知识管理导入实例(DOC 27)52514.docx
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1、知识管理导入实例英齐资讯知识管理顾问 陈永隆Johnwooo收集整理 知识管理导入入实例 Part I2 前言2 计划目的2 使命与宗旨旨3 导入策略3 核心流程4 执行方法KKM-5W5 知识管理导入入实例 Part II7 建立专案组组织7 提出预期目目标8 导入前的企企业诊断9 建立学习型型组织10知识管理导入入实例 Part III11 知识管理的的导入流程与与专案时程规规划11知识管理导入入实例 Part IV14 知识管理系系统与架构规规划14 企业入口网网站16 KM诊断精精灵17 核心专长发发掘系统17 知识管理导入入实例 Part V18 实体与虚拟拟知识社群建建立18 企业
2、智库中中心建立21知识管理导入入实例 Part VI22 知识行销创创造竞争优势势22 导入成效追追踪机制建立立24 结论266 知识管理导入入实例 Part I 前言企业在规划如何何导入知识管管理前,必须须先了解知识识可以带来的的价值。资料料经过处理、分分析後,可以以变成有用的的资讯;资讯讯经过审核、分分类後,可以以变成有价的的知识;而知知识经过行动动、验证後,便便可以协助企企业变成智慧慧型企业,创创造利润、降降低成本、提提高竞争力,产产生有形与无无形的价值。【知识】是指能能协助个人、企企业或团体创创造智慧与价价值的有用资资讯。知识可分成内隐隐知识(Taacit KKnowleedge)与与
3、外显知识(Expliicit KKnowleedge)。所所谓内隐知识识,系指包括括企业、经营营者或员工的的经验、技术术、文化、习习惯等。外显显知识,则包包括一切以文文件、手册、报报告、程式、图图片、声音、影影像等方式呈呈现的知识,不不论是传统的的书面文件,或或电子化後的的档案。企业除了要妥善善管理知识、创创造知识的价价值外,也必必须让企业变变成智慧型的的企业。知识识(Knowwledgee)与智慧(Intellligennce)的分分野是:知识识是将许多有有用的资料,经经过处理、分分析、审核、分分类後所产生生,而智慧则则是知识经过过行动、验证证後,产生有有价值的结果果或效益。因因此,企业不不
4、仅需要知识识管理,更应应朝向如何让让企业变得更更有智慧。【知识管理】是是指能协助企企业组织或个个人(Peoople),透透过资讯科技技(Techhnologgy),将知知识经由创造造、分类、储储存、分享、更更新,并为企企业或个人产产生实质价值值的流程(PProcesss)。企业要成功导入入知识管理,需需要掌握几个个关键因素: 如何建立将内隐隐知识转换为为外显知识的的机制 如何建立主动让让员工愿意主主动分享知识识的机制 如何建立完整的的企业智库中中心,其中应应包括实体知知识社群与虚虚拟知识社群群 如何建立学习型型组织,让企企业以智慧型型的决策创新新品质,创造造价值 如何建立完整的的知识传递(分享
5、)机制制,即企业内内部之知识传传递(InttraKnoowledgge)、企业业与网路间之之知识传递(InterrKnowlledge),以及企业业与企业间之之知识传递(ExtraaKnowlledge) 计划目的英齐资讯於20001年1月月成立知识管管理筹备小组组,初期以虚虚拟团队组织织为基础,辅辅以专业顾问问的训练与谘谘询,此团队队核心成员已已顺利规划公公司内部知识识管理导入及及管理的机制制,以协助组组织成员(PPeoplee)透过资讯讯科技(Teechnollogy),将将知识经由创创造、分类、储储存、分享、更更新,并为企企业或个人产产生实质价值值的流程(PProcesss)的知识识管理
