集团档案管理制度试行.docx
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1、控股集团档案管理制度(试行)第一条 范 围一、为规范集团档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为企业发展服务,结合本集团实际情况,特制定本制度。二、本制度规定了控股集团档案管理工作的范围、内容和方法,适用于集团各公司档案管理。三、本制度包括控股集团档案管理工作职责、控股集团档案分类、档号编制规则、控股集团文件材料归档及保管期限制度、控股集团档案保管和库房管理制度、控股集团电子文件归档和管理制度、控股集团档案借阅和保密制度、控股集团档案统计工作制度、控股集团档案工作目标管理考核制度、控股集团档案鉴定销毁制度等九项附则。第二条 总 则 一、本制度所称的档案,是指集
2、团在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式和载体的文件材料;档案工作是企业基础管理工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 二、集团档案工作实行集中管理、统筹规划、统一制度、组织协调、监督指导;把档案工作列入企业发展规则和年度计划。 三、集团设立档案室,由集团总经理全面统筹决策集团档案工作;集团各部门、各公司设档案分管领导,负责对档案工作的监督、考核,集团档案室进行定期检查。第三条 规范性引用文件 18894 电子文件归档和管理规范11821 照片档案管理规范 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 17678.1 电子文件光盘
3、存储、归档和档案管理要求 1 档案工作基本术语 13 档号编制规则 15 磁性载体档案管理和保护规范 22 归档文件整理规则 42-2009 企业档案工作规范 28-2019 国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范 国档发【1988】4号 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定第四条 奖励和处罚 一、集团对档案管理工作中做出显著成绩的公司、部门或个人,给予表彰和奖励。 二、对违反本制度及其相关附则、不按规定归档而造成文件材料缺失的,对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损失的直接责任者,依照企业相关规定进行处罚
4、。第五条 附 则 一、本制度最终解释权归集团档案室,各公司可参照本制度另行制定相关规定。 二、本制度及九项附则自发布之日起实施。控股集团档案管理工作职责 1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策,接受上级档案主管部门的业务指导监督及检查,建立健全控股集团档案管理制度。 2、档案工作人员应当忠于职守、维护史实,严格遵守保密纪律、爱岗敬业,刻苦学习,积极参加档案业务培训,提高业务能力和管理水平,努力实现档案管理标准化、系统化、规范化、科学化、现代化。3、负责集团各类材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。积极主动地收集档案材料,接受档案文件、材料时,必须认真验收并办理好移交手续。4、集团档案室
5、集中统一管理集团的全部档案,统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用、销毁和移交工作,编制检索工具和汇编材料。5、检查档案安全保管情况,发现问题要及时上报采取措施。做好防潮、防火、防盗、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物工作,保证档案的完整和安全,维护档案的准确和系统。6、集团档案室负责对各公司及各部门进行档案监督指导,监督、检查各公司档案工作,搞好档案集中和统一管理工作。7、各公司兼职档案员负责本企业及所属单位文件归档工作的指导、监督、检查,推进档案业务的顺利开展。8、加强档案队伍建设和业务宣传,提升全员档案意识。控股集团档案分类、档号编制规则1、本规则规定了集团档
6、案的分类原则、分类方法、档号结构、编制原则和方法。2、本规则适用于集团档案的分类整理、组卷、档号编制和排架管理。3、集团档案设置八个一级类目,即1企业管理类(包括党群、行政、经营、生产)、2产品生产类、3工程建设类、4、基本建设类、5设备仪器类、6会计档案类、7职工管理类、8特种载体类。4、根据档案的特点及档案形成和状态的不同,对职工管理类设三级类目;设备仪器类、会计档案类和特种载体类设二级类目;其余各类均为一级类目。(见档案编制表)5、分类方法5.1企业管理类按公司代码类目号年度保管期限分;5.2产品生产类按产品名称分;5.3工程建设类、基本建设类按工程项目分;5.4设备仪器类按生产装置分;
7、5.5会计档案类按文件形成分;5.6职工管理类按人物分;5.7特种载体类按形态分;6、公司代号的编制集团及各公司,是独立法人企业,由集团档案室统一以“公司代号”代替公司全宗号。“公司代号”设置如下:集团01、有限02、园林03、高新04、房产05、运输06、混凝土07、采石场08、油料09、车检10、物业11、材检12。7、类目的标识及案卷号、件号的编制。7.1公司档案分类号统一用09阿拉伯数字标识。7.2不同级位的类别直接用“ ”断开。7.3案卷号用阿拉伯数字标识,按排列次序流水编号,不应有空号。7.4件号用阿拉伯数字标识,不装订的案卷,卷内文件必须按件装订编号。8、档号编制方法集团档案号结
8、构分为三种:8.1第一种为:公司代码类目号年度保管期限件号,即每一机构(公司),在同一年内,按不同保管期限的文件排列顺序从“0001”开始标注,适用于企业管理类。01 1 2019 Y 0001保管期限件号年度一级类目号公司代码8.2第二种为:公司代码类目号案卷号,适用于产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体类。案卷号 01 3. 01 16二级类目号(项目号)一级类目号公司代码8.2.1产品生产类、工程建设类、基本建设类、设备仪器类、特种载体类在最小类下跨年度编制流水号。8.2.2会计档案类在最小类下每年度编制流水号;8.3第三种为:类目号案卷号,适用于职工管理
9、类。案卷号或员工工号 7. 01 16二级类目号一级类目号8.3.1职工管理类以工作证号为先后次序编流水号,名人档案设三级类目,按内容先后编流水号。8.4底图按入库先后,编流水号。9、案卷排列的次序9.1企业管理类在一级类目下,以件为单位按不同公司,在同年度内按不同保管期限(即永久、30年、10年),编号顺序排列。9.2产品生产类、工程建设类、基本建设类案卷,在一级类目下按阶段、工作程序排列。9.3设备仪器类、会计档案类、特种载体类案卷,在二级类目下按先后顺序排列。9.4职工管理类按员工工号次序排列,名人类案卷,在三级类目下按先后次序排列。10、目录的编制方法10.1总目录:不分类别,按档案归
10、档次序,以卷为单位大流水号登记,总目录有两本以上时,应进行编号,其号由公司代码拼音字母及阿拉伯数字组成,例:01Z1,以此类推。10.2分类目录:在最小属类下,以卷为单位登记,分类目录在两本以上,应进行编号,编号为公司代码类目号目录本顺序号,例,01-4-1。10.3归档文件目录:每年按不同保管期限文件排列顺序,以件为单位登记,编制目录,即发文和复文一件时,只对复文进行编目,发文作为附件,但页数应算在一起。10.4专题目录:2-5类按项目、课题编制。10.5底图总目录:按照底图归档顺序,以张为单位进行登记。10.6底图分目录:按专业及归档顺序,以张为单位进行登记。附:档案编制表一级类目二级类目
