项目业主档案管理标准作业规程.docx

项目业主档案管理标准作业规程 工程业主档案治理标准作业规程 文件编号：SYWIKF09 1.目的 标准业主档案的保管与跟踪工作。 2.适用范围 适用于物业治理处业主档案的保管与跟踪。 3.职责 3.1客服主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客户专员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.程序要点 4.1业主档案内容 a)经业主签署后的业主(临时)公约前期物业效劳协议 b)经业主签署后的消防安全责任书 c)业主(住户)状况登记表 d)资料签收表 e)钥匙领(借)用登记表 f)房屋交付验收表 g)装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料 h)违章处理通知单及处理结果资料 i)业主的有关证件复印件。 j)其他应保存的资料。 4.2档案盒(夹) 4.2.1印制公司统一格式的档案标贴纸 4.2.2将制作好的档案贴标粘贴在档案盒(夹)左侧立面顶部5cm位置上，并排列在档案柜中。 4.3住户档案盒的制作摆放 4.3.1将写有“楼号房号”的标贴纸贴在档案盒侧面上。 4.3.2将住户的有关资料存放在相应的档案盒内。 4.3.3将住户的档案盒(夹)按栋号、楼号、房间号地先后挨次排列在档案柜中。 4.3.4按档案盒(夹)内的各业主的资料排列挨次将档案有关内容登记在业主档案名目表内，内容包括：房号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.4业主档案的跟踪 4.4.1 当发生以下状况变化时，客户效劳部客服专员应将变化状况记录在业主档案中;通讯电话联络方式发生变化时：业主住户发生更替时。 4.4.2 业主档案跟踪治理：由客户中心客服专员每季度进展一次家庭状况的普查，对拖欠治理费、水电费和其他效劳费一个月以上的业主，客服专员应至少应至少每个15天跟踪一次。 4.5 业主档案属绝密档案，特别状况如需查阅须保治理处经理批准，经客服专员办理登记手续前方可查阅。 4.6 业主档案应永久保存 4.7 客户效劳部人员应利用物业治理系统对业主档案进展治理，并留意数据备份。 4.8 本治理规程执行状况作为治理处客服相关人员绩效考核的依据之一。 物业经理人：.pmC