公众沟通文书沟通优秀课件.ppt
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1、公众沟通文书沟通第1页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入学习目的 如果你写不出来,你也别指望你能说得好!如果你写不出来,你也别指望你能说得好!如果你写不出来,你也别指望你能说得好!如果你写不出来,你也别指望你能说得好!文字沟通并没有高深的理论,其难度在于,你需要不断文字沟通并没有高深的理论,其难度在于,你需要不断文字沟通并没有高深的理论,其难度在于,你需要不断文字沟通并没有高深的理论,其难度在于,你需要不断地训练自己,这一过程可能是漫长的。地训练自己,这一过程可能是漫长的。地训练自己,这一过程可能是漫长的。地训练自己,这一过程可能是漫长的。与其说你在训练写作技能,不如说
2、你在培养正确的写作与其说你在训练写作技能,不如说你在培养正确的写作与其说你在训练写作技能,不如说你在培养正确的写作与其说你在训练写作技能,不如说你在培养正确的写作习惯。习惯。习惯。习惯。不要相信模式,除非是大家共同制定的文字沟通模式,不要相信模式,除非是大家共同制定的文字沟通模式,不要相信模式,除非是大家共同制定的文字沟通模式,不要相信模式,除非是大家共同制定的文字沟通模式,否则你会发现,这个模版本身就是沟通的阻碍。否则你会发现,这个模版本身就是沟通的阻碍。否则你会发现,这个模版本身就是沟通的阻碍。否则你会发现,这个模版本身就是沟通的阻碍。公众沟通公众沟通公众沟通公众沟通-文书沟通文书沟通文书
3、沟通文书沟通第2页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING 通过对目前的期望的文字沟通效果,确认改善的领域通过对目前的期望的文字沟通效果,确认改善的领域通过对目前的期望的文字沟通效果,确认改善的领域通过对目前的期望的文字沟通效果,确认改善的领域 通过掌握有效的文字沟通技能,获取更好的效果。通过掌握有效的文字沟通技能,获取更好的效果。通过掌握有效的文字沟通技能,获取更好的效果。通过掌握有效的文字沟通技能,获取更好的效果。培养和发展文字沟通技能培养和发展文字沟通技能培养和发展文字沟通技能培养和发展文字沟通技能学习目的学习目的学习目的学习目的进入文字沟通分析公众沟通公众沟通公众沟通公众
4、沟通-文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通第3页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入明确目的文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析三个问题三个问题三个问题三个问题一、文字沟通的类型?一、文字沟通的类型?一、文字沟通的类型?一、文字沟通的类型?二、有效文字沟通的特点?二、有效文字沟通的特点?二、有效文字沟通的特点?二、有效文字沟通的特点?三、文字沟通首要重点?三、文字沟通首要重点?三、文字沟通首要重点?三、文字沟通首要重点?信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、
5、信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件讨论文件讨论文件讨论文件A A。传达必要的,精确的信息。传达必要的,精确的信息。传达必要的,精确的信息。传达必要的,精确的信息。B B。文字的表述对特定的情况应是恰如其分。文字的表述对特定的情况应是恰如其分。文字的表述对特定的情况应是恰如其分。文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。的。的。的。第4页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入写作过程文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通文字沟通分析
6、文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析明确目的明确目的明确目的明确目的-我想利用这份文书做什么?我想利用这份文书做什么?我想利用这份文书做什么?我想利用这份文书做什么?传递信息传递信息传递信息传递信息下达指示下达指示下达指示下达指示解释事情解释事情解释事情解释事情事后补遗事后补遗事后补遗事后补遗 制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略制定语气和修辞策略第5页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入示例练习写作过程写作过程写作过程写作过程写完后重读写完后重读写完后重读写完后重读修改文书,大修改文书,大修改文书,大修改文书,大胆删减胆删减胆删减胆删减一口气写完一口气
