教程下册项目四Outlook使用技巧课件.pptx

07Office202007Office2020教程下册教程下册项项目目四四OutlookOutlook使用技巧使用技巧本项目旨在帮助用户认识Microsoft Outlook的功能及使用的方法，它是目前较典型的电子邮件和信息管理软件，学习和掌握Outlook的使用方法和使用技巧，可以加强对邮件的使用和管理，让我们的工作变得井然有序。2项目四 Outlook使用技巧为什么要进行邮件管理 Outlook帐户设置课堂任务一课堂任务二操作一 为什么要使用Microsoft Outlook操作二 什么是企业邮箱与普通邮箱操作一 邮件所需协议操作二 设置新浪邮箱帐户操作三 多邮箱管理的设置3项目四 Outlook使用技巧 邮件管理课堂任务三操作一 邮件的使用规范操作二 如何发送邮件操作三 如何转发邮件操作四 邮件的分类管理操作五 如何备份与恢复邮件4 联系人管理课堂任务四操作一 新建联系人操作二 新建联系人组操作三 导出联系人和通讯组的地址簿操作四 导入联系人和通讯组的地址簿项目四 Outlook使用技巧 为什么要进行邮件管理课堂任务一操作一 为什么要使用Microsoft Outlook1、Microsoft Outlook功能介绍2、使用Outlook进行邮件管理的必要性51、企业邮箱2、普通邮箱操作二 什么是企业邮箱与普通邮箱1、Microsoft Outlook功能介绍62、使用Outlook进行邮件管理的必要性7Outlook的三大优点：方便快捷安全l为什么要对邮件进行管理？有何必要？现代网络办公加强了人与人之间的信息交流，越来越多的业务需要在网络上进行，面对大量的邮件和繁琐的业务，我们必须借助于适当的工具来管理和维护我们的邮箱和邮件，提高工作效率和质量。l使用Outlook进行邮件管理有何优势？方便、快捷、安全。81、企业邮箱91、企业邮箱10使用“企业邮箱”的优点：企业形象展示，企业对外宣传介质。企业使用更加个性化、自由度高。企业可设立邮件组，更大限度地方便内部沟通。2、普通邮箱11新浪普通邮箱2、普通邮箱12搜狐普通邮箱2、普通邮箱13网易普通邮箱2、普通邮箱14普通邮箱的不足：在企业业务处理中使用普通邮箱不能展示企业的形象和品质。普通邮箱的技术不一，存在兼容性问题。普通邮箱经常会收到大量的垃圾邮件。普通邮箱安全性较低，不便于保护公司内部和个人资料的安全。l个人邮箱与企业邮箱的最大不同是什么？按照企业自有域名的邮箱：name企业域名。可自行管理、自由分配、命名的邮箱 能更多，空间容量更大，大大提高企业邮箱的稳定高效性，反垃圾反病毒性能更强，邮件收发速度更快。l企业使用企业邮箱对企业自身有何好处？A、全面体现企业形象、全面体现企业形象 以企业域名（如以企业域名（如abc#com）为邮箱后缀，所有员工邮箱均为）为邮箱后缀，所有员工邮箱均为“abe企业域名企业域名”，树立统一的企业形象，方便企业形象推广，邮箱用户名可以采，树立统一的企业形象，方便企业形象推广，邮箱用户名可以采用员工姓名，便于记忆。用员工姓名，便于记忆。B、克服员工流动影响、克服员工流动影响 员工离职，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联系保员工离职，企业邮箱可以顺利收回，从而将所有业务联系保留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户客户可能仍然与其可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走。个人邮箱联系而被一起带走。C、便于企业管理、便于企业管理 可以根据企业需要自主开设企业邮箱，可自由命名、分配容量、可以根据企业需要自主开设企业邮箱，可自由命名、分配容量、分组、群发、设定功能限制等，方便企业的统一管理。分组、群发、设定功能限制等，方便企业的统一管理。D、增强内部信息沟通和协同办公能力、增强内部信息沟通和协同办公能力 利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自动分拣，对常见咨询问题自动解答等，提高工作效率，增进内部信息沟通和协同办动分拣，对常见咨询问题自动解答等，提高工作效率，增进内部信息沟通和协同办公能力。公能力。E、优于个人邮箱的安全性、稳定性和服务品质、优于个人邮箱的安全性、稳定性和服务品质 企业邮箱在安全性、稳定性以及防企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反垃圾邮件功能方面远高于个人邮箱，有专门的售后服务支持，服务品质更病毒、反垃圾邮件功能方面远高于个人邮箱，有专门的售后服务支持，服务品质更适于企业商务应用。适于企业商务应用。F、有助于网上推广和产品宣传、有助于网上推广和产品宣传 当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。有了企业邮箱，日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。初步了解对方的好方法。