综合事务部管理制度范本28720.docx
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1、综合事务部管理制度二一年年七月目 录第一部分 岗位职职责22第二部分 保密制制度44第三部分 电话管管理6第四部分 公司来来宾参观观接待办办法6第五部分 行政事事务管理理制度88第六部分 会议管管理制度度100第七部分 员工宿舍舍管理制制度12第八部分 员工工工作服管管理制度度15第九部分 办公区区管理规规定16第十部分 综合事事务部内内部管理理制度24第十一部分分 车车辆管理理25第十二部分分 采采购管理理227第十三部分分 企企业文化化宣传29第一部分 岗岗位职责责1.综合事事务部经经理职责责范围工作内容: 组织编编制公司司行政管管理的各各项规章章制度并并报行政政副总审审批。监监督检查查制
2、度的的落实情情况。组组织制定定年度工工作计划划和月度度工作计计划并组组织执行行; 采购工工作:严严格按照照公司采采购流程程管理规规定进行行采购工工作,控控制采购购环节的的各项费费用,保保证物品品采购的的及时和和准确; 行政费费用控制制:按照照公司年年度费用用预算,严严格控制制公司各各项行政政费用支支出,确确认费用用范围,按按月分摊摊各项费费用; 行政性性财产物物资管理理:协调调公司行行政、办办公设备备及用品品,统一一安排人人员购买买。组织织对公司司行政财财产物资资进行登登记、造造册及定定期盘点点; 企业文文化宣传传工作:负责公公司的企企业文化化建设工工作,编编制、实实施、检检查、完完善公司司企
3、业文文化建设设发展规规划,提提炼和宣宣传企业业文化。创意、策策划、制制定、完完善企业业文化活活动项目目及规范范程序; 车辆管管理:负负责公司司行政车车辆的调调度,协协调各部部门和各各项目点点公司车车辆的使使用。安安排好公公司行政政车辆的的日常维护、保养养及驾驶驶员的日日常管理理工作,组组织建立立公司车车辆和驾驾驶员档档案;控控制公司司的交通通费用; 后勤保保障工作作:根据据公司年年度工作作计划,组组织、协协调、安安排公司司的后勤勤工作,包包括集体体宿舍、工工作餐、办办公环境境、通信信、卫生生、员工工生活、福福利发放放等工作作,确保保公司整整体正常常有序地地进行; 负责组组织安排排公司内内部的各
4、各项会议议,负责责安排对对外的会会议接待待、来宾宾接待、参参观等各各项活动动; 完成行行政副总总交办的的临时性性工作。权责范围: 权权力 行政管管理方针针的制定定、实施施的建议议权力; 对行政政检查中中发现的的问题,根根据有关关规定有有处罚的的建议权权力; 部门内内员工考考核的权权力; 部门内内员工聘聘任、解解聘的建建议权力力; 其他相相关权力力。责任 对公司行政政工作质质量负有有直接责责任; 因工作失职职给公司司造成损损失,应应负相应应的经济济责任和和行政责责任。2、综合事事务部内务员员l 办公用品的的领取及及发放工工作;l 零星物品的的市内采采购工作作;l 公司固定资资产的登登记及管管理;
5、l 负责综合事事务部与与库房的的联络工工作;l 参与各项会会务准备备及接待待服务;l 协助参与本本部门内内部其它它各项事事务的处处理,接接受主管管临时交交办事务务。3、办公文文员l 负责公司各各项工作作协调处处理,资资料的管管理。l 文字性档案案资料的的管理,包包括对公公司大事事纪的登登记和存存档。l 负责公司外外采工作作的订单单发放、联联络、资资料整理理及所采采购物品品的后续续跟踪联联络工作作;l 通知、电话话、传真真、信件件收发与与登记,并并保证信信息传达达准确及及时。l 协助完成公公司文化化宣传工工作。l 负责协助组组织会议议准备、接接待服务务,外来来参观人人员的接接待等工工作。l 负责