6、过程,以以塑造公司分分享、学习的的组织文化,进进而将学习後後的分析结果果化为实践的的力量,争取取知识管理专专案机会。英英齐资讯导入入知识管理第第一阶段的成成果将於六月月叁十日呈现现在企业入口口网站,本期期开始将逐步步与各位朋友友分享知识管管理的导入经经验。 使命与宗旨旨英齐资讯决定进进行知识管理理导入计划後後,经由公司司最高主管订订下知识管理理的计划使命命,便开始展展开: 协助企业对知识识管理的共同同认知 架构企业内部知知识管理的组组织、流程与与技术平台 利用网路科技行行销公司的核核心优势 落实网路教学於於企业内部,形形成学习组织织 而在这同时,公公司最高主管管也订下整个个知识管理导导入计划的
7、宗宗旨: 企业全面导入知知识管理 企业网路教学机机制导入 网路行销创造竞竞争优势 导入策略综合英齐资讯提提供的计划目目的、使命与与宗旨後,我我们拟出一套套具体的知识识管理推动策策略: 以知识管理导入企业,建建构一个分享享知识、创新新品质的企业业 以知识行销向外拓展,开开辟具有竞争争优势、创造造利润的商机机 企业进行知识管管理导入时,最最大的阻碍并并非资讯科技技的导入或管管理阶层的决决心,而是员员工对於知识识分享的认知知与配合度。员员工担心当他他们把自己辛辛苦获得或因因时间而累积积的知识分享享给其他同仁仁後,将有位位置被取代,甚甚至工作朝不不保夕的可能能,所以在资资讯科技导入入後,并无法法立竿见
8、影地地看出知识管管理的成效。因因此,如何透透过一套切实实可行的方法法和机制,来来发掘隐藏在在组织中的内内隐知识,将将是企业知识识管理导入最最需考量的重重点。下图是英齐资讯讯导入知识管管理的计划执执行流程: 核心流程程在上图的执行流流程中,我们们提到执行KKM的核心流流程,这是知知识管理导入入过程中,非非常关键的步步骤。这些核核心步骤包括括: 创造、分类、储储存、分享、更更新、价值。 因此,无论企业业导入知识管管理的过程中中存在多少文文化差异或策策略差异,掌掌握知识管理理的核心流程程,并且清楚楚每个流程的的执行关键,对对於知识管理理的导入结果果便不致产生生偏差。知识创造:知识创新的源头头并非仅局
9、限限在企业内部部,企业应建建立一个广纳纳企业内部、企企业间以及企企业外部知识识来源的机制制知识分类与储存存:知识由内隐到外外显的引导过过程中,不应应将外显知识识仅局限在文文件档案的储储存与管理,应应包括个人的的核心专长,如如训练、着作作、专利、证证照的储存,也也应包括将思思考化成文字字的知识社群群机制。而文文件档案,也也不应只是文文字档案,尚尚应包括简报报档、影像档档、声音档、图图形档等。知识分享:知识经过大量传传播後,才易易产生价值,因因此企业必须须建立开放性性的线上学习习与知识传播播机制知识更新:建立能让宝贵的的经验与知识识不断更新的的企业智库和和知识顾问团团队,是企业业永保知识鲜鲜活的重
10、要机机制知识价值:透过专业的知识识行销,将知知识分享给有有需要的个人人或企业,才才能让知识的的价值真正产产生,进而协协助企业创造造知识利润知识管理的导入入,必须充分分结合最新的的资讯科技应应用,同时为为了迅速协助助企业取得竞竞争优势,运运用虚拟团队队运作与资源源整合,将可可让企业在最最短时间取得得最专业的趋趋势领导地位位。综合以上的核心心流程与执行行关键,可以以简单以下图图来表示 执行方法法KM-5WW本专案规划一个个KM-5WW的执行方法法,强调在既既定的知识管管理导入策略略与核心流程程下,如何在在不同的导入入时间(Whhen),透透过不同的成成员组织(WWho),以以适当的执行行方法(Ho
11、ow),应用用不同的资讯讯平台或工具具(Wherre),执行行计划中的任任务(Whaat)。实际际上,这个兼兼顾企业组织织、流程、技技术、策略与与目标的执行行方法,将可可提供其他企企业导入知识识管理的参考考选择。下表是英齐资讯讯导入知识管管理的执行方方法规划略表表,从本表开开始衍生的专专案管理时程程表等进度管管制图,将於於下一期PaartII的的导入流程程与专案时程程规划中进进一步描述。 知识管理导入入实例 Part II 建立专案组组织企业一方面藉教教育训练凝聚聚共识,同时时也必须成立立一专责的知知识管理导入入组织,其中中应包括承担担知识管理成成败责任的知知识长CKOO,此职位建建议由公司资
