物流信息系统设计案例商业企业库存管理信息系统.doc
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1、商业企业库存管理信息系统1 系统规划1.1 系统背景在国民经济信息化过程中企业信息化是一个很重要部分。随着企业经营模式逐渐从劳动密集型向技术密集型转变,建立在真实数据基础上科学理性现代管理方式将使企业在市场竞争中立于不败之地。管理信息系统能及时为企业提供所需真实数据,成为企业管理者进行决策依据。尤其在商业企业中,商品进销存管理显得极其重要。现代商业迅速发展,对手工管理模式提出了严峻挑战。商品品种日益丰富,流行周期变短;企业经营活动节奏加快,如调价、削价、赊销、代销、折让、退换等各种情况;信息量增大、变化加快,这些都增加了经营管理结算与统计难度,手工管理难以完全胜任。现代化商业大市场、大流通、大
2、商业发展前提是高度发达社会信息化,而商业企业自身内部管理信息系统又是社会信息化前提。商品流转中基础数据组织及应用尤其重要,也是商业MIS系统在操作层与经营层最广泛应用之处。商品进、销、退、换、盘、损等商品流转过程管理以及相应款项流通管理、票据管理,是计算机系统代替手工作业方式主要用途之一。强化库存管理,规范业务流程,提高透明度,加快商品资金周转,以及为流通领域信息管理全面网络化打下基础,是商业企业家门梦寐以求。本小组开展商业企业库存管理信息系统分析及设计,就是希望有助于我国商业自动化事业发展,同时也希望丰富企业信息系统研究,为企业信息化作出贡献。当今企业信息系统不但是传统手工信息管理系统替代者
3、,而且也是先进管理思想表达者。因此本系统就是在下面两个研究背景基础上进行。(1)手工信息管理缺点与现代管理信息系统优势。我国目前大部分小型商业企业仍然采用传统手工信息系统。这种原始手工操作信息系统存在很多缺点,如管理效率低,劳动强度大,信息处理速度低而且准确率也不够令人满意等。而以先进管理理念建立起来管理信息系统,实现商业企业现代化库存管理,能够增强商业企业活力,为企业带来巨大经济效益,这也是商业企业库存管理当务之急。现代化库存管理信息系统,利用计算机技术从事商品信息处理,显示出其手工操作无法比拟优势。(2)数据库技术现状。在商业企业库存管理信息系统中数据库是关键,数据库中数据就是企业重要资源
4、,数据库设计好坏影响着商业企业库存管理信息系统好坏。商业企业库存管理信息系统中核心技术就是数据库技术。1.2 项目研究意义商业企业库存管理信息系统主要解决是商品库存方面信息管理问题,还没被广泛应用到企业信息化管理中。库存管理模块占企业总资产20-30%,被称作“第三利润源泉”,所以商业企业对库存进行全面管理是非常有必要5。商业企业已从传统进销存一体经营模式转为国际通行进销分离模式。建立商品库存管理信息系统,对于商业企业加强商品在内部流通过程中合理调配、合理存储,减少内部流通成本具有积极意义。建立商品库存管理信息系统,是众多商家迫切需要,也是商品经济发展必然产物;一套完整库存管理信息系统,不仅能
5、合理管理商品流通减少货物冗余、加速资金周转,控制商品价格波动,而且它能规范商品流通工作流程,减少人为因素影响,更重要是它能利用历史数据,为管理者决策提供分析数据。因此,为了给商业企业库存管理者提供强有力库存决策,更好地帮助他们进行有效库存管理,提高企业市场竞争力,分析及设计库存管理信息系统有着非常重要实际意义。1.3 系统介绍1 系统目标商业企业库存管理信息系统总体目标是提高库存业服务水平、实现物流合理化,降低总成本与提高客户满意水平。其具体设计目标主要有以下几个方面:(1)为商业企业库存管理提供大量商品入库、存储保管与出库方面信息, 根据这些信息分析、了解商品在存储过程中状态,分别采取不同处
