。采购活动记录至少应当包括下列内容：一采购项目类别、名称；二采购项目预算、资金构成和合同价格；三采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；四邀请和选择供给商的条件及原因；五评标标准及确定中标人的原因；六废标的原因；七采用招标以外采购方式的相应记载。第四十二条竞争性会谈归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定根据、会谈人员确定根据、会谈文件、确定供给商根据、合同文本及法人代表受权委托书、验收证实、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。第四十三条单一来源归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定根据、价格协商相关记录、确定供给商根据、合同文本、验收证实、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。第四十四条询价归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定根据、询价经过相关资料、确定供给商根据、合同文本、验收证实、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。第九章监督和责任第四十五条各单位要建立严格的包含采购活动工作程序、职责、内部监督的工作制度，经资产管理部的人员与合同审核、验收、付款人员的职责要明确并互相分离。第四十六条法规部门负责采购合同的合法性审核及采购活动中有关法律法规问题的咨询和指导。财务部门负责采购的资金管理工作。纪检监察部门负责对采购活动施行程序性、全经过监督。第十章附则第四十七条本规定自公布之日起施行。第四十八条本规定由XXXX公司负责解释。