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新员工入职财务知识培训新员工入职财务知识培训新员工入职财务知识培训新员工入职财务知识培训 艾默生网络能源有限公司财务部艾默生网络能源有限公司财务部2008年年3月月2目录目录财务部组织结构与职能介绍财务部组织结构与职能介绍报销流程报销流程打款打款/取款流程取款流程重要费用制度规范介绍重要费用制度规范介绍费用预提概念费用预提概念固定资产相关知识介绍固定资产相关知识介绍3目录目录报销流程报销流程如何取得合格的票据？如何取得合格的票据？票据怎样粘贴？票据怎样粘贴？如何填写报销单据？如何填写报销单据？报销流程是怎样的？报销流程是怎样的？报销的及时性要求报销的及时性要求相关人员的职责是什么？相关人员的职责是什么？4如何取得合格的票据如何取得合格的票据一看，二摸，三确认一看，二摸，三确认5如何取得合格的票据如何取得合格的票据必须是正规的发票或行政事业单位收据；必须是正规的发票或行政事业单位收据；发票或收据上印有特定的发票或收据上印有特定的“税务监制章税务监制章”或或“财政局监制章财政局监制章”并盖并盖有有“财务专用章财务专用章”；顾客姓名、发票日期、发票内容（项目）、单价、数量、金额等要顾客姓名、发票日期、发票内容（项目）、单价、数量、金额等要素填写齐全且无涂改痕迹；报销人亦无权对发票进行涂改或补充；素填写齐全且无涂改痕迹；报销人亦无权对发票进行涂改或补充；是否有防伪标志或水印；是否有防伪标志或水印；是否在有效期内；是否在有效期内；取得的增值税发票取得的增值税发票/运费发票需将发票联和抵扣联一并附上；运费发票需将发票联和抵扣联一并附上；该类发该类发票抵扣联有效期为票抵扣联有效期为开出发票后开出发票后9090天天，报销人需在到期前，报销人需在到期前1515天将报销天将报销单送达财务部，超过期限后公司无法抵扣的税金损失将由报销人承单送达财务部，超过期限后公司无法抵扣的税金损失将由报销人承担担；看：看：6如何取得合格的票据如何取得合格的票据摸发票纸张的质地；摸发票纸张的质地；摸：摸：7如何取得合格的票据如何取得合格的票据在正规场所消费；在正规场所消费；关注国家或地区与发票相关的政策；关注国家或地区与发票相关的政策；刮开防伪密码，查看密码的合理性，如是否有多张发票刮开防伪密码，查看密码的合理性，如是否有多张发票密码相同的情况；密码相同的情况；必要时，打电话或上网查询。必要时，打电话或上网查询。确认：确认：8如何取得合格的票据如何取得合格的票据注意事项：注意事项：住宿费发票必须注明入住、离店日期及单住宿费发票必须注明入住、离店日期及单价，话费及房费必须分开填列，三星级以价，话费及房费必须分开填列，三星级以上宾馆还需提供消费清单。上宾馆还需提供消费清单。9票据怎样粘贴票据怎样粘贴原始票据应先按费用的种类贴，同类的发票再按发生的时间贴。票原始票据应先按费用的种类贴，同类的发票再按发生的时间贴。票据应粘贴在可利用的据应粘贴在可利用的A4纸上，粘贴纸之间用胶水粘，并且注意不要纸上，粘贴纸之间用胶水粘，并且注意不要将票据的金额粘住。增值税抵扣联用别针与发票联别在一起，不需将票据的金额粘住。增值税抵扣联用别针与发票联别在一起，不需粘贴。粘贴。票据的粘贴与报销单的填写需要有清晰的对应。票据的粘贴与报销单的填写需要有清晰的对应。每页报销单据还需要在右下角分类注明本页的票据类别、张数、金每页报销单据还需要在右下角分类注明本页的票据类别、张数、金额小计及页码额小计及页码10如何填写报销单据如何填写报销单据每类单据都有详细的填写说明（电子流报销单，在网上报销公告牌每类单据都有详细的填写说明（电子流报销单，在网上报销公告牌-网上报销网上报销系统业务人员操作指导中；纸质报销单在报销单文档中）系统业务人员操作指导中；纸质报销单在报销单文档中），请仔细阅读。请仔细阅读。表中内容，必须按要求如实，完整地填写。表中内容，必须按要求如实，完整地填写。每次活动均需填一行。每次活动均需填一行。