有了企业邮箱，日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。G、企业邮箱现在的最大容量达到无限存储、企业邮箱现在的最大容量达到无限存储,是个人邮箱不能比的是个人邮箱不能比的 H、其他增值服务：手机收发邮件、高级反垃圾防病毒、邮件到达短信通知、邮件、其他增值服务：手机收发邮件、高级反垃圾防病毒、邮件到达短信通知、邮件传真，邮件监控，邮件备份还原等传真，邮件监控，邮件备份还原等 15认识Outlook的基本功能认识到使用Outlook的必要性16掌握企业邮箱与普通邮箱的不同本节内容认识邮件协议学习邮箱的配置方法17掌握多邮箱管理设置下节内容 Outlook帐户设置课堂任务二操作一 邮件所需协议1、邮件协议介绍操作二 设置新浪邮箱帐户1、开启新浪邮箱服务器的发送接收协议2、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户18操作二 多邮箱管理的设置1、Outlook的多邮箱管理功能1、认识邮件协议什么是邮件协议？邮件协议有何作用？191、认识邮件协议20l邮件协议有哪些，分别作用是什么？SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）即简单邮件传输协议）即简单邮件传输协议,它是一它是一组用于由源地址到目的地址传送邮件的规则，由它来控制信件的中转方组用于由源地址到目的地址传送邮件的规则，由它来控制信件的中转方式。式。SMTP协议属于协议属于TCP/IP协议族，它帮助每台计算机在发送或中转信协议族，它帮助每台计算机在发送或中转信件时找到下一个目的地。通过件时找到下一个目的地。通过SMTP协议所指定的服务器协议所指定的服务器,就可以把就可以把Email寄到收信人的服务器上了，整个过程只要几分钟。寄到收信人的服务器上了，整个过程只要几分钟。SMTP服务器则服务器则是遵循是遵循SMTP协议的发送邮件服务器，用来发送或中转发出的电子邮件。协议的发送邮件服务器，用来发送或中转发出的电子邮件。POP3(Post Office Protocol 3)即邮局协议的第即邮局协议的第3个版本个版本,它是规定个人计它是规定个人计算机如何连接到互联网上的邮件服务器进行收发邮件的协议。它是因特算机如何连接到互联网上的邮件服务器进行收发邮件的协议。它是因特网电子邮件的第一个离线协议标准网电子邮件的第一个离线协议标准,POP3协议允许用户从服务器上把邮协议允许用户从服务器上把邮件存储到本地主机（即自己的计算机）上件存储到本地主机（即自己的计算机）上,同时根据客户端的操作删除或同时根据客户端的操作删除或保存在邮件服务器上的邮件保存在邮件服务器上的邮件,而而POP3服务器则是遵循服务器则是遵循POP3协议的接收邮协议的接收邮件服务器件服务器,用来接收电子邮件的。用来接收电子邮件的。POP3协议是协议是TCP/IP协议族中的一员，协议族中的一员，,由由RFC 1939 定义。本协议主要用于支持使用客户端远程管理在服务器定义。本协议主要用于支持使用客户端远程管理在服务器上的电子邮件上的电子邮件Internet Mail Access Protocol（交互式邮件存取协议）（交互式邮件存取协议）IMAP是斯坦福是斯坦福大学在大学在1986年开发的研发的一种邮件获取协议。它的主要作用是邮件客年开发的研发的一种邮件获取协议。它的主要作用是邮件客户端（例如户端（例如MS Outlook Express)可以通过这种协议从邮件服务器上获可以通过这种协议从邮件服务器上获取邮件的信息，下载邮件等。当前的权威定义是取邮件的信息，下载邮件等。当前的权威定义是RFC3501。IMAP协议协议运行在运行在TCP/IP协议之上，使用的端口是协议之上，使用的端口是143。它与。它与POP3协议的主要区别协议的主要区别是用户可以不用把所有的邮件全部下载，可以通过客户端直接对服务器是用户可以不用把所有的邮件全部下载，可以通过客户端直接对服务器上的邮件进行操作。上的邮件进行操作。211、开启新浪邮箱服务器的发送接收协议 要使用Outlook作为邮件客户端，进行邮件的收发，就必须首先开启相应邮件服务器的相应服务。是不是所有的邮件服务器都需要手动开启服务？222、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户初次使用Outlook时，会自动弹出下面配置向导：单击“下一步”进入配置过程232、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step1：选择是否配置Outlook单击“是”进入下一步242、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step2：输入个人电子邮件帐户信息输入E-mail相关信息后，单击“下一步”进行联机服务器252、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step3：联机搜索服务器262、