会议管理制度3.pdf

会议管理制度会议管理制度文件编码文件编码文件层级文件层级编制部门编制部门编制人编制人审核审核审批审批总页数总页数AQ2I-01-S001 一阶 二阶 三阶版本版本文件类别文件类别机密等级机密等级文件类别文件类别编制日期编制日期V04体系文件技术文件内文秘密机密绝密通用项目总经办016生效日期生效日期分发编号分发编号文件发布盖章文件发布盖章公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0011/6文件制文件制/修订记录修订记录页码全部333章节全部555制/修订记录首次制定修订修订修订版本修订前V01V02V03修订后V01V02V03V04修订人修订日期备注1.1.目的目的公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0012/6为规范远特科技有限公司会议纪律，规范议事日程，改进会议作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。2.2.适用范围适用范围本制度适用于公司级会议，其他会议参考执行。3.3.术语和定义术语和定义3.1 例行会议：根据公司业务需要须定期召开的会议；如：业务例会、项目会议、质量会议等；3.2 跨部门会议：各部门之间正常业务往来、或解决跨部门间工作中存在的问题等需要召开的会议；如 TR 评审会、产品开发流程讨论会、软件升级流程讨论会等；4.4.职责职责 4.1 总经办：负责监督本制度的执行；4.2 会议发起人4.2.1 会议前：负责收集准备会议资料和会议议程，确定会议时间、地点、参加人员，并提前一天在 OA 发出会议通知；4.2.2 会议中：负责会议签到的组织和会议进行事项的协调；4.2.3 会议后：负责会议记录的编制、发出和行动项的跟踪落实；4.3 会议主持人4.3.1 会议前：负责会议资料和会议议程的审核；4.3.2 会议中：负责主持会议，并对会议过程进行控制；4.3.3 会议后：负责会议记录的审核和行动项落实中较难推进事项的协调；4.4 会议参加人 4.4.1 会议前：收到会议通知后协调工作日程安排，如会议时间有冲突，协调部门其他人员参会并反馈给会议发起人员；提前查阅会议资料，对会议内容有疑问提前反馈；4.4.2 会议中：按时参加会议并签到，积极参与会议内容的讨论决策；4.4.3 会议后：按时完成会议记录中涉及到本部门的行动项并反馈；5.5.作业内容作业内容5.15.1 会议分类概述，会议分类概述，根据会议性质的不同可分为如下两类，其中各类会议的讨论事项、发起人、主持人、参加人员、召开频度参见【会议分类对照表】：5.1.1 公司级例会公司级例会：为周期性召开的会议，公司级例行会议有业务例会、月度经营分析会，质量会议等；5.1.3 跨部门会议，跨部门会议，为各部门之间正常业务往来、或解决跨部门间工作中存在的问题等需要召开的会议。会议分类对照表会议分类对照表会议会议类别类别公司级公司级例会例会会议会议名称名称业务例会讨论讨论事项事项汇报业务推进情况项目推进状况汇报生产问题汇报汇报质量推进状况经营分析情况汇报承办承办单位单位CEO 办公室产品项目部制造中心质量保证部CEO 办公室主持主持人人CEO产品项目部长制造经理质量保证部长财务总监固定参加固定参加部门部门/人员人员CEO办公室成员、采购部长、质量保证部长、人事行政部长、财务总监CEO办公室成员、产品项目部长/LPDT、研发主任、质量保证部长、中试部长、采购部长、财务总监制造副总、制造中心经理级以上人员（含鼎裕工厂）、生产品质经理、工厂质量保证部长CEO办公室成员、产品项目部长、制造部长/经理（含鼎裕工厂）、中试部长、质量保证部经理级以上人员CEO办公室、财务总监召开频次召开频次/时间时间一次/每周每周五(17:0020:00)一次/每月记录发放记录发放范围范围参会人员项目会议参会人员生产例会一次/每天参会人员质量会议一次/每月参会人员月度经营分析会一次/每月参会人员公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0013/6季度经营分析会跨部门会议跨部门会议经营分析情况总结业务往来/跨 部 门协调CEO 办公室发起部门CEO发起部门负责人董事会、CEO办公室、财务总监一次/每季度参会人员由主持人最终确定NA参会人员5.25.2 流程图流程图流程图流程图会议发起申请例会例会非例会非例会不同意不同意负责人员负责人员会议发起人内容描述内容描述5.3.1相关文件及表单相关文件及表单会议资料部门主管审批公司级公司级会议会议非公司非公司级会议级会议会议发起人部门主管5.3.1会议资料同意同意不同意不同意副总审批同意同意会议发起人副总5.3.1会议资料会议通知会议发起人会议主持人会议参加人会议发起人会议主持人会议参加人5.3.2会议资料会议中5.4会议资料会议记录会议发起人会议主持人5.5.1会议记录跟进各部门反馈并关闭会议发起人会议主持人5.5.2会议记录5.35.3 会议前会议前5.3.15.3.1 会议发起会议发起 5.3.1.1 公司级例会 a.