7、写完一口气写完一口气写完整理写作思路,整理写作思路,整理写作思路,整理写作思路,考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容考虑文书内容检查细节,确认无误,检查细节,确认无误,检查细节,确认无误,检查细节,确认无误,要与不要要与不要要与不要要与不要目的要明确目的要明确目的要明确目的要明确信息要全面信息要全面信息要全面信息要全面行文要简短行文要简短行文要简短行文要简短使用短句使用短句使用短句使用短句强调最重要的强调最重要的强调最重要的强调最重要的段落分明段落分明段落分明段落分明总结和结论总结和结论总结和结论总结和结论尽量生动尽量生动尽量生动尽量生动随意开始随意开始随意开始随意开始写写停停写写停停写写停停
8、写写停停被动句被动句被动句被动句双重否定双重否定双重否定双重否定长句长句长句长句无关信息无关信息无关信息无关信息错别字错别字错别字错别字过长过长过长过长文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析第6页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入本练习review和结论亲爱的先生亲爱的先生/女士:女士:我已经间接获悉您在寻找一家公司为我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司,我公司为一个完全能令人放心的公司,我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方定能被指派。
9、不管我们在贵公司业务方面经验有限,曾经为您服务过的人说我面经验有限,曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的们能胜任此项工作。我是个非常热请的人,对于与您相会的可能性,除非另行人,对于与您相会的可能性,除非另行通知,我在周一、周二和周五下午不能通知,我在周一、周二和周五下午不能拜访你处,这是因为拜访你处,这是因为刘云端先生,您好:刘云端先生,您好:这是来自微软的信,继我们上周的电话谈这是来自微软的信,继我们上周的电话谈话后,我很高兴再邮给您一本我公司的最新话后,我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。宣传册。你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件你曾表示过贵公司对安装新型计算机软
10、件感兴趣,我相信我们的服务符合你的要求,感兴趣,我相信我们的服务符合你的要求,会让您满意的。会让您满意的。期待您的回音,并期望很快能和您会期待您的回音,并期望很快能和您会面。面。此致此致敬礼敬礼比尔盖茨比尔盖茨2002年年10月月1日日练习练习练习练习目标:判别两封信的高下,并说明原因(目标:判别两封信的高下,并说明原因(目标:判别两封信的高下,并说明原因(目标:判别两封信的高下,并说明原因(1010分钟)分钟)分钟)分钟)形式:团队讨论、形成理由、代表陈述。(形式:团队讨论、形成理由、代表陈述。(形式:团队讨论、形成理由、代表陈述。(形式:团队讨论、形成理由、代表陈述。(3 3分钟)分钟)分
11、钟)分钟)文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析第7页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入技法概要文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析文字沟通分析亲爱的先生亲爱的先生/女士:女士:我已经间接获悉您在寻找一我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司,我公司定能令人放心的公司,我公司定能被指派。不管我们在贵公司能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限,曾经为您业务方面经验有限,曾经为您服务过的人说我们
12、能胜任此项服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人,工作。我是个非常热请的人,对于与您相会的可能性,除非对于与您相会的可能性,除非另行通知,我在周一、周二和另行通知,我在周一、周二和周五下午不能拜访你处,这是周五下午不能拜访你处,这是因为因为刘云端先生,您好:刘云端先生,您好:这是来自微软的信,继我们上这是来自微软的信,继我们上周的电话谈话后,我很高兴再邮周的电话谈话后,我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。给您一本我公司的最新宣传册。你曾表示过贵公司对安装新你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣,我相信型计算机软件感兴趣,我相信我们的服务符合你的要求,会我们的服务符合你的要求
