2022年电大办公室管理答案 .docx
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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理单元作业题(1)1将办公室实务工作的简要内容填入以下表格,内容基本相同的填在一行中;序号国内一般性国外一般性国内企业(含外企)1 文书撰写接受上司的口头或书面指示完成记录上司指令及会谈、会议内容信函2 文书制作复印资料打印文稿及表格文书处理在权限内按自己的意思发出信函信函和邮件的处理3 档案治理档案治理记录上司指令及会谈、会议内容4 5 会议组织支配会议事务,并做好会议记录或纲要6 调查讨论帮助上司预备书面的财务报告、讨论报告7 信息资料预备好公司要公开的资料收集及整理各种信息信访工作替上司接洽外界人士;如记者、接待来宾和员工的来访8
2、 工会职员等9 接待工作接待来访来宾10 和谐工作以电话往来维护和外界的良好公共关系11 督查工作督导一般职员或速记员通讯事务、电话12 日程支配替上司定约会并做好记录13 日常事务阅读分类信件14 办公室治理办公室环境的布置和整理保管办公室设备及用品15 其他暂时交以速记登记上司交待的事项执行上司交办事项办的事项16 替上司申报交纳所得税及办理退税17 预定方案收集及整理各种信息外出办事,如银行、邮局等18 整理资料处理收件日勤表19 处理邮件20 挑选电话整理来过的电话清单21 总结日程2办公用易耗品主要有:1.信封、信纸, 2.软盘、光盘等,3.铅笔, 4.圆珠表, 5.签字笔或钢笔,
3、6、修正液或修正带,7、印盒, 8、各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等,9、小刀, 10、日历等,11、其他,如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图1 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 6 页精选学习资料 - - - - - - - - - 钉、橡皮等;3文员工作的三个步骤有:1.方案的步骤,要充分明白即将开头的工作内容,并摸索以什么方法进行效率会正确;2.实施步骤,要留意:同时检查是否依据起初所拟定的次序进行,上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施,协作上司预期的期限
4、;3.检查的步骤,要分析方案和实际的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析;三者的关系为:先作方案,付诸实施,然后检查结果,环绕“ 方案-实施 -检查” 这样一个滚动的过程开展;三者相互联系形成一个循环;文员第一要认真制定方案,然后依据这个方案去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示;4依据“ 优先次序” 处理工作原就,虚拟一份半天或一天工作(或家务)方案书;优先次序表 审核1、和王先生联络今日预定方案的变更 2、和司机联络今日预定方案的变更 3、拍发喜庆电报 4、复印下午的会议资料 5、预备奠基仪式 6、誉写原稿(今日截
5、稿)7、结算旅费 8、制作感谢信 9、整理档案 10、练习电脑打字5受意就是文员接受和领悟上司的意图;可以分为直接受意和间接受意;受意方法要注意: 1、善于领悟上司意图,不要曲解上司意图,2、备好记录本,记录下指示要点,3、注意倾听,专心判定指示的用意,4、必要时可以提问,直到明白意图为止,但不要打断谈话5、如有不同看法,可以公开提出,但要言之成理,并要留意方式、态度,6、接受指示后,要不失时机地贯彻实施;我曾经经受过一件事情,使我充分熟识到,在受意时,充分做好记录的重要性;办公室治理单元作业题(2)论述题2 / 6 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 6 页精选学习资料
6、- - - - - - - - - 1. 同: A. 都应先问好,再传达自己的信息;B. 都应保持耐性、热忱的态度;C.通话终止,应让对方感受到自己开心的心情;D.都应简明扼要表达自己的意思;异: A. 打电话应第一查清晰对方的电话号码,接电话应等电话铃响 2-4 声就接听 B. 打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍,接电话就没有这一步;2明白“ 电视会议” 、“ 交互式电话会议” 的基本用途,比较其与一般会议的不同,谈各自的优劣或各自应留意的问题;3邮件分检的一般标准有:A. 依据收件人的姓名分检4B. 依据邮件的重要性分检5C.依据收件部门的名称分检;4 A. 把需要上司亲自的信件先储
7、存下来,并通知发信人已收到,告知对方何时得到答复; B. 上司指明在他不在时把收到的邮件转头某个部门或人员处理,应制作签收单,要求收到人员签名,并注明时间;C.上司授权处理一些应由他处理的邮件,应在全面把握情形的基础上谨慎办理,在回信上签上自己的职称,发出前复印一份,留待上司过目;D.假如邮件许多,仍可以制作邮件摘要表;E. 假如上司习惯于每天给办公室打电话,应当把需要上司处理的每封信件的内容大致记录一下随时向上司汇报;F. 假如上司在临走时留下通讯H.地址和电话,在处理邮件时遇到麻烦的事情,应准时请示;G.把寄给上司邮包连续编号;可以把积压的信件分别标示,放入纸袋,如标上“ 需要签字的信件”
8、 “ 需要处理的信件”等;5( 1 上司正在开会时:让您久等了,愧疚,他正在紧急会议中,无法离开,可不行以让 代理人与你先谈?(2)上司繁忙时:真对不起,某某(上司)现在在忙,放不下手边的 事,您看这样好不好,改日在与你联系,实在愧疚;(3)上司即将外出:对不起 , 某某先 生(上司)已经支配好有事外出,现在正忙着,没法与您网页,我们上司说让您白跑一趟真不好意思,能不能由我转达留言,我叫XXX是他的文员,然后讲留言记录下来;(4)远道来访或有重要事情的来访:先告知来访者,他(上司)即将下出(理由);再去通报上司,如上司指示代理人,便始终访者传达“ 愧疚、让您久等” 某某急着外出,但他请代理人与
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