6、公司档档案整理理、保管管工作。l 协助参与本本部门内内部其它它事务的的处理,接接受主管管临时交交办事务务。4、司机l 按照公司要要求及时时准确的的送达各各类耗品品并做好好耗品接接收登记记及验收收工作;l 严格按照部部门计划划使用及及保养所所使用车车辆,确确保车辆辆的安全全、正常常使用;l 协助参与本本部门内内部其它它事务的的处理,接接受主管管临时交交办事务务。第二部分 保密制制度一 总 则第一条 为为保守公公司秘密密,维护护公司权权益,特特制定本本制度。第二条 公公司秘密密是关系系公司权权力和利利益,依依照特定定程序确确定,在在一定时时间内只只限一定定范围的的人员知知悉的事事项。第三条 公公司
7、附属属组织和和分支机机构以及及职员都都有保守守公司秘秘密的义义务。第四条 公公司保密密工作,实实行既确确保秘密密又便利利工作的的方针。第五条 对对保守、保保护公司司秘密以以及改进进保密技技术、措措施等方方面成绩绩显著的的部门或或职员实实行奖励励。二 保密范范围和密密级确定定第六条 公公司秘密密包括本本制度第第二条规规定的下下列秘密密事项:(一)公司司重大决决策中的的秘密事事项。(二)公公司尚未未付诸实实施的经经营战略略、经营营方向、经经营规划划、经营营项目及及经营决决策。(三)公公司内部部掌握的的合同、协协议、意意见书及及可行性性报告、主主要会议议记录。(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、
8、统计报表。(五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。(六)公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。(七)其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 公公司秘密密的密级级分为绝密、机机密、秘密三级。绝密是最重重要的公公司秘密密,泄露露会使公公司的权权益和利利益遭受受特别严严重的损损害;机机密是重重要的公公司秘密密,泄露露会使公公司权益益和利益益遭受到到严重的的损害;秘密是是一般的的公司秘秘密,泄泄露会使使公司的的权力和和利益遭遭受损害害。第八条 公公司秘级级的确定定:(一)公司司经营发发展中,直直接影响响公司权权益和利利
9、益的重重要决策策文件资资料为绝绝密级;(二)公司的的规划、财财务报表表、统计计资料、重重要会议议记录、公公司经营营情况为为机密级级;(三三)公司司人事档档案、合合同、协协议、职职员工资资性收入入、尚未未进入市市场或尚尚未公开开的各类类信息为为秘密级。第九条 属属于公司司秘密的的文件、资资料,应应当依据据本制度度第七条条、第八八条的规规定标明明密级,并并确定保保密期限限。保密密期限届届满,自自行解密密。三 保密措措施第十条 属属于公司司秘密的的文件、资资料和其其它物品品的制作作、收发发、传递递、使用用、复制制、摘抄抄、保存存和销毁毁,由综综合事务务部或主主管副总总经理委委托专人人执行;采用电电脑
10、技术术存取、处处理、传传递的公公司秘密密由收发发双方负负责保密密工作;第十一条 对于密密级文件件、资料料和其他他物品,必必须采取取以下保保密措施施:(一)非经经总经理理或主管管副总经经理批准准,不得得复制和和摘抄;(二)收发、传传递和外外出携带带,由指指定人员员担任,并并采取必必要的安安全措施施;(三三)在设设备完善善的保险险装置中中保存。第十二条 属于公公司秘密密的设备备或者产产品的研研制、生生产、运运输、使使用、保保存、维维修和销销毁,由由公司指指定专门门部门负负责执行行,并采采用相应应的保密密措施。 第十三条 在对外外交往与与合作中中需要提提供公司司秘密事事项的,应应当事先先经总经经理批
11、准准。第十四条 具有属属于公司司秘密内内容的会会议和其其他活动动,主办办部门应应采取下下列保密密措施:(一)选择择具备保保密条件件的会议议场所;(二)根据工工作需要要,限定定参加会会议人员员的范围围,对参参加涉及及密级事事项会议议的人员员予以指指定;(三)依依照保密密规定使使用会议议设备和和管理会会议文件件。(四四)确定定会议内内容是否否传达及及传达范范围。第十五条 不准在在私人交交往和通通信中泄泄露公司司秘密,不不准在公公共场所所谈论公公司秘密密,不准准通过其其他方式式传递公公司秘密密。第十六条 公司工工作人员员发现公公司秘密密已经泄泄露或者者可能泄泄露时,应应当立即即采取补补救措施施并及时
