第2章__EXCEL数据的输入与编辑(很实用的).ppt

第2章 数据的输入与编辑 Excel的数据包括文本、数值、日期和时间等类型，我们可以利用直接输入或自动填充等方式输入这些数据。在单元格中输入数据后，还可以对输入的数据进行各种编辑操作，如移动、复制、查找与替换等。本章内容提要 数据输入基本方法 自动填充数据数据输入技巧数据的编辑操作的撤销与恢复 2.1 数据输入基本方法数据输入基本方法2.1.1 输入文本型数据输入文本型数据 单击要输入文本的单元格，然后输入文本，输入的内容会同时显示在编辑栏中，并且在默认情况下，输入的文本会沿单元格左侧对齐。按键盘上的【Enter】键确认，此时光标自动移到当前单元格的下一个单元格所示。用户也可单击编辑栏中的“输入”按钮确认。 2.1.2 输入数值型数据输入数值型数据 在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字09、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐。 u输入普通数值：输入普通数值：输入普通型数值的方法与输入文本的方法相同，即单击要输入数据的单元格，然后直接在单元格中输入数值或利用编辑栏输入即可。 u要输入百分比数据百分比数据，可以直接在数值后输入百分号“%”。例如，要输入30%，应先输入“30”，然后输入“%”。 u如果要输入负数输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。例如，输入“2”或“（2）”，都可在单元格中得到2。 u如果输入小数输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。 自动设置小数点位数u输入分数输入分数：分数的格式通常为“分子/分母”。如果要在单元格中输入分数，如1/5，应先输入“0”和一个空格，然后输入“1/5”，单击编辑栏中的“输入”按钮后单元格中显示“1/5”，编辑栏中则显示“0.2”；如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格式处理，存储为“1月5日” 。 2.1.3 输入日期和时间输入日期和时间 u输入日期输入日期 Excel是将日期和时间视为数字处理的，用户可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。首先输入年份，然后输入112数字作为月，再输入131数字作为日。比如要输入“2010年4月30日”，可以在单元格中输入“2010/4/30”或者“2010-4-30”。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中。 若要在单元格中插入系统当前日期，可以按【Ctrl+;】组合键。 u输入时间输入时间在Excel中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的时、分、秒。系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的。若要基于12小时制输入时间，需要在时间后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可只输入A或P），用来表示上午或下午。 如果要在单元格中插入系统当前时间，则按【Ctrl+Shift+;】组合键。 2.1.4 输入特殊符号输入特殊符号 u利用软键盘输入利用软键盘输入 右击打开快捷菜单u使用使用“符号符号”或或“特殊符号特殊符号”对话框对话框 u复制、粘贴法复制、粘贴法 在Word中输入需要的符号，然后复制该符号，将其粘贴到Excel中。这种方法比较繁琐。2.2 自动填充数据自动填充数据2.2.1 利用填充柄填充数据利用填充柄填充数据 填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。将鼠标指针指向填充柄上时，鼠标指针由白色的空心十字形指针变为黑色的实心十字形指针。 1填充相同数据填充相同数据 希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后上、下、或左、右拖动填充柄即可。 2填充有规律的数据填充有规律的数据 在同一行或同一列中的连续单元格中填充一组有规律的数据。 输入示例的前两个数据，然后拖动这组数据右下角的填充柄进行填充3填充序列填充序列 如果单元格中输入的数据是Excel中定义的序列，如星期、月份等，则拖动填充柄进行填充后，可完成序列的自动填充。 查看系统的自定义序列 4使用快捷菜单填充使用快捷菜单填充 在单元格中输入示例数据，拖动填充柄到目标单元格后释放鼠标，将出现“自动填充选项”按钮 ，单击该按钮，将弹出一个快捷菜单，从中可以选择相应的选项进行填充。 u复制单元格复制单元格：同时复制单元格的内容和格式。u以序列方式填充以序列方式填充：填充一系列能拟合简单线性趋势或指数递增趋势的数值。u仅填充格式仅填充格式：只填充复制单元格的格式，不填充内容。u不带格式填充不带格式填充：只填充复制单元格的内容，不填充格式。