有效工作方法.ppt

关于有效工作方法现在学习的是第1页，共45页2022/9/302 时间管理是指以效率、效果为目的，在工作、生活中有目的地利用时间管理规则和技巧，合理有效地利用可支配时间，通过计划保证各项事务完成的一系列管理活动。一、什么是时间管理 时间管理现在学习的是第2页，共45页2022/9/303 时间管理追求的目的是达到三效：1、效果：指预期的结果。2、效率：用最少的时间或花费获得结果。3、效能：用最少的时间或花费获得最佳的结果。一、什么是时间管理 时间管理现在学习的是第3页，共45页2022/9/304二、时间管理的陷阱二、时间管理的陷阱脚踩脚踩西瓜皮西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里 做事没有任何计划，也没有时间表，碰到什么就做什么。怕什么，船到桥头自然直嘛！陷阱陷阱 1 1现在学习的是第4页，共45页2022/9/305二、时间管理的陷阱二、时间管理的陷阱不好意思不好意思拒绝拒绝別人別人 越是热心肠的人，越容易碰到这种问题 实际上，沒有任何人可以做到让每个人都喜欢自己。最重要的，是你要秉持自己的原則，不要滥充好人。陷阱陷阱 2 2现在学习的是第5页，共45页2022/9/306拖延可以拖延可以扼杀扼杀你的事你的事业。业。生活的生活的真言真言就是：就是：现现在就做！在就做！有有时时拖延得越久，情形越拖延得越久，情形越恶化恶化。如：。如：处理处理客戶抱怨等。客戶抱怨等。有拖延有拖延习惯习惯的人，可能的人，可能会对会对自己自己说说：“反正反正时间还时间还早早呢？不急！呢？不急！”而而这样这样必然必然会会造成造成时间时间的的极大浪费极大浪费！陷阱陷阱 3 3“反正时间还早反正时间还早拖延拖延现在学习的是第6页，共45页2022/9/307帕金森定律帕金森定律帕金森定律帕金森定律工作工作会会自自动动地地膨胀占满膨胀占满所有可用的所有可用的时间时间。如果你給自己如果你給自己安安排了排了足够足够充裕的充裕的时间去从事一项活动时间去从事一项活动，你你会会放慢放慢节奏节奏以以便便使用掉所有分配的使用掉所有分配的时间时间现在学习的是第7页，共45页2022/9/308不速之客不速之客 一些沒有预约时间的不速之客来访，也会造成我们时间的浪费。这时你就得停下你原來计划的事情，而去处理这些不速之客。陷阱陷阱 4 4现在学习的是第8页，共45页2022/9/309“备忘录备忘录”的时间管理的时间管理 备忘录管理的特色就是写纸条，随身携带，随时翻看，当一天结束后，完成的事情，就在备忘录上划掉，没完成的就增列到明天的备忘录上，这是第一代时间管理。“规划与准备规划与准备”的时间管理的时间管理 这是第二代时间管理理论，其特色是使用记事簿来做好时间规划，特点是制定时间表，记录应该做的事情，标明应该完成的期限，例如注明开会的日期等等。三、时间管理方式三、时间管理方式现在学习的是第9页，共45页2022/9/3010“规划、制定优先顺序，操之在我规划、制定优先顺序，操之在我”的时间管理的时间管理 第三代时间管理，特色：将每天的活动详细地制订为各式各样的规划表，制定长中短的目标以期实现一种价值观，它主要强调提高工作和生活效率。“一切以未来目标为中心的罗盘理论一切以未来目标为中心的罗盘理论”的时间管理的时间管理 第四代时间管理。强调自然法则，超越传统，追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是“换一个时钟”的问题，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，走的快有可能走很多的弯路，方向对才是最重要的。三、时间管理方式三、时间管理方式现在学习的是第10页，共45页2022/9/3011系统评估自己的时间管理状况系统评估自己的时间管理状况（自我评估）（自我评估）1、评估工作目的、评估工作目的2、评估工作方式、评估工作方式3、拖延情况、拖延情况4、工作计划情况、工作计划情况5、浪费时间情况、浪费时间情况6、评估与人合作情况、评估与人合作情况7、评估文书处理、评估文书处理8、评估个人花费时间情况、评估个人花费时间情况现在学习的是第11页，共45页2022/9/3012时间管理的核心要事第一要事就是先要确定你的人生目标（包括工作目标），才能判断是否是要事。现在学习的是第12页，共45页2022/9/3013进行职业生涯设计，制定明确的事业目标进行职业生涯设计，制定明确的事业目标把事业目标分解为可行的短期目标把事业目标分解为可行的短期目标经常检查目标经常检查目标四、如何抓住时间管理的关键明确目标现在学习的是第13页，共45页2022/9/30141.