有客户参与的费用，必须按要求提供客户信息，如客户名称有客户参与的费用，必须按要求提供客户信息，如客户名称(请注明请注明A、B或政府管理部门企业性质或政府管理部门企业性质)、客户职务、受益人数等。、客户职务、受益人数等。公司有分部门、分产品、分业务、分项目、分客户群核算要求。故在填写报公司有分部门、分产品、分业务、分项目、分客户群核算要求。故在填写报销单时，需要按实际情况，填写这些内容。销单时，需要按实际情况，填写这些内容。除发票外，还需要附相应的附件，如合同，协议，出差申请，会议通知等。除发票外，还需要附相应的附件，如合同，协议，出差申请，会议通知等。以证明费用的真实合理性。以证明费用的真实合理性。11报销流程是怎样的？报销流程是怎样的？直接主管部门财务权签人财务接单员会计出纳￥$12报销的及时性要求报销的及时性要求 员工发生的费用应该在项目结员工发生的费用应该在项目结束后及时报销，尽量做到月清月束后及时报销，尽量做到月清月洁，以保证费用的及时准确记入，洁，以保证费用的及时准确记入，使财务报表正确反映当月费用的使财务报表正确反映当月费用的真实情况。真实情况。13申付人的职责申付人的职责1)保证所提供的信息真实，完整，准确；如费用发生的事由应填列清楚；保证所提供的信息真实，完整，准确；如费用发生的事由应填列清楚；2)所附附件齐全，合规，真实有效，且足够说明申付的合理性；所附附件齐全，合规，真实有效，且足够说明申付的合理性；3)符合公司的制度与政策；符合公司的制度与政策；4)4)财务财务/审计人员有权了解费用发生的真实情况，员工应配合反馈。审计人员有权了解费用发生的真实情况，员工应配合反馈。14审批人的职责审批人的职责审批人应认真审核其下属的费用申付，并确保该申付：审批人应认真审核其下属的费用申付，并确保该申付：1)1)符合公司制度与政策（包括礼品及非商务招待制度，差旅费与招待费制符合公司制度与政策（包括礼品及非商务招待制度，差旅费与招待费制度等）；度等）；2)2)在部门的预算范围内；在部门的预算范围内；3)3)合理合法；合理合法；4)4)恰当地支持公司业务。恰当地支持公司业务。审核下属单据是审批人的关键职责，审批人应认真履行。审核时，应对审核下属单据是审批人的关键职责，审批人应认真履行。审核时，应对费用申付的合理性进行判断。若有必要，应询问并跟踪事情的真相。若费用申付的合理性进行判断。若有必要，应询问并跟踪事情的真相。若审批人没有承担起其职责，则被视为失职，将受到处罚。审批人没有承担起其职责，则被视为失职，将受到处罚。15秘书的职责秘书的职责l负责单据在业务部门与财务部门间的传递；负责单据在业务部门与财务部门间的传递；l对报销单据填列的规范性、完整性进行初步审核；对报销单据填列的规范性、完整性进行初步审核；l对财务退回的问题单据及时与报销人联系完善。对财务退回的问题单据及时与报销人联系完善。很高兴为大家服务很高兴为大家服务!16财务人员的职责财务人员的职责1)检查申付是否有审批人的签字，最终审批人是否与权签体系一致；检查申付是否有审批人的签字，最终审批人是否与权签体系一致；2)检查所附凭据与申付的金额是否一致；检查所附凭据与申付的金额是否一致；3)检查申付单填写是否完整，所附凭据与申付单的内容是否一致；检查申付单填写是否完整，所附凭据与申付单的内容是否一致；4)检查所附凭证是否齐全，合规，是否足够说明申付的合理性；检查所附凭证是否齐全，合规，是否足够说明申付的合理性；5)检检查查申申付付内内容容与与金金额额是是否否符符合合公公司司制制度度与与政政策策；若若有有必必要要，应应向向员员工工了解真实情况；了解真实情况；6)6)在承诺期内付款；在承诺期内付款；17目录目录财务部组织结构与职能介绍财务部组织结构与职能介绍报销流程报销流程打款打款/取款流程取款流程重要费用制度规范介绍重要费用制度规范介绍费用预提概念费用预提概念固定资产相关知识介绍固定资产相关知识介绍18目录目录打款打款/取款流程取款流程如何领取报销现金？如何领取报销现金？报销打卡要求。报销打卡要求。