中层时间管理实务.pptx
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1、中层时间管理实务时间管理【忠告】我们都有相同的时间,时间稍纵即逝,失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时来完成每个月的目标,只有2112个小时来完成每年的目标,只要时间一流逝,我们就一无所获。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱,你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。时间是最有价值的资源,而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。2穿越雷区平地上有两条相隔4米的平行线整组学员必须通过两线之间的距离每组只能碰地面三次,多于三次,全组xx顺利到达对面平行线且时间最短的为获胜团队怎样通过或身体哪个部位着地均无限制,只要求在两线之间,总共着地三次3时间管
2、理时间哪去了时间哪去了-对时间的分析对时间的分析 时间管理方法:第二象限工作法养成好习惯4时间哪去了-对时间的分析对时间的分析2.时间分析方法1.分析时间分析时间的重要性的重要性5分析时间的重要性 多数职业经理都很忙,经常加班加点,没有周末,没有休息时间,简直就是“忙碌”二字的化身。由于职业经理的多维角色,他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。有没有方法提高时间的利用率,有尽可能多的时间去陪陪家人?下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。6分析时间的重要性 由于职业经理经常碰到突发情况,所以,很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快,所以干脆不定计划。计划是时间管理
3、的前提,没有计划,也就谈不上有效的时间管理。1无计划或计划不周7分析时间的重要性 工作总有主要与次要的差别,作为职业经理,由于他的很多工作会影响到其他人,因而在工作中,必须分清楚哪些事情是必须做的,哪些事情可以慢点处理,哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情,不但要优先处理,还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。有很多人按照先后顺序来安排工作,这种方法的本身就没有主次之分,弊病是在次要工作上浪费很多时间,因为时间是有限的,必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。C工作无主次28分析时间的重要性 职业经理的主要角色是管理者,管理就要向下属进行有效
4、的授权,通过下属去实现目标。不向下属授权,很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了,那个工作下属做不了,所有的工作都由自己做,而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作,而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成,原因就在于把时间用错了地方,用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交,结果不但家人报怨,上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低,员工认为你不认可他的工作能力。总之,不向下授权往往会吃力不讨好。不对下属授权39分析时间的重要性 前面说过,企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面:沟通不善41.时间用于处理沟通不善
5、带来的恶果 例如,某员工对公司有一些看法,正确的做法是他向你或有关部门提出意见,但是,这位员工却私下议论,或者透露给客户,一传十,十传百,员工的个人看法在众多员工和客户中传开,给公司形象带来消极影响。作为上司,必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通,就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。2.无效沟通 花了很多时间,却没有达成有效沟通,也就是用于沟通的时间没有效率。很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通,而是沟通的效果如何。沟通只是第一步,目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果,我们称之为“沟而不通”。10分析时间的重要性 有的人
6、把大量时间浪费在不良习惯上。例如,喜欢在电话里聊天;在桌面上堆放一大堆材料,用的时候就得花时间去找;有些人属于心血来潮型的,想到哪里,做到哪里;有些人对办公环境特别敏感,必须在一定的环境中才能静心工作;有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯,可能自己没有意识到,但实际上浪费了很多时间。如果是普通员工,不良习惯只会影响一个人。作为职业经理,要和下属进行交流,不良习惯就会影响到很多人,甚至影响部门的工作。不良习惯511分析时间的重要性【事例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋,但总觉得没有做自己应该做的事情,每天都忙,却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动:8:30上司找任经理谈
7、有关公司人力资源规划的问题,一直到10:00。10:00正准备工作,又有电话询问有关新员工薪资的问题,解释了20分钟。10:20给下属布置招聘工作,中间不断有人进来请示汇报工作,一直到11:00。11:00处理文件等,到12:00,还有一部分没有过目。吃过午饭,看了一会报纸,聊了一会天,猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成,就急忙赶到办公室。14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜,由于对招聘主管不放心,本应是他的职责,任经理又全包了下来,包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定,这项工作又占去两个小时。16:00刚要写公司人力资源规划报告,一个下属又进来
