建昌集团档案管理制度003.doc
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1、重庆建昌集团档案管理制度编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人档案管理制度1 修改记录重庆建昌集团总经办2017年10月第一次修订编写。2 目的为了加强集团公司档案管理,有效地保护与利用档案,为集团公司的经营与发展服务,进而带动集团公司档案管理水平上个台阶,根据中华人民共与国档案法及其实施办法,结合本集团公司实际情况,制定本管理办法。3 定 义公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。4 适用范围本规定适用于重庆建昌集团及下属各子/分公司。4 职责4.1总经办职责4.1.1负责制定并贯彻落实集团管理工作,是集团档案的综合管理机构;4.1
2、.2负责编制集团档案管理相关的制度与流程,并负责相关管理制度的宣贯与员工培训;4.1.3负责依据档案管理权责审核、审批各级档案相关事宜;4.1.4负责集团档案管理制度的贯彻执行,及各二级公司档案管理工作的监督落实;4.2公司各部门职责4.2.1负责依据档案管理制度管理本部门档案的日常管理;4.2.2负责依据档案管理权责审核、审批各级档案审批相关事宜。5 集团档案管理办法5.1总则5.1.1为了加强集团公司档案管理,有效地保护与利用档案,为集团公司的经营与发展服务,进而带动集团公司档案管理水平上个台阶,根据中华人民共与国档案法及其实施办法,结合本集团公司实际情况,制定本管理办法。5.1.2集团公
3、司的档案管理分为集团公司与二级公司两部分。集团公司的档案是指公司在基本建设、经营发展、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体,不同形式的历史记录。二级公司的档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体,不同形式的历史记录。5.1.3根据集团公司的实际情况与档案目标管理的要求,将档案统一划分为六大类作为档案管理的范畴。它们分别是:文书类、基建类(工程类)、财务类、声像类、实物类、设备类。各二级公司参照执行。5.1.4集团公司及二级公司档案工作的基本任务是贯彻集团公
4、司关于档案工作的方针、政策与指示精神,遵循档案工作统一领导,分级管理的原则,维护集团公司及二级公司档案的完整、准确、系统、安全,为发展集团公司的事业服务。5.1.5集团公司与二级公司的档案工作是集团公司及二级公司各项管理工作的重要组成部分,纳入集团公司工作的发展规划与年度工作计划中,保证档案管理职能、人员编制与经费适应整个集团公司档案工作发展的需求。6 管理与职责6.1 集团公司应设置专人专岗负责档案管理工作,二级公司可参考总部,根据公司自身的情况设立专/兼岗对档案进行管理。6.1.1集团公司的档案工作在集团主管领导下,实行档案工作集中统一管理。总经办是集团公司档案工作的行政管理部门,对档案工
5、作实行统一管理,统筹规划、组织协调、统一制度;同时又是收集、保管集团公司档案与提供利用服务的职能部门,并对各部门立卷归档工作进行指导与监督。6.1.2二级公司的档案工作在其第一责人的领导下,实行档案工作集中统一管理。其方法可参考集团公司执行。6.2集团公司及二级公司均应明确一名公司领导分管本公司档案工作,在各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作,并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施;各部门应设立一名兼职档案员,负责做好本部门档案工作,并定期将整理好的档案移交档案室。6.3本制度第五条所列档案大类,根据各部门业务范围,其具体负责的各类档案详见附件注:二级公司可参照总部的责任办法,制定公司
6、内部各部门档案管理职责。6.4归档6.4.1文书类一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档六月底前交档案室,由档案专管人员统一编目,具体操作如下:收集 由各部门档案管理人员负责各自部门文件材料的收集工作。归档范围(详见附件文书档案目录一览表)整理档案管理人员将各自部门日常产生的文件,按其之间有机联系进行整理。文件材料按时间顺序进行整里、排列。立卷立卷原则:各部门立卷应按问题、时间、重要程度与文件材料的自然形成规律,按其有机联系,分类组卷,反映真实性,便于查找。立卷分类:按文件的性质、类别立卷。立卷组合:一般以问题为主,兼顾文件材料的时间、责任者、名称等特征组合。填写卷内
7、目录的要求。顺序号:以卷内每件文件材料的先后顺序填写的序列号。文 件:文件制发单位的发文字号。责任者:形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。一般指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前两个单位加“等”字。文件名称:文件材料标题。一般应完整填写清楚。日期:文件形成的时间。页号:卷内文件起止页的编号。页号用铅笔暂时编写在右上角,以便最终调整组卷。填写卷内备考表的要求立卷人:由组成该卷的责任者签名。检查人:由对该案卷质量进行审核的责任者签名。立卷时间:完成该案卷的编制时间。拟写案卷标题。要求结构完整,一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案卷封面(详见附件重庆
8、建昌集团档案管理日常用表)要用黑色碳素墨水钢笔或黑色水笔工整填写,不能用原珠笔。案卷的装订对破损的文件材料在装订同时应进行加边、修补或裱糊,对较大的纸张应折叠,并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。6.4.2会计档案类财务部在年终对当年形成的会计档案,按照归档要求,负责整理立卷并装订成册,由财务部暂时保管1年,期满后编造档案清册移交总经办档案室。6.4.2.2总经办档案室接收保管的会计档案,应保持原卷册的封装。确需拆封整理的,档案室应当会同财务部与经办人共同拆封整理。会计档案应妥善保管,有序存放,便于调阅,严格执行安全与保密制度。不得随意堆放,严防损毁、散失、泄密。会计档案的保管期限分为永
