计算机在管理中的应用管理计算机通信质量.doc
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1、计算机在管理中的应用管理计算机通信质量计算机在管理中的应用 张莫然 近几年,随着计算机和网络技术的飞速发展,办公自动化系统已广泛应用于各行各业,就我单位而言,主要用于质量管理工作和行政人事管理工作。下面分别就计算机在这两方面管理的应用进行分析说明。 一、计算机在质量管理中的应用 质量管理有大量的资料需要共享,大量的文件需要传递,文件资料要有可追溯性,整个管理工作有固定的程序。由此,利用先进的计算机和通信等手段,建立一套覆盖各设计部门的质量管理自动化系统,对实现管理现代化和决策科学化有着非常积极的意义。 质量管理办公自动化系统的总体构架9001质量体系要求从设计策划、组织和技术接口、设计输入、设
2、计输出、设计评审、设计验证到设计确认及设计更改等各要素的控制都有固定的程序,即工作流程。设计人员之间互相交流,协同工作,需要共享很多基础资料和文件资料。利用办公自动化技术及局域网,建立质量管理自动化系统,不仅能管好质量,还能大大提高工作效率。因此,该系统既可设计为相对独立的系统,也可嵌入办公自动化系统。其主要模块设置如下面所述。 1:综合信息。此模块涵盖与质量管理有关的规章制度、法规、电子报刊和问题研讨等信息,具备及时、支持交互处理等功能特征,易于维护、扩充和使用。会议管理。质量体系分为4种会议类型,即生产协调会、设计输入文件评审会、设计评审会和确认审查会。开会前,需要把会议的时间和地点通知与
3、会人员,与会人员可接受、拒绝、授权他人参加会议或提出会议可行性的建议。会议组织者可预定会议室及资源(例如投影仪等),并作详细的会议纪要。 2:分派任务(设计策划)。此模块工作流程为:确定项目负责人草拟项目设计计划计划经营处审批总工/分管领导审批下达任务;确定专业负责人草拟专业设计计划项目负责人审批下达任务单。各级设计人员及有关部门则根据质量职责,具有不同的访问权限。如主要领导可查阅、审批所有的项目设计计划;项目负责人可查阅、编写、修改所负责的工程项目的项目设计计划,审批专业设计计划,下达任务单;专业负责人可查阅所参加的工程项目的项目设计计划,编写、修改所负责的专业设计计划,下达任务单;计划经营
4、处可查阅所有的项目设计计划,对其进行整理、归档,向项目负责人提供项目设计计划的修改意见;一般人员可查阅其参加项目的任务单。 3:互提资料。该模块利用/强大的邮件系统实现院内各专业处室之间和与项目有关部门之间的信息传递。设计评审。设计评审流程各级设计人员及有关部门根据质量职责,完成各自的工作。如确定设计、校核(初核、复核)、审查(初审、复审)、核定、核准人员;提交设计成果,阅读校核、审查意见;审查设计成果;核准设计投资方案、总体布置、总进度和设计原则等。会签。设计成果(包括图纸)涉及两个或两个以上专业,必须由项目负责人组织各有关专业负责人会签。相关流程为提供需会签的成果审签核签。设计验证。设计人
5、员将需验证的内容应用多种方法进行验证,形成文字后交由专业负责人监督检查。设计确认(审查)。按质量体系程序文件规定,设置工作流。 4:成果统计。项目完成后,应将成果报告、图纸、评审意见、会签表、互提资料单等资料归档。 质量管理办公自动化系统开发平台的选择包括 1:系统开发平台的功能要求质量管理系统的平台应能适应质量管理系统的流程化处理特点,可方便地在不同职能部门之间进行双向数据传递,在局域网与上应具备大规模信息交流与共享的能力,同时,应考虑系统的安全性、完整性、可配置管理、与其他应用系统的集成性。特别需要强调的是,这些相关的系统可能是完全异构的、分散的系统。因此,只有选择一个简单易学、功能强大、
6、快速灵活的开发平台才能开发出符合质量管理需求的应用系统。 2:/的特点/是集电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及技术为一体的电子邮件与群件平台。是由公司推出的功能强大的软件产品系列。中的一切信息都存储在数据库中。在文档数据库中可包含任意数量的对象和数据。数据类型可以是文字、数字、结构化数据、图象、图形、声音、录影、文件附件、连接/嵌入的对象等等。/提供了自动邮递的机制,使文档能够通过链接、直接发送等多种方式实现传递。利用/建立的质量管理系统,具有以下特点: (1)集成性。在相同的、唯一的界面下,用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、信息等各个方面的信息。这种集成能
