制作ppt简报技巧.docx

简报技巧谢宝暖国立台湾大学图书信息学系副教授电子邮件：pnhsiehccms.ntu.edu.tw个人网站站：这篇稿子子原是990年7月在政政治大学学研究究方法研习营营信息息搜集与与信息组组织的的教材，是个人人的心得得，挂上上网是希希望大家家能给我我建议和和指教，文章是是永远没没有写完完的时候候，网页页的好处处是我有有了新的的学习或或体验，或接到到顾客客的赐赐教，我我都可以以随时将将内容加加进来。一、前言言我们不知知道看过过多少人人做演示示文稿，听过多多少场演演讲，相相信大家家也都做做过演示示文稿，被邀请请演讲无无数次！演示文文稿，多多么容易易的一件件事！以以前我不不这么认认为，现现在还是是无法这这么告诉诉自己。演示文稿稿的目的的在传达达讯息，所以有有演讲者者将整页页的文字字稿直接接影印成成投影片片；有演演讲者深深怕遗漏漏重要讯讯息，照照着投影影片的内内容逐字字宣读；有演讲讲者准备备的投影影片花俏俏得让我我觉得他他好象是是在教演演示文稿稿软件；也曾经经有过经经验，听听完一场场演讲回回来，我我竟不知知道演讲讲者长什什么模样样，因为为他始终终和我们们一样看看着屏幕幕自说自自话，我我只能看看到他的的背景。到底一场场成功的的演讲该该注意那那些细节节，一直直希望有有机会将将演示文文稿技巧巧的理论论与PoowerrPoiint实实务结合合，借着着这次研研习的机机会，将将初步的的汇整结结果与大大家分享享，也请请大家不不吝指正正。二、演示示文稿成成功的关关键演示文稿稿成功的的关键可可以归纳纳为内容容、态度度/形象、和声音音三部份份。请您您猜猜看看那项是是演示文文稿成功功的关键键呢？想想想我们们每次为为了演示示文稿搜搜索枯肠肠地找资资料写脚脚本，答答案当然然是内容容啰！错，我们们辛辛苦苦苦准备备的内容容只占77；演演示文稿稿成功最最主要的的关键是是能度/形象，占了558；其次是是声音，占355。回回想一下下所谓的的名嘴，那么这这层道理理也就不不说自明明了。小记：还还记得有有一次去去听一场场智能财财产权的的演讲，因为初初初接触触这个领领域，这这演讲者者的身份份背景都都不是很很清楚，只是觉觉得题目目很有兴兴趣就wwalkk inn，结果果那位演演讲者真真是令我我惊讶，他是穿穿了西装装，可是是皮带有有一大截截在外头头晃，衬衬衫我不不知道他他是要扎扎进去还还是放出出来，要要是我这这样妈妈妈和所有有可以念念我的人人都会叫叫我把衣衣服扎好好，我开开始怀疑疑，我要要不要听听他的演演讲？理理智告诉诉我不可可以以貌貌取人，所以我我还是坐坐下来了了，没错错，他的的演讲正正和他的的穿著一一样的sslopppy，投影片片有做的的说不细细讲，讲讲的说没没有做投投影片。演示文稿稿是说服服的艺术术，要说说服观众众接受我我们的观观点，首首先要抓抓住观众众的注意意力，然然后帮助助观众清清楚地了了解我们们要传达达的讯息息，引导导观众同同意我们们的观点点，最后后建立共共识。做为信息息时代的的演讲者者，可以以运用信信息科技技来帮助助我们建建构讯息息，優質質的內容容，難不不倒我們們，但是是真正能能夠說服服觀眾的的不是資資訊科技技，也只只是豐富富的內容容，而是是我們誠誠懇的態態度、專專業的形形象。所所以，下下回再有有簡報機機會時，讓我們們多花些些精神來來準備佔佔成功簡簡報933的態態度、形形象和聲聲音！态度 我能做好演示文稿我的内容很有价值我的观众很重要（顾客焦点）我要让观众很有收获形象情绪我很高兴来做演示文稿我要用热情感染我的观众衣着我很专业我很有精神男：西装（深色）兄衬衫（白）女：套装裙子包鞋(最好有点高度，这样可以让自己时时保持抬头挺胸)声音运用声调技巧停顿感情目光接触节奏快慢加强三、成功功演示文文稿七步步骤（一）观观众如果能够够事先知知道观众众的基本本信息，那么在在设计演演示文稿稿讯息时时，就可可以将观观众的特特性融入入演示文文稿中。