巧用Excel填充学籍系统.doc

巧用Excel填充学籍管理系统竹沟中学 李朝阳近来各行各业中都有许多数据系统需要我们填充资料，完善档案，但是录入数据时很多是要一项一项的窗口形式的，输入很麻烦，而数据大多是我们原来的档案资料，只不过是Excel电子表格形式或Word文件，能不能把原来的资料导入到各种系统中呢，方法是有的，现就中学的学籍管理系统为例，简要介绍一下Excel文件与数据库文件的转化及数据库系统的数据灌入的方法。一、 学籍管理系统介绍及数据资料的准备。一般的行业系统软件，大多是在数据库的基础上编纂的，生成的的上报或下发数据文件也是dbf数据库文件。而录入数据的画面多是由表单固化而成的，填写时非常不便。如图：而要填写的内容多是我们平时已经录入过的档案资料，只不过是Excel电子表格或Word文档。需要说明一下，很多资料的录入，个别单位或个人喜欢采用Word文档形式，连表格形式的内容也喜欢在Word中编写，可能对Excel电子表格操作不熟。不过我们以后要养成习惯，对于数据的处理，Excel远比Word功能强大，我们要多用Excel保存我们的资料。（Excel与Word文件的互相转化我在其他文章中有专题介绍）学校今年让我协助教务处进行学籍管理系统的录入上报，我考虑到学校有各班各学生的资料，能不能直接导入进去呢。这样至少可以节省十倍以上的时间进行单调繁琐的录入。我询问了几个兄弟学校的管理员，他们一致表示录入这个最头疼，没办法，只能一项一项的录入，大的学校要几个人同时进行几天，然后合并在一起。我想：只要是系统有能接收数据和上报数据的功能，就应该能够导入，只是对导入的文件格式内容类型等有比较严格的要求，但只要合乎系统的要求，就一定对够把数据导入进去。二、 进行Excel文件与数据库文件的转化 由于数据库文件的内容特别繁琐，项目又多，我们不清楚表头代码如何编纂，一项不对就可能导入失败。最好的办法是我们先完整录入几个学生的学籍，然后上报（导出）数据，得到一个或几个dbf数据库文件，然后打开看看哪个是我们录入的那几个学生的学籍。这个文件就是啦！我们点：文件导出，出现对话框：我们选择XLS类型，选择一个保存目录和文件名，然后：保存确定。我们就得到一个电子表格文件啦！打开这个文件，上面表头特多，对着我们刚才录入的那几个学生的信息，不难理解表头代码的意思啦！BMXH（编码序号）B-XM（姓名）SZBJ（班级）RXSX（入学时间）XBDM（性别代码）等等，还有几十项下面没数据，也不好理解的那就原样空着就行。如图：接下来的任务，大家都知道干什么了吧：把原来存的档案资料复制过来，注意有些单元格格式可能有错误，可以修正过来（一般的计算机水平都能做到）。全部复制、完善表格之后，把我们编辑的内容全部选择（列是所有表头的列，行是全部学生档案包括表头行），这点特重要，少列或少行会造到数据不全甚至不能进行下一步的数据导入。选择之后点：文件另存为类型选DBF格式，保存！三、 导入系统检查数据打开学籍管理系统，找到接收数据或导入数据功能菜单打开，选择我们刚才保存的DBF文件，点确定，哈哈，成功！我们看看系统里的数据，与我们录入的学生总人数及要录入的具体项目比对一下，看有没有漏人、漏项情况；如有，重复第二大步的部分步骤（一般是修改电子表格，重新选择另存为DBF文件）。四、 此方法的利弊 用此方法优点就不用多说了，特别省时，我学校新生人少，二百多人，我只用了二十分钟左右就完成了，要按正常的录入，每人次用1-2分钟时间，也要用上300-500分钟，一个人不停的工作也要一天啊！缺点也是有的，就是有些小错误，我们导入后不容易发觉，所以要求我们编辑Excel文件时就要细心，避免错误，格式对应，确保数据的正确性。 写此文不是介绍怎么加快录入学籍管理系统，我们应该举一反三、触类旁通的把我们的所学，灵活的应用到实践中去，希望能对大家有所帮助。