资料室管理制度-18.doc
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1、山东天弘化学有限公司实验室文件编号SDTH-HYZD-018-2015版本号第B版第0次修订文件名称资料室管理制度发布时间2015-07-01页码 3 / 3山东天弘化学有限公司实验室资料室管理制度为保证实验室文件的完整、安全、保密,便于查找利用,增强资料的实用性和有效性,特制定本规定.第一章 总则资料员,切实做好文件的收集、分类、整理、立卷、归档及印章的管理工作,保证文件资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件资料管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。资料员形成书面台账与电子台账,建立资料入档与借阅流程。第二章 立卷归档的范围最先获取文件、资料的员工为第一责任人,有责任按照文件、资料的利用价
2、值在获得质量负责人及技术负责人同意后,转交资料室保存。文件、资料范围包括但不限于以下资料:具有查考利用价值的原始记录、报告单、设备资料、图标、照片、联络单、电子文档、质量记录及与实验室经营建设活动有关的记录、会议纪要、各类评定、证件;实验室受控文件及非受控文件、任命、人事资料、总结发言材料、年度规划材料、经营计划、责任状、合同(协议、备忘录等具有债权、债务等明确权责的书面(双方签字或盖章)材料,以下统称合同).资料分为机密资料与普通资料。机密资料包括但不限于以下资料:实验室受控文件、管理人员及各职能负责人人事资料、建设资料、管理规定、年度规划材料、经营计划、责任状等涉及不宜公开的经营信息(包含
3、电子版)。第三章 资料的移交归档资料的移交应由移交双方签写交接单,交接双方应对资料进行检查、清点、核对,并履行签字手续。各职能负责人形成或接收与本部室相关资料,收到七日内必须列明清单移交资料室备案归档,比如程序文件由质量负责人从中国合格评定国家认可委员会CNAS获取,并负责移交资料室;中国合格评定国家认可委员会CNAS红头文件由质量负责人获取后移交至资料室.所归档资料要求均为正本或原件,若需归档复印件,则需书面说明,由实验室主任批示后进行存档。任何职能负责人和班组人员不得以任何理由拒绝归档。资料归档后若有更新,相应职能负责人要及时通知资料员及使用班组人员进行更新资料。各班组人员及各职能负责人必
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