大型ERP系统固定资产管理手册.pdf

固定资产管理系统1本源码下载地址：http:/ 目 录 录 第一章 第一章 系统概述系统概述.错误！未定义书签。1.1.主系统架构图.错误！未定义书签。错误！未定义书签。1.2.系统功能概述.错误！未定义书签。错误！未定义书签。1.3.系统架构图.错误！未定义书签。错误！未定义书签。1.4.名词述语.错误！未定义书签。错误！未定义书签。第二章 第二章 初始设置初始设置.错误！未定义书签。2.1.系统初始化流程图.错误！未定义书签。错误！未定义书签。2.2.系统参数设定.错误！未定义书签。错误！未定义书签。2.3.基础资料.错误！未定义书签。错误！未定义书签。2.4.初始数据.错误！未定义书签。错误！未定义书签。2.5.注意事项.错误！未定义书签。错误！未定义书签。第三章 第三章 报表查询与输出报表查询与输出.错误！未定义书签。3.1.折旧费用分配表.错误！未定义书签。错误！未定义书签。3.2.折旧计算.错误！未定义书签。错误！未定义书签。3.3.折旧范围比较.错误！未定义书签。错误！未定义书签。3.4.折旧计划.错误！未定义书签。错误！未定义书签。3.5.逾期资产使用表.错误！未定义书签。错误！未定义书签。固定资产管理系统2第一章第一章系统概述系统概述1.1.主系统架构图主系统架构图1.2.系统功能概述系统功能概述 本系统适用于各类企业和行政事业单位进行设备管理、折旧计提等，主要功能如下：1、用户可以自定义资产分类编码方式和类别，同时可以定义该类别的使用年限、残值率、折旧方法。2、用户可以根据需要自定义折旧方法，还能对系统提供的折旧方法直行维护。3、能自定义资产的增减变动方式。4、能自定义资产的使用状况，并增加折旧属性，使用灵活。5、能自定资产类别，并增加资产余额属性，使用灵活。6、支持资产附属设备和辅助信息的管理。7、进行资产变动处时，能同时查看其变动历史，非常清晰方便。8、能提供资产管理信息如资产保养、维护信息及计划。9、系统自动计提资产折旧，生成折旧分配表。同时可为总帐系统提供折旧凭证；为成本系 统提供折旧费用数据。10、能对固定资产计提减值准备。11、能对资产进行盘点、评估，并对其结果进行处理。12、能生成凭证并将凭证传递到总帐。固定资产系具有清晰明了的资产管理功能、灵活的自定义及应用功能、强大的查询功能和高 度的自动化功能等特点。固定资产系统和库存系统、存货系统、应收应付系统、总帐系统、成本系统等有密切的联系 系。资产卡片可以从库存系统或存货系统引入；资产增加产生的应付款可以过入应付系统；固定资产业务可以生成凭证并传递到总帐；为成本系统提供资产折旧数据。固定资产管理系统31.3.系统架构图系统架构图1.4.名词述语名词述语 主折旧范围：用于固定资产计提的折旧生成凭证。其它折旧范围只能用于资产管理。固定资产：指使用期限较长，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。折旧范围 资产类别 折旧方法 变动方式 凭证模板 资产增加 资产卡片维护 资产变动处理 资产保养 资产维护 计提折旧 资产盘点 资产评估 基础资料 业务处理 分析报表 生成凭证 期未处理固定资产管理系统4第二章第二章初始设置初始设置2.1.系统初始化流程图系统初始化流程图2.2.系统参数设定系统参数设定 系统参数界面如图 2-1 所示：固定资产管理系统5图21务参数的作用如下：1 公司编号与公司名称 显示当前实体的编号与名称。此信息公有查阅作用。如果 要改变当前实体请重新登录。2 当前年度与当前期间 显示系统当前处理业务的年度与期间。如果系统没有启用，则当前年度与期间为空值。3 启用年度与启用期间 显示系统启用的年度与期间。如果系统启用后又反启用则 启用年度与启用期间自动清空，值到系统启用为止。4 所有资产不计提折旧 用于对资产是否计提折旧。如果选用此参数则在计提折旧 时，系统将对需要计提折旧的固定资产计提折旧；如果没 有启用此参数则在计提折旧时不论资是否需要计提折旧都 不计提。5 对账不平时允许结帐 此参数用于固定资产系统和总账对账，且对账结果不平是 否允许启用或结到下期。