12、资深高阶主管管,或人力资资源主管担任任;而企业所所有一级主管管在导入过程程中,必须赋赋予推动小组组的任务,扮扮演积极参与与的领导角色色。除此之外,导入入组织还需包包括知识经理理(KM mmanageer)负责主主要的执行任任务与流程掌掌控;学习经经理(Leaarningg manaager)随随时补充最新新的知识学习习能量;技术术经理(Teechniccal maanagerr)则针对企企业内部现有有的系统架构构,决定选用用的知识管理理平台;行销销经理则针对对知识管理导导入後的成果果进行知识行行销。值得注注意的是,仅仅在企业内部部成立知识管管理专案组织织还不够,更更必须与企业业外部的专业业顾问
13、团队(Consuultantt)协同,一一起进行整个个知识管理专专案的推动,才才能使整个知知识管理导入入的策略与专专业维度多元元化。下图是英齐资讯讯正式以任务务编组成立的的知识管理专专案组织及重重要执掌。 提出预期期目标企业内部如果对对知识的定义义、知识的价价值、知识管管理的导入流流程看法不一一,将无法迅迅速凝聚共识识,对於导入入知识管理将将会形成阻碍碍。因此,在在企业确认要要导入知识管管理的决心後後,必须开始始针对企业员员工、整体组组织进行一连连串有系统的的规划,包括括进行教育训训练凝聚共识识、成立专案案组织分层推推动、拟定具具体可量化的的预期目标。下表是英齐资讯讯知识管理导导入小组在进进行
14、知识管理理导入前,针针对个人所负负责的工作项项目提出的预预期目标。职称 预期目标 总经理 建立完整的专案案管理机制,并并落实施行程程序 要求同仁每天进进站留下心情情/心得(心心情管理) 建立相关类型专专案资料库 建立同阶层工作作心得联谊机机制 建立成功案例资资料库 发展知识管理解解决方案建议议书 知识长 知识社群讨论结结果至少五项项实际运用於於专案或一般般管理上 同仁至少80%同意公司训训练与工作成成果及同仁职职涯发展直接接相关 智库中心的成立立,将提供有有效率且精准准的专业知识识与经验分享享 知识经理 建立完整的文件件管理与自动动化工作流程程 减少文件调阅 寻与整理的的时间 计划性知识社群群
15、的发展,将将促进专案知知识及经验之之快速交流,使使专业服务部部门更具备团团队之竞争优优势 学习经理 建立e Leaarningg学习机制 训练资源(内容容、讨论、绩绩效、评量)网路化 技术经理 员工电脑之浏览览器的首页1100%设定定於企业入口口网站 公司网站浏览率率预计成长5500% 开发一套知识管管理解决方案案 赋予知识文件生生命周期,并并规划结构化化之知识文件件资料库(智智库中心) 营运流程e化将将缩短作业流流程的时间 企业入口网站将将提供员工一一资讯交流中中心 文件资料库建置置完成 以网站提供同仁仁全方位的服服务 建立无纸张的工工作环境 导入前的的企业诊断 在导入知识管理理(Knoww
16、ledgee manaagemennt)前,企企业体有必要要针对本身的的产业别、企企业e化程度度、现有知识识库多寡、投投入产品研发发的历史等,进进行一次完整整的自我诊断断,一方面可可以衡量企业业本身进入知知识管理的门门槛,另一方方面也可以避避免企业盲目目投入知识管管理後,却得得到成效不彰彰的反效果。 藉由与企业经营营主管、人力力资源主管及及资讯技术主主管,以及企企业内部员工工的抽样访谈谈调查,可以以得到在同一一公司内,不不同职务、不不同层级的人人对企业知识识管理的认知知。接着再经经由这些访谈谈调查结果,可可比对出各部部门主管,或或是主管与一一般员工间对对特定问题的的认知落差,调调整原订预期期目
