word操作技巧培训.pptx

主要内容1、提高效率2、格式规范培训对象办公室人员课程时长2课时1第1页/共26页2第一部分：提高效率第二部分：格式规范目目 录录2第2页/共26页如何快速选中文字鼠标放在左侧页边距处：单击可以选中鼠标点击位置的整行文字；双击可以选中整段文字；三击可以选中整篇文档中的文字（不过全选一般都用快捷键Ctrl+A)3第3页/共26页点文字时，按住Ctrl键，可以选中不连续的多个文字。（比如一段里面需要选中不连续的多个文字加粗或变换颜色时使用）；按住Alt键再点选文字，可以不受行的限制选中矩形区域内的文字。（如藏头诗）4第4页/共26页按住Shift键再点选另外一个位置，可以选中开始光标位置到后来光标位置间的所有文字。（比如需要改变其中一段内容的字体、颜色时使用）5第5页/共26页在office操作中用快捷键，很好记，我们都知道Ctrl+C是复制，Ctrl+V是粘贴。那么格式刷其实就是复制格式，快捷键在普通复制粘贴的基础上加上Shift，也就是Ctrl+Shift+C=复制格式，Ctrl+Shift+V=粘贴格式。（PPT里也是这个快捷键）更方便地使用格式刷6第6页/共26页如果是习惯鼠标流的话，还有个格式刷的技巧，双击格式刷可以让格式刷被鼠标记住，可以连续对多段文字内容进行设置格式，不需要格式刷的时候再按ESC键或者鼠标再点击一下格式刷，就可以解除格式刷的记忆。7第7页/共26页鼠标流可以点击顶部开始菜单栏里面字号右边的那两个A进行放大缩小；键盘流点击快捷键Ctrl+【和Ctrl+】来进行放大缩小。（就是键盘P右边那两个中括号）（PPT里这个方法也适用）如何快速调整文字大小8第8页/共26页有时候我们在Word里面需要用到SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函数进行计算，菜鸟只会打开Excel列好表之后再复制粘贴，其实用Word完全可以搞定。方法：插入表格，输入好原始数据后，在菜单栏表格工具布局数据公式，然后设置好公式和编号格式，点击确定就好啦。表格无需EXCEL协助9第9页/共26页需要注意的是，如果原始数据修改了，公式的数字是不会自动刷新的，手动刷新的方法也很简单，选中公式的数字，右键更新域，就刷新成功啦！10第10页/共26页有时候我们会尴尬的发现，Word里面要插入的表格有点长，正好赶上表格出现的位置在某一页的下半部分，结果延长到了下一页，但是下一页没有表头又会显得不专业，设置的方法很简单。方法：选中表头表格工具布局数据里面的重复标题行点一下，就可以啦，如果想要取消，再选中第一个表头然后再点一下重复标题行就好了。让表格每页都自动生成表头11第11页/共26页大家曾经应该都遇到过这样的事情，发现表格最后一行是空行，但是怎么删也删不掉，甚至多出了一页，每次打印的时候都有一种浪费纸张的罪恶感，同时心里怨恨Word为什么这么难使。方法：在顶部开始菜单栏里面找到段落设置的那里，然后在行距那里设置为固定值、1磅。表格最后多出一行怎么办？12第12页/共26页13第13页/共26页有时候我们在做Word时候需要无耻的Copy网上的内容过来，结果发现复制过来有大量的空行，如果手工删除非常耗费时间，这时候我们就需要取巧，用替换功能批量删除。方法：Ctrl+H可以打开查找对话框，在查找内容那里输入ll（是英文输入法状态下Shift+6，l是hijklmn里面的l），然后在替换为那里输入p，然后点击全部替换。从网页复制过来的文字格式错误怎么办14第14页/共26页15第15页/共26页16第一部分：提高效率第二部分：格式规范目目 录录16第16页/共26页自动编号是Word经常自作聪明帮大家做的事情，相信绝大多数人都不太喜欢，因为不够灵活，所以宁可用手工编号也不愿意用自动编号。但是使用手工编号的话，一旦遇到文档内容顺序调整，就会带来大量的工作了、更多的校对时间。只要出现一次这种情况，你所浪费的时间就足以让你熟练自动编号的工作原理和操作技巧！自动编号要用就用好17第17页/共26页18第18页/共26页大家可能没用过标尺，但是一定被标尺坑过，为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的，直到某一天知道了标尺原来可以这么玩：调出标尺：在视图显示里面把标尺打勾即可。标尺的作用19第19页/共26页标尺的功能首行缩进：每个段落第一行空几个格。（放在标尺的2就是空2个格，4就是空4个）悬挂缩进：每个段落除了第一行以外空几个格。左缩进：设置文字最左边的边界右缩进：设置文字最右边的边界20第20页/共26页在PPT里文字的黄金行距是1.3，在word这种几乎纯文字的文档里面段落更是尤为重要，根据不同的文档内容，我们可能需要不同的行距、段落间距设置。段落格式的灵活设置21第21页/共26页当然还有快捷键法，推荐使用1.5倍行距，快捷设置22第22页/共26页我们在做文件的时候经常需要换页，比如章节之间的区分，留出手写区域等等。菜鸟们习惯狂敲回车，然而一旦上面的文字有调整（比如行距、字号甚至多加了一句话），第二页顶部就会多出来一些回车方法：不需要回车，在你认为需要换页的文字或标点后，Ctrl+回车就可以直接换到第二页啦，不仅节省无数个回车，上面无论怎么变动，只要没超过一页，对下面没有任何影响！换页的技巧23第23页/共26页24第24页/共26页25第25页/共26页26谢谢您的观看！第26页/共26页