业务例会会议时间：每周五17:0020:00(每个版块汇报时间为1520分钟)主持人：CEO参会人员：CEO办公室成员（董事长、CEO、各业务版块分管领导）、车联网事业部部长、采购部长、质量保证部长、人事行政部长、财务总监；（各版块分管领导可以带一名部门管理人员参会作为补充汇报人员）结束公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0014/6汇报内容：营销、产品项目、车联网、研发、生产、采购、质量、财务、人事行政板块业务及重点工作推进状况会议材料要求：参照公司业务汇报模板提交，内容包括：一、本周工作整体进度汇报二、重点工作完成情况汇报三、待解决问题汇报四、下周工作计划会议事项记录和跟踪人员：总经办秘书 b.项目会议会议时间：每月最后一周主持人：产品项目部长参会人员：CEO、产品项目板块分管副总、研发板块分管副总、营销副总、制造副总、产品项目部长/LPDT、各研发中心主任、销售部长、采购部长、质量保证部长、中试部长、财务总监；汇报内容：项目开发进度、成本、质量状况；会议材料要求：参照公司项目汇报模板提交，内容包括：一、项目整体状态汇报二、项目进度、成本、质量状态汇报三、待解决问题汇报四、后续工作计划会议事项记录和跟踪人员：分管副总助理 c.生产例会会议时间：每周一至周五上午10:0010:30主持人：制造副总参会人员：制造副总、制造中心经理级以上人员（含鼎裕工厂）、生产品质经理、工厂质量公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0015/6保证部长汇报内容：制造系统前一天生产待解决问题检讨，快速解决会议材料要求：生产日报及生产异常会议事项记录和跟踪人员：行政经理d.质量例会会议时间：每月中旬主持人：质量保证部长参会人员：CEO、产品项目板块分管副总、研发板块分管副总、制造副总、产品项目部长、制造部长/经理（含鼎裕工厂）、中试部长、质量保证部经理级以上人员汇报内容：质量指标达成状况，研发、生产、车厂0公里、市场各环节质量问题，数据分析改善状况，QIT/QCC进展状况；会议材料要求：参照公司质量汇报模板提交，内容包括：一、质量指标达成状况汇报二、研发、生产、车厂0公里、市场各环节质量问题及改进汇报三、数据分析改善状况四、QIT/QCC进展状况汇报会议事项记录和跟踪人员：部门助理e.月度经营分析会会议时间：每月第一周（可与本周的业务例会合并召开，分为不同阶段）主持人：财务总监参会人员：CEO 办公室成员（董事长、CEO、各业务版块分管副总）、财务总监汇报内容：公司月度经营状况会议材料要求：参照公司经营管理汇报模板提交，内容包括：一、月度经营目标完成情况二、经营管理重点工作达成情况公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0016/6三、经营管理待解决问题汇报四、后期工作计划会议事项记录和跟踪人员：总经办秘书f.季度经营分析会/董事会会议时间：每季度首月第一周（与月度经营分析会合并召开）主持人：CEO参会人员：董事会成员、CEO 办公室成员（CEO、各业务版块分管副总）、财务总监汇报内容：公司季度经营状况会议材料要求：参照公司经营管理汇报模板提交，内容包括：一、季度经营目标完成情况二、季度经营管理重点工作达成情况三、经营管理待解决问题汇报四、后期工作计划会议事项记录和跟踪人员：总经办秘书 5.3.1.2跨部门会议 a.由会议发起人确定会议时间、地点、准备或收集会议资料、确定会议议程和会议参加人员，并进行会议发起申请；b.会议发起人部门主管对会议发起内容进行审批，如不同意，则回到会议发起人修改后重新提交；如同意后，非公司级会议则直接发出会议通知，公司级会议则发送至副总处进行审批，副总审批通过则发出会议通知，如副总审批未通过则返回至部门主管处进行处理；5.3.25.3.2 会议通知会议通知 5.3.2.1 月度例行会议由会议发起人提前5个工作日发出会议通知给各参会部门（人员），周例会、专题会议和跨部门会议由会议发起人提前1个工作日发出会议通知给各参会部门（人员）；5.3.2.2 会议通知要包含会议时间、地点、内容（附会议资料）、会议议程、参会部门（人员）等；开会地点需提前至行政部进行预约，预约时间超过5分钟仍未使用的，视为放弃；5.3.2.3 会议通知发出后，针对会议议程的内容，会议发起人需要与参会人员进行必要的沟通，以便会议进行时能够快速的达成共识并形成会议结论。5.3.2.4 如出现会议时间、地点调整，由会议发起人书面通知各参会部门（人员），并说明原因。5.45.4 会议中会议中5.4.15.4.1 会议组织要求会议组织要求公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0017/6 5.4.1.1 会议组织遵照“谁发起，谁组织”的原则，所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到、不早退，不无故缺席；因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议发起人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议发起人，由会议发起人代为表达。