最新十讲文书工作ppt课件.ppt
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1、十讲文书工作十讲文书工作 秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上 (“文来文去”) 10-1-1 文书与文书工作文书公务文书私人文书公文公文文书工作文书工作是指通过互相联系的一系列环节,完成文书制发、传递、办理、保管的全过程。(亦称文书处理或文书管理)本讲主本讲主要研究要研究 B.行文制度:行文制度:机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有主要有6种种 a.相互行文制度。 b.联合行文制度。 c.逐级行文制度。 d.文稿代拟制度。 e.一文一事制度。 f.公开行文制度。 1,某市卫生局向市委、市政府呈报了关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。
2、您认为责任在谁? 2,国庆前夕,市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢? 10-2-1发文处理五环节:发文处理五环节: 10-2-2各环节主要注意事项各环节主要注意事项 A. 交拟、拟稿:交拟时,交拟时,交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容,即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时拟稿时的注意事项已在上一讲详细介绍了。交拟 拟稿审核 签发印制 校对用印登记封发传递 B.审核、签发:审核、签发: 关于审核的要求也已在上一讲详细介绍过。主要是抓住文稿内容、体式、行文规则,进行综合审查与核定。 签发,是指机关领导人对已审核的
3、文稿进行审批,签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节,也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。 关于公文签发的权限。 签发文书3项要求(认真;明确;规范) C.印制、校对 对印制工作的要求内容准确;格式规范;页面整洁;字迹清楚;美观大方,便于阅读和保管。 校对非常重要,也最容易出差错,要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。 校对3种方法 a.对校法。 b.折校法。 c.读校法(两人合作)。 D.用印、登记 发文用印注意发文用印注意4点:点:确认有领导人签字并且适合规定;盖印份数必须与原稿上标明的相同;印章应盖在落款中央,上不压正文,下要压日期(“骑年盖月”);盖印必
4、须端正清晰,忌“歪、倾、斜、偏、花”。 登记即对准备发出的公文作统一记载,以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。 一般应使用发文登记簿,一文一页登记表,其项目有:发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。 E.封发、传递 封发,即装封发出。分5个步骤:a.清点; b.写封; c.填写发文回签单(也叫发文回执) d.装封;e.加封。 传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同,其渠道和方式有:机要通信传递;机要交通传递;专职人员传递;文件交换站传递;电信传递(无线密码电报、有保密设施的传真机、计算机网络)。 传递文件3条基本要求:迅速及时;安全保密;手续完备。 10-3-1 收文处理收
5、文处理5环节环节 10-3-2 各环节操作程序与注意事项各环节操作程序与注意事项A.收文、阅文: a.收文。收文。包括签收、分类、登记3流程。 检查、清点无误后方可签字。收文 阅文立卷 归档筛选 传阅拟办 批办承办 催办 对所收文件进行正确分类。对所收文件进行正确分类。 收收 文文 分分 类类b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件e.内部刊物、工作简报等类文书a.上级机关指令性和指导性文件两种登记方法:两种登记方法:分类登记法 流水式登记法 b.阅文阅文 阅文是秘书办文的一个先决条件。 阅文的基本要求:阅文的
6、基本要求:“四看清”性质与大体内容;制发与主送机关;缓急与时限;秘密等级与保密时限。 阅文阅文“三法三法”: a.泛读法; b.跳读法; c.精读法。 B.筛选、传阅筛选、传阅 a.筛选筛选的基本要求。 经筛选,一般将文件分为三类: (a)必阅件领导者必须看到的文件,亦即秘书必须呈送的文件。 (b)批办件需要领导者审阅和批示的文件。 (c)参阅件仅供领导者参考的文件和材料。 秘书的提炼、综合;加写“内容提要”。 b.传阅传阅(a)传阅文件种类:凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件(大致4种)。(b)传阅方式:直接送传;专人送传;集中传阅。(c)传阅注意事项: 掌握传阅范围,不得随意扩大和缩小;
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