代取代报要求代取代报要求如何正确填写对公银行转帐信息？如何正确填写对公银行转帐信息？遗失工资卡如何补办？遗失工资卡如何补办？报销查询报销查询19如何领取报销现金如何领取报销现金 公公司司现现金金管管理理规规定定只只允允许许特特殊殊情情况况下下方方可可申申报报取取现现，其其余余都都需需通通过银行转帐方式转款。过银行转帐方式转款。报销取现的可在收到出纳通知后到出纳部领取现金。报销取现的可在收到出纳通知后到出纳部领取现金。A.人民币1万元以上，提前一天向出纳部申报取款计划；B.港币美元报销借支，需提前三天向出纳部申报取款计划。C.取款计划须为NOTES邮件，注明：取款人姓名，取款金额，计划取款的日期，请注意，领取现金有时间限制。20如何领取报销现金如何领取报销现金现金业务办理时间：现金业务办理时间：周二、周四（每月最后一个工作日除外）周二、周四（每月最后一个工作日除外）上午上午 9:00 11:30 下午下午 2:00 4:30注：对于超过注：对于超过15天仍未领取的报销款将会自动打入工资帐户天仍未领取的报销款将会自动打入工资帐户21报销打卡要求报销打卡要求机关报销打卡机关报销打卡 机关机关报销打卡原则上只接受报销打卡原则上只接受工资卡工资卡（只需注明（只需注明“工资卡工资卡”，而无须提供卡号而无须提供卡号）合作员工合作员工报销打卡，请提供报销打卡，请提供深圳招商银行一卡通借记卡深圳招商银行一卡通借记卡 特特殊殊情情况况需需选选择择其其他他银银行行的的，需需写写明明理理由由，财财务务核核实实后后，可可特殊处理！特殊处理！22报销打卡要求报销打卡要求办事处报销打卡办事处报销打卡 只能选择只能选择当地交通银行太平洋卡当地交通银行太平洋卡作为固定的报销卡。作为固定的报销卡。一一旦旦发发生生挂挂失失或或变变更更需需在在“网网上上报报销销电电子子流流 我我的的报报销销人人资料资料”中，及早提交新的帐号信息。中，及早提交新的帐号信息。23目录目录财务部组织结构与职能介绍财务部组织结构与职能介绍报销流程报销流程打款打款/取款流程取款流程重要费用制度规范介绍重要费用制度规范介绍费用预提概念费用预提概念固定资产相关知识介绍固定资产相关知识介绍24目录目录重要费用制度规范介绍重要费用制度规范介绍礼品及非商务招待制度礼品及非商务招待制度差旅制度差旅制度备用金的借支与核销制度备用金的借支与核销制度如何获取最新的财务制度与信息？如何获取最新的财务制度与信息？25礼品及非商务招待制度礼品及非商务招待制度礼品收受人包括个人和组织礼品收受人包括个人和组织礼品包括礼品包括:现金或现金等价物现金或现金等价物礼品兑换凭证礼品兑换凭证有形的物品有形的物品非商务用餐及娱乐活动非商务用餐及娱乐活动非商务目的之周边旅游非商务目的之周边旅游任何赠与或者承诺赠与的有价值的物品任何赠与或者承诺赠与的有价值的物品任何情况下不得馈赠现金礼品或礼品兑换凭证任何情况下不得馈赠现金礼品或礼品兑换凭证（包括通过代理人给付客户）（包括通过代理人给付客户）26礼品及非商务招待制度礼品及非商务招待制度1)已已在在与与客客户户公公司司签签订订的的销销售售合合同同中中指指明明任任何何为为客客户户免免费费提提供供的的如如设设备备培训、国内培训、国外培训有价项目。培训、国内培训、国外培训有价项目。2)出出于于谈谈生生意意明明确确目目的的且且不不铺铺张张浪浪费费的的商商务务用用餐餐及及招招待待（包包括括高高尔尔夫夫活活动），且这些活动不能直接促成公司交易。动），且这些活动不能直接促成公司交易。3)作作为为商商务务会会议议的的招招待待项项目目的的真真正正竞竞赛赛（如如高高尔尔夫夫比比赛赛）的的且且不不铺铺张张浪浪费的奖品。费的奖品。4)可可向向公公司司或或组组织织（而而非非个个人人）赠赠送送礼礼品品。我我方方不不得得收收取取任任何何不不道道德德的的好好处处或或有有腐腐败败意意图图。这这些些礼礼品品应应明明确确标标记记为为赠赠与与公公司司或或组组织织的的礼礼品品。例例如如，可可在在一一件件艺艺术术品品上上刻刻一一个个写写着着“赠赠与与广广东东移移动动公公司司，您您忠忠实实的的供应商艾默生网络能源供应商艾默生网络能源”的铭牌。