6、理及监控措施,并将这些信息及时反馈给采购、销售、需求预测等部门,使采购、物流、销售形成一系列连贯活动,使商业企业库存管理协调合理。(2)实现对商业企业库存工作规范化管理,能按单号、商品名称、入库日期、合同号、仓库名称等条件,迅速查询商业企业各项未进行、正进行、待进行库存信息,从而对库存作业实施监控及管理。(3)具备及供应商及时准确交换信息功能。支持成员间信息共享,可实现本企业不同地点仓库间与企业间信息集成。(4)实现库存合理化。依靠电子计算机技术与严密库存管理,压缩库存,并防止积压与脱销。采取有效措施,尽可能缩短从订货到发货时间。(5)为客户提供信息咨询及有关资料查询与统计。总之,商业企业库存
7、管理信息系统基本目标是用现代化物质技术设备与管理措施,不断提高库存作业工作效率,做到储存多,进出快,采用科学养护方法,不断提高商品养护能力,做到保管好,损耗少;运用经济手段管理仓库,建立及健全以岗位贵任制为中心各项管理制度,不断提高仓库管理水平,做到节省费用,保证安全。1系统功能商业企业库存管理活动可分为商品入库、商品存储保管、商品出库与辅助决策四个部分。其具体功能如下:(1)商品入库信息系统商品入库作业是商业企业库存管理开始,包括商品接运、卸货、搬运、清点数量、商品验收、整理、堆码、办理入库手续等一系列操作过程。它是根据商品储存计划与入库凭证安排,按照规定程序,仓库进行收货业务。入库信息系统
8、处理范围包括从接收入库开始确认存储位置,到更新库存处理。接收入库:商业企业从供应商那里事先获得到货预订信息并存储在计算机系统中。实际到货时, 通过扫描读取该条码检索出到货单位所对应该商品信息,经过信息确认后就可以完成接收货物作业。存放指示:使商品存储位置通过计算机系统自动进行分配,并输出存储位置指示书, 向作业人员进行指示。更新库存:在分散处理时, 更新库存分为中央与分散两次更新库存。如果在入库商品立即出库系统中, 在分散计算机中更新所掌握不同保管位置库存, 然后联网更新在中央计算机系统中所掌握不同仓库库存。在入库商品不需要立即出库情况下, 在分散计算机系统中立即进行更新处理。为了使中央与分散
9、两方库存保持一致, 需要建立日常能够进行两方库存对账功能。入库确认:入库确认主要是核对录入各种入库信息是否正确, 如果出现了错误, 要回到取消接收入库信息状态, 重新从接收入库开始修改。如果全部正常处理, 根据入库确认输出实际入库信息。信息生成:为入库处理最后步骤,要生成接收累计会计信息,用以反映会计系统接收台账、库存账,将信息存储到相应数据库。(2)储存保管信息系统储存保管阶段是商业企业库存管理作业重要环节。这一阶段商品在整个储存期间,为保持商品原有使用价值,仓库需要采取一系列保管、保养措施。在库信息系统处理范围包括事先设定库存指标,到盘点管理等。检索库存:让业务人员知道正确库存量,判断是否
10、及订单相对应。在电子商务环境下,商业企业充分利用通畅网络渠道,可以及时地检索到公司在各地库存及供应链上其他企业及库存相关库存最新资料。输出收付管理资料:商品入库与出库时要登记实物卡片,在计算机系统中为了正确管理库存,存储着入库纪录。计算机系统生成收付表单,并根据收付实际业绩掌握将来业务量。补充库存:商业企业库存补充可以分为定期补充与紧急补充。定期补充是按照所确定安全库存,根据库内储存商品进行补充汇总,指示完成补充库存处理。紧急补充是以出库预定数据为基础,当进行商品分配时,拣货货区不足由存储库区紧急补充。盘点:查明存货盘盈、盘亏、损毁数量以及造成原因,并应进行相应账务处理,调整存货实存数,使存货
11、账面记录及库存实物相符。计算机系统中,根据库存数据库对仓库、不同货架存储商品进行盘点,事先要输出有关盘点清单。(3)商品出库信息系统商品出库作业是商业企业库存管理业务最后一个环节。这一阶段是根据出库凭证,为使商品准确、及时、安全地发放出去所进行一系列作业活动。对商品出库,要求发货准确、及时,保质保量地交给仓单持有人;出库商品必须包装完整、标记清楚、数量准确。出库信息系统处理范围包括从按订单准备出库开始,实际货物出库到向会计系统传送已经出库信息为止。汇总出库数据:对商品分配结束之后订单数据进行汇总,从中央计算机系统得到出库数据,确认数据内容,按照出库数据顺序进行排列替换并编辑有关内容。为进行单据