启用此参数在对账不平的情况下 系统能启用和结账；若没有启用此参数，在对账不平的情 况下系统不能启用或结账。2.3.基础资料基础资料2.3.1.折旧范围折旧范围2.3.1.1.功能概述功能概述 为了从不同的角度管理固定资产需要定义固定资产的折旧范围。折旧范围可以定义多个，但 只能有一个主折旧范围。系统启用后已使用的折旧范围不能删除，主折旧围不能更改。2.3.1.2.项目说明项目说明 折旧范围维护项目如下：固定资产管理系统6123项目名称 折旧范围编号 折旧范围名称 是否主折旧范围 项目说明 手工录入折旧范围编号，注意不要和已有折旧范围编重复，否则不 能存 手工录入折旧范围的名称 单击是主范围或非主范围2.3.1.3.操作说明操作说明 打开系统设定选取折旧范围，单击单”新增”其界面如图 22 所示。手工录入折旧范围编号折旧范围名称、是否主折旧范围单击按扭储存即可。图222.3.2.资产类别资产类别2.3.2.1.功能说明功能说明 为方便对固定资产进行管理，您应按具有相同或相傩属性的固定资产进行分类。固定资产类 别管理界面如图23所示。您可以对其进行维护。但已使用的资产类别不能删除，在修改状 态下已使用的资产类别的类别编号不能更改。固定资产管理系统7图232.3.2.2.项目说明项目说明 资产类别录入界面上反映的信息有某类资产的一般属性、盘点信息、折旧信息、用户自定义 信息。项目说明如下：项目名称 项目说明1类别编码 手工录入资产类别编码2类别名称 手工录入资产类别编码3编码方式 单击编码方式系统给出的资产编码方式的两种：自动编码、手工编码，录入一种即可。编码方式用户不可维护4编码规则 单击编码规则系统给出的资产编码规则的四种，任选一种即可。编码规 则用户不可维护。2.3.2.3.操作说明操作说明 打开资产类别维护窗，单击新增其界面图24所示。资产新增信息有四个TAB页，分别反 映资产的类别信息、基本性质、折旧条件、自定义信息。在新增固定卡片时系统将在此处定 义的信息带入资产卡片，作为某资产的默认信息。操作步骤如下：1、单击新增（图24）。录入类别信息：编码、名称、编码方式、编码规则及期他信息。2、点击基本信息如图25所示。此页面上的信息可录可不录。3、点击折旧条件如图26所示。此页面上的信息可录可不录。建议录入有关科目信息，因 为在录入资产卡片时可以减少工作量。4、点击自定义信息如图 27所示。此页面上的信息可录可不录固定资产管理系统8图24图25固定资产管理系统9图26图272.3.3.折旧方法折旧方法2.3.3.1.功能说明功能说明 定义固定资产折旧的计算方法。打开系统设置，单击折旧方法其界面图28所示。系统会 给出一些常用的折旧方法，但您可以维护。固定资产管理系统10图282.3.3.2.术语名词术语名词 1 资产折旧年度 从资产的使用日期开始计算到该资产使用满一年的一段时间称 为第一个折旧年度，第二、第三个折旧年度以此类推。由于不 同的固定资产的使用日期不同，因此不同的资产的折旧年度范 围时间不同。在后面的折旧金额计算公式中，除特殊说明外，年折旧金额均指在折旧年度的折旧金额。2 预计使用年限 指资产的预计使用时间，通常用年来表示。系统限制固定资产 的使用年度必须为整年，不允许设定某资产的使用年限为一年 零一个月或一年半之类的情况。3 计提折旧的时间约定 约定有三种（1）按期提取折旧的资产：当期增加的固定资产当 期不计提折旧，下一期开始计提折旧；当期减少的固定资产当 期计提折旧，下期不再计提折旧。（2）按季计提折旧的资产：在该季度的最后一期提取的折旧。（3）按年计提折旧的资产：在该年报最后一期提取折旧。4 折旧要素 影响固定资产折旧计算的资产属性称为折旧要素。一般的折旧 要素包括：资产原值、累计折旧、使用年限、折旧方法、已提 减值准备等。固定资产折旧要素的变动在下一期生效，不影响 本期资产的折旧数据。折旧要 素由 系 统给 出用 户不 能维 护。折旧要素说明：固定资产管理系统11折旧要素名称 折旧要素说明 1 原值 资产的原值在资产发生变动时代表两种含义：当累计折旧与折旧无 关的折旧方法，变动后的原值即原值=已提减值准备金额；当累计折 旧与折旧和折旧方法相关时原值=原值-奕动时的累计折旧-已提减 值准备金额。