英文电子邮件的格式分解ppt课件.ppt
![资源得分’ title=](/images/score_1.gif)
![资源得分’ title=](/images/score_1.gif)
![资源得分’ title=](/images/score_1.gif)
![资源得分’ title=](/images/score_1.gif)
![资源得分’ title=](/images/score_05.gif)
《英文电子邮件的格式分解ppt课件.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《英文电子邮件的格式分解ppt课件.ppt(70页珍藏版)》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。
1、你还在为顾客误解你的表达而苦恼吗?你还在为英文邮件写作而抓狂吗EMAILReporter: 曹梦琪曹梦琪u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents3/64 据调查,约有据调查,约有88%88%的互联网用户使用电子邮件,的互联网用户使用电子邮件,而在商务领域而在商务领域中约有中约有90%90%的员工通过电子邮件的形式的员工通过电子邮件的形式来联系公务。来联系公务。英文电子邮件的重要性英文电子邮件的重要性 商务
2、英语电子邮件以其商务英语电子邮件以其方便快捷方便快捷,在现代商务活,在现代商务活动中起着重要作用。动中起着重要作用。 商务往来中的电子邮件代表着公司的商务往来中的电子邮件代表着公司的形象形象,显示,显示着公司的着公司的水平水平和和实力实力,直接影响到客户对公司的评,直接影响到客户对公司的评估。所以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据估。所以,商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。着举足轻重的地位。4/64商务英语电子邮件由五部分组成:商务英语电子邮件由五部分组成:u Address - 收信人收信人EmailEmail地址、抄送收信人地址、抄送收信人EmailEmail地址、密送
3、收信人地址、密送收信人EmailEmail地址地址u Subject -主题主题u Salutation - 称呼称呼、Opening - 开头开头、Body - 正文正文、Ending - 结尾句结尾句u Complimentary Close - 礼貌结束语礼貌结束语u Writers Full Name - 写信人全名写信人全名、 Writers Title and Department - 写信人职务及所属部门写信人职务及所属部门、Address - 地址地址、Tel - 电话号码电话号码、Fax - 传真传真商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(1/16)5/64u Addr
4、ess 地址地址u 收信人地址收信人地址 To: u 抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc: u 密送收信人地址密送收信人地址 Bcc:Cc: Carbon CopyBcc: Blind Carbon CopyTo: Cc: Bcc: 多个收信人地址多个收信人地址用用半角半角的的逗号逗号或或者者分号分号隔开。隔开。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(2/16)6/64u Subject 主题主题 (1/3)(1/3)1. 1. 主题主题 ( (Subject) ) 框的内容应框的内容应简明简明地地概括概括信的内信的内容,短的可以是一个单词,如容,短的可以是一个单词,如 greetin
5、gsgreetings;长的;长的可以是一个名词性短语,也可以是完整的句子,但可以是一个名词性短语,也可以是完整的句子,但长度一般不超过长度一般不超过3535个字母。个字母。YES:Supplier Training NO:Professional Trainees from Sister Company Should Abide by Rule of Local Company商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(3/16)7/64u Subject 主题主题 (2/3)(2/3)2. 2. 主题框的内容切主题框的内容切忌含糊不清忌含糊不清。YES:Tomorrows meeting
6、 canceledNO:News about the meeting 3 . 视 信 的 内 容 是 否 重 要 , 还 可 以 开 头 加 上视 信 的 内 容 是 否 重 要 , 还 可 以 开 头 加 上 URGENT 或者或者FYI (For Your Information,供参考,供参考)例如例如:URGENT: Submit your report today! 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(4/16)8/64u Subject 主题主题(3/3)(3/3)4. 4. 一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词一般来说,只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可
7、。另外一种较为正规的格式可将的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于除了少于5 5个字母的介词、连接词或冠词之外的每个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。一个单词的首字母大写。YES:New E-mail Address Notification Detailed calculation NO: detailed calculation 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(5/16)9/64u Salutation - - 称呼称呼 (1/4)(1/4) 根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间根据发信人的具体情况以及发信人与收信人之间的关系而定。的关
