档案清单目录格式标准规范.doc

+\ 新文书档案目录格式 （一）归档文件目录 归 档 文 件 目 录 年度：2008 类目：2 保管期限：永久 盒号：004 件号 文 号 责任者 文　件　材　料　题　名 日 期 页数 备注 031 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第一批小型基建计划的通知 2008.01.12 3 032 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第二批小型基建计划的通知 2008.04.12 4 033 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第三批小型基建计划的通知 2008.10.22 6 ①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。 注：纵向目录表格格式均参照以上。（二）全引目录式样 0--5大类档案全引目录索引 年度:2008年 一级类目 保管期限 起止盒号 起止件号 文件所在 页号 存放柜号 党群工作 （0类） 永久 1-2 001-050 1 25 长期 1-12 001-150 18 30 短期 1-5 001-060 50 38 行政管理 (1类) 永久 3-6 001-100 5 25 长期 13-15 001-198 30 31 短期 6-7 001-090 70 38 经济管理 (2类) 永久 7-9 001-150 8 25 长期 16-20 001-280 40 31 短期 8-10 001-120 75 39 ①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为155mm。 ②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。 注：索引表格格式均参照以上。 （三）新文书档案备考表式样 备 考 表 盒内文件情况说明： 整 理 人： 检 查 人： 整理日期: 年 月 日 ①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。 ③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。 （四）新文书档案卷盒脊背 全宗号 年度 一级类目名称 保管期限 起 （ ） 止 件 号 （ ） 盒号 30 30 30 30 30 60 30 310 10 25 25 25 25 50 25 220 全宗号 年度 一级类目名称 保管期限 起 （ ） 止 件 号 （ ） 盒号 档案盒盒脊式样 档案盒底边式样 单位：mm (两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右) ①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。（五）新文书档案全引目录脊背 （以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识） 全引目录 年度 文 书 档 案 第 1/3 册 全引目录 年度 文 书 档 案 全1册 示例一 示例二 说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一； 2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。 科技档案目录格式 （一） 案卷目录 案 卷 目 录 盒号 档 号 案 卷 题 名 总页数 保 管 期 限 页号 备 注 (“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码) ①各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表宽度为170mm。 （二）卷内目录 卷 内 目 录 保管期限： 盒号： 档号： 序号 文件编号 责任者 文 件 题 名 日期 页数 （页号） 备注 (“页数”：为每件文件的页数；“页号”：适用于整卷装订成册的，为其中每件文件的首页所在的页码) ①以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。 （三）科技档案全引目录 805类档案全引目录索引 2号机 分类号 类目名称 案卷目录 所在页号 卷内目录 所在页号 8050 燃料设备管线施工安装文件 1 1 8051 锅炉设备管线施工安装文件 1 10 8052 汽机设备管线施工安装文件 3 59 8053 化水设备管线施工安装文件 6 69 8054 暖通及其它系统设备管线施工安装文件 8 99 8055 焊接记录、试验报告 10 110 8057 材料出厂证书 12 135 8058 设计变更、工程变更、材料代用单 16 160 143—190盒 90号柜 311—340盒 94号柜 191—250盒 91号柜 341—360盒 95号柜 251—280盒 92号柜 361—391盒 96号柜 281—310盒 93号柜 393—400盒 97号柜 ①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm）；下半部标示存放位置的部分，单元格宽度从左至右依次为39、38、39、38（mm）。