观众为为什么会会来听我我们演讲讲，想从从我们的的演讲中中得到什什么？我我们的演演示文稿稿内容能能不能符符合观众众的需求求？观众众的人数数有多少少？观众对主主题的熟熟悉程度度如何？所有人人都很熟熟悉，还还是只有有部分人人熟悉？观众的的背景、教育程程度、工工作性质质等同构构型有多多高？如如果我们们的观众众对我们们所要讲讲的主题题已经很很熟悉，我们还还讲众人人皆知的的基本观观念，是是会让人人很厌烦烦的；反反之，如如果我们们的观众众对主题题一点也也不熟悉悉，而我我们一下下子就切切入核心心，让观观众一头头雾水，或者满满口听不不懂的专专有名词词、英文文简称，让观众众充满挫挫折，那那么观众众也不会会赞美我我们的。所以，根根据观众众分析来来准备演演示文稿稿内容，需要为为观众建建立背景景知识时时，请大大方地加加以解释释，再把把焦点拉拉回主题题，让所所有观众众都能同同步。所所以，也也不要在在中途塞塞给观众众太多的的参考资资料，这这样观众众会分心心，还跟跟不上进进度，请请把所以以补充资资料全部部放在最最后面，甚至另另外制作作附录，让观众众带回去去参考。（二）讯讯息演示文稿稿最主要要的目的的是传达达讯息，所以的的内容都都应该辅辅助讯息息的传达达，与此此目标无无关的，都不应应该在演演示文稿稿中出现现。演示文稿稿设计的的原则是是KISSS (Keeep IIt SSimpple andd Sttupiid)。其实准准备演示示文稿内内容和写写文章是是一样的的，订好好题目后后，先列列出大纲纲，把重重要的观观念和关关键词的的关连性性架构出出来，接接下来再再加上创创意，以以数据、图表、动画等等视觉工工具来辅辅助说明明。文字的使使用善用PoowerrPoiint的的演示文文稿设计计模板，可以省省去我们们配色定定字型的的时间。切记演演示文稿稿是辅助助我们传传达讯息息，真正正在传达达讯息，说服观观众的是是我们，所以不不要将投投影片设设计成小小抄或脚脚本，照照本宣科科。我们们可以从从行销的的角度来来看，如如果我们们只是照照念的话话，那么么同样的的内容，以后可可能就是是下面听听讲的人人来念，而不是是我们了了，所以以每场演演讲都应应该建立立我们的的无可取取代的优优势，传传达不是是演示文文稿投影影片就好好了，要要有我们们演讲才才成功。再从智智能财产产权的角角度来说说，如果果投影片片的内容容是满篇篇文字，信息就就完全揭揭露了，下次再再讲就缺缺少了新新颖性，就得追追求进步步性；君君不见著著名的演演讲者，一套投投影片走走天下，场场瀑瀑满，没没有人嫌嫌投影片片一样，因为诠诠释不同同。所以制作作投影片片请掌握握Maggic Sevven原原则，每每张投影影片传达达5个概念念效果最最好，77个概念念人脑恰恰恰好可可以处厘厘，超过过9个概念念负担太太重了，请重新新组织。（7士259）字体大大小投影片的的字体要要大、行行数要少少，为什什么，请请看下图图便知分分晓：  记住：我我们是来来演讲，不是来来做视力力检查！字体大，行数自自然就少少，当然然就符合合Maggic Sevven原原则！我的建议议是：大标题至至少要用用44点以以上的字字，如果果会场很很大、很很深的话话，点数数最好再再提高。还有，千千万别忘忘了，投投影片的的大小标标题，请请尽量用用粗体，不要说说我在计计算机屏屏幕上看看很清楚楚啊！我我们是要要投影出出来给观观众出来来给观众众看，而而不是请请观众一一个一个个来计算算机屏幕幕上看的的。另外，除除非是自自备nootebbookk，否则则请不要要选用细细明体和和标楷体体以外的的字型设设计，因因为会场场的计算算机可能能无法支支持，千千万不要要冒这个个险！