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step3：联机搜索服务器出错若出现该信息，需要返回上一步进行手动设置272、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step4：手动配置Outlook客户端282、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step5：选择“Internet电子邮件”单击“下一步”进入详细配置292、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step6：详细输入E-mail相关信息信息输入完毕后，单击该按钮进行帐户测试302、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step7：测试出错312、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户操作二 设置新浪邮箱帐户Step8：修正错误单击“其他设置”，进行服务器验证设置322、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户操作二 设置新浪邮箱帐户Step9：配置成功33l为什么要进行帐户配置？若不进行帐户配置，则Outlook中没有用户E-mail信息，如用户名、E-mail、密码等收发邮件必备的信息，Outlook就不能进行邮件的收发操作，因此帐户配置至关重要。l当帐户配置不成功，可能存在哪些方面的原因？若帐户配置不成功，可能存在以下原因：网络是否通畅 邮件服务器协议是否开启 客户端配置信息输入是否有误 配置过程是否有误341、添加帐户，实现多邮箱管理35 Outlook具备多邮箱管理功能，我们可以把日常工作中的多个邮箱都在Outlook中进行管理，这样当我们打开Outlook软件时可以方便的查看所有邮箱的信件单击“添加帐户”1、添加帐户，实现多邮箱管理36多帐户侧边栏掌握邮件协议掌握新浪邮箱客户端的配置方法37掌握多邮箱管理方法本节内容38邮件使用规范如何发送、转发邮件邮件的备份与恢复邮件分类管理下节内容 邮件管理课堂任务三操作一 邮件的使用规范1、发送邮件的准备工作3、如何发送一封普通的邮件4、如何发送一封特别的邮件5、幻灯片设计的其他因素操作二 如何发送邮件39操作三 如何转发邮件1、巧用邮件署名3、活用分类发送件4、规范邮件主题1、单邮件转发2、多邮件转发 邮件管理课堂任务三1、什么是邮件的快速步骤？2、如何创建快速步骤3、邮件规则邮件的分类存放管理4、如何创建简单邮件规则5、如何使用Outlook的邮件搜索40操作四 邮件的分类管理操作五 如何备份与恢复邮件1、什么时候需要备份邮件3、邮件自动存档4、邮件的导出和导入1、巧用邮件署名没有署名，会产生很多麻烦！411、巧用邮件署名更完整的签名，更方便沟通！422、活用分类发送发送：我们希望对方给我们回信；抄送：我们希望对方知道，收信者可以不会信；密送：不让其他收信者看到的收信者；433、规范邮件主题区别上下两种邮件主题的效果，你认为哪种更好？444、规范附件命名规则第二附件的命名更有利于信息的分类与管理455、巧用后续标志 使用该功能可以对重要事情、邮件、计划进行提醒和标志，以防止错过重要的邮件和重要事情46l抄送与密送有何不同？我们只希望对方知道信件内容，收信者可以不回复信件，抄送人E-mail其他人均可见；而密送人E-mail，其他人均不可见。l邮件后续标志有何作用？使用该功能可以对重要事情、邮件、计划进行提醒和标志，以防止错过重要的邮件和重要事情471、发送邮件的准备工作设置邮件签名邮件签名有何作用？481、发送邮件的准备工作选用邮件信纸单击“主题”按钮进行信纸的选择491、发送邮件的准备工作选用邮件信纸选用信纸后的邮件效果502、如何发送一封普通的邮件创建邮件进入“开始”功能区，单击“新建电子邮件”发送邮件窗口，等待输入邮件内容512、如何发送一封普通的邮件填写收件人和抄送人可以单击“收件人”按钮选择收件人522、如何发送一封普通的邮件添加邮件主题、邮件内容、附件以及发送邮件注意附件文档的命名方法单击“发送”按钮，发送邮件533、如何发送一封特别的邮件【案例】国庆长假单位组织员工外出旅游，安排菁菁征求大家的意见，选项为“黄山、九华山、九寨沟”的三个旅游景点中的哪一个最受欢迎信件的个性化设置在邮件中插入投票543、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置在邮件中插入投票单击“使用投票按钮”进行投票设置553、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置在邮件中插入投票选择投票投票结果确认563、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置请求回执【案例】当我们发出邮件，总希望了解对方是否已经收到，Outlook提供了请求回执功能，能帮我们解决这个问题？