整表宽度为155mm。 ②上半部表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用N（行）*10（mm）分布。 科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜，即索引目录制作的大小，以该册能够装下的数量为准。对盒号的起止范围不做具体要求，各自便宜确定即可，要有稳定合理的规律沿袭可循。 （四）科技档案案卷封面 档 号: 0201-8400-01 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 ①“案卷题名”处请写明该案卷实际题名，并普通一号宋体居中。 ②其余文字空三号字体两格依样分布，三号宋体字加粗。“密级”分为“秘密、机密、绝密”，之前认定为“普通”密级的，密级置空不填。 （五）科技档案备考表 卷内备考表 档号： 互见号： 说 明： 1、本卷有 件，共有 页，其中文字材料 页，图纸 张。 2、其他。 立 卷 人： 立卷日期： 年 月 日 检 查 人： 检查日期： 年 月 日 （六）科技档案卷盒脊背 20 D 30 20 20 60 310 110 保管期限 档号 案卷题名 盒 号* D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根据需要设定） 注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。 （七）科技档案全引目录脊背 全引目录 **类 科 技 档 案 第 2/2 册 全引目录 **类 科 技 档 案 全 1 册 全引目录 **类 科 技 档 案 第 1/2 册 示例一 示例二 图A7 全引目录脊背 说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一； 2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第X/N册”。 会计档案目录格式 （一）案卷目录 会 计 档 案 案 卷 目 录 年度：2008 分类号：433 盒号 案 卷 题 名 保管期限 存放地点 备注 ①以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20（mm），整表宽度为170mm。 +\ （二）案卷目录 会计档案全引目录索引 年 度 类 别 案卷目录 所在页号 存放地点 2006年 会计报表(430) 1 50号柜 会计账簿(431) 2 60号柜 工 资 单(432) 3 70号柜 会计凭证(433) 4 80号柜 2007年 会计报表(430) 9 50号柜 会计账簿(431) 10 60号柜 工 资 单(432) 11 71号柜 会计凭证(433) 12 85号柜 2008年 会计报表(430) 会计账簿(431) 工 资 单(432) 会计凭证(433) ①以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm），整表宽度为155mm。。（三）会计档案全引目录脊背 全引目录 年度 会 计 档 案 (注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同) （四）会计档案封面小标签 (适用于账簿及报表) （20mm） （70mm） 案 卷 （30mm） 题 名 （20mm） （30mm） （20mm） （10mm） 保 管 期 限 案 卷 号 （10mm） 档 号 （40mm） （50mm） 照片档案目录格式 （一）照片目录（1-7大类） 照片档案目录 年度：2008 册号：02 照片号 档号 照　片　题 名 拍摄日期 拍摄者 /单位、部门 页号 备注 010 2008-1-01 XXX在XX会上讲话 2008.03.05 何长江 /新闻中心 1 011 012 （此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。 ①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。 （二）特殊的，工程档案照片目录（8、9大类） 工程照片档案目录 项目代号：0100 册号：03 照片号 档号 照　片　题 名 拍摄日期 责任者 /单位 页号 备注 021 0100-8035-01 一次风机设备缺陷处理 2008.03.10 刘海洋 /设备部 1 互见号：科档0100-8035-017 022 023 （此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。） ①以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。 （三）照片档案卷盒脊背（根据选用照片册脊背大小而定） 全 宗 号 年度（项目代号） 类 别 保管期限 照 片 号 号 号 第 m/n 册 （四）单张照片说明 照片号 档号 题 名 拍 摄 时 间 拍摄者 文字说明： （如有互见信息，在说明之后另注明） ①“拍摄地点”不专门设置著录项，请在“文字说明”中地点环境做准确说明。 （注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。） 光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式 （一）光盘（磁带）目录（1-7大类） 光盘档案目录 年度：2008 盘号 档 号 题 名 日 期 保 管 期 限 备 注 01 第1册/25柜 02 （“责任者”为刻盘移交单位，“备注”填写光盘归档份数等信息。） ① 以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、60、20、20、30（mm），整表宽度为170mm。 （二）特殊的，工程光盘（磁带）目录（8、9大类） 同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。 （三）光盘文件目录 光盘档案文件目录 盘号：02 档号：2008-1-01 序号 责任者 文 件 题 名 日期 备注 互见号：科档0100-8035-017 ①以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、80、20、30（mm），整表宽度为170mm。 （四）光盘档案卷盒脊背（根据选用光盘册脊背大小而定） 全 宗 号 年度（项目代号） 类 别 保管期限 光 盘 号 号 号 第 册 注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。此脊背即为光盘档案册所用。 （五）单张光盘说明 盘 号 档 号 保 管 期 限 光 盘 名 称 刻录人 刻 录 日 期 备注： （如有互见信息，在说明之后另注明） （注：“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。） 实物档案目录格式 （一）实物目录 实物档案目录 年度： 序号 档 号 责 任 者 题 名 载体形制 日期 存放 地点 备注 001 2008-1-001 北京市政府 北京市XXX先进单位 锦旗 2008.03.05 15号柜 002 003 ① 一般地，横向目录表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边27mm。以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、40、80、20、 25、15、20（mm），整表宽度为240mm。 ② 一般地，横向目录表格至顶端纸边35mm。横向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用10（行）*15（mm）分布。 注：上表中“序号”项为三位数字，取所有实物档案排序的大流水号； “档号”项中第三段的号也为三位数字，取同一年度内所有实物档案排序的流水号。 （二）实物档案封面小标签 (规格大小由用户自定) 序 号 档 号 责任者 题 名 资料目录格式 资　料 目 录 年度：2008 盒号 档 号 案 卷 题 名 存放地点 备注 01 2008-1-01 大唐国际2008年路演文件 2号柜 ① 以上字段从左至右依次保持宽度为15、30、80、25、20（mm），整表宽度为170mm。 章格式 （一）文书档案归档章式样： 16 8 （全宗号） （年度） （室编件号） 问题 （保管期限） （馆编件号） 315 单位：mm （二）档号章（科档）式样: 15 35 档 号 10 序 号 10 单位：mm （三）竣工图章式样： 编制单位 7 60 竣 工 图 13 编制人 技术负责人 编制日期 10 10 监 理 单 位 名 称 监理人 10 10 25 25 30 80 单位：mm 档案移交目录 （一）文件移交目录 文 件 移 交 目 录 年度： 类别： 序号 责任者 题 名 文件形成日期 页数 备注 移交单位： 接收单位： 移交人： 接收人： 移交日期： 接收日期： ① 此表可做为本《目录格式》未予专门规范的各载体档案的移交登记目录，对不同档案类型只需将“文件”二字改成对应类型即可，如“实物档案移交目录”等；对应字段也可以做相 应修改以贴合该档案类型实际，如对实物档案，“页数”可改为“载体形制”等。 ②对文件移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。 ③以上字段从左至右依次保持宽度为15、60、90、30、15、25（mm），整表宽度为240mm。 （二）科技档案移交目录 科 档 移 交 目 录 年度(或项目)： 序号 责任者 案卷(文件)题名 数量 形成日期 （起止） 归档号 备注 移交单位： 接收单位： 移交人： 接收人： 移交日期： 接收日期： ①如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类组卷，可以将已经形成的“案卷目录”作为“移交目录”。 ②对科档移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。 ③以上字段从左至右依次保持宽度为15、50、90、15、30、20、20（mm），整表宽度为240mm。 （三）会计移交清册 ****年 度 会 计 档 案 移 交 清 册 凭 证 卷（册） 移交 账 簿 卷（册） 共计 卷（册） 报 表 卷（册） 工资单 卷（册） 详细见附录 移交部门负责人（签名）： 移交人： 年 月 日 接收部门负责人（签名）： 接收人： 年 月 日 ①此页样式可作为会计档案移交清册的首页，可在条目输机录入后打印出相应目录附后，再由会计人员填写此页，签字确认即可。 ②对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。 （四）印章移交清册 印章档案移交清册 移交内容： 明细： 1、（枚）。 2、（枚）。 3、（枚）。 …… 共枚 注：详见后附移交目录。 移交单位： 接收单位： 移 交 人： 接 收 人： 移交时间： 接收时间： ①对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。附录： 印章移交目录（共枚） 移交日期：2008年1月1日 印章名 热电厂 印 模 印章名 印 模 印章名 印 模 档案利用登记表格式 档案利用（借阅）登记表 类型： 档案 年度： 借阅日期 档 号 档案文件名称 利用目的 及方式 数 量 借阅人 审批人 档案清退 日 期 签 收 备注： ①“利用方式及目的”一栏中“利用方式”指复制、现场查阅、借出使用等，“目的”指各种利用方式下档案的用途。 ②档案利用依年度、按不同档案类型分开登记，不要混杂。 不归档文件目录格式 (一)案卷目录 不归档案卷目录 盒号 案 卷 题 名 页号 存放地点 01 大唐国际2008年不归档文件（总经理工作部） 02 大唐国际2008年不归档文件（思想政治工作部） (“页号”：为每一个案卷的卷内目录所在的页号) ① 以上字段从左至右依次保持宽度为20、90、30、30（mm），整表宽度为170mm。 (二)卷内目录 2008年不归档文件（部）目录 　　　　　　 序号 责任者 文 号 文 件 材 料 题 名 日期 页数 01 大唐国际 办[2001]12号 关于举办XXX培训班的通知 2008.02.03 10 (“页数”：为每一份文件的总页数) ① 以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、30、70、20、10（mm），整表宽度为170mm。 档案专题目录archival subject catalogue： （一） 制作专题是档案编研工作的一种，专题是档案编研工作较为基础和广泛的形式。专题的确定和编制角度的选取，均是由各企业结合自身实际需要而定。 （二） 专题的命名：主题、事由范围等等统属性的题目。如公司内地上市专题、生产事故专题等等。 （三） 专题的形制：所有专题均以组卷的形式进行组织，包括文档专题。 档案专题目录格式 (一)案卷目录 专 题 目 录 盒号 案 卷 题 名 页号 备 注 01 大唐国际2008年生产事故专题 02 大唐2008年干部任免专题 (“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录所在的页号) 以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、15、55（mm），整表宽度为170mm。 (二)卷内目录 大唐国际2008年生产事故专题目录 序号 原档号 责任者 文 件 材 料 题 名 文 号 页号 备注 01 大唐国际 关于XX厂事故的通报 大唐国际生[2001]1号 (“页号”：为每一份文件第一页所在的页号。取值为空，由用户手填) ① 以上字段从左至右依次保持宽度为10、25、30、60、20、10、15（mm），整表宽度为170mm。 档案销毁清册 大唐国际XXX公司 XX档案鉴定销毁清册 立 档 单 位： 销毁清册编制单位： 销毁清册编制时间： 审 批 人 意 见： 审 批 人 签 字： 审 批 时 间： 档案销毁时间： 监销人签字： （此线下为详细目录） 档案销毁目录 序号 文 件 材 料 题 名 日 期 档 号 原保管 期限 鉴定意见 ①鉴定销毁清册是佐证档案鉴定工作进行的凭证性材料。 ②鉴定同意（或部分同意）销毁的，执行人需要在“档案销毁时间”和“监销人签字”处签字确认执行，未签字视为未执行；鉴定不同意销毁的，需在“档案销毁时间”和“监销人签字”处以“\”划去，显示闭环，不能置空。 ③以上字段从左至右依次保持宽度为10、80、20、25、15、20（mm），整表宽度为170mm。 档案利用效果登记表 档案利用效果登记表 利用日期 利用部门 利用者 档号 & 题名 （利用填表以“次”为单位，借阅多份文件的可只填写文件档号） 主要内容 （若上格没有填写文件题名的，要写清楚文件的主要内容；若不填请以“\”代替） 用途 利 用 效 果 ①此表在形成比较突出的利用事例的时候，由档案人员注意提交给利用者进行详细填写。不用每次填写。 ②表格距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。整表宽度为170mm。 ③表格至顶端纸边35mm。