办公室开展5S参考方法.ppt

,办公室开展5S参考方法,规范、整洁、细致、高效,办公室5S,追求目标:,以下（P4-P7）是办公室5S会需要用到的标识，请根据自身需要做好统计提交给5S管理员统一制作，如有问题请及时沟通，相对来说，办公室5s模式较为固定，实施也相对简单，基本上不存在技术障碍,图9-1至9-11:适用于办公桌面各类物品定点，尺寸：60*50mm,图10:张贴于电话机显示屏上方尺寸：50*20mm,黑色、宋体、24号字、加粗居中,图11:张贴文件夹背脊集中制作时请详细列出相应内容：尺寸，部门岗位，类别，文件名称，编号，责任人,11.1：文件夹宽度45mm,高度190mm部门名称：蓝色、宋体、24号字、加粗居中类别：蓝色、宋体、20号字、加粗居中文件名称：蓝色、宋体、40号字、加粗居中编号：蓝色、宋体、20号字、加粗居中责任人：蓝色、宋体、20号字、加粗居中,11.2：文件夹宽度35mm,高度190mm部门名称：蓝色、宋体、20号字、加粗居中类别：蓝色、宋体、18号字、加粗居中文件名称：蓝色、宋体、36号字、加粗居中编号：蓝色、宋体、18号字、加粗居中责任人：蓝色、宋体、18号字、加粗居中,11.4：文件夹宽度20mm,高度190mm部门名称：蓝色、宋体、16号字、加粗居中类别：蓝色、宋体、14号字、加粗居中文件名称：蓝色、宋体、28号字、加粗居中编号：蓝色、宋体、14号字、加粗居中责任人：蓝色、宋体、14号字、加粗居中,11.5：文件夹宽度15mm,高度190mm部门名称：蓝色、宋体、16号字、加粗居中类别：蓝色、宋体、14号字、加粗居中文件名称：蓝色、宋体、28号字、加粗居中编号：蓝色、宋体、14号字、加粗居中责任人：黑色、宋体、14号字、加粗居中,11.3：文件夹宽度25mm,高度190mm部门名称：蓝色、宋体、18号字、加粗居中类别：蓝色、宋体、16号字、加粗居中文件名称：蓝色、宋体、32号字、加粗居中编号：蓝色、宋体、16号字、加粗居中责任人：蓝色、宋体、16号字、加粗居中,图12:文件夹内文件清单，自行打印尺寸A4，用软胶套张贴于文件夹内页,图13:物品定置清单，使用胶套张贴于先开柜门内侧自行打印尺寸A4、A5或视柜门内侧可张贴空间另外也适用于其他需要作数量管理的物品，,图13:适用于货架类物品管理，使用胶套张贴于与物品对应的货架上尺寸：90*65mm或90mm*货架横梁高度,请根据自己需要填写下表，交5S管理员汇总制作,办公室开展5S的重要性办公室是企业进行行政与管理工作的场所，它每天都接触内部和外部顾客，是公司对内对外的窗口，代表公司的形象，这就要求办公室内的工作必须保证有效果和有效率地完成。而实施5S是办公室提高效率的重要方法。办公室的工作过程和生产现场的生产过程是一样的，所有的办公室和生产现场都有输入和输出活动。在办公室实施5S的过程可以让管理人员能更好的理解5S的内涵，有利于生产现场实施5S取得成功。所以，5S管理不但适应生产现场也同样适应办公室的管理,办公室5S活动方向,办公室实施5S的目标主要是提高办公室工作人员的工作效率，塑造一个清爽明净的工作场所，其活动方向为：,工作标准化、简单化,资料标准格式化、共有化,业务的精简与效率化,每天工作内容标准程序（什么时间按什么程序完成哪些工作）,各种资料现已形成标准格式化（各种文件、通知、通报等）但是否共有化？包括书面材料和电子材料,不必要的不产生价值的业务能精简的精简能合并的合并实现效率化,在实施物品定置前最好有一个预先的标准，那么就要先制作一份初步的定置图,备注：各办公室根据实际情况，较小的办公室可以将各种物品的定置在定置图上体现，但是对于较大的办公室，只需将主要物品定置即可；垃圾桶及矮柜隐藏在桌面下面，同样要求摆放一致。