综合事务部管理制度范本50035193695.docx
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1、综合事务部部管理制度二一年年七月目 录第一部分 岗位职责责2第二部分 保密制度度4第三部分 电话管理理6第四部分 公司来宾宾参观接待待办法6第五部分 行政事务务管理制度度8第六部分 会议管理理制度10第七部分 员工宿舍管管理制度122第八部分 员工工作作服管理制制度155第九部分 办公区管管理规定16第十部分 综合事事务部内部部管理制度度24第十一部分分 车辆辆管理25第十二部分分 采购购管理27第十三部分分 企业业文化宣传传229第一部分 岗位位职责1.综合事事务部经理理职责范围围工作内容: 组织编编制公司行行政管理的的各项规章章制度并报报行政副总总审批。监监督检查制制度的落实实情况。组组织
2、制定年年度工作计计划和月度度工作计划划并组织执执行; 采购工工作:严格格按照公司司采购流程程管理规定定进行采购购工作,控控制采购环环节的各项项费用,保保证物品采采购的及时时和准确; 行政费费用控制:按照公司司年度费用用预算,严严格控制公公司各项行行政费用支支出,确认认费用范围围,按月分分摊各项费费用; 行政性性财产物资资管理:协协调公司行行政、办公公设备及用用品,统一一安排人员员购买。组组织对公司司行政财产产物资进行行登记、造造册及定期期盘点; 企业文文化宣传工工作:负责责公司的企企业文化建建设工作,编编制、实施施、检查、完完善公司企企业文化建建设发展规规划,提炼炼和宣传企企业文化。创意、策策
3、划、制定定、完善企企业文化活活动项目及及规范程序序; 车辆管管理:负责责公司行政政车辆的调调度,协调调各部门和和各项目点点公司车辆辆的使用。安安排好公司司行政车辆辆的日常维护、保养养及驾驶员员的日常管管理工作,组组织建立公公司车辆和和驾驶员档档案;控制制公司的交交通费用; 后勤保保障工作:根据公司司年度工作作计划,组组织、协调调、安排公公司的后勤勤工作,包包括集体宿宿舍、工作作餐、办公公环境、通通信、卫生生、员工生活、福福利发放等等工作,确确保公司整整体正常有有序地进行行; 负责组组织安排公公司内部的的各项会议议,负责安安排对外的的会议接待待、来宾接接待、参观观等各项活活动; 完成行行政副总交
4、交办的临时时性工作。权责范围: 权权力 行政管管理方针的的制定、实实施的建议议权力; 对行政政检查中发发现的问题题,根据有有关规定有有处罚的建建议权力; 部门内内员工考核核的权力; 部门内内员工聘任任、解聘的的建议权力力; 其他相相关权力。责任 对公司行政政工作质量量负有直接接责任; 因工作失职职给公司造造成损失,应应负相应的的经济责任任和行政责责任。2、综合事事务部内务员l 办公用品的的领取及发发放工作;l 零星物品的的市内采购购工作;l 公司固定资资产的登记记及管理;l 负责综合事事务部与库库房的联络络工作;l 参与各项会会务准备及及接待服务务;l 协助参与本本部门内部部其它各项项事务的处
5、处理,接受受主管临时时交办事务务。3、办公文文员l 负责公司各各项工作协协调处理,资资料的管理理。l 文字性档案案资料的管管理,包括括对公司大大事纪的登登记和存档档。l 负责公司外外采工作的的订单发放放、联络、资资料整理及及所采购物物品的后续续跟踪联络络工作;l 通知、电话话、传真、信信件收发与与登记,并并保证信息息传达准确确及时。l 协助完成公公司文化宣宣传工作。l 负责协助组组织会议准准备、接待待服务,外外来参观人人员的接待待等工作。l 负责公司档档案整理、保保管工作。l 协助参与本本部门内部部其它事务务的处理,接接受主管临临时交办事事务。4、司机l 按照公司要要求及时准准确的送达达各类耗