12、拣货仓库生成处理单据,在进行配车处理同时对配车处理传送出库数据。在电子商务环境下,商业企业通过网络可以汇总出公司各地仓库出库数据,汇总后数据为企业决策提供依据。拣货处理:汇总拣货清单按照商品单位合计出库数据,及作业人员作业单位匹配输出商品分类。单据拣货时,在汇总出库数据之后,考虑配送业务按照不同方面排列替换出库单据,以单据为单位输出拣货清单并进行拣货处理。分拣处理:分拣处理是集合拣货后处理作业。在以商品总量为单位进行拣货之后,再按照不同订单分配商品。生成分拣货架与订单,以及这些内容商品所联系分拣清单,按照拣货顺序参考分拣清单,向分拣货架分配商品。生成出库单据:计算机进行出库作业指示,即对拣货、
13、分拣等进行出库作业指示订单进行生成出库单据准备,及出库单据形式相吻合,加工订单信息, 随时输出单据。出库确认:确认出库处理,以接受订单检索出预定出库出库数据,对出库单据与商品、数量等是否一致、实物与数量是否一致进行确认。有关集合包装订单,由于在包装时确认内容,只确认包装个数,所以在出库区放置货物时,读取货物标签条码进行出库确认。传送数据:在分散计算机系统中处理完成出库数据要传送到中央计算机系统中,并在中央计算机系统中更新库存。向结算系统中传送支付信息,附加销售信息、内部交易信息等对会计必要项目生成传送文件。(4)辅助决策子系统辅助决策功能是对数据分析与决策功能,这部分功能是该系统核心功能,它包
14、括库存决策建立与库存决策运行。为了更方便快捷地进行库存决策,将商品与某种库存模型建立关联。具体建立过程为,根据对历史数据与现行数据分析,确定或预测商品需求量与需求速度,根据合理决策模型,以及合理确定模型参数,将此作为该商品库存决策方案保存下来。预警提示:根据限额数据设计出库存量预警提示。订货决策:根据预警提示某种商品,对其库存数据录入后,进行决策分析,并能够进行订货数量相关决策最后制定库存订货决策。数据管理:数据管理功能是对预警提示信息与订货决策数据存储管理,对这些数据存储及维护是实行科学决策所必须,是辅助管理决策系统基础性功能。1.4 系统开发计划(略)1.5 可行性分析可行性分析以调查研究
15、结果为基础,经过可行性调研,进一步论证系统必要性与可能性。可行性分析目就是用最小代价在尽可能短时间内确定问题是否能够解决。可行性研究目不是解决问题,而是确定问题是否值得去解决。怎样达到这个目呢?当然不能靠主观猜想,而只能靠客观地分析,必须分析几种主要可能解决方法利弊,从而判断开发系统目标与规模是否现实,系统完成后所能带来效益是否大到值得投资开发这个系统程度。商业企业库存管理信息系统开发主要是从经济可行性、技术可行性与社会可行性三个方面进行可行性研究。(1)经济可行性以中小型商业企业规模与经济实力支持开发一个库存管理信息系统是没有任何问题。系统经济可行性分析主要是从系统成本,效益估算,系统维护代
16、价等因素考虑。开发库存管理信息系统所达到经济效益远远超过经济估算时考虑到硬件构成,软件费用,运行费用,管理费用等。所以开发这样一个库存管理信息系统从经济方面考虑是可行。(2)技术可行性本系统采用Windows XP作为操作平台。运用我们比较熟悉Microsoft Visual FoxPro6.0作为系统开发软件,主要是考虑到中小型商业企业现有软、硬件程度与这些简单易懂软件好操作,好管理,好维护原因而开发设计。本系统开发操作简单,易于理解,只需通过简单培训,上手较快,公司领导与职员均能进行操作,营运环境要求低。面对于系统设计还应该以“标准性、安全性、高效性、保密性、可维护性”为标准,在着眼于当前
17、实用基础上,为将来系统扩展,升级留有余地。软件开发应能在较长时间内满足公司发展需要。1)标准性:系统编写及运行必须符合标准,既可以保证系统运行又可以在此标准上每一项功能运行。2)可靠性:由于商品信息重要性,系统必须稳定可靠,从而避免或减少数据损失。3)安全性:通过系统权限控制使用者,从而确保使用者无法操作及其无关数据。4)高效性:由于商品信息流动量较大,系统对信息处理能力响应能力都应是快捷有效。5)可维护性:采用结构化模块设计,便于开发及维护,也有利于情况随时进行更新与修改。 (3)社会可行性随着我国信息化认识程度普遍提高。计算机行业应用已成风气,大多数商业企业互联网应用越来越普及,公司内部众
