档案管理制度(四).doc
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1、书山有路勤为径,学海无涯苦作舟。档案管理制度 为加强学校档案工作,全面提高学校档案管理水平,有效地保护和利用档案,根据中华人民共和国档案法、档案法实施办法等有关规定的精神,特制定本制度。 1.成立档案资料工作领导小组。有一名校长分管,一名档案资料员具体负责。 2.健全文书档案,坚持专人收拆,及时登记、签批、承办,保证文件资料齐全完整,及时办理。 3.农广校行政人秘档案包括行政会议记录,文书档案、人事档案、各种计划与安排,各种会议学习记录。各种有关资料交档案资料员,由档案资料员整理、装订、归档。 4.学校德育活动档案包括班主任档案,各项学生活动的方案、实施及班主任、学生奖惩记录档案,由教务处有关
2、人员负责收集、整理交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。 5.学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、教师培训档案等由教务处、教务处有关人员负责收集、整理交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。 6.学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由总务处有关人员负责收集、整理,交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。 7.学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集,一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室,由档案资料员负责归档立卷。 8.积极做好档案资料的“四平时”(收集、整理、鉴定、立卷)工
3、作,按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。 9.档案资料室坚持做到“五防”。防火、防潮、防虫、防光、防盗,确保档案安全。 10.积极提供利用,严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续,外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意,并在本室查阅。查阅档案不得随意借出,不得涂改、抽换和拆散,不得损坏。 11.按照保密制度的有关规定加强保密工作,严格注意保密,不得泄密。 12.按照上级有关规定,努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘,注意保存,防止丢失。 为加强公司各类档案的管理,提高各类档案规范化、标准化水平,有效保存各类档案和发挥其在公司日常
4、工作中的作用,制定本制度。 一、档案分类管理: 1、文书档案:由办公室负责 2、财务档案:由财务科负责 3、技术档案。分别由质监、安全、工程、经营等业务科室整理成册交科技档案室归档。 二、档案案卷质量:案卷质量总的要求遵循文件材料的形成规律和特点,保护文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管利用,具体应做到以下几点: 1、归档文件材料,份数以及每份文件页数均应齐全完整。 2、在归档文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,多种形式同一文件分别立在一起,不得分开。 3、不同年度的文件材料不得放在一起立卷,但跨年度的请示和批复放在复文年立卷,没有复文的放在请示
5、年立卷,跨年度的计划放在制定年立卷,跨年度总结放在总结定稿年立卷,跨年度会议放在会议开幕年立卷,其他文件材料的立卷应按规定执行。 4、卷内文件材料必须层次分明,根据其形式规律或特点进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。即批复在前、请示在后、正件在前、附件在后、印件在前、定稿在后,重要法规性文件依此排列在定稿之后,并依此编写页号或张号。 5、凡归档文件材料必须字迹清楚,文书档案和财务档案按规定的格式逐件填写卷内文件目录,装订成册,归档材料一律使用黑墨水,禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水和复写纸填写。 6、归档的技术文件材料、图纸必须字迹工整、清楚、不漏项目,装订成册。 三、档案的保管利用:
6、1、按文件档案的分类情况,分别由负责部门进行收集、整理、装订归档,专人管理,各司其职。 2、严肃保护原始资料的真实性、可靠性,任何人不得擅自篡改、销毁。 3、发现有原始资料不完整的,及时向有关单位索要或复印,保证原始资料的完整性。 4、档案的借阅应按国家有关规定进行,做好登记工作,一般不得外借,如有特殊情况需离室必须经总经理批准,以保证档案的保密与安全。 5、利用是档案工作的目的,为管理工作提供服务。为了做好利用工作,对档案利用情况进行登记。 6、所保存的档案,要有专门的档案箱,应放置在干燥、可靠的地方,符合防火、防潮、防虫蛀、防失窃的要求。 7、各类档案的销毁时间和程序参照相关档案的管理规定
7、执行。 为提高教师素质,造就一支“思想坚定、业务精通,精于奉献、富于创新”的适应新时期教育发展需要的高素质教师队伍,学校特建立师德建设档案,以监督教师行为,培养教师美德,促进师德行风建设。 一、为切实加强对师德档案的建设、管理,确保教师师德档案制度建设的长期化、管理的规范化,特制定本制度。 二、师德档案的管理由学校政教处负责,归入学校综合档案室设专柜管理。 三、师德档案管理员要定期收集如下资料,并装入师德档案: 1、师德建设领导小组; 2、师德档案管理员及职责; 3、师德建设研究资料; 4、师德建设三年规划、年度工作计划; 5、师德建设工作职责; 6、师德宣传教育制度、师德学习考核制度; 7、
8、师德考核评估方案; 8、教师师德奖惩方案; 9、民主监督制度。 10、师德建设工作经费; 11、教师师德学习笔记; 12、师德建设工作意见; 13、师德建设工作检查监督记录; 14、师德建设专题研究资料。 四、加强档案室管理,做好防盗、避光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫等工作。 五、严格履行档案移交、接收等手续。 六、认真做好档案的鉴定工作,不得擅自修改和销毁档案。如需修改或销毁,必须首先填写修改或销毁情况记载,并由工会全体成员签名方可。 一、分管档案工作的局领导职责 1、组织全局性的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对局档案工作的领导,将
9、档案工作纳入局的整体发展计划,列入局议事日程,督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调发展。 二、局档案员职责 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片,收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理全局各种门类和载体的档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定
10、向档案馆移交应进馆的档案。 三、分管档案工作的各处(室)领导职责 1、配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定。 2、将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作),帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。 3、组织本单位人员学习档案法规,执行局档案工作的规章制度。 4、疏通渠道,严格制度,督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累,积极配合专(兼)职档案人员的归档工作。 5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。 6、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。 四、各处、室专(兼)职档案人员职责 1、坚持平时
11、整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查,按规定时间向档案室移交。 6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形
12、成的具有保存价值的,或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示,与其他单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、
13、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务
14、评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。 (二)上级文件材料 1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组,下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。 2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。 3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。 4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。 (三)同级文件材料 1、有关单位与本机关联合召开会议,共同进行工作,协作查处案件或问题共同署名的文件材料。 2、有关
15、单位与本机关签订的合同、合约、协议。 3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四)下级文件材料 1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。 2、重要的调查报告、检查报告、典型材料,比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。 3、重要的名册、登记表。 4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。 二、归档份数 文书档案一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用。 三、归档时间和方法 (一)凡经过打字室打印的文件,打印好后由打字员收集,交文书档案员归档。 (二)凡各部门发出的文件,由各部门办公室的有关人员
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