IBM公司如何降低采购成本.pptx

案例：案例：IBMIBM公司几亿的采购成本是怎样降低的公司几亿的采购成本是怎样降低的 全球全球ITIT业巨擘业巨擘IBMIBM公司过去也是用公司过去也是用“土办法土办法”采购：采购：员工填单子、领导审批、投入采购收集员工填单子、领导审批、投入采购收集箱、采购部定期取单子箱、采购部定期取单子：企业的管理层会惊讶地：企业的管理层会惊讶地发现，这是一个巨大的漏洞发现，这是一个巨大的漏洞繁琐的环节、不繁琐的环节、不确定的流程、质量和速度无法衡量、无法提高，确定的流程、质量和速度无法衡量、无法提高，非业务前线的采购环节已经完全失控了，甚至要非业务前线的采购环节已经完全失控了，甚至要降低成本，都不知如何下手降低成本，都不知如何下手!1 一、一、剖析剖析1 1元钱的成本元钱的成本 摆在摆在IBMIBM公司面前的问题是运营成本如何减公司面前的问题是运营成本如何减少少?可能降低哪部分成本可能降低哪部分成本?于是公司切开每于是公司切开每1 1元钱元钱的成本，看看它到底是如何构成的。这一任务经的成本，看看它到底是如何构成的。这一任务经过过IBMIBM公司全球各机构的统计调查和研究分析，公司全球各机构的统计调查和研究分析，在采购、人力资源、广告宣传等各项运营开支中，在采购、人力资源、广告宣传等各项运营开支中，采购成本凸显出来。采购成本凸显出来。2管理层不得不反思，管理层不得不反思，IBMIBM公司到底是如何采购的公司到底是如何采购的呢呢?那时那时IBMIBM不同地区的分公司、不同的业务部门不同地区的分公司、不同的业务部门的采购大都各自为政，实施采购的主体分散，的采购大都各自为政，实施采购的主体分散，重复采购现象普遍。以生产资料为例，键盘、鼠重复采购现象普遍。以生产资料为例，键盘、鼠标、显示器甚至包装材料，大同小异，但采购流标、显示器甚至包装材料，大同小异，但采购流程自成体系，权限、环节各不相同，合同形式也程自成体系，权限、环节各不相同，合同形式也五花八门。五花八门。3而自办采购的问题很明显而自办采购的问题很明显:对外缺少统一的形象对外缺少统一的形象;由于地区的局限，采购人员不一定找到由于地区的局限，采购人员不一定找到最优的供应商最优的供应商;而且失去了大批量购买的价格优势。而且失去了大批量购买的价格优势。4 二、由专家做专业的事二、由专家做专业的事 在深入挖掘出采购存在的问题后，在深入挖掘出采购存在的问题后，IBMIBM公司公司随即开始了变革行动，随即开始了变革行动，目标就是电子采购目标就是电子采购。从。从后来后来IBMIBM公司总结的经验看，公司总结的经验看，组织结构、流程和组织结构、流程和数据数据这三个要素是改革成功的根本这三个要素是改革成功的根本。电子采购也。电子采购也正是从这三方面着手的。正是从这三方面着手的。5变化首先发生在组织结构。变化首先发生在组织结构。IBMIBM公司成立了公司成立了 “全球采购部全球采购部”，其内部结构按照国家和地区划分，其内部结构按照国家和地区划分，并设立了并设立了CPO(Chief Procurement OfficerCPO(Chief Procurement Officer，全，全球首席采购官球首席采购官)的职位的职位。组织结构的确立，意味。组织结构的确立，意味着权力的确认。着权力的确认。“全球采购部全球采购部”集中了全球范围的生产和非生产集中了全球范围的生产和非生产性的采购权力，掌管性的采购权力，掌管全球采购流程的制定，统一全球采购流程的制定，统一订单出口，并负责统一订单版本。