部门助理工作职责(2页).doc

-部门助理工作职责-第 2 页部门助理工作职责一， 部门内日常行政工作支持1，协助新员工做好入职的准备工作，包括电脑、电话的准备、培训的内容以及公司资源介绍和相关流程制度的介绍；2， 熟悉公司各部门的制度，包括；财务、采购、知识管理、人事、IT、行政和市场部，在公司内网上有详细的介绍。可以给部门员工做公司制度的介绍并解答他们的问题；3， 熟悉公司的各个线上系统，包括：采购系统、KM系统以及报销系统等，可以给部门员工做好示范以及疑问解答工作；4，熟悉公司的各IT设备的使用，包括：三方电话、投影仪、网络会议系统和视频会议系统，可以给部门员工做好示范以及疑问解答工作；5，部门员工的假期统计及休假备案工作；6， 部门设备管理工作；如：投影仪、电脑、录音笔、摄像机、电话机等；7， 部门员工的电话费月报销工作；8， 新员工座位的准备和相关工作的检查，如座位名牌制作、电脑检查、办公用品领用等，以及离职员工的工作交接配合工作，确保可以顺利交接；9， 部门员工花名册、人员介绍文档管理；10，定期检查部门内员工的机票使用情况，不能出现废票情况；11，检查部门内人员的邮件签名使用情况、着装情况以及桌面整洁情况，如果不规范，及时提醒；12，组织和跟进部门定期会议的召开，并及时提供会议记录；13，组织和跟进部门的培训工作；14，为部门同事预定机票、火车票、会议室等，协助部门同事的项目工作；15，配合公司其他管理支持部门做好监督支持和信息收集工作；16，收集部门员工反应的问题，并及时向部门负责人或者总裁助理进行上报，跟进直到问题得到解决；17，完成部门负责人交代的其他工作。二， 知识管理和项目支持工作1，建立三地文件共享体系，将需要共享的推广文件、建议书、流程文件、工作职责表、绩效考评表、培训文件等统一放置、更新和管理；2， 配合知识管理部进行三地已完成项目的存档检查、信息收集工作；3， 传递、沟通和配合知识管理部对业务部门的工作要求。