采购管理总则.docx
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1、采购管理供应商流程图供应商资讯收集基本资料意问卷调查申请年 度 复 查实施调查不合格评 估合格列入合格名列采 购辅导实施交 货评 鉴淘汰不合格需辅导合格适当之奖励供应商管理制度 P852 供应商开发文件编号:GA01 版本号: 生效日期: 共 页 第 页1 总则11制定目的为规范供应商开发流程,使之有章可循,特制定本规章。12适用范围本公司新厂商之开发工作,除另有规定外,悉依本规章执行。13权责单位(1) 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。(2) 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 供应商开发程序21供应商开发权责(1) 采购部负责供应商开发主导工作。(2) 开发部负责供应商
2、样品的确认。(3) 品管部、生技部、生管部、采购部组成厂商调查小组,负责供应商的调查评核。22供应商资讯来源新供应商资讯来源一般有下列方式:(1) 各种采购指南。(2) 新闻传播媒体,如电视、广播、报纸等。(3) 各种产品发表会。(4) 各类产品展示(销)会。(5) 行业协会。(6) 行业或政府之统计调查报告或刊物。(7) 同行或供应商介绍。(8) 公开征询。(9) 供应商主动联络。(10)其他途径。23供应商问卷调查231问卷设计问卷设计由采购部主导,品管、开发等单位协助。设计应注意的事项有:(1) 依本公司需要设计内容及格式。(2) 应尽可能掌握、了解供应商的资讯。(3) 易于填写。(4)
3、 通俗易懂。(5) 便于整理。232供应商基本资料表应由厂商填写供应商基本资料表。该表包括下列内容:(1) 公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人。(2) 公司概况,如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息。(3) 设备状况。(4) 人力资源状况。(5) 主要产品及原材料。(6) 主要客户。(7) 其他必要事项。233供应商问卷调查表供应商问卷调查表,一般包括下列内容:(1) 材料零件确认。(2) 品质验收与管制。(3) 采购合同。(4) 请款流程。(5) 售后服务。(6) 建议事项。24供应商开发流程(1) 寻找供应商。(2) 填写供应商基本资料表。(3) 与供
4、应商洽谈。(4) 必要时作样品鉴定。(5) 供应商问卷调查。(6) 提出供应商调查评核之申请。25后续工作依供应商调查规定,由调查小组对供应商作实际调查评核,以确定其可否列入合格供应商之列。3 附件附件GA01-1供应商基本资料表附件GA01-2供应商问卷调查表(范例)供应商基本资料表厂商编号: 年 月 日 名 称地 址法 人联系人电 话传 真E-mail网址公司概况资本额 万元机器设备名称台数厂牌规格购入时间购入成本性能建厂登记日期年 月 日营业执照往来银行开始往来时间停止往来时间所属协会团体协力工厂数协力工厂利用率平均月营业额材料来源材料名称供应厂商备注员工职能人数干部数员工数大学高中以上
5、平均月薪主要产品名称比例名称比例主要客户名称比例名称比例 确认: 审核: 填表:附件GA01-2供应商问卷调查表(范例)供应商名称: 年 月 日 项目调查项目内容了解程度状况材料零件确认1您对开发部门样品确认流程是否了解?了解 不了解 请求当面沟通了解2您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解?了解 不了解 请求当面沟通了解3您对开发部门认可之样品是否有保留,以作后续品质管理之用?有保留 未保留 请求当面沟通了解品质验收管制1您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解?了解 不了解 请求当面沟通了解23采购合同1贵公司目前产量足以应付本公司需求吗?可以 不可以 需设法弥补23请款
6、流程1您对本公司的付款条件、手续是否了解?了解 不了解 请求当面沟通了解23售后服务1您对品质有疑问时,会主动找哪一部门或主管?品管 开发 采购 总经理23建议事项您对本公司的建议事项【注】本表由供应商填写。供应商管理制度 P861 供应商评鉴文件编号:GA03 版本号: 生效日期: 共 5页 第 页1 总则1 1制定目的为规范对合格供应商之日常评鉴,使供应商管理更合理公正,特制定本规章。1 2适用范围仍在采购之合格供应商的评鉴,除另有规定外,悉依本规章执行。1 3权责单位(1) 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。(2) 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 供应商评鉴程序21
7、评鉴项目供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例如下(满分100分):(1) 品质评鉴:40分。(2) 交期评鉴:25分。(3) 价格主鉴:15分。(4) 服务评鉴:15分。(5) 其他评鉴:5分。22评分办法221品质评鉴由品管部依进料验收的批次合格率评分,每个月进行一次。(1) 计算:进料批次合格率=(检验合格批数 /总交验批数)100% (2) 评分: 得分 = 40进料批次合格率222交期评鉴由采购部依订单规定的交货日期进行评分,方式如下:(1) 如期交货得分25分。(2) 延迟12日每批次扣2分。(3) 延迟34日每批次扣5分。(4) 延迟56日每批次扣10分。(5) 延迟7日以上不得分。
8、本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均,得出该月的交期评鉴得分。223价格评鉴由采购部供应高之价格水准评分,方式如下:(1) 价格公平合理,报价迅速:10分。(2) 价格尚属公平,报价缓慢:8分。(3) 价格稍微偏高,报价迅速:6分。(4) 价格稍微偏高,报价缓慢:3分。(5) 价格甚不合理或报价十分低效:0分。224服务评鉴2241抱怨处理评分 由品管部对供应商之抱怨处理予以评分,评分如下:(1) 诚意改善:8分。(2) 尚能诚意改善:5分。(3) 改善诚意不足:2分。(4) 置之不理:0分。224.2 . 退货交换行动评分由采购部对不良退货交换行动评分:
