2023年客户管理实施细则.docx

2023年客户管理实施细则 XX有限公司客户管理实施细则 1、目的 为规范XX有限公司（以下简称“公司”）客户管理，理顺客户管理工作程序、明确管理标准与职责，促使公司经营规模不断扩大，保障公司良性发展，特制订本实施细则。 2、范围 本细则适用与公司有业务往来的客户的管理。 3、管理机构与职责 3.1公司经营部负责公司客户的归口管理，主要履行以下职责： （一）负责公司及各业务单位客户管理日常工作的组织与开展，贯彻执行本细则，对公司各业务单位客户管理工作进行指导、检查与考核。 （二）负责建立公司重点客户档案，对各业务单位客户档案管理进行检查，定期收集、更新客户信息，确保客户档案信息的完整。 （三）负责落实客户需求，与各业务单位沟通、协调资源配臵工作，与生产单位沟通、协调，确保客户需要的产品保质、保量、及时供应。 （四）负责公司市场调研、回访方案的制定，安排客户走访，收集、处理、反馈客户建议及意见。 （五）负责公司外部网站相关产品价格、市场信息的发布，进行网站维护与更新工作。 （六）负责公司产品营销策略制定及渠道管理等相关工作。 （七）负责产品售后问题和其他服务投诉的受理，协助调查、核实索赔和用户反馈等工作。 （八）负责组织召开客户座谈会、交流会等活动，组织重要客户来访接待，进行重点客户日常关系维护，协调、稳定企业与客户关系。 （九）根据客户实际业务情况进行创新客户服务。 3.2公司财务部主要职责： （一）负责公司产品销售、售后产品质量问题（退换货）相关财务手续的办理，对客户货款以及退款环节提供服务。 （二）负责对客户在核对账务、查询明细中提供服务。 （三）负责公司外部网站财务制度、资金流转过程中相关信息的发布、维护、更新等工作。 （四）负责制定相关价格政策，为客户提供财务政策解读。 3.3公司技术质量部主要职责： （一）负责公司产品售后质量问题处理等环节提供技术支持。 （二）负责在公司新产品推广中，向客户提供相关技术指导和服务。 （三）负责公司外部网站中与产品相关的技术应用等信息的发布和更新维护等工作。 （四）负责组织、协调、处理产品售后质量问题，制定并落实改进措施，满足客户需求。 （五）负责产品售后质量问题投诉的处理。 3.4公司企业综合管理部主要职责： （一）负责公司客户管理实施细则的修订与完善。 （二）负责制定与完善与客户管理相关的各项工作流程、制度。 （三）负责客户管理工作标准与流程的监督检查，及时发现问题、总结经验，完善服务管理机制、改进服务工作流程、提高服务效率。 （四）负责公司外部网站涉及客户服务信息的综合管理工作。 （五）接受和处理客户投诉，及时向相关部门反馈并跟踪处理进程； （六）负责各业务单位客户服务工作质量的考核与评估；监督、维护本细则，确保严格执行。 第七条 公司储运分公司（以下简称“储运公司”）主要职责： （一）负责公司产品发运及仓储环节业务的组织与开展，及时办理相关手续，进行信息反馈，对客户产品发运及仓储环节提供相关服务。 （二）负责公司外部网站与物流、仓储相关信息的发布、维护、更新等工作。 第八条 审计室与监察室职责 （一）负责对客户服务各环节进行审计与监督。 （二）负责对客户服务各环节信访举报、申诉的受理。 第九条 各业务单位职责 （一）负责本单位或本销售区域内的客户日常管理，定期向经营部报送客户情况。 （二）负责本单位或本销售区域内的客户服务业务的开展，包括客户开发、客户建档与更新、客户日常联系与维护、客户信息收集与反馈等，及时记录客户变更信息，登记往来业务，并报经营部备案。 （三）负责协助相关单位对本单位或本销售区域内客户对产品质量及其它服务投诉的受理、处理与反馈等工作。 4、客户分级管理标准 4.1公司将客户分为战略合作（伙伴）客户、重点客户、一般客户、潜在客户共四个层级。 4.2分级标准 4.2.1、战略合作（伙伴）客户主要是指在技术提升、产品升级、新品研制等方面与我公司有相互交流以及业务往来的客户。 4.2.2、重点客户主要包括部队、航空主机厂、航修厂、军队部委直属单位以及大型国企、上市公司、研究院所和有实体业务的单位。 4.2.3、一般客户主要包括小型民营公司、个体经营者、年业务量少的单位。 4.2.4、储备客户即与公司有意向进行业务往来的客户以及市场潜力较大的待开发用户。 5、客户接待、日常沟通与关系维护 5.1客户接待 5.1.1公司经营部为客户来访接待的承接单位。 