行政部门综合办公自动化系统设计方案经典.doc
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1、综合办公自动化系统设计方案深圳市博安达软件开发二一三年一月目 录第一章概述4建设目标4第二章总体设计方案5总体框架设计5第三章综合办公自动化系统6公共事务6公文管理7会议管理9车辆管理9移动办公?9领导日程管理10公用通讯录11个人办公12邮件管理12待办事宜12催办和督办12个人办公助理13行政事务管理14个人文件柜管理16工作交流16内部交流16文档管理17通用审批18档案管理功能18电子印章功能19电子公文交换功能20系统管理21数据移植和上载21工作流管理21权限管理21系统管理21第四章投资估算22第一章 概述1.1 系统简述综合办公系统实现了公文流转、审核、签批等行政事物的流程化处
2、理、文档一体化管理、增强了局内办公人员协同工作的能力,创造了良好的办公手段与环境,提高了办事效率与水平,实现了行政办公工作的全覆盖。整个系统功能分为四大部分:公共事物部分、工作交流部分、个人办公部分、系统管理等大部分。1.2 设计原则 具有统一用户管理与单点登录认证体系,建立信息集成平台,实现资源信息的共享,为领导提供决策参考与依据。 实现公文流转、签批、审批等行政事情的流程化处理,充会发挥辅助办公系统的应用能力,促进管理电子化。规范化,达到了无纸化办公的目地,整合组织内部的信息流,实现了文档的一体化管理。 强大的工作流引擎系统、实现可视化的工作流定制、灵活的表单模板设计及公文办理过程的可视化
3、浏览。 以增强局内办公人员的协同工作能力,创造了良好的办公手段与环境,提高了办事效率与水平为目标。 变革传统的办公方式,扩大办公区域,支持移动办公的功能。1.3 建设目标综合办公自动化系统是环境信息化建设的重要组成部分,系统是采用现代网络及信息技术,在整合环保部门现有的办公系统平台功能基础上,建设一套符合国家有关规定与标准、符合环保部门自身业务特点的综合办公自动化系统。通过使用先进的信息技术,实现部门内行政工作流程化定制与管理,减轻工作人员的工作强度,减少工作人员的无效工作,提高工作人员的工作效率,提高行政工作的成效。第二章 总体规划2.1 总体框架设计综合办公自动化系统是以环保部门内部办公业
4、务流程为设计依据,提升工作人员的工作效率为目标,设计开发。系统包含有公共事物管理、个人办公管理、工作交流、系统管理的四大功能。总体框架如下图所示:2.2 系统功能综合办公自动化系统要求在机关及下属单位之间实现办公信息交互与共享,实现内部办公事务流程化处理,流程实现可视化定制与管理。系统主要包括公共事务,个人办公,工作交流,系统管理四大部分。 通过该系统主要应该起到如下作用: 提高工作效率:不用拿着各种文件、申请、单据在各科室跑来跑去,等候审批、签发、盖章,这些都可在网络上进行。 规范单位管理:把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序,比如:公文会签、计划日志等工作流程审批都可在网上进行。
5、使决策变得迅速科学:高层决策不再是在不了解情况、缺乏数据的环境下主管决策,而是以数据与真相为依据做出的科学决策。 提高内部凝聚力:科员与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥科员的智慧与积极性提供了舞台。综合办公自动化系统在环保机关、下属单位之间实现办公信息交互与共享,实现内部办公事务流程化处理,流程实现可视化定制与管理。 第三章 综合办公自动化系统3.1 公共事务公共事务管理部分主要包括公文管理,会议管理,车辆管理,移动办公,领导日程管理,公用通讯录等这些功能主要面向各个部门及下属单位职员使用。 3.1.1 公文管理公文管理包括收文、发文、领导交办事项、办文统计、公文归档、公文查询等功能,其中