2 累计折旧 资产已提取的折旧总额。3 残值 资产使用完成后（已提完折旧）后的可变现的价值。4 使用年限 资产应提折旧的年限和资产的实际使用年限不同。一般资产的关始 使用年限大于或等于使用年限；在资产发生变动时，使用年限代表 剩余使用年限。5 剩余年限 资产的剩余折旧提起年限，专用于年数总和法 6 本月工作量 资产在提起折旧期的工作量，专用于工作量法。由于本月工作量需 要用户手工录入，因此在计提折旧之前应手工录入采用工作量法计 提 折旧的资产的本月工作量 7 年数总和 资产折旧年限的代数和设备资产的折旧年限为 N 则年数总和=N(N+1)/2；当资产发生变动时，年数总和表示剩余使用年限的年数 总和。8 固定资产折旧率 专用于余额递减计算资产折旧 9 年金现值公式 当利率为 I 时，N 年后的 1 元钱相当于现在的多少（P）计算公式为)1(1INP+=10 年金终值公式 当利率为 I 时，现在的 1 元钱相当于 N 年后的多少（P）计算公式为)1(INP+=11年利率 用于年金终值计算公式中的利率12巾现率 用于年金现值计算公式中的利率13年折旧费用 表示偿债基金法中的年提起基金和年金中的年提的旧费用14自定义折旧率 用户自定义的每期折旧率15固定折旧率 用于余额递减法计算公式=使用年限 资产原值 残值2.3.3.3.项目说明项目说明 折旧方法录入界面项目说明 项目名称 项目说明1折旧方法编号 定义折旧方法的编号需要用户手工录入2折旧方法名称 定义折旧方法的名称需要用户手工录入3编辑折旧计算公式 单击按扭”编辑”定义折旧方法的计算公式需要用户手工 录入4剩余折旧处理方法 定义剩余折旧处理方法，打开按扭系统给出三种处理方 法，用户可以任选一种2.3.3.4.操作说明操作说明 打开折旧方法管理界面单击菜单新增，其新增录入界面如图 2-9 所示。操作步骤如下：1、手工录入折旧方法编码及期名称。2、单击按扭编辑，其界面如图 2-10 所示。其中列出的折旧要素是系统自带的，用户固定资产管理系统12不可以维护。用户在此界面上定义折旧公式，单击检查按扭对定义的公式进行检查，检 查通过后单击确定按扭保存。系统会把您定义好的公式写入图 2-4 面上的年折旧描 述中。3、单击剩余折旧处理选择一种处理方法即可。图 2-9 图 2-10固定资产管理系统132.3.4.变动方式变动方式2.3.4.1.功能说明功能说明 用平描述固定资产数量、折旧要素、金额发生变动的方式，资产变动类型由系统提供，用户 不可以维护。系统预设有几种变动方式：外部购置、内部购置、固定资产交换、资产盘盈、资产改良、补提折旧、状态变动、资产清理、资产盘亏、固定资产销售、部门变动。但您 可以维护。2.3.4.2.操作说明操作说明 1、新增：单击菜单新增其界面如图 2-11.变动方式编号、变动方式名称必须手工录入。打 开变动类型按扭，选择一种变动类型（变动类型系统自带用户不可以维护）；打开模板 编码，录入一个凭证保存即可。图 2-11 2、修改：选取某一变动方式，单击菜改修。在修改状态下，资产变动方式编号不允许修改。2、删除：选取某一变动方式，单击菜删除即可。2.3.5.其它基础资料其它基础资料 其它基础资料包括固定资产类型、固定资产使用状态、资产的存放地点及空间信息、资产的 计量单位、资产用途。这是本系统特有的基础资料，在系统启用之前您应进行维护。否则资 产卡片不能在顺利录入。定义固定资产类型时有选项：是否计入资产余额。如果定义为不计入资产余额，则不能参 与资产变动等业务处理，只能在资产清单中查看。定义资产使用状态时有一选项：是否计提折旧。如定义为不计提折旧，则不能参与资产折旧 处理。2.4.初始数据初始数据2.4.1.余额录入余额录入2.4.1.1.功能概述功能概述 本模块用来录入系统启用当期的固定资产初始数据。固定资产管理系统142.4.1.2.准备事项准备事项 1、定义好折旧范围、资产类型、折旧方式、其它基础资料。2、准备好固定资产的初始数据。3、设定系统参数，录入系统启用年与启用期间。4、准备好会计科目信息。