8、系而定。1. 在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名,在同辈的亲朋好友或同事之间可以直呼其名,但但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。对长辈或上级最好使用头衔加上姓。Tom HanksDear/Hi TomDear Mr Hanks2. 收信人的名字千万不要写错。收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(6/16)Jennifer Miss/ Mrs/ Ms Aniston10/64u Salutation - - 称呼称呼 (2/4)(2/4)3.3. 收信人是多个男性用收信人是多个男性用MessrsMessrs;多个女性用;多个女性用Mesdames, Mesda
9、mes, Mmes, Mmes, 或或MsesMses;有男有女,弄清楚每个人的称呼。;有男有女,弄清楚每个人的称呼。已已婚婚Mrs, Mrs, 未婚未婚Miss, Miss, 最好用最好用Ms. Ms. Messrs. Smith, Wyatt, and Fury4. 有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Mses. Dicaprio, Lionel, and GreenMr. Harold Wright and Miss Margaret WrightDr. / Prof. / General / Senator Wright 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮
10、件的格式(7/16)11/64u Salutation - - 称呼称呼 (3/4)(3/4)5.5. 老外的名字有时有老外的名字有时有Jr. Jr. 或或 Sr.Sr., , 罗马数字罗马数字I I,IIII等等Martin Luther King, Jr.John Parker, Sr. is the father of John Parker, Jr.George Bush Sr. George VIWhen George VI died, Elizabeth II succeeded to the throne.商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(8/16)12/64u Sa
11、lutation - - 称呼称呼 (4/4)(4/4)6.如果没有名字,或者是很正规的邮件,则可用:如果没有名字,或者是很正规的邮件,则可用:Dear Committee Member:Dear Colleagues:Dear Meeting Planner: To All Sales Reps:To Whom It May Concern:商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(9/16)Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: Ladies or Gentlemen:Dear Customers,13/64u Opening 开头开头 (1
12、/3)(1/3)澄清你的意图澄清你的意图 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。才能更好的引出邮件的主要内容。感谢读者是邮件感谢读者是邮件开场白的好办法开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴,。感谢您的读者能让对方感到高兴,特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(10/16) 记得要注意语法,拼写和标点符号,保持句子记得要注意语法,拼写和标点符号,保持句子简短明了且句意前后一致。简短明了且句意前后一致。14/64u Opening
13、开头开头 (2/3)(2/3)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(11/16)2. 如果回复客户的咨询,向他们对公司的兴趣表示感谢如果回复客户的咨询,向他们对公司的兴趣表示感谢Thank you for contacting us.3. 如果对方已经回复过你的一封邮件了,感谢回复如果对方已经回复过你的一封邮件了,感谢回复Thank you for your prompt reply.Thanks for getting back to me.1. 如果你主动给别人写邮件,表明意图如果你主动给别人写邮件,表明意图I am writing to15/64u Opening 开头开头 (3
14、/3)(3/3)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(12/16)5. 如果有人给了你特别的帮助如果有人给了你特别的帮助Thank you for all your assistance.6. 某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑I truly appreciateThank you for your feedback.4. 如果你询问一些信息,对方花了点时间才发送给你如果你询问一些信息,对方花了点时间才发送给你Thank you for providing the requested information. 16/64u Body
15、 正文正文 正文是电子邮件的主要部分,大多把话题分成正文是电子邮件的主要部分,大多把话题分成几个小主题,每个小主题一段,每段一般只有一两几个小主题,每个小主题一段,每段一般只有一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(13/16) 正文书写格式绝大多数采用正文书写格式绝大多数采用齐头式齐头式。齐头式是。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始,这种格式便指正文中各部分都从每行的左边开始,这种格式便于打字和节省时间,提高工作效率。于打字和节省时间,提高工作效率。 称呼和开头之间,段落之间,正文和信尾客套称
16、呼和开头之间,段落之间,正文和信尾客套话之间一般话之间一般空一行空一行。17/64u Ending 结尾结尾 在邮件结束之前,应再次感谢收信人。在邮件结束之前,应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(14/16)u Thank you for your patience and cooperation.或或 Thank you for your consideration. u If you have any questions or concerns, dont hesitate to let me know. 或或 I look forward to hearing