13、,会让您满意的。让您满意的。期待您的回音,并期望很快能期待您的回音,并期望很快能和您会面。和您会面。此致此致敬礼敬礼比尔盖茨比尔盖茨2002年年10月月1日日写信者不原写信者不原费神查明联费神查明联系人系人语意含糊语意含糊语法错误与语法错误与错别字错别字无关信息无关信息文书过长文书过长说明写信原因说明写信原因暗示下一步应采取暗示下一步应采取的行动的行动知道此信发给谁知道此信发给谁表明积极的态度表明积极的态度只写了一页只写了一页表达不清,内容缺乏全面考虑,表达不清,内容缺乏全面考虑,表达不清,内容缺乏全面考虑,表达不清,内容缺乏全面考虑,错别字和标点错误,废话连篇。错别字和标点错误,废话连篇。错
14、别字和标点错误,废话连篇。错别字和标点错误,废话连篇。内容清晰,态度乐观,简明扼内容清晰,态度乐观,简明扼内容清晰,态度乐观,简明扼内容清晰,态度乐观,简明扼要,切中要害,。要,切中要害,。要,切中要害,。要,切中要害,。判别两封信的高下,并说明原因判别两封信的高下,并说明原因判别两封信的高下,并说明原因判别两封信的高下,并说明原因第8页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入环节要点文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通技法概要技法概要技法概要技法概要 掌握写作过程中每个环节的要点掌握写作过程中每个环节的要点掌握写作过程中每个环节的要点掌握写作过程中每个环节的要点 掌握三种文字类
15、型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式掌握三种文字类型的特点和写作方式第9页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入三种类型文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通技法概要技法概要技法概要技法概要写完后重读写完后重读写完后重读写完后重读修改文书,大胆删减修改文书,大胆删减修改文书,大胆删减修改文书,大胆删减一口气写完一口气写完一口气写完一口气写完整理写作思路,考虑文整理写作思路,考虑文整理写作思路,考虑文整理写作思路,考虑文书内容书内容书内容书内容检查细节,确认无误检查细节,确认无误检查细节,确认无误检查细节,确认无误重温写作过程重温写作过
16、程重温写作过程重温写作过程准备准备准备准备准备再准备再准备再准备再准备准备准备准备 目标目标目标目标:who,what,why:who,what,why:who,what,why:who,what,why 提纲:结构、策略提纲:结构、策略提纲:结构、策略提纲:结构、策略 整理:信息、需求整理:信息、需求整理:信息、需求整理:信息、需求写作写作写作写作检查检查检查检查 肯定、否定、指示肯定、否定、指示肯定、否定、指示肯定、否定、指示 删减删减删减删减:无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度无关信息、大幅度 注意错误:语法、拼写、描述注意错误:语法、拼写、描述注意错误:语法、拼写、描述注
17、意错误:语法、拼写、描述 细节:标点、日期、称谓细节:标点、日期、称谓细节:标点、日期、称谓细节:标点、日期、称谓第10页,本讲稿共22页TIMEWAYNECONSULTING进入技法概要总结表文书沟通文书沟通文书沟通文书沟通技法概要技法概要技法概要技法概要类型类型写作方式写作方式肯定肯定肯定肯定同意某种请示,提供一个同意某种请示,提供一个同意某种请示,提供一个同意某种请示,提供一个机会,或者是一些好消息。机会,或者是一些好消息。机会,或者是一些好消息。机会,或者是一些好消息。直截了当地给接受者好消息,使之高兴。然后解释这个好消息,消除接收者可能产生的疑问。用好祝愿来结束文书,使受信人知道,你
18、在分享他的愉快。否定否定否定否定对要求的一种否定,对要求的一种否定,对要求的一种否定,对要求的一种否定,或者是一个坏消息。或者是一个坏消息。或者是一个坏消息。或者是一个坏消息。开始以自然渐进的方式叙述,为受信人接受坏消息先行铺垫。给出坏消息之前给出一些背景方面的信息,进行暗示,使之有思想准备。给出坏消息,要清楚、准确。不能使人产生误解。用良好的祝愿结束,不要为坏消息做任何辩解。指示指示指示指示指示他人进行某项工作,指示他人进行某项工作,指示他人进行某项工作,指示他人进行某项工作,开展某些活动,同意你开展某些活动,同意你开展某些活动,同意你开展某些活动,同意你的见解或提供你的信息的见解或提供你的
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