,传真机,文件橱,文件橱,文件盒,文件盒,文件盒,文件盒,文件盒,文件橱,玻,璃,窗,窗台,电话,电话,文件盒,临时,文件,临时,文件,临时,文件,张三,看板,饮水机,立,式,空,调,李四,王五,陈二,刘德华,张学友,黎明,郭富城,公用文具、表单,1,2,3,4,5,6,7,雨伞架,8,荣誉墙,报纸架,9,参考例子,10,11,5S管理的对象-桌面物品,座椅,水杯,1,临时文件,文件篮,笔筒,电话,台历,个人摆件（备选）,花卉（备选）,备注：桌面原则上只允许有电话、电脑、文件架、茶杯、台历及一些临时文件。（另外可根据个人需求适当放置一些私人摆件，但也需要定置管理）,文件夹上沿紧贴工位挡板,若工位下右方有挡板则文件盒紧贴右侧挡板摆放，无挡板则距离桌边缘5cm处设置,两个物品间隔距离原则上边缘与边缘相距5cm如实际做不到，可进行微调，但尽量统一一致,5S标准：定位准确，摆放整齐，无多余物品，无破损，无污渍，无灰尘。清扫方法：用抹布擦拭表面。清扫频次：每天一次检查方法：目视整齐，手试无灰，及时归位。要点：个人责任区域每天都要彻底清扫；长时间离开或下班，物品归位；物品破损要及时检修；部门要统一规划茶杯、电话机、显示器、文件架的摆放，整齐划一，方便美观。,非带屏风办公桌参考,备注：桌面只允许有电话、电脑、文件架、台历、茶杯、及一些临时文件。,文件架,电脑,10,cm,5,cm,10,cm,5,cm,10,cm,10,cm,5,cm,10,cm,举例图片,屏风上只可张贴本人经常要用到的信息1-3张，需保持高度一致，不能直接张贴，要过塑或使用硬胶套,办公桌物品放置详细说明,1、每个工位应设置岗位牌在员工工位上设计安装工位卡（具体位置视实际情况），注明该工位的职能岗位、在岗人员姓名、联系方式，便于管理以及提高工效。安放于工位外侧,工位卡拆卸方便，可随时更换卡片内容。,插入式,尺寸：200*150mm,办公桌物品放置详细说明,2、文件的管理,a、临时文件管理要求,b、桌面文件篮要求,对于临时性文件应设置“待处理”“处理中”、已处理等分开放置，以提高工作效率,顶层为“待处理”中层为“处理中”底层为“已处理”已处理文件需及时归档或转移,原则上要求文件夹都应放到文件柜集中放置管理，但如某些资料为一个人使用且频率很高，可以在桌面设置文件篮，文件篮正面同样需要进行标识对不同间隔的文件进行区分,文件夹内页管理方式请参照后面文件柜,尺寸：60m*50mm,C、文件夹标识要求,尺寸根据文件夹侧面厚度或插入标签套尺寸决定区域内尽可能使用同一种文件夹和统一标识,5S管理的对象-桌面物品,1,3、对于桌面物品的定置,隐性定置标识：被对应物品定位后全部遮盖的标识,参考模板：层式文件架、文件篮、电话、水杯、花卉、台历、笔筒、个人摆件等；尺寸：55mm,一些物品除了隐性标识，也可增加定位线进行定位：黄色为固定放置物品、蓝色为经常要移动的物品,电话要求有本机号码标识尺寸：50*20mm,笔筒不同层隔也标识,例子,(a)椅子无人座时，将椅子推进桌子内；(b)桌面桌面清洁，下班时无文件及其它物品乱放桌面原有物品不使用状态下要及时归位(C)桌牌悬挂在办公桌屏风正前方(朝向办公室门的方向)桌牌内容为：职务与姓名(d)日历放置在照片d位置(e)水杯放置在e位置(f)笔筒放置在f位置(g)电脑放置在屏风中间，保持电脑表面干净整洁(h)文件放置在h处(i)电话放置在I位置(j)抽屉抽屉上需要张贴抽屉标签,1、办公桌整理、整顿标准,a,b,c,d,e,f,f,g,h,i,k,例子,第一层抽屉：当天工作所用或频繁使用的物品资料。