标题的使使用标题是每每张投影影片的主主轴，请请简洁有有力地传传达每张张投影片片的重点点，最好好是以559个字来来说明，因为再再多字一一行就挤挤不进去去了，就就算挤得得进投影影片，也也挤不进进观众的的脑中，而后者者显然是是比较重重要的。因为标题题只能取取59个字，所以冗冗赘之字字就无须须出现，例如：的图图形（难到我我们画得得让观众众看不出出来是图图吗？）百分分比分析析（由由表中不不就看出出来了。其实每张张投影片片就是大大小标题题的组合合，也就就是概念念的串连连，除非非是要引引述一段段文字，或是名名言，否否则是不不会出现现超过两两、三行行的文字字的，就就是是要要引用一一段文字字，或者者是名言言，也应应该帮观观众掌握握讯息，以不同同颜色或或是画线线标示重重点。勿用标点点符号既然投影影片就是是大小标标题的组组合，那那么就不不需要出出现标点点符号，尤其是是冒号和和句点，更是可可以直接接省略。投影片上上的讯息息都已经经分类串串连好了了，也都都以项目目符号、字型字字体等加加以分段段组织，所以大大部份的的标点符符号都是是多余的的。至于括号号，也尽尽量少用用，特别别是在标标题上若若加上括括号就好好象在大大庭广众众咬耳朵朵一样，如果在在大标题题中真的的觉得有有加括号号的必要要，那就就把它放放到次层层标题中中，这样样可以让让我们的的标题简简洁有力力。缩写的使使用用英文缩缩写字可可以让演演示文稿稿内容更更精简，更专业业！那可不一一定，缩缩写的效效果只有有对非常常熟悉主主题的人人才有用用，所以以除非我我们非常常确定觏觏众的背背景，否否则还是是将全文文拼出较较佳。还好，演演示文稿稿不像看看书或文文章，我我们希望望带着观观众跟着着演示文文稿的进进度走，所以不不能期望望观众在在第二张张投影片片学会的的缩写就就能马上上应用到到后面，更别提提有很多多人演讲讲是会迟迟到或神神游的。数字的使使用数字会说说话，所所以善用用数字来来支持我我们的观观点或是是论证，效果最最好，因因此，统统计数字字也是演演示文稿稿常用的的信息。在演示文文稿中引引用统计计数字时时，投影影片中宜宜以精确确数字呈呈现，但但在口述述时，不不要太拘拘泥于精精确数字字，而应应使用近近似值，因为近近似值容容易记忆忆容易联联想，只只有在特特殊目的的的时候候，才需需要使用用精确数数字。关联信息息的使用用信息透过过时间和和空间的的关联，更具意意义，所所以流程程图、组组织图、时间表表、tiimellinees，都都可以让让信息更更为生动动，Viisioo是很好好的辅助助工具。图表的使使用表胜于文文，图胜胜于表，所以图图表自己己就能说说故事，换句话话说，图图表只须须标题，请勿再再加上文文字解释释图表内内容。诠诠释这种种智能型型的工作作，千万万不要让让计算机机做，要要让睿智智的我们们来发挥挥。如果怕到到时紧张张遗漏了了重要的的信息，请把要要讲的内内容打在在备忘稿稿中。动画的使使用我们经常常利用大大饼图、柱形图图等来呈呈现统计计数字，此时我我们也可可以多点点创意，以动画画来呈现现市场占占有率，或业绩绩成长，更令人人印象深深刻。信息来源源演示文稿稿也应该该尊重智智能财产产权，注注明资料料来源一一来表示示我们所所引用信信息的权权威性，二来也也彰显我我们的专专业。在演示文文稿中可可以建立立自己的的风格，将信息息来源固固定安排排在投影影片的固固定地方方，如此此一来，我们演演讲的时时候不用用再花宝宝贵的时时间去交交待信息息来源，观众就就会自己己在投影影片的适适当位置置取得所所需信息息。投影影片中的的信息来来源也应应该采用用标准书书目格式式，以免免挂一漏漏万。例：放在在每张投投影片的的最下方方（三）组组织投影片的的内容要要怎么安安排呢？其实一一场演示示文稿就就是在说说一个故故事。首首先自我我介绍，然后告告诉观众众将要听听到一个个什么样样的故事事，接下下来把故故事说给给听众听听，再强强调一下下故事的的意涵，然后帮帮观众回回忆一下下今天聪聪到了一一个怎样样的故事事，最后后当然是是谢谢观观众的参参与啰！