按照按照ABC法则对工作事项进行分类法则对工作事项进行分类如果对达成目标至关重要，标注为A。A类必须做的必须做的事事，比如：重要的客户约见。如果对达成目标一般重要，标注为B。B类应该做的应该做的事事，有助于提高企业业绩，但不是关键性的。如果对达成目标作用不大，标注为C。C类可以做的可以做的事事，价值较低的一类事务，无论这些事务多么有趣或紧急，都应该拖后处理。现在学习的是第14页，共45页2022/9/3015时间工作优先级 9：00日常公务发邮件、打电话应该做的事10：00和客户会谈必须做的事11：00处理一些信件可以做的事12：00参加监事会必须做的事13：00午餐14：00制定销售计划应该做的事15：00和客户会谈必须做的事16：00电话制定商业联系清单应该做的事17：00制定明天的日计划应该做的事18：00去体育馆应该做的事现在学习的是第15页，共45页2022/9/30162.按重要紧急性分析工作按重要紧急性分析工作现在学习的是第16页，共45页2022/9/3017现在学习的是第17页，共45页2022/9/3018如何做工作日志如何做工作日志 工作日志也称工作时间记录，是指通过对完整的工作日做详细工作记录，了解每天什么时间做了什么工作，以及效率和效果如何。选择典型的工作日填写工作日志记录表评价各项活动做出整体评论现在学习的是第18页，共45页2022/9/3019工作日志记录表工作日志记录表日期日期：姓名姓名：目标：目标：时间活动优先顺序(A,B,C)评价,处理，结论8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:00现在学习的是第19页，共45页2022/9/3020造成计划欠妥的原因有：不明白计划的重要性；没有建立系统没有时间拟订计划；认为危机不可避免；缺乏自律；害怕许下承诺；没有指出明确的结果；无法制定工作的优先顺序；心里有计划，但没落实到文字上现在学习的是第20页，共45页2022/9/3021沟通就是人与人的接触。沟通其实不是一种本能，他是一种能力，不是生下来就具备，而是训练出来的。在年轻时就训练自己如何讲话讲的很得体，表达很肯切，面对人时就会取得别人的好感。一、什么是沟通 有效沟通现在学习的是第21页，共45页2022/9/3022二、沟通的障碍1、地位的差异：地位高低的差异和专业背景（1）地位高低的差异：地位低的人一般比较胆怯，总是尽量不主动跟地位高的人接近，这就是由于地位高低差异造成的。（2）专业背景的差异：比如说律师、医生等专业背景的人说话过程难免会带有一些专有名词，这样我们不太懂得人跟他沟通起来可能会产生障碍。现在学习的是第22页，共45页2022/9/30232、信息来源的可信度。一个信息如果不准确就不要讲，讲了之后就造成了一个误导。尤其是在公司里面，尤其是我们的领导，如果这个消息不是自己验证的，就告诉自己的员工他的来源在哪里。或者这个消息有可能，但是这个消息存在的概率是多少也要告诉对方。3、认知的偏误。不同的个性因为年龄、学识、阅历不同，对事物的认知也大相径庭，甚至很多人都带着一种偏见。现在学习的是第23页，共45页2022/9/30244、过去的经验。做主管不要常常说这是我的经验，应说过去我碰到这样的事情时，我有这种想法，现在说出来给你做个参考，因为经验不见得一直是正确的。5、情绪的影响。人在情绪不好的时候，除非情况非常紧急，否则尽量不要做决策。克制情绪，在公司下一个重要的决策，而这个决策会让人痛苦，就尽量在桌子底下摆一个晚上，第二天再拿出来一夜以后，情况就完全不一样了。现在学习的是第24页，共45页2022/9/3025三、沟通的方式按照沟通的表达方式，沟通可分为：口头沟通、书面沟通、非语言沟通、电子媒介沟通等。现在学习的是第25页，共45页2022/9/3026沟通的渠道及场合正式沟通：在组织系统中，依据组织明文规定的原则或规章制度进行的信息传递和交流。例如组织内的文件传递、召开会议、上下级之间的定期信息交流等。非正式沟通：通过正式系统以外的途径而进行的交流。例如郊游、联谊会、聚会等。现在学习的是第26页，共45页2022/9/3027沟通的方向向上沟通（上行沟通）（在企业中指主管领导，董事长、总经理、部长等）向下沟通（下行沟通）（指工作中的员工、被管理者）水平沟通（平行沟通）（部门与部门、单位与单位）现在学习的是第27页，共45页2022/9/3028四、有效沟通的技巧1.