6、品品并做好耗耗品接收登登记及验收收工作;l 严格按照部部门计划使使用及保养养所使用车车辆,确保保车辆的安安全、正常常使用;l 协助参与本本部门内部部其它事务务的处理,接接受主管临临时交办事事务。第二部分 保密制度度一 总 则第一条 为为保守公司司秘密,维维护公司权权益,特制制定本制度度。第二条 公公司秘密是是关系公司司权力和利利益,依照照特定程序序确定,在在一定时间间内只限一一定范围的的人员知悉悉的事项。第三条 公公司附属组组织和分支支机构以及及职员都有有保守公司司秘密的义义务。第四条 公公司保密工工作,实行行既确保秘秘密又便利利工作的方方针。第五条 对对保守、保保护公司秘秘密以及改改进保密技
7、技术、措施施等方面成成绩显著的的部门或职职员实行奖奖励。二 保密范范围和密级级确定第六条 公公司秘密包包括本制度度第二条规规定的下列列秘密事项项:(一)公司司重大决策策中的秘密密事项。(二)公司司尚未付诸诸实施的经经营战略、经经营方向、经经营规划、经经营项目及及经营决策策。(三)公司内部部掌握的合合同、协议议、意见书书及可行性性报告、主主要会议记记录。(四四)公司财财务预决算算报告及各各类财务报报表、统计计报表。(五)公司司所掌握的的尚未进入入市场或尚尚未公开的的各类信息息。(六)公司职员员人事档案案,工资性性、劳务性性收入及资资料。(七七)其他经经公司确定定应当保密密的事项。一般性决定、决议
8、、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 公公司秘密的的密级分为为绝密、机密密、秘秘密三级级。绝密是最重重要的公司司秘密,泄泄露会使公公司的权益益和利益遭遭受特别严严重的损害害;机密是是重要的公公司秘密,泄泄露会使公公司权益和和利益遭受受到严重的的损害;秘秘密是一般般的公司秘秘密,泄露露会使公司司的权力和和利益遭受受损害。第八条 公公司秘级的的确定:(一)公司司经营发展展中,直接接影响公司司权益和利利益的重要要决策文件件资料为绝绝密级;(二)公司司的规划、财财务报表、统统计资料、重重要会议记记录、公司司经营情况况为机密级级;(三)公司人事事档案、合合同、协议议、职员工工资性收
9、入入、尚未进进入市场或或尚未公开开的各类信信息为秘密密级。第九条 属属于公司秘秘密的文件件、资料,应应当依据本本制度第七七条、第八八条的规定定标明密级级,并确定定保密期限限。保密期期限届满,自自行解密。三 保密措措施第十条 属属于公司秘秘密的文件件、资料和和其它物品品的制作、收收发、传递递、使用、复复制、摘抄抄、保存和和销毁,由由综合事务务部或主管管副总经理理委托专人人执行;采采用电脑技技术存取、处处理、传递递的公司秘秘密由收发发双方负责责保密工作作;第十一条 对于密级级文件、资资料和其他他物品,必必须采取以以下保密措措施:(一)非经经总经理或或主管副总总经理批准,不不得复制和和摘抄;(二)收
10、发发、传递和和外出携带带,由指定定人员担任任,并采取取必要的安安全措施;(三)在在设备完善善的保险装装置中保存存。第十二条 属于公司司秘密的设设备或者产产品的研制制、生产、运运输、使用用、保存、维维修和销毁毁,由公司司指定专门门部门负责责执行,并并采用相应应的保密措措施。 第十三条 在对外交交往与合作作中需要提提供公司秘秘密事项的的,应当事事先经总经经理批准。第十四条 具有属于于公司秘密密内容的会会议和其他他活动,主主办部门应应采取下列列保密措施施:(一)选择择具备保密密条件的会会议场所;(二)根根据工作需需要,限定定参加会议议人员的范范围,对参参加涉及密密级事项会会议的人员员予以指定定;(三
11、)依照保密密规定使用用会议设备备和管理会会议文件。(四)确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条 不准在私私人交往和和通信中泄泄露公司秘秘密,不准准在公共场场所谈论公公司秘密,不不准通过其其他方式传传递公司秘秘密。第十六条 公司工作作人员发现现公司秘密密已经泄露露或者可能能泄露时,应应当立即采采取补救措措施并及时时报告综合合事务部;综合事务务部接到报报告,应立立即作出处处理。四 责任与与处罚第十七条 本制度规规定的泄密密是指下列列行为之一一:(一)使公公司秘密被被不应知悉悉的;(二二)使公司司秘密超出出了限定的的接触范围围,而不能能证明未被被不应知悉悉者知悉的的。第十八条 出现下列列情况之一一