12、时报告综综合事务务部;综合事事务部接接到报告告,应立立即作出出处理。四 责任与与处罚第十七条 本制度度规定的的泄密是是指下列列行为之之一:(一)使公公司秘密密被不应应知悉的的;(二二)使公公司秘密密超出了了限定的的接触范范围,而而不能证证明未被被不应知知悉者知知悉的。第十八条 出现下下列情况况之一者者,给予予警告,并并扣发工工资500元以上上50000元以下下:(一)泄露露公司秘秘密,尚尚未造成成严重后后果或经经济损失失的;(二)违违反本制制度第十十条、第第十二条条、第十十三条、第第十四条条、第十十五条、第十七条规定定的秘密密内容的的;(三三)已泄泄露公司司秘密但但采取补补救措施施的。第十九条
13、 出现下下列情况况之一的的,予以以辞退并并酌情赔赔偿经济济损失。 (一)故意意或过失失泄露公公司秘密密,造成成严重后后果或重重大经济济损失的的;(二二)违反反本保密密制度规规定,为为他人窃窃取、刺刺探、收收买或违违章提供供公司秘秘密的;(三)利用职职权强制制他人违违反保密密规定的的。第三部分 电话话管理第一条 为为使电话话的使用用能发挥挥最大效效力,并并节省成成本,特特拟本办办法。第二条 电电话的管管理由公公司综合合事务部部总筹负负责。使使用则由由各部门门主管负负责督导导与控制制。第三条 本本公司的的电话,主主要是作作为方便便与外界界沟通、方方便开展展业务之之用,不不提倡员员工在公公司内打打私
14、人电电话。第四条 电电话使用用须知:(一)辖区区内的洽洽公。(二)时时间以三三分钟为为限,自自我控制制。(三三)注意意礼节,长长话短说说,简洁洁扼要,以以免耗时时又占线线。(四四)使用用前应对对讨论、商商洽事情情稍加构构思或略略作记录录。(五)一般般电话铃铃声响五五次无人人接听,即即挂听,即即挂线。第五条 各各办公人人员接听听电话的的标准用用语为:您好好,包头头利和公公司其其他内容容视情回回答,总总的要求求是规范范、简洁洁、礼貌貌第六条 员员工不经经同意即即私挂香香港或澳澳门长途途电话的的,每次次罚款550元;私挂国国外长途途电话的的,每次次罚款5500元元。屡教教不改的的,视情情节给予予加倍
15、罚罚款,直直至辞退退处理。第七条 公公司为规定核核准报销销话费的的人员定定额报销电话费费。第八条 本本规定自自下发之之日起开开始执行行。第四部分 公司司来宾参参观接待待办法(一)为促促进良好好公共关关系,扩大宣宣传效果果,兼顾公公司机密密特订定定本办法法。(二)参观观种类:1.定时参参观:先先以公文文或电话话预先约约定参观观时间与与范围。(1)团体参观:机关学校或社会团体约定来公司参观者。(2)贵宾参观:政府首长社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允准来参观者。(3)普通参观:一般客户或业务有关人员来参观者。2.临时参观:因业务需要临时决定来参观者。(三)接待待方式:1.团体参参观:凡凡参观
16、人人数能在在会客室室容纳者者,均以以烟茶招招待,否否则一律律免于招招待,至至于陪同同人员由由综合事事务部协协调有关关部门决定定。2.贵宾参参观:按按公司通通知以烟烟茶、水水果或其其他方式式招待的的,并由由公司高高级人员员陪同的的,由有有关单位位报公司司综合事事务部。3.普普通参观观:以烟烟茶招待待的,由由综合事事务部或或有关部部门派员员陪同。4.临时参观:同普通参观。 (四)参参观规则则:1.贵宾参参观及团团体参观观:由公公司核准准并于参参观前一一周内将参观观通知送送达综合合事务部部及相关关管理管管理部门门以办理理接待。2.普通参参观:由由公司核准准,并于于参观前前三日内将参观观通知送送达综合