17、 from you. 18/64商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15)(15/15) Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语(1/2)(1/2) 结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词。结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词。1. Very Formal 非常正规的非常正规的( (例如给政府官员的例如给政府官员的) ) Respectfully yours, Yours respectfully,2.Formal 正规的正规的( (例如例如客户公司客户公司之间之间) )Very truly yours, Yours very truly, Your
18、s truly,u Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语(2/2)(2/2)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/16)3. Less Formal 不太正规的不太正规的( (例如例如亲人,好朋友亲人,好朋友) ) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4. Informal 非正规的非正规的( (例如朋友,同事之间例如朋友,同事之间) )Regards, Warm regards, With kindest reg
19、ards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 20/64u Signature 签名签名 邮件的末尾加上签名档,附加必要的个人信息邮件的末尾加上签名档,附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(16/16) 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4 4行。行。Local Organizing Commi
20、tteePhone: +7-3822-491-776Fax: +7-3822-492-410E-mail: isdeiv2012hcei.tsc.ru21/64商务邮件模板Dear Mr. Lin, I received your letter on May 18. I agree with you that the deal was a mutually beneficial one. We have gained great profits through the cooperation with Chinese exporters in recent years, and we are
21、keenly desirous of expending our trade with you in home appliance. We really hope we could have further cooperation with each other and achieve greater development together.With best regards.Yours sincerely, John Smithsignature亲爱的林先生:亲爱的林先生: 我收到了您我收到了您5月月18日的来信。您日的来信。您认为我们上次的生意是互惠的,这点认为我们上次的生意是互惠的,这
22、点我十分赞同。我十分赞同。 近年来,我们通过与近年来,我们通过与中国的出口商合作获利颇丰,我们迫中国的出口商合作获利颇丰,我们迫切期望扩大与你们在家电行业的贸易切期望扩大与你们在家电行业的贸易合作。我们真心希望能继续与您深入合作。我们真心希望能继续与您深入合作,将来获得巨大发展。合作,将来获得巨大发展。 献上最诚挚的祝福!献上最诚挚的祝福! 约翰约翰史密斯史密斯 敬上敬上u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Conte
23、nts23/64商务英语电子邮件写作应遵循的商务英语电子邮件写作应遵循的五五C C原则原则u Correctness 准确准确u Conciseness 简洁简洁u Complete 完整完整u Clarity 清楚清楚u Courtesy 礼貌礼貌五五C原则原则 (1/14)24/64u Correctness 准确原准确原则则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系,其准确性对商务管理与沟方的权利、义务关系,其准确性对商务管理与沟通至关重要。通至关重要。 具体而言,不仅电子邮件的英语具体而言,不仅电子邮件的英语语法语法、标点标点符号符
24、号和和拼写拼写要做到要做到准确无误准确无误,电子邮件,电子邮件内容内容还要还要叙述准确叙述准确,以免引起误会纠纷。,以免引起误会纠纷。五五C原则原则 (2/14)25/64u Conciseness 简洁原则简洁原则(1/3) 简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用不影响完整性和礼貌性的前提下,尽量使用简单句简单句子子和和简短词语简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻件既浪费写的时间,也会给阅读者带来不必要的麻烦,故商务英语电子邮件应以烦
25、,故商务英语电子邮件应以简明扼要简明扼要为第一要务。为第一要务。 在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的在具体写作中,商务英语电子邮件呈现出的句句法特征法特征是是句子结构简单明了句子结构简单明了,有大量,有大量省略句省略句和和不完不完整句整句。其。其词汇特征词汇特征是是用语简洁用语简洁,语言简明扼要语言简明扼要。五五C原则原则 (3/14)26/64u Conciseness 简洁原则简洁原则(2/3) 为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩为了节约时间和空间,电子邮件中可使用缩略语。略语。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五五
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 英文 电子邮件 格式 分解 ppt 课件
![提示](https://www.deliwenku.com/images/bang_tan.gif)
限制150内