5.4.1.2 对于例行会议本次会议开始时需通报上次会议行动事项和决议事项的跟进完成状况；5.4.25.4.2 会议进行中的要求会议进行中的要求 5.4.2.1 会议发起人员须遵守以下规定：a)会议发起人应提前15分钟到达会场，进行会场布置、转移会议资料、如需投影准备投影仪、如需电话会议应提前准备及时接通，并提前准备好【会议签到表】；b)会议发起人应组织会议参加人员签到，如与会人员未准时参加需提前了解情况确认是否能够参会。5.4.2.2 会议主持人须遵守以下规定：a)会议主持人须为会议发起部门负责人，主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。b)主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。c)会议进行中，主持人应对议程进行适时、必要的控制，讨论问题应遵循“3分钟原则”，超过3分钟没有结论的议题，主持人有权限定发言时间和中止与议题无关的发言；对于中止的议题会下沟通后可另行发起会议进行讨论。d)属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论，适时提交与会人表明意见；对未决议事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。e)主持人应将会议决议事项行动项、主责部门、完成要求和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。5.4.2.3 参会人员须遵守以下规定：a)会议参加人员原则上为会议参加部门负责人，若会议参加部门负责人临时有事可委派部门内员工参会，但须给参会员工充分授权；b)应准时到会，并在【会议签到表】上签到；c)准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；d)遵循会议主持人对议程控制的要求；e)遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；f)做好本人的会议纪录。5.55.5 会议后会议后5.5.15.5.1 会议记录会议记录 5.5.1.1 会议记录编制会议发起人负责依照公司【会议记录模板】编制会议记录；对会议记录要求如下：a)会议记录应分为会议议程、行动事项和决议事项，各项目均需有主责人和完成时间；b)会议记录中要准确记录各行动事项和决议事项的内容，必要时，需记录决策因素；5.5.1.2 会议记录的发出；会议记录须经会议主持人审核，在2个工作日发出至会议参加人员、会议记录事项和决议事项的主责人员，并依会议级别知会总经办；5.5.25.5.2 会议记录决议和行动项的跟进和结案会议记录决议和行动项的跟进和结案 5.5.2.1 会议的决议事项和行动项需由会议发起人依照会议记录主责人进行跟进落实。5.5.2.2 各决议事项和行动事项的主责人在完成所主责事项后需主动向会议发起人反馈完成状况及结论；5.5.2.3 会议决议事项和行动事项跟进完成后，会议发起人需向会议主持人汇报会议记录跟进公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0018/6完成状况，经会议主持人同意后方可结案；5.5.2.4 对于依然有争议不能结案的行动事项可另行召开会议进行讨论决策；5.65.6 会议其他相关要求和处罚会议其他相关要求和处罚 5.6.1 公司级重要决策会议的保密性5.6.1.1 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将公司级重要决议事项的内容向外泄露。5.6.1.2 对于故意泄漏、传播会议公司重要决策的事项，给公司造成损失或负面影响的，视损失或负面影响的大小由总经办酌情作出相应处罚。5.6.2 管理权责5.6.2.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。5.6.2.2 会议发起部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。5.6.2.3 迟到、早退、缺席的界定 a)迟到：参会人员在会议规定召开时间未到的，计为迟到；b)早退：所有参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前离开会场的，计为早退；c）缺席：所有参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。5.6.3 处罚5.6.3.1 对于公司级例会无正当理由迟到、早退的，视状况处以50元至100元罚款；5.6.3.2 专题会议和跨部门会议无正当理由迟到、早退的，由会议发起人将会议签到表提报至总经办进行通报批评；5.6.3.3 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由发起人及其领导承担。6.6.参考文件参考文件无7.7.附录附录无8.8.表单表单8.1【会议签到表】8.2【会议记录模板】8.3【会议发起申请单】