7、力提高了应用系统的可靠性。 (2)可靠性。由于所有的应用开发都建立在统一的平台之上,管理的难度与工作量大大降低,安全性和系统的可靠性大大提高。本系统是一个分布式的客户机/服务器系统。可以根据信息量的大小选择不同规模档次的服务器系统,还可以利用/群集技术提高系统的吞吐量和可靠性。 (3)开放性。/支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准,具有强大生命力的系统。3质量管理办公自动化系统功能需求根据应用需求以及在质量管理体系中全体受控人员对信息处理的操作要求,使该系统具有如下功能。 A:电子邮件功能电子邮件系统是信息传递与共享的工具。一是通信功能,如工作人员之间互相发
8、送电子邮件或通知等;二是按照某种条件传递符合某种规范的信息内容。质量管理系统将每一项需要处理的信息或通知,制成电子邮件,直接投递到工作人员的电子邮箱中。用户打开自己的电子邮箱,阅读有关邮件,并通过邮件的指示(链接指针、等)自动打开相关的质量管理系统,进行下一步的工作。用户通过关注自己的电子邮箱就可以了解到需处理的工作。以电子邮件作为质量管理系统的统一入口,将大大提高系统的用户的友好性和易用性,减少系统培训的工作量。 B:复合文档数据的处理功能质量管理系统可以轻松地处理以文件、表格、图形、图象为主的非结构化数据和复合文档数据。 C:工作流自动化功能任何一个项目都需要由一个人或一批人完成一系列任务
9、,工作流应用程序能指导项目自动完成这些任务。从而节省开支和减少出错,提高速度并能跟踪项目的进展。在每一阶段,相关人员负责与此文档相关的特定的任务。一旦这一阶段的任务执行完毕,工作流应用程序能确保负责下阶段工作的有关人员收到通知及执行此阶段任务所需的有关资料。 D:协同工作和移动办公功能在质量管理体系中,经常需要不同部门各级受控人员对设计成果进行讨论、交流,对成果质量进行控制。这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是“协同工作”;移动办公也是质量管理自动化的重要手段。所谓“移动办公”就是设计人员或领导在办公室以外可通过远程拨号或其他手段,随时访问质量管理系统,及时处理相关工作。 E:安全性控制功
10、能质量管理系统所处理的信息繁杂,部分涉及单位机密,工作人员在不同时间对质量管理信息的处理权限是不同的。因此安全性控制功能是质量管理系统得以实施的先决条件。 F:其他业务应用系统的集成功能设计质量管理系统应最方便、快捷地访问相关的应用系统,如文字处理系统、图形处理软件、专业应用系统等,提高质量管理系统的友好性和易用性。 设计一套功能强大、管理方便、界面友好的质量管理自动化系统的关键是选择一个合适的应用平台。采用公司著名的邮件、群件与应用开发平台产品/作为质量管理自动化系统的基本软件平台,结合相关系统、产品与工具,构筑质量管理自动化系统。应用/开发的质量管理系统,展现在用户面前的是基于/模式下的网
11、页,用户可轻松地完成自己的质量管理工作,通过电子邮件用户获知自己下一步的工作。在完成了自己的工作后,由质量管理系统的报文传递功能自动传递到下一角色。领导可随时追踪项目完成情况及质量管理的过程,大大提高质量管理工作的效率。使质量管理的各个环节紧密结合,实现质量管理工作的程序化、规范化、科学化、简单化。 二、计算机在人事管理中的应用 随着社会的发展,科技的进步,作为信息载体的计算机日益显露出其举足轻重的地位。当今社会已步入了信息社会,知识经济将成为新世纪的主导产业。伴随计算机的逐步推广和使用,计算机已在科研、生产、商业、服务等许多方面创造了提高效率的途径,与此同时,单位技术成本也逐年有了明显的下降
12、,然而办公室里的人事费用却不断增加。在国外,花费在专业、管理和行政人员上的成本占了办公室总成本的2/34/5,这一现象使人们对办公室自动化的要求与日俱增。我们必须在进行机构改革的同时,尽快使用现代化管理设备、管理手段、管理方法。计算机在人事部门的广泛使用,改进了统计手段,改革了统计方法,提高了统计工计算机在人事部门的广泛应用,将为我国的人事管理工作,提供现代化的管理手段和科学的管理方法,并将为开创人事管理工作的新局面创造条件。 目前,计算机在我国的人事管理工作中,主要可用来进行报表处理,档案管理,文书编辑,信息查询,综合分析。其涉及的面之广,数据量之大可想而知,若利用手工进行这些统计工作,当然
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