的铭牌。不包括：不包括：不需走礼品及非商务招待费制度流程不需走礼品及非商务招待费制度流程!27礼品及非商务招待制度礼品及非商务招待制度-事前审批事前审批超超过过金金额额限限制制的的礼礼品品及及非非商商务务招招待待费费发发生生前前，员员工工应应先先填填写写礼礼品品及非商务招待申请电子流。及非商务招待申请电子流。对对于于需需要要公公司司销销售售副副总总裁裁（或或客客户户服服务务中中心心副副总总裁裁）、财财务务主主管管以以上上人人员员审审批批的的费费用用，公公司司接接口口人人员员打打印印申申请请表表传传真真给给相相关关人人员员审批后，再将审批件扫描进申请电子流中反馈给员工。审批后，再将审批件扫描进申请电子流中反馈给员工。28礼品及非商务招待制度报销要求礼品及非商务招待制度报销要求办事处电子流办事处电子流报销所有与客户相关的费用，如礼品、用餐、报销所有与客户相关的费用，如礼品、用餐、娱乐、旅游或其他向客户等主体的赠与，应在费用报销时娱乐、旅游或其他向客户等主体的赠与，应在费用报销时清楚详细地列明包括清楚详细地列明包括:较详细的费用说明较详细的费用说明(如：发生此费用的事由等）如：发生此费用的事由等）若为赠送客户有形物品发生的费用，报销人需选择若为赠送客户有形物品发生的费用，报销人需选择填写礼品名称填写礼品名称客户所在的公司全称客户所在的公司全称(注明注明A或或B类企业）类企业）客人和艾默生雇员的人数客人和艾默生雇员的人数客人职位头衔客人职位头衔已走礼品电子流的，需在指定位置写明礼品申请电已走礼品电子流的，需在指定位置写明礼品申请电子流号子流号;电子流中已列明的以上信息电子流中已列明的以上信息,可不需重复列可不需重复列示。示。发票原件寄回时，需附上打印出来的已审核的礼品发票原件寄回时，需附上打印出来的已审核的礼品申请电子流申请电子流,及经详细说明的及经详细说明的“发票发票”和相应的合和相应的合同或其他证明文档。同或其他证明文档。29礼品及非商务招待制度报销要求礼品及非商务招待制度报销要求纸质件纸质件报销所有与客户相关的费用，如礼品、用餐、娱乐、报销所有与客户相关的费用，如礼品、用餐、娱乐、旅游或其他向客户等主体的赠与，应在费用报销时清楚详旅游或其他向客户等主体的赠与，应在费用报销时清楚详细地列明包括细地列明包括:较详细的费用说明较详细的费用说明(如：发生此费用的事由等）如：发生此费用的事由等）若为赠送客户有形物品发生的费用，报销人需填写若为赠送客户有形物品发生的费用，报销人需填写礼品名称礼品名称客户所在的公司全称客户所在的公司全称(注明注明A或或B类企业）类企业）客人和艾默生雇员的人数客人和艾默生雇员的人数客人职位头衔客人职位头衔已走礼品电子流的，需附上打印出来的已审核的礼已走礼品电子流的，需附上打印出来的已审核的礼品申请电子流，及经详细说明的品申请电子流，及经详细说明的“发票发票”和相应的和相应的合同或其他证明文档；电子流中已列明的以上信息合同或其他证明文档；电子流中已列明的以上信息,可不需重复列示可不需重复列示30差旅制度差旅制度填写注意事项：填写注意事项：l每次活动均需填一行。每次活动均需填一行。l按表中内容，如实完整地填写。按表中内容，如实完整地填写。l请按实际情况与补助的标准，自行填写出差的天数和补助请按实际情况与补助的标准，自行填写出差的天数和补助的金额。的金额。办事处司机：60元/天；其他员工：100元/天尽量把内容写详细，方便主管、财务与内外部审计。31差旅制度差旅制度 报销机票时，从深圳出发的航班。若在公司指定的供应商处出票，请报销机票时，从深圳出发的航班。若在公司指定的供应商处出票，请将机票结算单据附在报销凭证上；如果不是在公司指定的供应商处出将机票结算单据附在报销凭证上；如果不是在公司指定的供应商处出票，请在报销单据上附上机票询价单，以确保机票价格低于公司协议票，请在报销单据上附上机票询价单，以确保机票价格低于公司协议单位的价格。单位的价格。32备用金的借支与核销制度备用金的借支与核销制度A.