5、如果要和总账系统联用，请启用账系统。2.4.1.3.项目说明项目说明 项目名称 项目说明 1 类别编号 单击类别编号调出资产类别信息，选取一个类别或手工录入 2 增加方式 单击类别编号调出资产增加方式信息，选取一个类别手工录入即可 3 资产类型 单击类别编号调出资产类型信息，选取一个类别手工录入即可 4 使用状态 单击类别编号调出资产使用状态信息，选取一个类别手工录入即可 5 资产编号 选好资产类别后，系统根据据资产类别自动给 出资产编号您不能维护 6 资产名称 用户手工录入资产名称 7 单位 单击项目单位调出资产计量单位信息，选取某个计量单位即可 8 数量 资产的数量 9 使用日期 资产的开始使用日期。10 入帐日期 资产的入帐日期。11 单件原值 资产的单价 12 币别 资产购入币别 13 采购方式 单击项目采购方式调出采购方式信息，选取一种即可。系统默认值为 无。如果选用其它方式则需要录入供货商信息 14 付款方式 如果采购方式不为无，必需录手付款方式。单击项目付款方式调出 付寺方式信息，选用一种即可。15 盘点信息 资产盘点方式。系统给出两种盘点方式实物盘点、周期盘中点，选定一 种即可。折旧信息 16 折旧范围 资产可以有多个，但必须有一个主折旧范围。系统默认的折旧范是主折 旧范围。17 使用年限 资产的预计使用年限。如果在资产类别中您已录入了该类别的使用年 限，在录入卡片时系统将以此作为默认值 18 凈残值率 资产的预计残值率，此项可录可不录。如果在资产类别中您已录入了该 类别的凈残值率，在录入卡片时系统将以此作为默认值当你录入后系统 自动计算出凈残值 19 已提折旧 可录可不录。当你录入的是旧资产保存时系统根据折旧方法等信息自动 检查您录入的已提折旧数据是否正确，如果不正确系统会给出提示。20 折旧方法 单击折旧方法下的字段调出折旧方法信息，选择录入即可。如果在资产 类别中您已录入了该类别的折旧方法，在录入卡片时系统将以此作为默 认值资产卡片保存后折旧方法不能更改。21 资产科目 单击（F3）资产科目下的字段调出科目信息，选择或手工录入即可。如 果在资产类别中您已录入了该类别的资产科目，在录入卡片时系统将以 此作为默认值 22 固定资产清理 详见资产科目说明固定资产管理系统15科目 23 累计折旧科目 详见资产科目说明 24 减值准备科目 详见资产科目说明 25 年复利或贴现 率 详见资产科目说明 部门信息 26 使用部门 使用资产的部门编号。单击（F3）使用部门调出部门信息选取或手工录 入。资产卡片保存后使用部门不能更改 27 部门名称 系统根据部门编号自动给出对应部门名称，您不楞以维护 28 成本对象 折旧费用计入的成本对象。成本对象和使用部门互斥。29 费用科目 单击（F3）费用科目下的字段调出科目信息，选择或手工录入即可 30 费用分配率 默认值 100。若有多个部门使用同一项资产则需要录入费用分配比例。2.4.1.4.操作说明操作说明 1、新增：新增录入界面如图 2-12 所示。界面由两部分组成。上半部分是资产卡片的基础 信息，下半部分有 8 个 TAB 页，分别反映资产的基本信息、折旧信息、使用部门及其 它管理信息。具体操作步骤见图 2-12。图 2-12 2、对账：单击对账，系统自动检查固产系统的初始余额和总账系统的余额是否平衡，并 给提示。根据参数设置决定是否启用系统。3、修改、删除：在系统未启用之前初始数据可以维护。2.4.2.系统启用系统启用 打开系统设置单击启用系统，界面如图 2-13 所示。单击启用按扭系统根据参数设 置给出提示。1、如果系统参数设为对帐不平衡时允许启用，在对账结果不平也能启用系统并给出提示。2、如果系统参数设为对帐不平衡时不允许启用，在对账结果不平不能启用系统，对账结果1、表头上带有*号的栏位录入相关信息2、录入基 本信息3、录入折 旧信息4、录入使用信息5、录入其他信息 如保养、维护、附 属设备信息等固定资产管理系统16平衡时提示如图 2-14 所示.图-13 图2142.4.3.反启用反启用 在系统启用后当您发现录入的初始有错误时，您可以进行反启用。