18、多软件应用,也使大多数管理人员具有了基本计算机应用能力。软件开发水平及开发能力较前有所提高。国家政策环境趋向宽松,为行业软件开发提供了良好政策环境。开发这样库存管理信息系统及社会发展与计算机应用普及有着重要联系。因此开发这样系统是完全可以实现社会可行性。通过以上三个方面可行性分析,开发一个中小型商业企业库存管理信息系统是完全可行。2 系统分析系统分析(又称逻辑设计)是管理信息系统开发关键环节,要求在系统调查基础上,对新系统功能进行细致分析,并建立一个新系统逻辑模型。新系统逻辑模型由系统业务流程图、数据流程图、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成,最后要完成系统分析报告(也称为系统逻辑设计说明书)
19、。2.1系统组织状况2系统组织结构及职责描述商业企业库存管理信息系统组织结构主要由采购部、仓库部、财务部与销售部等组成。如下图1所示:图1 商业企业组织结构图采购部门:负责从供应市场获取有关厂家生产、销售信息,制定有利采购策略;按采购计划采购有关物资,保证采购计划按期完成。仓库部门:负责商品验收入库,办理商品入库与出库手续,及时反映验收中存在问题;实施落实仓库库存商品储备定额,完成流动资金下库指标,及时反馈余缺商品信息等。财务部门:负责企业财政运作情况及财务管理,处理各类账单、发票等。销售部门:负责商品销售工作,根据库存统计资料,把握用户需求及仓库库存供求关系,核算各种商品需用量、库存量与申请
20、量,编制商品计划平衡表。2库存管理功能不同经济主体所面对物流形式是不同,处理方式与方法也不同,因此也没有统一物流信息系统功能结构模式。本系统研究库存管理信息系统功能结构是在现代化、信息化条件下,为商业企业适应新库存管理模式而设计一种比较通用功能结构。由于商业企业库存管理活动可分为商品入库、商品存储保管、商品出库与辅助决策管理四个阶段,因此可以将商业企业库存管理信息系统分为入库管理信息系统、储存保管信息系统、出库管理信息系统与辅助决策信息系统四个部分。如下图2所示:图2 商业企业库存管理功能图2.2系统业务流程图业务流程分析任务是调查系统中各环节管理业务活动,掌握管理业务内容、作用及信息输入、输
21、出、数据存储与信息处理方法及过程等,为建立管理信息系统数据模型与逻辑模型打下基础。业务流程图是掌握现行系统状况、确立系统逻辑模型不可缺少环节,是系统分析与描述现行系统重要工具,是业务流程调查结果图形化表示。商业企业库存管理信息系统主要业务流程是:商品入库管理、商品存储保管、商品出库管理与辅助决策管理。如下图3所示:图3 库存管理信息系统业务流程图商业企业库存管理信息系统业务流程如下:采购部门向供应商发送采购订单后,供应商安排发货,经过验收入库等程序后,保管人员安排货物存放,并向财务部门发送货物入库单据。保管人员要定期对存货进行盘点,当盘点数据及企业库存数据有差异时,企业需要对这些货品计算机仓储
22、数进行更新,并向财务部门发送相关数据,以调整存货信息。销售部门接收到来自于客户订单,并向仓库部门发送客户订单要求发货。仓库部门根据订单安排拣货出库,并向客户发送货物。辅助决策人员根据库存表作出相关决策与预警提示。2.3系统数据流程图数据流程分析可以按照自顶向下、逐层分解、逐步细化结构化分析方式进行,通过分层数据流程图来实现。DFD是描述新系统数据输入、数据输出、数据存储及数据处理之间关系一种强有利工具,同时也是及用户进行紧密配合有效媒介。2 系统顶层数据流程设计从下图4可以看出,库存管理信息系统所涉及到外部实体主要包括了采购部门、财务部门、销售部门以及其他相关部门。图4 库存管理信息系统顶层数
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