9、久与定期两种。公司内部借阅会计档案,必须填写档案借(查)阅申请单,并由部门经理、财务总监签字确认后在档案室内查阅,原件不得带出。会计档案不得对外借阅。6.4.3基建类(工程类)6.4.3.1工程档案的归档程序6.4.3.1.1.工程档案的收集、整理6.4.3.1.1.1程档案指项目的立项、可行性研究、许可证、勘测、设计、招投标、合同、协议、监理、施工等管理活动中形成的文字、图表、图纸、计算书、声像等具有保存价值的材料,必须是原件。6.4.3.1.1.2建设项目档案资料的收集应与项目建设同步进行,项目申请立项时就应由各项目着手开始进行文件材料的收集、整理、审核工作。6.4.3.1.1.3建设项目
10、实行总承包的,由各分包单位进行收集、整理分包范围内的工程资料,交总承包单位汇总、整理,并进行预立卷,由建设单位与档案室根据工期各节点进行检查后统一汇总编制。6.4.3.1.1.4施工单位应制定专人负责工程资料管理工作,由项目负责人监督。6.4.3.1.1.5建设单位内部形成的日常工程文件(如:工程指示函、工程联系函、内部备忘录等)应由工程资料员负责做好日常工程文件的收集、整理、预立卷工作。6.4.3.2工程档案归档范围6.4.3.2.1建设项目竣工档案归档范围按照建设工程文件归档整理规范执行。 6.4.3.2.2工程验收档案按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收
11、文件5部分。6.4.3.2.3报送在组织工程竣工验收前,应提请汉中市城建档案管理机构对工程档案进行预验收,未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收;对列入城建档案馆接收范围的工程,工程竣工验收3个月内,向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。6.4.3.3工程项目竣工档案的组卷要求6.4.3.3.1工程文件材料的排列、规格6.4.3.3.1.1文字材料按事项、专业顺序排列,同一事项的请示与批复,同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并按先批复后请示,先正文后附件,先文字后附图的方式组卷。6.4.3.3.1.2工程设计文件材料,地质勘察报告,设计图纸与说明,有关行政主管部门的批件
12、或协议。6.4.3.3.1.3施工技术文件材料按单体组卷,其中设计变更的依据性文件材料按项目或单体集中组卷。6.4.3.3.1.4监理文件材料,按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。6.4.3.3.1.5工程文件材料的规格为A4幅面。6.4.3.3.2卷内文件页号编制6.4.3.3.2.1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。6.4.3.3.2.2成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。6.4.3.3.2.3案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。6.4.3.3.3卷内目录编制6.4.3.3.3.1序 号:以一份文件为单
13、位,用阿拉伯数字从“1”依次标注。6.4.3.3.3.2责任者:填写文件的直接形成单位或个人。6.4.3.3.3.3文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。6.4.3.3.3.4文件题名:填写文件标题的全称。6.4.3.3.3.5日 期:填写文件的形成日期。6.4.3.3.3.6页 次:填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号。6.4.3.3.3.7卷内目录在卷内文件首页之前,卷内备考表在卷内文件的尾页之后。6.4.3.3.4竣工图的编制6.4.3.3.4.1按图施工的,在原施工图加盖“竣工图章”后作为竣工图。6.4.3.3.4.2施工图局部变更的,在原施工图上进行修改后补充并加
14、盖“竣工图章”后作为竣工图。修改施工图的部分不得超过图纸的1/3。6.4.3.3.4.3重新绘制竣工图的,加盖“竣工图章”后作为竣工图。6.4.3.3.4.4在一个建设项目内,同一施工单位施工的同一类型的多个单体工程,可只编制其中一个单体工程的竣工图,其他单体工程不同的变更部位还须编制相应的竣工图。6.4.3.3.4.5竣工图须与工程实物相符,所有变更内容都必须修改、注记到位(包括修改部分的相关图纸),做到图形清晰,字迹工整,竣工图必须用新的蓝图,修改、注记用黑色碳素墨水、蓝黑墨水。 6.4.3.3.4.6作废图纸不归档,但必须在原施工图目录上进行标注。6.4.3.3.4.7在设计变更的依据性
15、文件中,应当包含被修改的图号等内容。6.4.3.3.4.8设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程师指令、工程会议纪要等设计变更的依据性文件,应注记其原始编号或日期。6.4.3.4竣工图的签证、排列“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印,加盖在图标栏上方空白处,技术负责人、经理必须在审核后签字。6.4.3.4.2重新绘制竣工图的,在图签栏中必须有原设计单位与设计人员的签证。6.4.3.4.3竣工图不装订,采用散装法,按A4幅面规格折叠,图面朝里,图标外露,页号用铅笔标在右上角。6.4.3.4.4竣工图按单体工程排列,单体工程中按专业组卷。6.4.3.5项目工程档案的移交、归档 勘察、设计、
16、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况与案卷质量进行审查。6.4.4声像档案6.4.4.1归档范围6.4.4.1.1公司召开的重要会议及活动形成的录像、照片、光盘。6.4.4.1.2公司重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。6.4.4.1.3反映公司各部门进行重要业务活动形成的录像、录音、照片、光盘。6.4.4.1.4工程奠基、开工仪式与竣工等的录像、录音、照片、光盘。6.4.4.1.5反映工程概貌及施工进展的录像、照片。6.4.4.1.6各种重大工程、设备等事故形成的录像、照片。6.4.4.2归档6.4.4.2.1
