经济商务连锁快捷酒店财务培训宾馆制度流程 财务系统管理流程P8.doc
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1、如家酒店连锁公司财务系统管理制度(仅限内部使用)文件编号:颁布日期: 起草人:日期:复核人:日期:审批人:日期:- 8 -财务系统管理制度(仅限内部使用) 一、 基本信息:集团财务软件目前采用用友财务软件网络版NC3.0版本(以下简称“NC”)。二、 系统维护权限设置:(一) NC系统用户组设置1. 用户组维护权限:NC系统设置以下用户组:(1) NC系统管理员(2) 总监(3) 区域经理/主管(4) 内审(5) 总帐(6) 应收应付会计(7) 出纳(8) 银行专员(9) 酒店会计(10) 酒店出纳维护权限:NC系统管理员为财务系统经理,只有NC系统管理员可以进行用户账户的维护、各用户组的权限
2、分配。NC系统管理员维护用户组权限分配表。2. 用户组权限的定期审阅及变更:定期审阅及权限变更:(1) 每年末,NC系统管理员需要将用户组权限分配表和用户组权限审阅及变更表打印并签字。(2) 由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核,确保用户组权限分配表与NC系统设置一致,并在用户组权限审阅及变更表上签字确认。(3) 财务总监和会计总监共同对用户组权限分配表进行审阅,并在用户组权限审阅及变更表上标明需要增加、减少、变更各用户组权限并签字确认。(4) 如果用户组权限需要变更,NC系统管理员根据经财务总监和会计总监审阅修订的用户组权限分配表在NC系统中重新设置,同时据此更新用户组权限分配表
3、。更新完成后将用户组权限分配表和用户组权限审阅及变更表打印并签字。(5) 由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核,确保用户组权限分配表与NC系统设置一致,并在用户组权限审阅及变更表上签字确认。三、 新建账套的开设:1. 账套设立/删除的审批:(1) 酒店会计、应收应付会计或总账会计填写NC系统帐套设立申请表/NC系统帐套删除申请表,并发邮件向财务经理申请。(2) 财务经理复核NC系统帐套设立申请表/NC系统帐套删除申请表内的信息。(3) 会计总监对NC系统帐套设立申请表/NC系统帐套删除申请表进行最终审核批准。(4) 根据经批准的NC系统帐套设立申请表/NC系统帐套删除申请表,NC系
4、统管理员在系统中完成新建账套初始化。(5) 完成设置后,NC系统管理员发邮件通知相关用户账套已经设立/删除。2. NC系统管理员对新建账套的初始化:(1) 初始用户酒店:初始用户至少包括酒店出纳、酒店会计、区域财务经理、总监总部公司:初始用户至少包括出纳、总账、财务经理、总监(2) 会计科目分配新建账套按照如家标准会计科目设置进行会计科目分配。(3) 定期报表的分配新建账套的定期报表具体包括:如家财务明细表、财务报表、全国往来核对表和银行存款周报。如家财务明细表、财务报表和全国往来核对表的表式由NC系统管理员在NC系统中维护,每半年由财务报告及分析经理审核一次,以确定是否需要修改报表内容,任何
5、变化由会计总监审核批准。银行存款周报的表式由NC系统管理员在NC系统中维护,每半年由资金经理审核一次,以确定是否需要修改报表内容,任何变化由财务总监审核批准。四、 用户权限管理与维护1. 用户类别:集团用户:经权限分配后,可以登陆任何有权限的账套。公司用户:仅可登陆所在公司账套账户。2. 新建账套的用户设置NC系统管理员根据NC系统帐套设立申请表中的信息为新建账套设置用户。酒店:酒店会计、酒店出纳设为公司用户,其他主管设为集团用户。公司:所有新增用户均设为集团用户。用户设置完成后,由NC系统管理员邮件通知用户,邮件内容包括:账套代码、账套名称、用户名、用户初始密码1111。3. 公司用户(酒店
6、会计、酒店出纳)的变更(1) 酒店会计填写NC系统用户变更申请表,并发邮件提出申请(2) 财务经理审批,并转发NC系统管理员进行更改。(3) 系统管理员根据审批邮寄,进行用户设置,完成后邮件通知用户。邮件内容包括:账套代码、账套名称、用户名、用户初始密码1111。4. 集团用户信息变更(新增、修改、锁定(封存已经离职人员))(1) 财务经理填写NC系统用户变更申请表,并发邮件提出申请(2) 会计总监审批,并通知NC系统管理员进行更改。(3) 系统管理员根据审批,进行用户设置,完成后邮件通知用户。邮件内容包括:账套代码、账套名称、用户名、用户初始密码1111。5. 用户权限的定期审阅(1) 每年
7、末,NC系统管理员需要将用户权限表和用户权限审阅及变更表打印并签字。(2) 由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核,确保用户权限表与NC系统设置一致,并在用户权限审阅及变更表上签字确认。(3) 区域财务经理对所在区域酒店的用户权限表进行审阅、会计总监对总部的用户权限表进行审阅,并在用户权限审阅及变更表上标明需要变更的用户权限并签字确认。(4) 如果用户权限需要变更,NC系统管理员根据经区域财务经理或会计总监审阅修订的用户权限表在NC系统中重新设置,同时据此更新用户权限表。更新完成后将用户权限表和用户权限审阅及变更表打印并签字。(5) 由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核,
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