各项公务支出，要求尽量采取直接向供应商账户付款各项公务支出，要求尽量采取直接向供应商账户付款的方式进行，员工除非有合理事由，一律不得借支备的方式进行，员工除非有合理事由，一律不得借支备用金。用金。B.员工借支备用金应承诺核销日期，原则上不得超过员工借支备用金应承诺核销日期，原则上不得超过60天。天。C.C.员工因业务需要借用备用金超过员工因业务需要借用备用金超过6060天或金额超过天或金额超过5 5万元万元人民币，备用金借支申请表需部门副总裁审批人民币，备用金借支申请表需部门副总裁审批。33备用金的借支与核销备用金的借支与核销D.项目终止、中断或延期，员工应立即归还备用金，不得挪作其他项目使用。项目终止、中断或延期，员工应立即归还备用金，不得挪作其他项目使用。E.若员工持有未能在承诺期内核销的备用金，该员工不得借支其他备用金。若员工持有未能在承诺期内核销的备用金，该员工不得借支其他备用金。F.F.根据公司根据公司CP&P700.07CP&P700.07的规定，一次性或累计为同一项目借支备用金超过的规定，一次性或累计为同一项目借支备用金超过10,00010,000美元，除非该借支要求已经通过艾默生总部美元，除非该借支要求已经通过艾默生总部CFOCFO或总部司库部主管审批同意，或总部司库部主管审批同意，否则一律禁止。员工不得为避免审批而拆分借支备用金。否则一律禁止。员工不得为避免审批而拆分借支备用金。G.G.专项性公务支出借款，必须附有合同、协议、会议通知或其他附件，如属分次专项性公务支出借款，必须附有合同、协议、会议通知或其他附件，如属分次付款必须附有项目管理表。付款必须附有项目管理表。H.未在承诺期内及时核销备用金的，若无合理理由，将直接从员工薪资中扣款核未在承诺期内及时核销备用金的，若无合理理由，将直接从员工薪资中扣款核销。并通报名单至部门副总裁、财务总监和公司总裁。若因公务需要，仍需保销。并通报名单至部门副总裁、财务总监和公司总裁。若因公务需要，仍需保留的备用金，可走续借流程。留的备用金，可走续借流程。I.员工未及时核销备用金，部门主管承担连带责任。员工未及时核销备用金，部门主管承担连带责任。摘自备用金借支管理规定摘自备用金借支管理规定34因公出国外币借支与报销因公出国外币借支与报销外币备用金的审批外币备用金的审批l因因公公境境外外或或国国外外出出差差的的员员工工可可按按不不超超过过海海外外公公务务出出差差申申请请表表预预算算额额度度借借支支备备用用金金。海海外外公公务务出出差差申申请请表表需由部门需由部门VP审批。审批。35目录目录财务部组织结构与职能介绍财务部组织结构与职能介绍报销流程报销流程打款打款/取款流程取款流程重要费用制度规范介绍重要费用制度规范介绍费用预提概念费用预提概念固定资产相关知识介绍固定资产相关知识介绍36费用的预提费用的预提 根据权责发生制原则：根据权责发生制原则：凡是本期已经实现的收入和已凡是本期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论其款项是否已经收付，经发生或应当负担的费用，不论其款项是否已经收付，都应作为当期的收入和费用处理（都应作为当期的收入和费用处理（凡是不属于当期的收入和凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已经在当期收付，都不应作为当期的收入和费用。）费用，即使款项已经在当期收付，都不应作为当期的收入和费用。）对当期已发生或应负担但尚未报销的费用应将信息提对当期已发生或应负担但尚未报销的费用应将信息提交给部门预算接口人或财务人员进行预提。交给部门预算接口人或财务人员进行预提。例如：例如：3 3月举办展览会发生的展览费及差旅费尚未报销，月举办展览会发生的展览费及差旅费尚未报销，应于应于3 3月月2828日前通知预算接口人或财务人员费用总金额，日前通知预算接口人或财务人员费用总金额，由财务预提记入由财务预提记入3 3月费用。月费用。Thank YouThank You