6、: 发文公文管理中的发文流程是根据公文管理的有关规定在系统管理中事先设定的,在必要的时候,可由系统管理员进行调整。在公文管理系统中,用户选定发文类型时,实际上就已经确定了公文的流程。用户必须严格按照规则办文。发文管理通过计算机与网络完成发文的拟稿、传递、审批、编号、盖章、催办等,实现发文的电子审批流程,提供对发文审批流程的可视化监控、有效的查询统计功能。发文主要功能有: 根据公文的种类,灵活定制各种发文的文件格式,同时支持通用的流行软件Microsoft Word格式或WPS格式,完全可以满足各种格式公文的需求; 采用“一键式”的Word或WPS正文编辑方式,大大简化用户操作步骤; 根据发文类
7、型,可以自动选择文件模版,自动生成文件标题等; 根据公文的类别,按照预先定义好的“文号”生成方式自动添加分配文号; 根据发文流程,灵活控制公文的传递流向; 根据发文的不同环节,系统自动进行不同操作与不同权限的控制; 可设置发文拟稿人权限,默认值为所有人员; 在公文流转过程中自动记录所有的修改信息,实现修改留痕功能,包括修改者、修改内容、修改时间等。同时支持清稿查看、仅查看某一部分修改人痕迹的功能; 支持发文传阅功能,权限范围内的读者将收到系统发送的“待阅提示”。 根据不同角色可定制不同用户查看公文的权限; 由于某些原因错发的文件,系统提供在文件接收者尚未签收时,收回错发文件的功能; 收文收文管
8、理通过计算机与网络完成文件的登记、批分、传递、审批、发送与归档,实现收文的电子批阅流程,提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询与统计功能,可打印收文登记、收文登记簿等单据表格以及将文件进行电子归档。主要功能有: 收文登录,把来文录入到计算机中; 系统自动对收文进行编号。来文文号自动生成年度部分如:2002。收 文文号按文件年度自动计算流水号,与文种与收文日期无关。格式:20020018号,生成的编号可以更改。本系统提供收文登记冲突检测,即输入原文号后,系统自动判断正在登记的文件是否与以前登记过的收文重复,如果有冲突发生,显示提示信息与收文号,从而保证同一文件不重复登记; 根据收文的不同环节
9、(如拟办、批阅、阅办、归档)系统自动进行不同操作与不同权限的控制; 支持收文传阅功能,权限范围内的收文者将收到系统发送的“待阅提示”; 根据收文流程,灵活控制与定制收文传递流向; 控制收文拟办、批阅、主办、阅办一系列操作,可以根据实际要求进行人工催办; 可以根据收文基本信息,进行综合查询; 由于某些原因错发的文件,系统提供在文件接收者尚未签收时,收回错发文件的功能。收/发文要求: 公文流转支持顺发、并发、分支、自由流转等流转方式; 提供基于WEB页面的图形化工作流程显示功能; 具备必要的流程访问控制; 公文流转过程中,支持数字签名、文件版本控制等; 支持电子公章等; 支持环节人员代理; 归档文
10、件具备完善合理的访问控制功能; 提供完备安全的流转日志记录。3.1.2 会议管理会议管理包括:会议计划制定、会议审批、会务管理、会议文档管理等功能。 会务管理:包括发布会议通知、制定与会名单、预定会场、安排住宿与印发手册等,会议文档管理会议计划,制定会议计划。 会议文档管理:管理会议形成的各类文档,包括电子、纸质与多媒体文档。会议管理特点: 可设定会议开始、结束时间、参加人员、会议议程、会议地点、主持人; 一旦选定参加人员,自动发出邮件通知,在用户的待办事宜与邮件中显示开会通知,必要时可设置通过发短信通知选定的人员,并且可要求参加人员在收到通知后填写回执; 可通过与资源借用模块结合,在准备会议
11、时预定会议室及开会所需 要的各种资源; 可查询各会议情况,会议室使用情况等; 可通过Same Time召开网络会议; 会议结束要有会议记录,设计到工作安排的转向工作安排模块;3.1.3 车辆管理对环保部门内部车辆进行统一的管理,包括车辆的申请、调度、维修、报废等。3.1.4 领导日程管理领导日程管理是部门领导日常办公的一个重要工具,管理副局长及以上人员的身日常工作安排,领导日程管理的主要功能如下: 日程计划增、删、改、屏蔽。 日程确认 对填写待定日程安排进行确认, 对别人邀请的日程安排,确认后,系统将发送回执以通知邀请人(参加与不参加该日程都要发送回执以通知邀请人)。 日程委托:用户可以将日程