12、者,给予予警告,并并扣发工资资50元以上上50000元以下:(一)泄露露公司秘密密,尚未造造成严重后后果或经济济损失的;(二)违违反本制度度第十条、第第十二条、第第十三条、第第十四条、第第十五条、第十七条规定的的秘密内容容的;(三三)已泄露露公司秘密密但采取补补救措施的的。第十九条 出现下列列情况之一一的,予以以辞退并酌酌情赔偿经经济损失。 (一)故意意或过失泄泄露公司秘秘密,造成成严重后果果或重大经经济损失的的;(二)违反本保保密制度规规定,为他他人窃取、刺刺探、收买买或违章提提供公司秘秘密的;(三)利用用职权强制制他人违反反保密规定定的。第三部分 电话管管理第一条 为为使电话的的使用能发发
13、挥最大效效力,并节节省成本,特特拟本办法法。第二条 电电话的管理理由公司综合事事务部总筹筹负责。使使用则由各各部门主管负负责督导与与控制。第三条 本本公司的电电话,主要要是作为方方便与外界界沟通、方方便开展业业务之用,不不提倡员工工在公司内内打私人电电话。第四条 电电话使用须须知:(一)辖区区内的洽公公。(二)时间以三三分钟为限限,自我控控制。(三三)注意礼礼节,长话话短说,简简洁扼要,以以免耗时又又占线。(四)使用用前应对讨讨论、商洽洽事情稍加加构思或略略作记录。(五)一般般电话铃声声响五次无无人接听,即即挂听,即即挂线。第五条 各各办公人员接听电话话的标准用用语为:您好,包包头利和公公司其
14、他他内容视情情回答,总总的要求是是规范、简简洁、礼貌貌第六条 员员工不经同同意即私挂挂香港或澳澳门长途电电话的,每每次罚款550元;私私挂国外长长途电话的的,每次罚罚款5000元。屡教教不改的,视视情节给予予加倍罚款款,直至辞辞退处理。第七条 公公司为规定核准准报销话费费的人员定定额报销电话费。第八条 本本规定自下下发之日起起开始执行行。第四部分 公司来来宾参观接接待办法(一)为促促进良好公共关关系,扩大宣传传效果,兼顾公司司机密特订订定本办法法。(二)参观观种类:1.定时参参观:先以以公文或电电话预先约约定参观时时间与范围围。(1)团体参观观:机关学学校或社会会团体约定定来公司参观者者。(2
15、)贵宾参观观:政府首首长社会名名流以及国国内外各大大企业负责责人经公司司允准来参参观者。(3)普通通参观:一一般客户或或业务有关关人员来参参观者。22.临时参参观:因业业务需要临临时决定来来参观者。(三)接待待方式:1.团体参参观:凡参参观人数能能在会客室室容纳者,均均以烟茶招招待,否则则一律免于于招待,至至于陪同人人员由综合合事务部协协调有关部部门决定。2.贵宾参观观:按公司司通知以烟烟茶、水果果或其他方方式招待的的,并由公公司高级人人员陪同的的,由有关关单位报公公司综合事事务部。3.普通通参观:以以烟茶招待待的,由综综合事务部部或有关部部门派员陪陪同。4.临时参观观:同普通通参观。 (四)
16、参参观规则:1.贵宾参参观及团体体参观:由由公司核准准并于参观观前一周内将参观通通知送达综综合事务部部及相关管管理管理部部门以办理理接待。2.普通参参观:由公公司核准,并并于参观前前三日内将参观通通知送达综综合事务部部及各相关关管理部门门,以利接接待,但参参观涉及两两个部门以上者,应应比照团体体参观办理理。3.临临时参观:由公司核定,并并于参观前前一日内将将参观通知知送达综合合事务部及及相关管理理部门,以以利接待,如如参观涉及及两个部门门以上者,综综合事务部部予以协调办办理。4.各相关关管理部门门接到参观观接待通知知后,要安安排好接待待解说人员员并做好接接待准备(包包括参观地地点卫生、环环境布