5.1.2客户接待流程 (1)来访信息由各业务部长收集后报总经理办公室； (2)接待方案由各业务部长制定，销售公司副总审核，报总经理审批； (3)根据客户需要代订住房； (4)一般由各业务单位负责人接送站，特殊情况可由公司领导接送站； (5)客户到公司时，综合管理部打印电子屏欢迎标语； (6)座谈需安排专项会议，由公司领导主持，相关业务部长参加，其他参会人员由公司领导确定，并根据客户意见安排其他领导参加； (7)公司主管领导出面宴请，公司其他领导酌情参加。 (8)需赠送礼品时，经各业务部长制定，销售公司副总审核，报总经理审批后，到综合管理部登记领取。 5.2客户日常沟通 5.2.1经营部业务人员为客户日常沟通的责任人。 5.2.2沟通形式：为保证公司客户服务系统正常运行，及时了解客户需求，以便向客户提供优质服务，公司内部、公司与客户间必须保持沟通渠道，可采用走访、电话、QQ、微信、电子邮件及专题会议等各种形式。 5.2.3各业务人员日常沟通应建立客户日常沟通记录，及时将重点客户沟通信息、当期重点信息、异常信息向公司领导汇报。 5.3客户关系维护 5.3.1每年重要节日或活动的定期与不定期的客户走访与沟通。 5.3.2参加客户单位举办的活动，安排公司领导参加，礼品由综合管理部组织采 5.3.3节假日电话、邮件等方式进行慰问。 6、客户满意度调查： 6.1每年进行不少于一次客户满意率调查，包括质量、价格、基本服务等产品使用情况的意见与建议。 6.2经营部负责将客户已填写盖章完毕的顾客满意度调查表进行整理，对存在问题进行分析并行成客户满意率调查报告，于每年12月10日前并报送公司领导审批、实施。 7.客户投诉 7.1经营部为受理公司客户投诉的责任单位，按照“谁提供服务（产品），谁受理投诉”的原则，负责客户沟通反馈工作。 7.2质量技术部负责产品质量投诉的受理，落实责任、进行意见反馈。 各业务单位负责本单位客户投诉问题的处理的与意见反馈。 （二）客户投诉处理的流程： 1、受理投诉：与客户沟通，了解客户需求，提供权限内服务。 2、处理投诉：（受理单位）确定投诉类型、填写 “投诉受理单”、传递主管部门（主管部门）确认责任单位及处理时限、报主管领导审批（责任单位）进行原因分析、制定并落实整改措施，完成投诉处理 3、跟踪投诉：（经营部）跟踪从最初投诉受理、投诉处理、投诉者满意的全过程，（责任单位）与客户联系、对客户整改效果进行评价。 （三）客户投诉处理的要求 1、客户投诉的受理单位应将客户投诉的内容、调查与处理情况、客户结果确认与反馈形成记录。 2、受理单位应将处理进程与结果按照投诉性质，每周不少于2次反馈主管业务部门、客户。 3、各项服务投诉需进行现场处理的，根据事件性质与紧急程度，从接到投诉受理单起，省内不超过24小时、省外不超过48小时。 （四）对索赔或初估理赔金额较大、或社会影响重大的投诉，报送公司董事会或总经理办公会进行调查处理；如形成诉讼纠纷，则由责任单位、主管部门会同公司法律事务部按照法律程序处理。 第十七条 客户回访 （一）公司各业务单位为客户回访的执行主体。 （二）回访应根据客户需求，进行基本服务与增值服务的改进，回访形式可以采用电话、短信、电子邮件、现场走访等方式。 （三）不同类型的客户进行不同频次的回访，回访频次要求如下： 1、对当年投诉的客户实现100%回访； 2、战略合作（伙伴）客户：公司主管副总、各业务单位负责人进行全面客户现场回访每年不少于1次；董事长、总经理每年至少1次有选择的进行现场回访； 3、重点客户：各业务单位负责人每年至少1次现场回访； 4、一般客户：各业务单位负责人每年至少1次有选择的进行现场回访；对业务单位负责人没有现场回访，分管业务人员两年至少1次现场回访； 5、对于客户临时提出的需求或某阶段客户集中反映需要解决的问题，可安排临时客户回访计划，报公司领导审批后实施。 （四）回访内容： 1、询问客户对公司产品和服务的建议与意见； 2、跟踪客户对前期投诉事项的处理进程、结果及客户满意度评价； 3、宣传公司近期与客户相关的产品、政策与制度等； 4、了解客户的未来发展、潜在需求，需要公司支持的发展建议。 （五）回访工作总体效果评估 经营部每季度根据跟回访结果、效果评估对客户回访工作做总体评估报告，报告内容包括： 1、根据年度计划进度本阶段回访工作落实情况； 2、本阶段回访工作的主要成绩； 3、回访过程中所遇到的尚未解决的问题； 4、后期工作需改进之处，并提出意见和建议。 