开场白（Inttrodducttionn）好的开始始是成功功的一半半！第一一张投影影片要充充份彰显显占演示示文稿成成功关键键58的的态度和和形象，要表现现我们很很高兴来来演讲而而且尊重重顾客，所以投投影片的的最上方方要标明明主办单单位或是是会议名名称；接接下来要要表现我我有资格格来做这这场演讲讲，所以以要标明明姓名、职称和和服务单单位或是是专长。演讲是无无形的，未免船船过水无无痕，通通常主办办单位都都会印制制讲义发发给与会会者参考考，我们们是不是是曾经拿拿出一份份讲义觉觉得很有有参考价价值，可可是却忘忘了是怎怎么拿到到的，我我甚至还还有拿过过讲义第第一页只只有题目目几个大大字而已已，怎么么想都想想不起来来是主讲讲人是谁谁。千万万不要让让这样的的事情发发生在我我们身上上，请检检查一下下，第一一张投影影片中是是否提供供下列完完整的信信息：会议名称称演讲主题题演讲者、职称、服务单单位、连连络方式式日期有了上述述完整信信息，不不管我们们的讲义义流落何何方，拿拿到讲义义的人永永远有足足够的背背景信息息知道我我们是在在何时何何地做这这场演讲讲，甚至至听讲的的对象也也都意涵涵其中；更重要要的是，当有人人要引用用讲义中中的内容容时，也也有足够够的书目目信息，就没有有理由不不把crrediit归给给我们；再从行行销的角角度来看看，有人人拿到这这份讲义义觉得内内容很精精彩，不不用打听听马上就就有足够够的信息息与我们们连络了了。例：预告（PPrevvieww）：告告诉听众众我们接接下来要要讲什么么准备一一张投影影片标示示内容大大纲，当当然如果果能以图图标更念念人印象象深刻。所以如如果是研研究成果果发表，可以研研究流程程做Prreviiew，如果是是两、三三个小时时的演讲讲，可以以此prreviiew投投影片串串场，帮帮助观众众掌握进进度。例例：说明主要要的和次次要的概概念讲给听众众听。观观众是来来听演讲讲或报告告的，所所以我们们要用讲讲的，就就像是说说故事一一样，从从很久久很久以以前.开开始，然然后.，后后此王子子与公主主过着幸幸福快乐乐的日子子。让让观众可可以很轻轻松地听听完整场场演讲，所以我我们要帮帮助观众众把核心心概念凸凸显出来来，让观观众不费费吹灰之之力就捉捉住重点点。¨        这些概概念对听听众有什什么意义义（利益益）¨        回顾：告诉听听众我们们讲过了了什么¨        结论：听众现现在该知知道什么么或做什什么¨        别忘了了说：谢谢谢！（四）练练习演讲都有有时间限限制，好好的演讲讲者要能能控制时时间。切切记，千千万不要要拖延时时间，就就算是前前一位演演讲者暂暂用了我我们的时时间，我我们还是是要尽可可能地准准时结束束，尤其其是当我我们是最最后一位位演讲者者时，因因为观众众不会记记住之前前谁拖延延时间，只会记记得我们们暂用他他们的宝宝贵时间间。要能有效效控制时时间需要要练习，而且要要知道每每张投影影片所花花费的时时间。PPoweerPoointt有排练练的功能能，只要要按一下下 投影影片放映映菜单上上的排练时时间即可。接下来来仿真演演讲实况况，PoowerrPoiint就就会自动动记录每每张投影影片所花花费的时时閜。使使用排练对话框框中的不不同按钮钮暂停放放映投影影片、重重新播放放投影片片、以及及换到下下一张投投影片。PowwerPPoinnt 会会记录每每一张投投影片出出现的时时间，并并据以设设定放映映的时间间。当完完成排练练之后，可以接接受该项项时间设设定或重重新试一一次。大概没有有多少人人会真的的这样照照表操课课，但是是至少照照着讲稿稿演练一一遍，可可以估计计一场演演示文稿稿约花费费多少时时间。（五）讲讲义演讲是无无形的服服务，所所以要加加以有形形化，最最具体的的有形化化就是提提供讲义义。