9、(1) 按期更换 :7分。(2) 偶尔拖延:5分。(3) 经常拖延:2分。(4) 置之不理:0分。225其他评鉴由采购部汇总资材、生管、财务或其他单位对供应商之评价、抱怨, 予以评分,满分5分。23评鉴办法(1) 供应商之评鉴每月进行一次。(2) 将各项得分汇入供应商评鉴表,并合计总得分。(3) 每半年平均一次厂商得分,计算方式为: 半年平均得分=每月得分总和 / 评鉴月数 24 评鉴分等供应商评鉴等级划分如下:(1) 平均得分90.1100分者为A等。(2) 平均得分80.190分者为B等。(3) 平均得分70.180分者为C等。(4) 平均得分60.170分者为D等。(5) 平均得分60分
10、以下者为E等。25评鉴处理(1) A等厂商为优秀厂商,予以付款、订单、检验之优惠奖励。(2) B等厂商为良好厂商,由采购部提请厂商改善不足。(3) C等厂商为合格厂商,由品管、采购等部门予以必要之辅导。(4) D等厂商为辅导厂商,由品管、采购等部门予以辅导,三个月内未能达到C等以上予以淘汰。(5) E等厂商为不合格厂商,予以淘汰。(6) 被淘汰厂商如欲再向本公供货,需再经过供应商调查评估。3 附件附件GA03-1供应商评鉴表供应商评鉴表 年 半年厂商名称厂商编号地 址采购材料评鉴项目品质评鉴交期评鉴价格评鉴服务评鉴其他合计得分时间月月月月月月得分总和平均得分评鉴等级处理意见: 主管: 采购:
11、主管: 品管:采购流程图采购管理制度 P871 采购计划与预算文件编号:GB01 版本号: 生效日期: 共 页 第 页1 总则11制定目的为制定采购计划与预算编制流程,配合公司预算制度的推行,特制定本规章。1 2适用范围本公司每年度之采购数量计划资金预算,除另有规定外,悉依本规章处理。1 3权责单位(1) 总经理室负责规章制定、修改、废止之起草工作。(2) 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2 采购计划编制之规定21采购计划的作用编制采购计划有下列作用:(1) 预估用料数量、交期、防止断料。(2) 避免库存过多、资金积压、空间浪费。(3) 配合生产、销售计划之达成。(4) 配合公司资金运
12、用、周转。(5) 指导采购工作。22采购计划之编制221销售计划(1) 公司于每年年底制订次年度之营业目标。(2) 业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料,作销售预测,并制订次年度销售计划。222生产计划(1) 生管部根据销售预测计划,本年度年底预计库存及次年度年底预计库存,制订次年度之预测生产计划。(2) 物控人员根据生产预测计划,BOM、库存状况,制订次年度之物料需求计划。(3) 各单位根据年度目标,生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量,作成预估计划。223采购计划(1) 采购部汇总各种物料、物品之需求计划。(2) 采购部编制次年度采购计划。224采购计划编制注意事项采购计划要
13、避免过于乐观或保守,应注意的事项有:(1) 公司年度目标达成可能性。(2) 销售计划、生产计划之可行性和预见问题。(3) 物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。(4) 物料标准成本之影响。(5) 保障生产与降低库存之平衡。(6) 物料采购价格和市场供需之可能变化。3 采购预算编制规定31一般原则(1) 采购预算分为用料预算与购料预算。(2) 财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。(3) 本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算,但不列入购料预算;次年度预计库存不列入用料预算,但应列入购料预算。(4) 购料单价特殊物料外,应以年度成本降低目标预估(如以上年度平均
14、采购单价之95%计算)。32用料预算(1) 物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。(2) 用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。(3) 同类物料不必细分(如不同颜色之塑料米)而以总用量预算。(4) 物料之损耗率应计入用料预算,但应以年度损耗率目标制订,一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率,低于或等于年度损耗率目标。(5) 财务部负责汇总工作。33购料预算(1) 采购部负责次年各购料预算明细之编列。(2) 购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。(3) 购料预算应以付款月份为编列依据。(4) 购料预算应考虑安全库存与最大库存,符合年度库存周转率之目标。
15、(5) 购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。4 附件附件GB01-1材料采购计划附件GB01-2采购现金预算表附件GB01-1材料采购计划 NO:材料名规格单位全年采购量 单价金额每 月 采 购 计 划1月2月3月4月5月6月7月8月9月数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额 日期:批准/日期: 审核/日期: 编制:采购现金预算表序号物料类别一月二月三月四月五月六月七月八月九月新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期新购预付到期确认: 审核: 填表: 采购管理制度 P871 定购采购流程
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