17、归档时间6.4.4.2.2声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其他载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。6.4.4.2.3各责任部门应随时收集零散的具有保存价值的录像、录音、照片、光盘档案由及时向档案室移交。6.4.4.3归档要求6.4.4.3.1集团及二级公司档案责任部门有责任随时征集重要声像资料,在征集的声像资料中,凡涉及重大事件的,应向上级报送目录。6.4.4.3.2录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)与文字说明要收集齐全,按时归档。6.4.4.3.3一般应该接受原版、原件,特殊情况下可接受复印件。6.4.4.3.4声像资料的内容要真实,底片、原件与影像复
18、制品要相符。6.4.4.3.5声像档案费用的报销凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案资料按要求向档案室归档,经档案室签字认可,财务部门应予以核报费用。6.4.4.3.6声像档案的整理包括分类、组合、排列与编目,使其系统化,便于保管与利用。6.4.4.3.7声像档案的整理由摄录人员负责,责任部门协助。6.4.4.4分类与编号6.4.4.4.1照片档案按年代分类。同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。6.4.4.4.2录音带、录像带、摄像带按年代分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再一次编排序号。6.4.4.4.3编注
19、与其他载体档案相联系的参照号。6.4.4.5保管期限应视其内容的零雾程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。6.4.4.6文字说明的编写6.4.4.6.1文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。6.4.4.6.2编写文字说明的要求:6.4.4.6.2.1准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。 6.4.4.6.2.2照片以自然张编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。6.4.4.6.2.3文字说明要求简洁、语言通顺。6.4.4.6.2.4时间用阿拉伯数字表示。6.4.4.6编制格式6.4.4.6.1照片编制采用
20、横写格式。其格式为“照片底片号文字说明 参见号一摄制时间摄制者”。6.4.4.6.2录音带、录像带、摄像带的编制格式,在盒套上置标注页,按要求逐项填写。6.4.4.7案卷要求6.4.4.7.1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。6.4.4.7.2卷内目录:6.4.4.7.3照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。6.4.4.7.4录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。6.4.4.8编目声像档案的著录依照规定进行。6.4.4.9保管条件6.4.4.9.1声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。6.4.4.9.2底片、胶片库温度应保持13。C15。C,相
21、对湿度应保持3545;照片库温度应保持14。C24。C,相对湿度应保持375675;录音、录像带库温应保持18。C24。C,相对湿度应保持4060。 6.4.4.9.3底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开磁场,盒与盒的间距不小于3毫米;存放磁带最好不用铁皮柜6.4.4.9其他要求6.4.4.9.1档案室建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。6.4.4.9.2档案室需要编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。6.4.4.9.3建立声像档案借阅、利用制度,严格审批手续,根据声像档案的机密程度,确定利用范围。6.
22、4.4.9.4具有专利的声像档案,外单位利用时,应按中华人民共与国专利法的相关规定办理。已移交档案室的,所的专利收益,原则上应拨给原移交单位,档案室收取保管费。6.4.4.9.5声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,经主管理领导批准后,方可外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按相关规定收费,实行有偿服务。如在借用中造成混坏,则由借用方负责赔偿。6.4.4.9.6在不影响保密的前提下,各单位可利用现有各项档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现有的声像档案。6.4.4.9.7借用声像档案,原件不外借,只
23、提供拷贝、复制件,须经档案分管领导审批,未经许可,任何人不得复制。6.4.5实物类档案6.4.5.1归档范围从载体形式来说,实物档案的范围更广,形式更加多样,常见的有奖旗、奖杯、牌匾、盘、碟等等。从内容来说,实物档案也可以分为两部分:一是与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的,如表彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等;二是其他门类档案中没有的、内容独特的,如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。6.4.5.2归档时间与要求实物档案由各责任部门及时向项目分公司档案室或集团办公室移交。归档的实物档案必须填写卷内目录,注明获奖日期、概括说明、实物名称等。移交时须填写移交清单(一式二份)交接双方各执
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