办公室工作流程最新版本.doc

.总经办工作流程三、后勤服务类1. 公务接待流程2. 办公耗材/ 用具管理流程3. 公务车辆管理流程4. 公司福利管理流程5. 广告活动管理流程二、人事管理类1. 招聘录用流程2. 离岗办理流程3. 考勤管理流程4. 例会管理流程5. 社保管理流程6. 探亲出差流程7. 请假管理流程 一、行政类1. 发文审核流程2. 合约审核流程3. 文书档案归档流程4. 档案资料查阅流程5. 用印管理流程6. 文件资料发送流程7. 证件（原件）管理流程8. 资质挂靠管理流程一、行政类1. 发文审核流程一般发文文 稿打印、签章、存档、发送总经理审阅、签发总经办文字审核起草人送达总经办重要发文文 稿打印、签章、存档、发送董事长签发总经理审阅备注：1凡以公司名义、加盖公司印章发出的各类文件资料，均须经过总经办审核，公司领导审核和签发。2“重要发文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件、重要对外合作事项文稿。3. 检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档 2. 合约审核流程部门负责人审核、修正总经理审阅、签发总经办打印签章存档送法律顾问审核总经办文字审核起草人送达总经办相关部门存档、发送备注：1“合约”是指公司与其他方签订的合同、协议、约定书和意向书以及这些文书的补充文书。2. 可以不经法律顾问审核的合约包括：标准文本已经法律顾问审核的合约、不具有法律约束力的意向书、经董事长同意免除法律顾问审核程序的合约。3合约必须由双方签约代表签名，并标注签约人身份证号码(或签约单位组织机构代码)、第二联系人联系方式。4两页以上的合约必须加盖骑缝章。5. 由本公司单方盖章发出、等待对方盖章回传的合约，必须留1份复印件临时存档，待对方盖章回传后以原件替换复印件。6. 检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档。3. 文书档案归档流程总经办接受来文总经办复印、分发年度内分类存档总经理审阅、批示年度内分类存档有关部门审阅、存档总经办填写收发文件登记表总经办办理发文分发相关部门留取复印件/原件存档总经办立卷、归档备注：1. 总经办以年度为单元进行文件资料的立卷归档。2. 为确保归档资料的完整，归档前要进行文档资料收集，各部门配合。3. 档案管路目录、文件收发表4. 档案资料查阅流程总经办监督档案复印申请人现场查阅公司领导批准保密文档查阅总经办登记查阅人申请 总经办收回存档申请人查毕归还备注：1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，须由总经办登记，董事长签字批准，限期交换。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。2. 如需要复印案卷资料，须在总经办人员监督下进行。3. 检查方式：借阅文件记录5. 用印管理流程总经办用印登记总经办批准一般用印事项总经理批准重要用印事项文件资料承办人申请用印承办人领取、发送总经办留存归档件备注：1. 须经公司领导批准的“重要用印事项”2. 总经办在用印环节留取原件存档。3. 除证件盖章等一般用印事项外，凡具有事后查考、利用价值的用印资料均须存档。 4. 检查方式：印章使用登记表。6. 文件资料发送流程总经办办理发文总经理 审核、签发总经办整理、打印、盖章总经理 阅示部门领导审阅、修改总经办发文总经办填文件收发记录归档总经办汇报领导发送部门送达文件资料接收部门签收（接受签字） 备注：1. “发送部门”是指总经办或承办发文事项的其他部门。2. 文件资料发送实行“谁发送、谁登记”。公司其他部门发送表单、资料，参照本流程执行，不得进行信誉交接。3. 对外发送的文件资料如无直接签收人，须留有快递回单等依据，并记入文件资料发送记录。4. 对外发送重要电子文档，需进行专项登记。5. 检查方式：文件收发记录表、文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档7. 证件（原件）管理流程总经办建立公司证件信息登记簿注明证件存放地、年审/变更/换证/缴费时间总经办扫描留存证件电子版总经办按期提醒或安排年审/变更/换证/缴费总经办电子版、复印件年末归档总经办更新扫描电子版总经办注销登记证件使用人归还总经办借出公司领导批准证件使用人签字总经办进行专项登记证件使用人申请借用证件原件备注：1. “公司证件”包括各种资质类、权属类和荣誉类证书。2. 证书原件不归档，归档采用纸质复印件和电子版。3. 证件借出必须经董事长批准。4. 检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档8. 资质挂靠管理流程总经办发放相关证件备案申请公司签字备案总经办准备相关资料上报董事长审批申请公司登记备案 备注：1. 所有资质借用必须经董事长同意许可后放可发放。2. 