进入恢复系统初始环境其 界面如图 2-15 所示。单击恢复系统初始环境，系统自动恢复初始环境并给出提示：恢复初 始环境成功。图2162.5.注意事项注意事项1、系统启用前应定义好基础资料，但系统启用后您可以进行维护。固定资产管理系统172、系统初始数据在系统启用前您可以对折旧信息、部门信息以外的信息进行维护，系统启 用后则不能。3、虽然在系统启用当期可以对系统进行反启用，但如果系统启用当期进行了业务处理且没 有计提折旧的情况，您必须删除业务数据然后才能反启用。若您已计提了折旧即使您删 除了业务数据也不能进行反启用。固定资产管理系统18第三章第三章报表查询与输出报表查询与输出 固定资产系统报表由三个部分组成：汇总查询、明细查询、管理分析报告。本章只对管理分 析报表作出说明。汇总查询、明细查询报表的说明请参见扣作者使用手册。3.1.折旧费用分配表折旧费用分配表3.1.1.报表查询报表查询 查询本期折旧费用汇总分配情况。本表有关联查询功能，可以查到折旧明细数据。查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图31界面上给出的查询条件有：会计期间、汇总方式。系统默认的查询条件是当前会计期间计提的按部门进行的所有资产的 折旧数据。您可以根据需要对界面上给出的条件任意组合，具体操作请参见 公共操作手册.图313.1.2.报表输出报表输出 报表输出有两种方式：另存EXECL 文文件、报表打印。请参见单据打印设置手册。固定资产管理系统193.2.折旧计算折旧计算3.2.1.报表查询报表查询 查询固定资产折旧的计算过程。查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图32界面上给出的查询条件有：主折旧范围、资产编号。主折旧范围是系统默认的查询条件，但是资产编剧号必须手工录入。您可以根据需要对界面上给出的条件任意组合，具体操作请参见公共操作手册.图323.2.2.报表输出报表输出 报表输出有两种方式：另存EXECL 文文件、报表打印。请参见单据打印设置手册。3.3.折旧范围比较折旧范围比较3.3.1.报表查询报表查询 比较固定资产在不同的电报挂号旧范围内的累计折旧。凈值等信息。只有在资产卡片中录入 了非主折旧范围信息的资产，在此表中能查到按非折旧范围计算的折旧数据。查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图33上给出的查 询条件有：会计期间、资产类别、资产编号、折旧范围。系统默认的查询条件是当前会计期 间、折旧范围为主折旧范围的所有资产。您可以根据需要对界面上给出的条件任意组合，具 体操作请参见公共操作手册.固定资产管理系统20图5113.3.2.报表输出报表输出 报表输出有两种方式：另存EXECL 文文件、报表打印。请参见单据打印设置手册。3.4.折旧计划折旧计划3.4.1.报表查询报表查询 可以查询固定资产在指定的期间的折旧计划数据，此数据可以引出至成本系统，作为其成本 计划数据。查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图34。界面上给出的查 询条件有：计划范围、分析方式，具体又分成了许多明细条件。您可以根据需要对界面上给 出的条件任意组合，具体操作请参见公共操作手册.固定资产管理系统21图343.4.2.报表输出报表输出 报表输出有两种方式：另存EXECL 文文件、报表打印。请参见单据打印设置手册。3.5.逾期资产使用表逾期资产使用表3.5.1.报表查询报表查询 查询在指定折旧范围内已经超过或接近预计使用年限，仍在继续使用的固定资产的期本信 息。本表有联查功能，可以查到固定资产卡片所有的明细数据。查询的方式有三种：移至、查询、自定义查询。查询界面如图35界面上给出的查 询条件有：折旧范围、截止日期、逾期天数。您可以根据需要对界面上给出的条件任意组合，具体操作请参见公共操作手册.固定资产管理系统22图5133.5.2.报表输出报表输出 报表输出有两种方式：另存EXECL 文文件、报表打印。请参见单据打印设置手册。