讲义义通常是是将投影影片的内内容印出出来给观观众，通通常投影影片都是是彩色的的，但是是讲义却却只能印印黑白的的，所以以在印制制投影片片之前请请先以灰灰阶预览览的功能能检视一一遍，看看看有没没有黑白白无法显显示的内内容，有有的话应应补全。另外，若有演演讲效果果的设计计，则打打印投影影片时，应将相相关投影影片隐藏藏起来，如穿插插的笑话话或互动动的问题题与解答答。至于讲义义该在演演讲前发发或是演演讲后发发呢？大大部份都都是演讲讲前发，但是有有时考虑虑演讲效效果，也也可以在在演讲后后才发，让观众众专心听听演讲，尤其是是交互式式、参与与式的演演讲。讲义是要要加深观观众的印印象，所所以以清清楚易读读为原则则，虽然然PowwerPPoinnt有一一页打印印六张投投影片的的功能，但是印印出来每每张投影影片都看看不清楚楚，那又又何必提提供讲义义呢，只只是徒具具形式而而已！所所以原则则上是以以每页打打印两张张较为清清楚，有有些投影影片有精精致的图图表时，应一张张打印一一张投影影片。小记：我我们可以以把一件件事情做做完，也可可以把一一件事做做好；让我我们试着着把每一一件事都都做好好，相相信世界界会更美美好。（六）开开讲终于上场场的时间间到了！第一原原则，请请提早到到透明片其其实是很很棒的演演示文稿稿工具，可以面面对观众众演示文文稿，可可以不用用太多科科技能力力，把全全付精力力放在观观众和内内容上。遇有状状况，时时间缩短短，可以以立即调调整投影影片，不不会手忙忙脚乱。踓然投影影片我们们都用过过了很多多次，但但是每个个场地的的屏幕架架设方式式不同，但是还还是以横横式投影影为多，所以投投影片请请制做横横式。投投影片的的更换是是手动，要自然然而平稳稳，就必必须用点点心，首首先要把把每张投投影片正正反面、顺序都都排好，加上护护套以防防静电作作用；在在演讲前前试放，找到放放置的最最佳位置置，做暗暗记，这这样就可可以确保保每张投投影片放放上去都都平稳适适当，无无需上下下左右移移动调整整。上場囉！受到邀邀请做演演示文稿稿是一件件非常光光荣的事事，要优优先表达达，有主主持人要要谢谢主主持人的的介绍，观众有有重要人人物加以以致意，尽量能能提到几几位听众众的姓名名。接下来用用开场白白赢得注注意，尽尽量建立立主题与与听众的的关联性性，可以以以一个个问题开开始，但但是问的的问题要要与观众众的需求求相关，引起观观众的注注意。适时感谢谢观众的的与与，永远说说我们们，而而不要用用你们们，因因为我我们表表示和观观众是同同一国的的；而你们是观众众一国，演讲者者自己一一国，太太孤单了了。永远面带带微笑，因因为来演演讲是很很令人高高兴的一一件事；用友善善的语调调做演示示文稿，不要让让观众感感到威胁胁或惊吓吓，让观观众感受受到来听听演讲也也是一件件舒服高高兴的事事。要谈听众众感兴趣趣的事，因为焦焦点是观观众，所所以要讲讲的是观观众感兴兴趣的事事，不是是我们感感兴趣的的事，多多举例子子和经验验，直接接与听众众沟通。目光接触触，看着着观众就就像面对对面说话话一样，请千万万不要一一直问听听众：我我这样讲讲你们懂懂不懂？会不会会？知不不知道？这样观观众会夺夺门而出出的。（七）检检讨同一个主主题我们们可能不不只一次次演讲的的机会，所以每每次演讲讲完就把把这次演演讲中值值得改进进的地方方加以修修正，如如果是投投影片内内容有需需要增删删的，立立即修改改，下回回接到类类似主题题的邀约约时，就就事半功功倍了。 要不要þ多说故故事，多多举例þ用讲(Tallk)，不用念念（是演演讲不是是说教）þ简短（演讲要要像迷你你裙愈短短愈好）þ切题（永远围围绕着主主题）þ好懂  ý不要用用术语或或缩写ý不要用用太多统统计数字字ý不要太太过花俏俏眩耀ý不要超超过时间间ý不要念念，不要要背    谢谢大家家耐心观观看，本本文到此此结束！