17、置、接接待物品的的准备等),接接待人员解解说内容应应遵守公司司保密制度度。5.未经核核准的参观观人员,一一律拒绝参参观,擅自自率领参观观人员参观观者,得按按泄露商业业机密论。6.参观人员应严格按照公司安排进行参观。(五)本办办法自公布之日起起开始施行行。第五部分 行政事事务管理制制度(一)总 则第一条 为为加强公司司行政事务务管理,理理顺公司内内部关系,使使各项管理理标准化、制制度化,提提高办事效效率,特制制定本规定定。第二条 本本规定所指指行政事务务包括档案案管理、印印鉴管理、公公文打印管管理、办公公及工作服服管理、报报刊及邮发发管理等。(二)档案案管理第三条 归归档范围:公司的规划划、年度
18、计计划、统计计资料、采购相关关资料、财财务审计、劳劳动工资、经经营情况、人人事档案、会会议记录、决决议、决定定、委任书书、协议、合合同、项目目方案、通通告、通知知等具有参参考价值的的文件材料料。第四条 各各部门档案案管理要指指定专人负负责,明确确责任,保保证原始资资料及单据据齐全完整整,密级档档案必须保保证安全。第五条 档档案的借阅阅与索取:1.总经理理、副总经经理借阅非非密级档案案可通过本本部门档案案管理人员员办理借阅阅手续,直直接提档;2.公司司其他人员员需借阅档档案时,要要经本部门门主管经理理批准,并并办理借阅阅手续;33.借阅档档案必须爱爱护,保持持整洁,严严禁涂改,注注意安全和和保密
19、,严严禁擅自翻翻印、抄录录、转借、遗遗失,如确确属工作需需要摘录和和复制,凡凡属密级档档案,必须须由行政副副总经理批批准方可摘摘录和复制制,一般内内部档案由由本部门主主管经理批批准方可摘摘录和复制制。第六条 档档案的销毁毁:1.任何组组织或个人人非经允许许无权随意意销毁公司司档案材料料;2.若若按规定需需要销毁时时,凡属密密级档案须须经分管副副总经理批批准后方可可销毁,一一般内部档档案,须经经公司部门门负责人批批准后方可可销毁。33.经批准准销毁的公公司档案。档档案管理人员要要认真填写写、编制销销毁清单,由由两人以上上专人监督督销毁。 (三)印鉴鉴管理第七条 公公司印鉴由由公司综合事事务部负责
20、责保管。第八条 公公司印鉴的的使用一律律由分管部门经理签签字许可后后管理印鉴鉴人方可盖盖章,如违违反此项规规定造成的的后果由直直接责任人人员负责。如分管部门经理外出不能前批时,印章使用人员要进行电话请示,复述盖章文件内容,经同意后方可加盖印章,并做好登记。第九条 公公司所有需需要盖印鉴鉴的介绍信信、说明及及对外开出出的任何公公文,应统统一编号登登记,以备备查询,存存档。第十条 公公司一般不不允许开具具空白介绍绍信,证明明如因工作作需要或其其它特殊情情况确需开开具时,必必须经分管管副总经理理签字批条条方可开出出,持空白白介绍信外外出工作回回来必须向向公司汇报报其介绍信信的用途,未未使用的必必须交
21、回。第十一条 盖章后出出现的意外外情况由批批准人负责责。(四)公文文打印管理第十二条 公司公文文的复印管管理工作由由公司综合事事务部负责责。第十三条 公司各部部、室所有有打印公文文、文件,必必须交综合合事务部留留底存档。(五)办公公及劳保用用品的管理理第十四条 办公用品品的购发:1.公司办办公室各部部门每月25日日前,各部部门负责人将将该部门所所需要的办办公用品制制定计划提提交公司综合事事务部;各项目点点每季度最最后一个月月25日前前,由各项项目点负责责人将该项项目点所需需要的办公公用品制定定计划提交交公司综合合事务部;2.公司综合事事务部制定定各部门办公公用品计划划及预算;经总经理理审批后负
22、负责将办公公用品购回回,根据实实际工作需需要有计划划的于申请请购置次月月5日分发发给各个部部门,由部门负责责人签字领领回,其它它时间一律律不在发放放办公用品品;3.除除正常配给给的办公用用品外,特特殊情况若若还需用其其它用品的的须经综合合事务部经经理批准方方可领用;4.公司司新聘工作作人员的办办公用品,综合事务部根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;6.负责购发办公用品的人员要办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁
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