订单出口，并负责统一订单版本。（标准化（标准化)6 经过经过“全球采购部全球采购部”专家仔细的研究，把专家仔细的研究，把IBMIBM公公司全部采购物资司全部采购物资按照不同的性质分类，生产性的按照不同的性质分类，生产性的分为分为1717个大类，非生产性的分为个大类，非生产性的分为1212个大类。个大类。每一每一类成立一个专家小组，类成立一个专家小组，他们精通该类产品的情他们精通该类产品的情况，况，了解每类物资的最新产品、价格波动、相了解每类物资的最新产品、价格波动、相应的供应商资信和服务。应的供应商资信和服务。在具体运作中，在具体运作中，“全球采购部全球采购部”统一全球的需求，统一全球的需求，形成大订单，寻找最优的供应商，谈判、压价并形成大订单，寻找最优的供应商，谈判、压价并形成统一的合同条款形成统一的合同条款。以后的采购只需按照合以后的采购只需按照合同同“照章办事照章办事”就可以了，这种集中采购的本质就可以了，这种集中采购的本质就是就是“由专家做专业的事由专家做专业的事”。7 三、工程师、律师、财务总监审定流程三、工程师、律师、财务总监审定流程 貌似简单的采购流程，前期准备工作异常复貌似简单的采购流程，前期准备工作异常复杂。杂。IBMIBM公司采购变革不在于订单的介质从纸张公司采购变革不在于订单的介质从纸张变为电子，人工传输变为网络，而关键在于变为电子，人工传输变为网络，而关键在于采购采购流程的梳理。流程的梳理。8 制定流程首先遇到的一个问题是采购物资如制定流程首先遇到的一个问题是采购物资如何分类，才能形成一张完整而清晰的查询目录何分类，才能形成一张完整而清晰的查询目录?于是，通过调查反馈，于是，通过调查反馈，IBMIBM公司汇总全球各地所公司汇总全球各地所有采购物资，零零总总上万种。采购工程师们坐有采购物资，零零总总上万种。采购工程师们坐在一起，进行长时间的细致工作。听起来有些可在一起，进行长时间的细致工作。听起来有些可笑：螺丝钉，在类目中的名称到底是什么笑：螺丝钉，在类目中的名称到底是什么?分为分为平头、一字、十字，共多少种平头、一字、十字，共多少种?依靠专家们才智、依靠专家们才智、经验和耐心才形成经验和耐心才形成“17“17类生产性和类生产性和1212类非生产性类非生产性”详尽的目录。这一步工作的详尽的目录。这一步工作的目标是使来自不同目标是使来自不同地区、具有不同习惯、使用不同语言员工方便、地区、具有不同习惯、使用不同语言员工方便、快捷地查找到所需要的快捷地查找到所需要的“螺丝钉螺丝钉”。9工程师们讨论过后，律师们也要工程师们讨论过后，律师们也要“碰头，碰头，”如何如何统一合同统一合同?统一全球流程统一全球流程?从法律角度审查，怎样从法律角度审查，怎样设计流程更可靠而且合法，怎样制定合同才能最设计流程更可靠而且合法，怎样制定合同才能最大限度保护大限度保护IBMIBM公司的利益，又对供应商公平公司的利益，又对供应商公平?还还要对不同国家的法律和税收制度留有足够的空间，要对不同国家的法律和税收制度留有足够的空间，适应本地化的工作。之后，全球的财务总监还要适应本地化的工作。之后，全球的财务总监还要商计，采购的审批权限如何分割，财务流程与采商计，采购的审批权限如何分割，财务流程与采购流程如何衔接购流程如何衔接?（资金流和商务流的对接）（资金流和商务流的对接）10 四、突破顽固势力四、突破顽固势力目前目前IBMIBM公司电子采购主要由公司电子采购主要由4 4大系统构成，大系统构成，即即采购订单申请系统、订单中心系统、订单传送系采购订单申请系统、订单中心系统、订单传送系统统(与供应商网上沟通与供应商网上沟通)和寻价系统和寻价系统(OFQ)(OFQ)，以以及一个相对完善的及一个相对完善的“中央采购系统中央采购系统”。