17、合事务部部及各相相关管理理部门,以以利接待待,但参参观涉及及两个部部门以上者者,应比比照团体体参观办办理。33.临时时参观:由公司司核定,并并于参观观前一日日内将参参观通知知送达综综合事务务部及相相关管理理部门,以以利接待待,如参参观涉及及两个部部门以上者者,综合合事务部部予以协调调办理。4.各相关关管理部部门接到到参观接接待通知知后,要要安排好好接待解解说人员员并做好好接待准准备(包包括参观观地点卫卫生、环环境布置置、接待待物品的的准备等等),接接待人员员解说内内容应遵遵守公司司保密制制度。55.未经经核准的的参观人人员,一一律拒绝绝参观,擅擅自率领领参观人人员参观观者,得得按泄露露商业机机
18、密论。6.参观人员应严格按照公司安排进行参观。(五)本办办法自公布之日日起开始始施行。第五部分 行政政事务管管理制度度(一)总 则第一条 为为加强公公司行政政事务管管理,理理顺公司司内部关关系,使使各项管管理标准准化、制制度化,提提高办事事效率,特特制定本本规定。第二条 本本规定所所指行政政事务包包括档案案管理、印印鉴管理理、公文文打印管管理、办办公及工工作服管管理、报报刊及邮邮发管理理等。(二)档案案管理第三条 归归档范围围:公司的规划划、年度度计划、统统计资料料、采购相相关资料料、财务务审计、劳劳动工资资、经营营情况、人人事档案案、会议议记录、决决议、决决定、委委任书、协协议、合合同、项项
19、目方案案、通告告、通知知等具有有参考价价值的文文件材料料。第四条 各各部门档档案管理理要指定定专人负负责,明明确责任任,保证证原始资资料及单单据齐全全完整,密密级档案案必须保保证安全全。第五条 档档案的借借阅与索索取:1.总经理理、副总总经理借借阅非密密级档案案可通过过本部门门档案管管理人员员办理借借阅手续续,直接接提档;2.公公司其他他人员需需借阅档档案时,要要经本部部门主管管经理批批准,并并办理借借阅手续续;3.借阅档档案必须须爱护,保保持整洁洁,严禁禁涂改,注注意安全全和保密密,严禁禁擅自翻翻印、抄抄录、转转借、遗遗失,如如确属工工作需要要摘录和和复制,凡凡属密级级档案,必必须由行行政副
20、总总经理批批准方可可摘录和和复制,一一般内部部档案由由本部门门主管经经理批准准方可摘摘录和复复制。第六条 档档案的销销毁:1.任何组组织或个个人非经经允许无无权随意意销毁公公司档案案材料;2.若若按规定定需要销销毁时,凡凡属密级级档案须须经分管管副总经经理批准准后方可可销毁,一一般内部部档案,须须经公司司部门负负责人批批准后方方可销毁毁。3.经批准准销毁的的公司档档案。档档案管理理人员要要认真填填写、编编制销毁毁清单,由由两人以以上专人人监督销销毁。 (三)印鉴鉴管理第七条 公公司印鉴鉴由公司司综合事事务部负负责保管管。第八条 公公司印鉴鉴的使用用一律由由分管部门门经理签签字许可可后管理理印鉴
21、人人方可盖盖章,如如违反此此项规定定造成的的后果由由直接责责任人员员负责。如分管部门经理外出不能前批时,印章使用人员要进行电话请示,复述盖章文件内容,经同意后方可加盖印章,并做好登记。第九条 公公司所有有需要盖盖印鉴的的介绍信信、说明明及对外外开出的的任何公公文,应应统一编编号登记记,以备备查询,存存档。第十条 公公司一般般不允许许开具空空白介绍绍信,证证明如因因工作需需要或其其它特殊殊情况确确需开具具时,必必须经分分管副总总经理签签字批条条方可开开出,持持空白介介绍信外外出工作作回来必必须向公公司汇报报其介绍绍信的用用途,未未使用的的必须交交回。第十一条 盖章后后出现的的意外情情况由批批准人
22、负负责。(四)公文文打印管理理第十二条 公司公公文的复复印管理理工作由由公司综合合事务部部负责。第十三条 公司各各部、室室所有打打印公文文、文件件,必须须交综合合事务部部留底存存档。(五)办公公及劳保保用品的的管理第十四条 办公用用品的购购发:1.公司办办公室各各部门每每月255日前,各各部门负责人人将该部部门所需需要的办办公用品品制定计计划提交交公司综合合事务部部;各项目目点每季季度最后后一个月月25日日前,由由各项目目点负责责人将该该项目点点所需要要的办公公用品制制定计划划提交公公司综合合事务部部;2.公司综合合事务部部制定各部部门办公公用品计计划及预预算;经经总经理理审批后后负责将将办公
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