第六章 技术咨询、新品推广与广告宣传 第十八条 技术咨询与服务管理 （一）技术中心为牵头单位，各业务单位为提供技术咨询与服务的主体单位； （二）技术中心根据各业务单位提报需求制定年度客户培训计划，经主管领导审核后执行； （三）各业务单位负责制定客户赴生产企业考察计划，每年一次邀请经销商客户的采购人员、终端用户企业生产技术人员来公司业务单位装臵现场参观，进行质量、计量和产品发运等工作现场观摩；请研究单位技术人员或高校专业人员对客户进行培训、讲课； （四）提供产品说明技术材料、技术服务手册，让客户了解公司产品指标、用途及使用方法，满足客户不同需求；每年至少安排两次与用户开展技术交流，配方讨论，掌握用户敏感度指标，降低工艺成本，提高产品质量； （五）客户对技术咨询服务及培训进行效果评价，技术中心每半年汇总客户评价结果，根据效果评价对技术咨询与服务工作改进完善。 第十九条 新产品推广 （一）技术中心、各业务单位为提供新产品推广服务的单位；各业务单位对新产品试验客户、试验产品的相关信息向技术中心进行申报并配合新产品推广应用试验等工作。 （二）新产品试验客户的技术服务 1、根据新产品推广进度，邀请客户到公司装臵现场参观，进行质量、计量和产品等发运工作现场观摩，增加对公司产品生产能力、质量水平、发运服务等工作了解，增强互信。 2、建立与研发部门的沟通机制。了解产品研发情况、通报市场技术服务需求情况、通报新产品市场推广情况、交流技术服务协作的进展与存在的问题。 3、根据客户需求，邀请生产研发单位专业人员给客户提供产品性能及专业知识培训。 4、技术中心跟踪产品使用情况和客户使用过程中出现的问题，跟踪客户对产品质量、性能等各方面的意见和建议，建立产品试用档案，内容包括产品试用情况概要和产品试用情况报告书并将汇总结果向相关部门反馈。 第二十条 广告宣传 （一）采用形式 1、平面广告、电台、电视、网络等； 2、提供多种形式产品宣传品等。 （二）经营部负责公司产品广告宣传计划的制定和实施，各业务单位执行和信息反馈。 （三）经营部制定年度广告宣传计划报公司领导审定后执行。 （四）经营部负责监督检查相关业务单位的宣传品发放情况，并对广告宣传效果进行评价。 第二十一条 网站信息管理与发布 （一）信息范围 1、企业文化、客户管理等制度、政策法规、市场信息、价格信息； 2、产品技术说明书、应用指导技术资料、发运信息、投诉平台； 3、客户需要的其他信息； 4、公司客户交流平台。 （二）企管部、经营部、技术中心、财务部、储运分公司、各业务单位为信息管理与发布单位。 （三）公司员工、现有客户按照账号以及密码登录，对于拥有账号的客户，公司提供个性化服务；对于没有账号的客户，浏览基本信息。 （四）发布信息的基本要求 1、严格遵守公司保密制度规定，发布信息经过相关单位审核后才能发布； 2、信息管理单位负责对信息进行实时更新； 3、根据客户需求，信息管理单位定期为客户提供个性化信息服务。 第七章 客户服务的管理 第二十二条 经营部负责公司产品售后服务的管理，对各业务单位售后服务效果进行指导、评价与考核。 质监部负责公司产品售后质量问题的处理，按照公司产品售后质量问题管理细则相关程序进行产品售后质量问题的时处理。 各业务单位为本单位或本业务区域内产品售后服务的组织与实施，并对客户反映问题进行记录，每季度进行整理与分析。 第二十三条 客户服务的原则 （一）遵守国家法律、法规及公司各项规章制度。 （二）为客户着想，本着努力满足客户的合理要求的原则 （三） 工作人员言行应符合公司文化的各项要求。 （四） 严格遵守公司保密规定，尊重客户的保密要求，不得泄露客户保密资料。 第二十四条 着装要求：执行公司员工着装标准 第二十五条 行为举止要求：讲普通话，使用规范、礼貌文明用语，语言清晰、语气诚恳、语调平衡、语意言简意赅，严禁使用脏话、忌语，或口气严厉、不耐烦；热情、耐心听取客户意见，解答客户提出的问题与要求；对无法独立解决的问题，必须向客户说明情况并请客户谅解，提升提交相关领导或部门，定期给客户回复解决进度。 第二十六条 服务工作的要求： （一）工作人员应如实将客户投诉向公司有关部门报告，不得隐瞒、隐匿、销毁投诉举报信息。 （二）工作人员必须熟悉本岗位业务知识及规范，具备相关业务技能。 （三）工作人员在客户服务中实行“首问负责制”。 1、“首问负责制”，即在办公场所和公务处理过程中，首先受到客户来访或咨询的工作人员或部门，要负责给客户所需的指引、介绍或答疑等服务。 2、服务对象，包括，前来公司办事、来访、来电、咨询、投诉的客户。 3、执行要求，对客户提出的咨询、投诉和业务办理事项，无论是否属于本部门工作范围，必须向客户指引、介绍或答疑，不得以任何借口推诿、拒绝或拖延处理时间。 4、首问负责部门或工作人员，对于现场能处理的，应当场解决；对不能当场处理或不属于职责范围内的，必须向对方说明原因、或将来人指引到相关部门、或联系相关部门给予解决、或转告有关电话等。 5、工作人员应按照工作标准与时间节点完成相应的服务工作；如遇特殊情况，无法及时处理的，工作人员必须经处理方案及预计解决日期答复客户，并征得客户谅解、确保落实。 第八章 客户业务管理 第二十七条 产品订货 （一）各业务单位负责本单位或销售区域内的产品订货，立足于公司现有产品，做好客户的产品供应与关系维护，确保形成产品订货。 （二）各业务单位负责本单位或销售区域内新产品的推广，及时做好信息收集、反馈与问题协调，不断开发新市场，确保形成新订货。 （三）各业务单位要根据市场需求，进行橡胶新产品的市场调研，及时同公司经营部、技术科研部门进行信息反馈，为扩大货源提供保障。 第二十八条 合同订立 （一）双方达成订货意向，应按照.合同管理实施细则，签订销售合同；合同金额累计达到10万元以上的，履行销售合同审批程序，规避经营风险。 （二）对新开发的客户，合同金额在.万元以上的，合同在签订前应取得对方合法的资质证明材料，包括：近期年度财务报表、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证等。 第二十九条 计划下达 各业务单位要严格执行凯迪西北橡胶有限公司销售计划管理细则规定，按照时间节点向经营部提交产品需求计划明细；经营部根据各单位市场需求平衡后，下达销售计划；生产部根据销售计划下达生产计划，进行生产安排；各业务单位要做好过程跟踪，确保计划执行到位。 （四）协调交付 1、各业务单位负责本单位或销售区域内已确认销售合同兑现情况的跟踪，落实生产兑现、合同交付情况，并按客户要求办理交付、发货手续。产品发运后，各业务单位工作人员应及时通知客户发运情况，开具发票邮寄给客户，并对发票是否收到进行确认。 2、各业务单位每月对本单位或销售区域内与客户发生的往来业务进行统计，包括：发出商品、数量、货款回收、合同交付等情况（其中，发出商品、货款回收金额应与财务部核对核实，确保一致）；合同交付、合同拖欠应及时报送经营部、生产安全部。 2、经营部对各业务单位合同交付情况每月进行汇总、分析，对合同拖欠及时进行协调，确保合同及时兑现。 3、生产安全部根据市场需求、合同交付情况，及时组织生产。对拖欠合同应在两个工作日内向各业务单位答复，确认交付时间；拖欠产品交付应确保在一周内完成；对因材料、组织等内部原因无法保证供应的，应向经营部、业务单位告知，以确保进行客户协调、落实改进措施。 （五）货款回收 业务负责人应按照合同约定，与客户沟通、落实货款，确保货款按期到账。对分期付款的，应在约定付款期前与客户联系、提醒付款，并及时与财务部进行核对，同时在本单位客户往来帐中登记。 第九章 客户档案管理 第三十条 客户档案信息，包括：客户公司营业执照、税务登记等法人资质材料；客户联系方式包括电话、联系人、邮箱等；客户公司信用状况及简单的生产情况等。 第三十一条 客户资料管理 1、经营部负责公司战略合作伙伴、重点客户资料的收集、整理与归档，对各业务单位客户资料管理工作进行检查，确保档案管理规范。 各业务单位负责本单位或销售区域内客户档案资料的收集与整理与归档。其中，战略合作伙伴、重点客户实行专人专管，建立重点客户档案（同时在经营部备案）；一般客户建立普通客户档案。 2、客户资料是公司市场管理与合同评审的重要参考依据，也是公司的重要保密资料，经营部要有完善的查阅程序。各业务单位档案负责人要做好保密工作，对客户资料进行查阅要有相关程序、记录，并确保客户档案及时更新，持续完善。 客户管理实施细则 客户回访实施细则 客户接待实施细则 客户信用等级管理实施细则 客户经理薪酬考核管理实施细则 管理实施细则 管理实施细则() 银行个贷客户挽留实施细则 经纪业务客户回访实施细则 安全管理实施细则