第二层抽屉：一个月或一周不定期参考或使用的物品资料第三层抽屉：私人物品。如书籍、衣服、饭盒。,椅子对应也要进行标识，不用时应推入桌底,尺寸：60mm*50mm贴于椅子背部正中央，部门内统一,5S管理的对象-抽屉、椅子,1,5S标准：无不需要物品资料，分类清晰，摆放得当。清扫方法：整理、整顿。清扫频次：每天一次检查方法：目视。要点：杜绝杂乱堆放,柜内物品要充分利用形迹管理、防错措施进行整齐定位摆放,尺寸：60mm*50mm,贴于抽屉左上角，边缘10mm,1、文件柜的管理,5S管理的对象-文件柜,柜内文件清单：使用软胶套插入式方便尺寸：视实际情况使用（200*150）或（120*90）统一张贴于先打开那扇门的内侧，边缘距离为2cm,尺寸：12cm*9cm统一贴于该柜门左上方边缘距离为1cm类别为该柜文件的大类,透明文件柜无需设柜内文件清单,2,5S管理的对象-文件柜,2、文件柜内文件的标识方法,a、为更加容易拿取和放回文件，可在文件背脊标识增加划线作形迹管理，线条始端离文件夹底部1cm开始b、对于不同类别、层别的文件应考虑用不同的颜色进行区分,a、文件夹内页应建立该文件夹内的文件清单目录，A4规格要求有序号、文件名称、文件编号等b、每份文件之间都应有标识作间隔以示区分,为减少文件的装订和拿取的不便，文件夹内应使用11孔文件袋,2,形迹、颜色管理,3、记录保管,5S管理的对象-文件柜,2,例子,例子,5S管理的对象-办公设备,3,1、公共办公设备的定置和标识,尺寸：90mm*65mm,一些特殊办公设备：如扫描机、过塑机等除了责任人标签应在该设备张贴简要操作要求、注意事项,碎纸机有纸量的提醒，以免堵塞,5S管理的对象-共用物品,4,有条件应做到部分办公用品集中放置，以便资源共享，减少浪费,1.采用不同颜色代表各种表单，,共用性表单尽量集中一处放置,2.用提示方法来自主管理表单,5S管理的对象-共用物品,4,5S管理的对象-饮用水,5,饮用水少于X桶时要及时联络,5S管理的对象-看板管理,6,1、管理看板要明确主题2、用线条区分不同板块3、尽量图文并茂，而非密密麻麻的数字4、张贴发布的文件资料要有限定日期、定期更新5、尽量不要直接张贴，使用软件套插入放置,5S管理的对象-荣誉墙,7,不要把自己团队努力的结果藏在布满垃圾的角落里,5S管理的对象-雨伞架,8,一到下雨天，我们的办公室满地都雨伞，雨伞上的水流到地上也带来安全隐患,5S管理的对象-空调标识,10,5S管理的对象-开关标识,办公室内各种电器开关控制应在该处制作开关示意图并以不同颜色区分标识以帮助我们快速找到开关位置,5S管理的对象-电源线,1、统一办公区域的电线捆扎为一束，捆扎方法为：距离100mm扎一次，首尾处适当保留；2、每个线路插头位置粘贴所属设备标签。,单面纸,温馨提示：非重要资料请用单面纸,双面纸,5S管理的对象-打印纸,纸张补充的目视管理,5S管理的对象-清洁工具,花盆定位,尺寸：9cm*6cm,5S管理的对象-更衣柜,5S管理的对象-报纸架,做法都很简单，但需要我们去行动！,责任区划分将办公室划分成不同的区域，确定相应的责任人，做到“事事有人做，物物有人管”（针对较大的办公室）。