573、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置请求回执回执类型：请求送达回执 请求已读回执回执可以解决以上问题583、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置请求回执投票结果确认593、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置请求回执收件人回执效果603、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置设置约会【案例】Outlook提供了约会提醒功能，以便于及时提醒工作繁忙人员约会或事件的处理，那么如何设置呢？613、如何发送一封特别的邮件信件的个性化设置设置约会62l如何才能知道收件人，什么时候收到信件、阅读信件？设置回执，分别设置送达回执和已读回执。l如何设置意见征询邮件？设置邮件投票即可完成，意见征询。631、单邮件转发在“收件箱”中单击需要转发的邮件，再单击“转发”按钮642、多邮件转发只需同时选择需转发的多个邮件65l一封邮件能同时转发给多人吗？如何操作？可以！只需要在收件人地址栏中同时输入多个收件人Email就可以了。l如何一次性转发多封邮件？同时选中多封需转发的邮件，再单击“转发”按钮。661、什么是邮件的快速步骤？Outlook 2010相较于2007版本，新增了非常实用的快速步骤栏。工作中我们经常会发一些重复性的邮件，使用快速步骤，可以避免重复新建邮件、输入地址、写入内容等操作，化繁冗为便捷。默认的快速步骤671、什么是邮件的快速步骤？新建快速步骤681、什么是邮件的快速步骤？管理快速步骤692、如何创建快速步骤【案例】菁菁每天都要把收到和处理的公司的相关邮件，发送给上司作为备份和工作依据，为了更好更快地完成这项任务，可以使用Outlook的快速步骤的功能。702、如何创建快速步骤管理快速步骤单击“选项”可以编辑快捷步骤712、如何创建快速步骤管理快速步骤此处可为快捷步骤定义快捷键723、邮件规则邮件的分类存放管理【案例】随着岗位的变化，管理和联系的部门及个人增多，相应邮件也会大量增加。哪些邮件需要立即阅读，哪些部门的邮件需要长期保存和查阅等等，这些都需要我们对邮件进行分类管理。734、如何创建简单邮件规则创建邮件规则文件夹单击“新建文件夹”定义新建文件夹的名称及位置744、如何创建简单邮件规则创建邮件规则文件夹完成后的邮件规则文件夹754、如何创建简单邮件规则创建规则单击该项新建规则764、如何创建简单邮件规则设置规则单击该项新建规则774、如何创建简单邮件规则应用规则单击“立即运行规则”应用规则785、如何使用Outlook的邮件搜索【案例】菁菁每天都要收发大量邮件，如果手动查找某一封以前所发的电子邮件是一个很复杂的事情，但只要使用Outlook强大的邮件搜索功能就可以轻松的找到想要的邮件。795、如何使用Outlook的邮件搜索简单邮件管理805、如何使用Outlook的邮件搜索使用Outlook的邮件搜索功能 单击此处搜索邮件81l邮件规则有何作用？新建了邮件规则，可以很方便地对邮件进行分类管理。l邮件快速步骤有何作用？可以快捷地对目标对象创建邮件。821、什么时候需要备份邮件 Outlook是通过把邮件下载并保存到本地计算机上来实现对邮件的管理的，每封邮件都会占用一定量的存储空间，随着邮件占用空间的增大，Outlook的运行速度会变的越来越慢 一般来说，当邮件占用2GB以上的存储空间，就应该及时对邮件进行备份。832、邮件自动存档该对话框如何打开？843、邮件的导出和导入导出邮件853、邮件的导出和导入导入邮件86掌握邮件使用规范掌握如何发送邮件87掌握如何转发邮件掌握邮件的分类管理掌握的备份与恢复本节小结88新建联系人新建联系人组导出联系人及通讯簿地址导出联系人及通讯簿地址下节知识点 联系人管理课堂任务四操作一 新建联系人操作二 新建联系人组89操作三 导出联系人和通讯组的地址簿操作四 导入联系人和通讯组的地址簿1、新建单个联系人2、新建多个联系人3、输入联系人信息1、新建联系人组2、添加组成员1、新建单个联系人902、新建多个联系人91进入联系人窗格后，右击或双击空白区3、输入联系人信息921、新建联系人组93说明：同时给多人发送邮件的一种快捷方式单击该按钮，新建联系人组2、添加成员94为联系人组添加成员l联系人组新建有何作用？可以快捷地对某组内成员，进行批操作地发送邮件。951、导出操作96说明：在工作中如果我们的电脑需要重装系统，或者重新安装Outlook，这时我们可以将Outlook中现有的联系人导出成地址簿，作为备用1、导出操作97设置导出位置1、导出操作98导出文件另存1、导入操作99后续操作与导出类似100掌握使用Outlook的必要性掌握Outlook帐户管理掌握Outlook邮件管理方法掌握Outlook联系人管理本章小结实践Outlook基本常规技巧实践新浪邮箱的Outlook客户端配置实践邮件的备份与恢复方法101实践联系人信息的导出与导入操作完成教材实训任务单相关项目实训课后作业