12、安排委托给系统中的另一用户,让这一用户全权处理他在日程安排系统中自己能处理的所有日程。 日程计划发布,有选择地发布领导的日程计划供各级人员查询。 领导日程邀请、领导日程查看、领导日程打印、人员分组 领导日程计划提醒,按照用户定制条件与方式对近期日程计划进行提醒。 活动类型维护,定义每一种活动类型所对应的日程安排在列表中的显示颜色,并对这些信息进行维护。日程管理特点: 具备日程管理权限控制功能; 支持一对多的日程安排; 支持对日程事务的跟踪;3.1.5 公用通讯录通讯录分为按照其所属范围分为三种类型,即:个人通讯录、环保部门内部通讯录与公共通讯录。公共通讯录功能分类管理环保部门内部通讯录与公共通
13、讯录两大类,通讯录的内容包括:姓名、单位、住址、手机、办公室 、E-mail信箱、QQ/MSN。环保部门内部通讯录,管理包括:环保部门机关、下属单位、镇(街办)、省厅与国家环保部的相关人员的通讯录;公用通讯录:管理环保部门以外相关人员与单位的通讯录。公用通讯录管理功能包括:增、删、改、查,分类排序等功能。3.2 个人办公3.2.1 邮件管理内部邮件是指在内部门户级集成邮件管理功能,内部邮件功能包括:邮件收发、回复、邮件夹(收件夹、发件夹、已发送、草稿箱)管理等;内部邮件功能要求: 支持基于组织机构的群发; 支持对内部邮件流转过程的跟踪; 支持HTML邮件内容编辑; 支持邮件来电手机短信提示;3
14、.2.2 待办事宜是日常公司无处理的核心功能,实施汇集所有的待办工作,对待办的工作进行分类管理,待办事项包括:未签收队列、签收在办队列、办结对列的管理。未签收队列:没有打开的工作事项在办队列:已经签收,等待办理的工作事项办结对列:本人已经办结的工作事项3.2.3 催办与督办 催办:对于任务可以定义完成时间,当接近任务完成时间时(可以设定),系统自动发送电子邮件催办(也可以发送短信进行催办),并根据用户的设置是否进行不间断的催办。 督办:对于重要的来文与环保部门内部形成决议的各项工作(包括任务与行政事务)可以进行督办。3.2.4 个人办公助理 个人办公桌面 个人通讯录管理个人通讯录管理功能分类管
15、理工作人员个人私有通讯录信息,个人通讯录的内容包括:姓名、单位、住址、手机、办公室 、家庭 、E-mail信箱、QQ/MSN等。个人通讯录管理功能包括:增、删、改、查,分类排序等功能 便签记录信息已被查看,相当于一个电子版的记事簿 个人日程管理个人日程管理是用户(工作人员)管理自身日常工作的一个辅助工具,每个人可以定制自身的日程,也可以选择是否公开自己的日程,查询他人公开的日程,日程管理的主要功能如下: 日程计划增、删、改、屏蔽。 日程确认 对自己填写待定日程安排进行确认;对别人邀请的日程安排,确认后,系统将发送回执以通知邀请人(参加与不参加该日程都要发送回执以通知邀请人)。 日程委托 用户可
16、以将日程安排委托给系统中的另一用户,让这一用户全权处理他在日程安排系统中自己能处理的所有日程。 日程计划发布,有选择地发布个人与领导的日程计划供各级人员查询。 日程查看、日程邀请、日程查询、领导日程查看、日程打印、人员分组 日程计划提醒,按照用户定制条件与方式对每人的近期日程计划进行提醒。 活动类型维护定义每一种活动类型所对应的日程安排在列表中的显示颜色,并对这些信息进行维护。 请销假管理功能环保部门机关工作人员可以使用此功能请假,假期完成以后可以销假。个人日程管理特点: 具备日程管理权限控制功能; 支持一对多的日程安排; 支持对日程事务的跟踪;3.2.5 行政事务管理 车辆管理车辆管理主要负
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