如何与上级沟通如何与上级沟通与上级沟通的基本态度与上级沟通的程序和要点现在学习的是第28页，共45页2022/9/3029与上级沟通的基本态度与上级沟通的基本态度上司是你赖以发挥才干的第一人，要拥有良好的向上沟通的主观意识上司也是平凡人，不低估上司，用上司之长，补上司之短平等让上司了解能对你期望什么咨询上司如何才能更有绩效现在学习的是第29页，共45页2022/9/3030与上级沟通的程序和要点与上级沟通的程序和要点上级分派任务时如何沟通？向上级汇报工作进度时如何沟通？现在学习的是第30页，共45页2022/9/3031上级分派任务仔细倾听主管的命令与主管探讨目标的可行性拟定详细的计划 现在学习的是第31页，共45页2022/9/3032向上级汇报工作进度完成工作时，立即向上司汇报；工作进行到一定程度，必向上司汇报；预料工作会拖延时，要及时向上司汇报。汇报时要做到：请示而不依赖；主动而不越权；尊重而不吹棒现在学习的是第32页，共45页2022/9/30332.怎样与下属进行沟通怎样与下属进行沟通布置工作的技巧赞扬部下的技巧批评部下的方法现在学习的是第33页，共45页2022/9/3034布置工作的技巧nWho (执行者)nWhat (做什么)nHow (怎么做)nWhen (时间)nWhere (地点)nHowmany (工作量)nWhy (为什么)正确传达指令意图正确传达指令意图5W2H方法方法现在学习的是第34页，共45页2022/9/3035如何使部下积极接受指令n态度和善，用词礼貌n让部下明白这件工作的重要性n给部下更大的自主权n共同探讨事情，提出对策n让部下及时地提出疑问现在学习的是第35页，共45页2022/9/3036赞扬部下的技巧n赞扬的态度要真诚n赞扬的内容具体n注意赞美的场合n适当运用间接赞美的技巧现在学习的是第36页，共45页2022/9/3037批评下属的技巧1、批评要及时；2、具体要指出毛病出在那里；3、毫不含糊的告诉他，你对他的错误而感到难受；4、令人难看的短暂沉默，让他感受你的心情5、握手或友善的拍拍他们，使他明白你和他同舟共济6、提醒他，你是如何器重他们；7、让他清楚地懂得，你对他的印象不错，但是像这样干可不行；8、说清楚、批评完了就完了。现在学习的是第37页，共45页2022/9/3038 3.3.如何进行跨部门沟通如何进行跨部门沟通有关系一切好办；没有关系一切好办；没关系一切照办。关系一切照办。向上沟通要胆；向上沟通要胆；向下沟通要心；向下沟通要心；水平沟通要肺；水平沟通要肺；现在学习的是第38页，共45页2022/9/3039跨部门沟通的基本态度跨部门沟通的基本态度1、考虑整体利益，不要做得少，要求得多2、讲究共同利益，考虑能为别人做些什么，还是给别人添了麻烦3、谦让，严于律己，宽厚待人4、让别人了解是你的责任5、用尊重和欣赏代替抱怨现在学习的是第39页，共45页2022/9/3040跨部门沟通的要点跨部门沟通的要点换位思考注重非正式沟通坚持跟进倡导沟通文化现在学习的是第40页，共45页2022/9/3041换位思考换位思考应该了解和学习其他部门的业务运作情况，做到知己知彼。从自己做起。采用他人的沟通和思维框架，体会他人看法，跳出自我模式，从而找到行之有效的沟通方式。先理解别人，再寻求别人的理解。思考：在与其他部门发生冲突时，为什思考：在与其他部门发生冲突时，为什么往往认为是其他部门的错？么往往认为是其他部门的错？现在学习的是第41页，共45页2022/9/3042注重非正式沟通注重非正式沟通部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议前私下解决，迫不得已需要在会议上讨论的，也应该先通气。部门主管应刻意创造非正式沟通的机会。现在学习的是第42页，共45页2022/9/3043持续跟进持续跟进q建议：不要简单认为开完会、发个文件、写个报告就没事了，应事后随时保持联系，主动了解其它部门的工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。阿里巴巴对部门主管有个明确要求：No Surprise。在对方接受了你提出的要求后，必须时刻跟踪进展，不要等到最后才发现他们做的不是你想要的，或者他们做的太慢了。现在学习的是第43页，共45页2022/9/3044倡导沟通文化倡导沟通文化跨部门部门沟通有一个最为明显的障碍是企业缺乏一种沟通氛围。营造良好的沟通氛围，使各部门之间不会因为沟通不畅而内耗，从而打造一个优秀的团队。制定一些制度，创造一些条件让大家跨部门沟通。互派主管到其他部门兼职。现在学习的是第44页，共45页2022/9/30感谢大家观看现在学习的是第45页，共45页