11、三级类目备注类号类名类号类名类号类名1企业管理类2产品生产类3工程建设类4基本建设类5设备仪器类01常规设备02压力容器6会计档案类01报表02账本03凭证04其他7职工管理类01名人档案01活动材料02荣誉证书03奖牌赠品04录音录像05照片02员工档案一级类目二级类目三级类目备注类号类名类号类名类号类名8特种载体类01照片02录音、录像03荣誉04光盘、硬盘05证件06印章07书画08匾控股集团文件材料归档及保管期限制度一、归档范围1、反映本企业在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;2、本企业在各项活动中形
12、成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的和本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。二、不归档范围1、有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料,任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;2、本企业文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特
13、殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、来电记录,企业内部互相抄送的文件材料,本企业负责人兼任外单位职务形成的和本企业无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料; 4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映,其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料; 5、其他不需归档的文件材料。三、归档要求1、凡是需要归档的文件材料,都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,图纸必须符合国家制图标准,文件材料禁用铅笔、圆珠笔书写,并有利于长久保存。2、归档文件材料必须保持成套性、系统性,能完整、准确地反映集团及各公司各项活动的真实内容和历史过
14、程。3、归档的文件材料必须遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,分类清楚、立卷合理、区别不同保管期限,便于保管和利用。4、电子文档应有相应的纸质文件一并归档。5、对归档的图纸修改必须经过有关部门负责人认可。修改内容少时,可直接在图纸上“杠改”、“刮改”,同时应在修改处标注“修改标记;修改内容超过35%时,应另出新图代替,将原图纸作废,新图列入原图纸目录,并标明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。四、归档时间1、企业管理类,在次年5月底前,由各公司、各部门按要求组件、立卷后,向集团档案室归档,并办理移交手续。2、会计档案类由各公司会计部门
15、自行输入、编号、装盒,保管三年后,填写好移交清单,于每年3月底移交三年前档案到集团档案室,经核对后归档。3、工程建设类、基本建设类在项目竣工验收后半年内归档,竣工文件及竣工图在移交档案室之前须经施工单位、监理单位、建设单位审核确认并盖骑缝章。4、重要文件(企业内部机构变动、企业产权变动、临时活动中形成的资料)材料和特种载体档案须随时归档。5、员工档案由集团人力资源部整理后统一移交档案室,归档时间原则上要求每年6月、12月各移交一次。五、归档份数和手续1、各类文件材料一般归档一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形成不同的文件材料应保持其一致性。2、需要向上一级
16、档案馆(室)移交的档案归档一式二份。3、按集团归档范围应归而未归档的内容,责任单位应出具情况说明并经所属公司领导签字确认。4、归档时要认真填写、核对移交目录清单和档案交接文据,一式两份,交接双方签字,各留一份以备查考。控股集团文件归档基本范围和保管期限参考表序号归档范围保管期限一、企业管理类1党、团、工会等党群工作文件材料1.1党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料永久大会发言、交流、会议简报10年1.2党委会、工会委员会、工会会员代表大会、共青团团委(扩大)会,党群机关办公
17、会会议文件材料通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加人员名单永久1.3党务综合性工作各项条例、规章制度、办法,工作计划、总结、各类专项活动工作通知、报告、党务工作大事记永久1.4组织工作党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册,党团组织关系的介绍信及存根永久党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知永久党费收支文件材料30年党员学习教育等活动形成的文件材料重要的永久一般的10年党员统计年报永久1.5企业宣传统战工作报告、会议纪要、计划、总结文件材料、活动记录、精神文明建设方面文件材料永久序号归档
18、范围保管期限1.6纪检和监察工作纪检和监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结永久党风廉政反腐工作文件材料30年违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料重大案件永久一般案件30年1.7工会、共青团、妇联工作规划、年度计划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录永久1.8职工民主管理、表彰先进、劳保福利、职工维权、工会会费和财务管理文件材料、工会统计年报、工会会员名册永久1.9女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料重要的永久一般的10年1.10共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料重要的30年一般的10年1.11品牌、文化
19、、宣传各类荣誉表彰的相关文件省级以上的永久其余30年企业品牌文化宣传文件永久反映本公司活动的报刊、广播稿、刊物、书籍等永久2公司设立、变更、解散过程文件材料2.1公司筹办和设立的申请文件材料、政府相关部门批准设立企业的相关文件材料永久2.2公司设立登记相关证照、证照变更登记文件材料永久2.3公司章程送审稿、批准稿及正式文本永久序号归档范围保管期限2.4公司合并、分立、改制、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料永久3资产管理文件材料3.1资产权属证明文件材料公司的土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料,重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料,自然资源的所有权、使用权、收益
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