8、请示工作,顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。16:30召集下属开会,因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作,会议不仅没有达到预期目的,还拖延了时间,一直持续到17:00。已经没有时间写报告,只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。12分析时间的重要性仔细分析一下,任经理的时间为什么不够用?电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题,是薪酬主管的职责。会议安排没有计划,会议拖延,主题不明确,对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的官僚作风,浪费了许多时间。对下属工作不放心,替下属做工作,结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲,为许多不需要
9、处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序,就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分,甚至本末倒置。不会说“不”,对随机事件不加控制,浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事,对棘手问题过于拖延,只有通过加班来完成。13时间哪去了-对时间的分析对时间的分析2.时间分析时间分析方法方法1.分析时间的重要性14时间分析方法时间价值的计算 你的时间(单位可以是小时,也可以是天)值多少钱?进行时间价值的计算,可以帮助你理解时间意味着什么?151.时间价值的计算方法(1)成本价值法。即年薪(或年度人工成本总额)与工作时间之比。每周工作五天,每年就是242个工作日,合1694小时。年薪(元)每天的价值(元)每小时
10、的价值(元)每分钟的价值(元)1500062.08.860.1525000103.314.760.2535000144.620.70.3445000186.026.60.4455000227.332.50.5465000268.638.40.6475000309.944.30.7485000351.250.20.84100000413.259.00.98(2)收入价值法。即销售目标(年销售额或年利润额)与工作时间之比。销售额(万元)每天的价值(万元)每小时的价值(万元)每分钟的价值(万元)100004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.09
11、82000082.611.80.250000206.629.50.491、设定平均寿命(A):70岁2、现在年龄(B):3、至生命结束尚有的时间资本:(A-B)x365日=?4、已经使用了多少时间资本:Bx365日=?计算一下?(3)个人时间资本分析162.时间价值计算法的启示(1)每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值 时间就是金钱,浪费时间,就意味着增加了成本,减少利润。浪费的时间,无论如何也弥补不了。(2)钱是一分一分挣来的 钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费(不管什么原因)12小时,意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%,显然,这是十分困难的。(3)浪费
12、时间等于浪费金钱 用上面的两种方法计算一下时间价值,并牢牢记住:浪费了多少时间时,就是浪费了多少钱。(4)时间需要规划 规划时间,以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。17时间分析方法时间支配能力分析 附件十:时间支配能力分析 如果得80-100分,表明你能最充分地利用自己的时间,不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。如果得60-80分,表明你基本上能够有效支配时间,只在某些方面仍须改进,可参考测试结果对照检查。如果得30-60分,表明由于做事计划性差、效率低,增加了很多工作压力,你的问题集中在三个方面:主次不分;不能充分相信下属,不放权;精力分散,易受不速之客干扰。只要下决
13、心改正以上不足,你一定能在有限的时间里取得更高的效益。如果得30分以下,那表明你面临严重的问题或将被解职,除非你立即全力以赴提高效益。18时间分析方法工作紧急性分析 分析每天(每周、每月)的工作紧急程度,根据紧急程度安排工作的先后顺序。1.运用工作紧急性分析表,见下表。2.紧急性工作事项非常紧急(马上要做)紧急(短时间内要做)不很紧急(可从长计议)不紧急(无时间要求)频次时间目的工具19时间分析方法工作紧急性分析 (1)将工作事项的紧急性分为四档:非常紧急,马上要做;紧急,短时间内要做(一般是当天要做的);不很紧急,可从长计议(可以纳入计划中做);不紧急。(2)统计“频次”。即不同紧急程度的工
14、作事项各占多少(每天或每周或每月)。(3)统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。3.3.3.3.程序20时间分析方法工作紧急性分析(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作?(2)非常紧急的工作事项,如果频繁发生,即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题,与时间无关。(3)“紧急事项”越多,时间管理问题越大。(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项,时间比重越大,时间管理问题越大。(5)除“非常紧急”之外,要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。4.工作紧急性分析法的启示21时间分析方法工作重要性分析1.目标 分析每天(每周、每月)的工作重要程度,根据重
15、要程度安排工作的用时。2.方法 运用工作重要性分析表,见下表。重要性重要性工作事项工作事项非常重要非常重要(绝对要绝对要做做)重要重要(应应该做该做)不很重要不很重要(可做可不可做可不做做)不重要不重要(可可不做不做)频次频次时间时间(1)将工作事项的重要性分四档:非常重要,绝对要做(即其他事情都可以不做,也要做的事项);重要,应该做(不做就要出问题);不很重要,可做可不做(做比不做好一点);不重要,可不做(做也不见得好)。(2)统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少(单位:日、周、月)。(3)统计“时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。22时间分析方法工作重要性分析3.工
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