2.2.2 利用对话框填充数据利用对话框填充数据 2.3 数据输入技巧数据输入技巧 2.3.1 文本数据的自动换行文本数据的自动换行 1自动换行自动换行 设置自动换行后效果 2输入换行符输入换行符 要在单元格中的特定位置开始新的文本行，先双击该单元格，然后单击该单元格中要断行的位置，按【Alt+Enter】组合键。或者在输入文本时，在要换行的位置按【Alt+Enter】组合键，然后再输入后续文本。 2.3.2 记忆式输入记忆式输入 记忆式输入是指用户在输入单元格数据时，系统会自动根据用户已经输入过的数据提出建议，以省去重复录入的操作。 在同一列的连续单元格中输入数据时，如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。 直接按【Enter】键，就可将该内容输入到单元格中 2.3.3 将数字以文本格式输入将数字以文本格式输入 要将数字以文本格式输入，可在输入数字前加英文状态的单引号“”，然后再输入数字，此时所输入的数字会以文本格式显示。也可以选择要以文本格式输入数字的单元格区域，然后选择“格式”“单元格”菜单，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“文本”项，然后单击“确定”按钮，此时输入的数字即可以文本格式显示。 2.3.4 为单元格设置数据有效性为单元格设置数据有效性 以设置月考成绩表中各科的分数为例（假设试卷的满分100分，并且分数值为整数），介绍设置数据有效性的方法。 单击设置了数据有效性的单元格出现的提示信息 输入非法值时的警告信息 2.3.5 同时在多个单元格中输入相同的数据同时在多个单元格中输入相同的数据 要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数据，可首先选中要填充相同数据的多个单元格，然后输入数据，最后按【Ctrl+Enter】组合键填充所选单元格。 2.4.1 数据的修改与清除数据的修改与清除 2.4 数据的编辑数据的编辑单击要修改数据的单元格，删除数据后输入所需数据 双击要修改数据的单元格，然后移动插入点修改数据 2.4.2 数据的移动与复制数据的移动与复制 1移动数据移动数据 移动数据是指将某些单元格或单元格区域中的数据移至其他单元格中，原单元格中的数据将被清除。 利用剪切、粘贴法移动数据 利用鼠标拖动法移动数据 将鼠标指针移到所选单元格的边框线上，待指针变成十字箭头形状时按住鼠标左键并拖动到目标单元格后释放鼠标左键。2复制数据复制数据 复制数据是指将所选单元格或单元格区域中的数据复制到指定位置，原位置的内容仍然存在。 利用右键菜单复制数据 2.4.3 数据的查找与替换数据的查找与替换 1查找数据查找数据 查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框 单击 “选项”按钮展开对话框 u“ “范围范围”下拉列表下拉列表：设置仅在当前工作表中或整个工作簿中查找数据。u“搜索搜索”下拉列表下拉列表：设置搜索顺序（逐行或逐列）。u“查找范围查找范围”下拉列表下拉列表：设置在全部单元格（选择“值”）、包含公式的单元格（选择“公式”）还是单元格批注中查找数据。u区分大小写区分大小写：设置搜索数据时是否区分英文大小写。u单元格匹配单元格匹配：设置进行数据搜索时是否严格匹配单元格内容。u区分全区分全/ /半角半角：设置搜索时是否区分全/半角。对于字母、数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字符位置的是全角。2替换数据替换数据 单击“查找下一个”按钮，系统将定位到第一个符合条件的单元格 单击“替换”按钮，将替换掉第一个符合条件的内容，光标同时定位到第二个符合条件的单元格中 单击“全部替换”按钮，弹出完成搜索并替换完毕提示框，单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框，单击“关闭”按钮关闭该对话框即可 2.5 操作的撤销与恢复操作的撤销与恢复 1操作的撤销操作的撤销 要撤销最后一步操作，可单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮 或按【Ctrl+Z】组合键，或选择“编辑”“撤销”菜单。 要撤销多步操作，可反复单击“常用”工具栏中的“撤销”按钮 ，或单击“撤销”按钮右侧的三角按钮 ，弹出撤销列表，单击要撤销的选项，则该项操作以及其后的所有操作都将被撤销。 2操作的恢复操作的恢复 要恢复最后一步操作，可单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮 或按【Ctrl+Y】组合键，或选择“编辑”“恢复”菜单。 要撤销多步操作，可反复单击“常用”工具栏中的“恢复”按钮 ，或单击“恢复”按钮右侧的三角按钮 ，弹出恢复列表，单击要恢复的选项，则该项操作以及其后的所有操作都将被恢复。 综合实例综合实例制作公司人员登记表制作公司人员登记表 下面通过制作公司人员登记表，练习一下文本型、数值型、时间和日期等数据的输入，自动填充功能的应用，以及数据输入技巧和基本编辑方法。首先新建工作簿，然后在工作表“Sheet1”中输入列标题，用自动填充功能填充“编号”列数据，用【Ctrl+Enter】组合键在“性别”列中填充相同的数据，利用记忆式输入法输入“学历”列数据，利用编辑栏编辑B8单元格数据，最后利用查找和替换功能将“姓名”列中多余的空格删除。 具体操作步骤见视频2-1