挂靠公司需将签订合同，递交我司存档备案。3. 检查方式：挂靠公司登记表、文件资料出入登记表、相关合同二、人事管理类1. 招聘录用流程总经办初试筛选用人部门负责人面试部门负责人部门领导统一应聘人员面试总经办应聘人信息验证总经办统计整理发布招聘部门报岗位需求财务部工资等相关录入总经办入职人员资料存档总经办录入指纹、安排工位、配发文具公司领导特殊（高级）岗位由领导直接面试用人部门（业务培训）安排实习、技能培训总经办（基本培训）培训企业情况和规章用人部门负责人签署转正意见实习部门负责人签署实习期评价总经办办理转正财务部办理社会保险总经办办理劳动合同备注：1“采集人才信息”包括：总经办通过人才市场招聘、网络招聘等渠道收集人才信息，以及其他部门、人员推荐人才。2. 员工入职需在上岗前提交身份、学历学位、职称、执业资格等证件复印件、第二和第三联系人及电话，总经办负责有关信息验证。3. 检查方式：新员工入职登记表、员工档案表2. 离岗办理流程本人申请辞职总经理传签离岗传批表用人部门负责人传签离职申请书用人部门与离岗人员办理离岗交接离岗人员填写离职申请书公司通知辞退财务部办理离岗结算总经办登记、存档备注：1 办理离岗交接的内容包括：工作资料交接、业务信息资源交接、办公用品交接、电脑密码等办公信息交接。2. “关联岗位”包括：物资管理部门、与离岗人员有直接业务往来的部门。3驾驶员离岗须由总经办进行违章查询。4离岗传批未完，财务部门不予办理离岗结算。5. 检查方式：员工离职统计表3. 绩效考核流程公司领导审核批准总经办（绩效管理部门）汇总意见并修正方案财务部成本核算审核部门拟定年度（或周期性）绩效考核方案本人提交月度绩效完成表本部门负责人审核签字财务部审核签字董事长审阅批准总经办印发绩效考核方案财务部兑现工资和提奖 备注：1. 检查方式：由各部门负责人提供2. 非营销人员的总体业绩提奖由财务部计算。3. 检查方4. 考勤管理流程总经办月末考勤数据下载被考勤人按规定打卡总经理审核签字总经办送达财务部各部门负责人审核签字各部门汇总统计被考勤人因公误打卡报备被考勤人因私办理请假财务部考勤计薪总经办考勤资料存档备注： 1检查方式：每月考勤记录资料、请假、出差单据 5. 会议管理流程总经办通知开会（例会不通知）总经办记录到会情况、进行会议记录参会人员到会、签到主持人安排发言参会人员发言、讨论总经办整理会议纪要总经办存档、分发总经理会议纪要审核主持人形成决议 备注： 1.检查方式：会议记录档案表5. 社保流程新买社保总经理审批签字财务部审核签字总经办整理归类各部门提交核实符合要求人员名单转入社保财务部后续购买财务部去社保中心缴纳或网上办理董事长审核签字备注：1. 检查方式：相关资料档案、财务部交房名单6. 探亲出差流程出差出差人报销总经办备案、纳入考勤记录总经理汇报审批向部门领导汇报审核探亲财务部财务部核定发放董事长审核签字总经理审核签字部门负责人审核签字备注：1. 检查方式：相关票据、领导签字单据6. 请假管理流程总经理审核签字部门经理审核签字请假人填写、提供相关证明总经办领取、填写请假条财务部工资发放依据总经办月底整理纳入考勤总经办收取假条、备案存档备注：1. 请假人必须提前交接好，手头相关工作。2. 检查方式：领导签字的假条、病例单等 三、后勤服务类1. 公务接待流程总经办(或承办人)安排食宿、行程和参观考察董事长批准接待方案总经办(或承办人)细化接待方案董事长下达接待任务，或批准接待事项总经办(或承办人)向公司领导反馈完成情况有关部门配合接待备注：1. 检查方式：相关票据2. 办公耗材和办公用具管理流程使用人（部门）申请领用总经办已购物品登记存放总经办汇总需求，集中采购需求部门填写物资申购单总经办物品发放使用人填写办公耗材领用登记表总经办批准办公耗材领用使用人按规定交还总经办总经办物品发放使用人填写办公用具领用登记表总经办批准办公用具领用备注： 1检查方式：物资申购单、入口台账、出库台账、物资领取表3. 公务车辆管理流程总经办协调落实费用事宜总经办按期提醒或安排 年审 / 投保 / 缴费总经办建立公务车辆信息登记簿注明证件存放地、年审/投保/缴费时间总经办批准用车公司领导批准特殊用车总经办安排车、司机、派车单用车人（部门）申请用车总经办建立派车单记录总经办进行审验前、离岗前违章查询总经办按年度查询违章情况总经办派车单存档归类用车人（部门）用车完毕填写派车单财务部执行扣款总经办签发违章扣款通知总经办界定违章责任备注： 1检查方式：用车申请单、保险单据、交通处理单4. 公司福利管理流程节假福利总经理审批总经办人员统计、方案整理各部门上报人员名单总经办制定相关福利方案长期福利总经办资料存档总经办项目实施财务部后勤人员领取资金、方案递交存档备案董事长审批 备注： 1检查方式：物资申购单、物品发放名单5.广告活动管理流程总经办(或承办人)广告活动的整理申请部门讨论总经办(或承办人)制定相关方案各部门广告或活动要求总经办存档相关资料申请部门验收领取总经办办理申请部门填写（物资申购单）申请部门报总经理审批备注： 1检查方式：物资申购单、相关合同精选范本