同时应将责任者的姓名、工作内容及工作标准进行明示，将分工表张贴，避免吃大锅饭,注意事项：自己的事情尽量自己去做，如自己的电脑、桌子、椅子、文件、垃圾桶要自己整理公用物品要明确责任人，如墙壁、天花板、地面、打印机、布告栏、卫生洁具等对于各种物品要明确开展5S活动的作业内容、频率、标准,5S分工职责表（只是一个例子）,办公室开展5S活动的技巧1、为简化操作和促进管理，开展“以一为荣”的活动一套文具/工具尽量减少文具和工具，每人最多一套。对于使用频率不高的文具，办公室人员可以共用一套。一个地点把文件集中存放在一个地方，这样做将会减少你自认为必须的文件数量。而电子文件管理时，必须有一种能够系统性的方法来给文件命名，以便每个人能够理解文件名的表示方法并在30秒钟就可以找到需要的文件。,一份文件只保留一份文件的原稿，不要有很多文件副本。如果有可能的话，把所有文件存在电脑里。一分钟电话在拿起话筒之前，综合一下你的思想和问题。在谈话的时候力求用语简洁和准确地表达出自己地思想。如果有可能的话，尽量在一分钟内与对方说“再见”一天内处理完毕事情当天内处理完毕会大大减少滞后的工作数量，缩短处理工作的时间，减少文件所报阅部门的数量和签字人的数量，消灭文件滞留，把入和出和未处理的文件盒制作的尽量小。确保每天两次检查“电子邮件”信箱，并尽一切可能立刻回复邮件。,2、开展“30秒找文件活动”为了提高企业办公室员工的工作效率，有必要开展“30秒找文件活动”。首先，将企业的资料（包括电子文件）归档、定位并做好标识；其次，按一定的时间间隔对文件资料进行整理、清扫，文件夹内只保留有用的文件，并且将文件夹的文件资料按一定的排序方法进行排序；第三，做好文件资料借阅标识，做到谁都能一眼就看出是谁借走了文件；最后，开展“30秒找文件活动”竞赛。3、开展“椅子归位”活动办公室工作的人员，要随着5S的不断深入和推进，逐渐养成良好的工作习惯，从而使办公室成为清洁明朗的工作场所。为了做到这一点，可以开展类似“椅子归位”的活动，逐渐让员工从身边的点点滴滴做起，随着这种活动的开展和深入，就能为企业塑造一支高效的工作团队。,4、开展“办公室”扫除活动办公室的扫除活动包括日常和定期扫除。首先，要确定日常扫除和定期扫除的分类，哪些扫除是需要日常进行的，哪些扫除是需要定期进行的。日常扫除可以“每天5S工作”或“每天10分钟活动5S”的形式进行；定期扫除可以每星期或每月进行。办公室集体扫除时，办公室领导要身体力行，带头进行扫除。5、成立定期检查制度各后勤部门要自己成立检查小组，定期对各科室进行检查，并每月一次评比、排序、通报，增强各科室的竞争意识。6、开展“5S小组”活动对于业务多工作量大的部门，要成立5S小组，针对实施5S过程中的难题进行攻关。攻关结束后，应将攻关过程的得失张贴供员工分享,每天5S工作内容(每天3分钟、每周5分钟、每月10分钟）,1、不要的东西及时清理（文件、档案、图表、文具、过期标语、海报、文件夹、办公桌）；2、垃圾筒及时清理，办公设备无灰尘，办公室墙角无蜘蛛网；3、每个办公室都有定制图、值日表，并且各种物品都要按定制图摆放。4、办公室、会议室所有物品按类别定位置摆设。5、办公室墙面上只能挂钟表、白板、地图、公司产品宣传画（少于3幅，但不允许是过期宣传画）；6、检查是否超标拥有办公用品及办公家具，多了收回，少了按需配齐。7、衣帽放在指定的位置，桌椅摆放整齐；8、抽屉内、文件柜内是否按定置存放；9、文件全部按归档规则分类、归档，需要的文件容易取出、归位；10、是否遵照公司规定着装；11、是否在公司指定地点吸烟；,办公室5检查要点,5S成功之路,高层主管真正认识到5S的意义,长期地向各阶管理者、工人灌输,各阶干部带头遵守5S要求,工人骨干（勉强习惯自然）,全体工人（勉强习惯自然）,5S成功啦,