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采购业务流程及管理制度文档 采购业务流程及管理制度文档Procurement business process and management system documents 编订：JinTai College 采购业务流程及管理制度文档 小泰温馨提示：规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳 动管理的规则和制度的总和。本文档根据规则制度书写要求展开说明，具有实践指导意义，便于学习和使用，本文下载后内容可随意修改调 整修改及打印。 第一条采购部门的划分 1生产原材料采购：由采购部门负责办理。 2日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或 专人负责办理。 3对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指 定部门办理采购作业。 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列 一种最有利的方式进行采购： 1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划 办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现 有面辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。 4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责， 否则视为无效。 6.毛领、毛条、面料等大额材料合同签订由分管采购副 总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制 定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。 第四条询价、比价、议价 （一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深 入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 （二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在 议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。 （三）采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材 料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 （四）采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以 电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产 支出”批准权限进行上报。 （一）采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后， 应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。 （二）若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。 （三）采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。 1面辅材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。 2缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 3超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。 第八条价格复核与市场行情资料提供 1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 2采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。 采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验等）。 审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。 第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。 第十二条本办法自XX年8月1日期开始实施。 采购主、辅料管理制度补充 1、根据计划单采购主、辅、料。 2、现款采购：采购员必须凭有经理签字的借款单向财务 部借款，采购回来后，采购员持货品、购货*或收据到仓库办 理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。随同购货*或收据才能由经理签字。然后到财务部办理报销手续。 3、订单采购：供应商货到后，由采购员到仓库办理入库 手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、保管员签字。并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货*或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。 - Designed By JinTai College -