在在IBMIBM公司电子采购变革刚刚开始阶段，公司电子采购变革刚刚开始阶段，6060的的员工不满意现存的采购流程，原因是平均长达员工不满意现存的采购流程，原因是平均长达4040页的订单合同。低效率的结果是，页的订单合同。低效率的结果是，IBMIBM公司有公司有1 13 3的员工忙于的员工忙于“独立采购独立采购”，绕过所谓标准的采，绕过所谓标准的采购流程。购流程。11 推广中难度在于地区和部门之间的协调。制推广中难度在于地区和部门之间的协调。制定的订单新标准与老系统冲突怎么办定的订单新标准与老系统冲突怎么办?问题陷入问题陷入僵局。僵局。于是各地区的财务总监、系统总监、采购于是各地区的财务总监、系统总监、采购总监又坐到一起列单子，各地区正在使用的总监又坐到一起列单子，各地区正在使用的“土土”系统有哪些系统有哪些?与新系统相比，数据的输入、输与新系统相比，数据的输入、输出是怎样的出是怎样的?一个一个的一个一个的数据数据处理掉，形成统一处理掉，形成统一的的标准标准。12五、一个季度成本降低五、一个季度成本降低2 2亿多美元亿多美元 当当“中央采购中央采购”系统随风潜入系统随风潜入IBMIBM公司内部，公司内部，并平稳运转后，效果立竿见影。以并平稳运转后，效果立竿见影。以20002000年第年第3 3季季度为例，度为例，IBMIBM公司通过网络采购了价值公司通过网络采购了价值277277亿美元亿美元的物资和服务，降低成本的物资和服务，降低成本2 2466466亿美元。大概有亿美元。大概有近近2 2万家万家IBMIBM供应商通过网络满足供应商通过网络满足IBMIBM公司的电子公司的电子采购。基于电子采购，采购。基于电子采购，IBMIBM公司降低了采购的复公司降低了采购的复杂程度，采购订单的处理时间已经降低到杂程度，采购订单的处理时间已经降低到1 1天，天，合同的平均长度减少到合同的平均长度减少到6 6页，内部员工的满意度页，内部员工的满意度提升了提升了4545，“独立采购独立采购”也减少到也减少到2 2。13 与此同时，供应商最大的感受之一是更容易与此同时，供应商最大的感受之一是更容易与与IBMIBM公司做生意了。公司做生意了。统一的流程，标准的单据，统一的流程，标准的单据，意味着更公平的竞争：集中化的采购方式更便于意味着更公平的竞争：集中化的采购方式更便于发展战略性的、作为合作伙伴的商业关系，这一发展战略性的、作为合作伙伴的商业关系，这一点对生产性采购尤为重要。点对生产性采购尤为重要。14 简化业务流程方案实施后，在简化业务流程方案实施后，在5 5年的时间里，年的时间里，总共节约的资金超过了总共节约的资金超过了9090亿美元，其中亿美元，其中4040多亿美多亿美元得益于采购流程方案的重新设计。元得益于采购流程方案的重新设计。现在现在IBMIBM公公司全球的采购都集中在司全球的采购都集中在该中央系统该中央系统之中，而该部之中，而该部门只有门只有300300人人。IBMIBM公司采购部人员总体成本降低公司采购部人员总体成本降低了，员工出现了分流：了，员工出现了分流：负责供应商管理、合同负责供应商管理、合同谈判的高级采购逐渐增多，而执行采购人员逐渐谈判的高级采购逐渐增多，而执行采购人员逐渐电子化、集中化。电子化、集中化。新的采购需求不断出现，改革新的采购需求不断出现，改革也将持续下去。也将持续下去。15