17、标的期望望内容,提供供更正确可行行的建议方案案。 例如,在英齐资资讯在导入知知识管理前的的诊断问卷中中,我们便发发现当问及公公司作业流程程自动化是否否需要改善时时,主管与同同仁便出现些些许落差,而而这些落差正正足以调整未未来在表单自自动化等工作作流程的强化化比重。 同样地,当问及及公司的知识识/智慧资产产储存於何处处时,虽然同同仁与主管的的调查结果趋趋向一致,但但也同时呈现现出存於人脑脑的内隐知识识,确实有急急迫性的需要要转化为外显显储存於资讯讯科技的资料料库中。 企业设计诊断问问卷时,可以以针对企业对对员工教育训训练的投入程程度、企业组组织任务调整整的弹性大小小、企业内部部传递讯息的的同步速
18、度、企企业员工花费费於寻找既有有资料的时间间、企业因作作业流程设计计不当而耗费费的时间、企企业的知识资资产储存於何何处、企业内内部讯息沟通通联系的方式式、企业结构构化资讯对决决策者的贡献献度等问题逐逐一设计,并并依问卷结果果提出整套建建议改进方案案。 建立学习习型组织 由於知识管理强强调知识分享享的重要性,而而学习型组织织与e-Leearninng平台则是是知识分享能能否具体实践践的重要机制制之一。企业业在建立学习习型组织的过过程中,如果果能善用e-Learnning作为为员工教育训训练的新模式式,不仅可以以让企业的教教育训练成本本大幅降低,而而且可以迅速速提高员工知知识及企业竞竞争力,让企企
19、业的学习更更灵活、员工工的培育更弹弹性。一般而而言,企业的的e-Leaarningg对象,除了了公司的员工工、销售人员员外,还可以以包括企业的的顾客。就员员工而言,ee-Learrning可可以增加员工工的知识,强强化员工对外外的竞争力;就销售人员员来说,e-Learnning可以以缩短获利的的时间,增加加销售量;就就顾客而言,先先教育顾客,让让顾客认识公公司产品的优优点,进而教教育顾客成为为聪明的消费费者。 e-Learnning最大大的便利,是是可以让企业业的所有员工工,依个人需需求自行选择择课程、依个个人时间选择择上网学习的的时段,再藉藉由良好的网网路学习平台台,在学习过过程中可以自自由
20、选择与学学员互相讨论论,或是留言言给该课程的的授课老师,等等待老师的解解答。学习效效果则可以透透过该课程的的线上评量机机制自行测验验。而公司管管理者则可以以经由企业内内部的网路教教学管理系统统,清楚地掌掌握员工学习习动态、讲师师的教学品质质。 企业迈入学习型型组织、智慧慧型组织已是是必然的趋势势 。在学习习型的企业组组织中,企业业必须不断向向历史学习,向向经验学习,并并分析出造成成历史优劣的的原因。而智智慧型的企业业组织,则是是将学习後的的分析结果化化为实践的力力量,为企业业创新知识,让让知识变成可可以行销的产产品,协助企企业利用知识识行销(Knnowleddge Maarketiing)迅速
21、速掌握趋势,取取得竞争优势势。 知识管理导入入实例 Part III 知识管理的的导入流程与与专案时程规规划除了上一期提及及的访谈诊断断结果外,知知识管理的储储存机制、知知识管理的推推动型态,也也都会影响企企业导入知识识管理的流程程设计与时程程规划。知识管理的储存存机制,各企企业的考量重重心不一,一一般常见的有有: 企业知识以人为为主知识储存存重心在创造造知识者的身身上,因此如如何保留知识识工作者的核核心专长与竞竞争优势,并并提供持续追追踪与更新的的机制,成为为此类型的设设计重心 企业知识以系统统为主知识储储存以电脑的的资料库为中中心,因此如如何将知识工工作者的经验验与智慧转为为电子化文件件,
22、分类储存存在文件管理理系统中,成成为此类型的的关键另外,企企业在推动知知识管理的过过程中,可以以分成几种不不同型态来推推动: 针对企业所有单单位一次全面面导入 先於企业内部选选择示范单位位导入,再将将经验与成果果全面导入 先成立筹备小组组、专案小组组仔细规划後後,再依进度度由小而大、由由点而面分阶阶段逐步导入入 英齐资讯於20001年1月月先成立知识识管理筹备小小组,接着於於同年2月正正式成立以虚虚拟团队 (Virtuual teeam) 组组织为基础的的专案导入小小组,再辅以以专业顾问的的训练与谘询询,成功地迈迈开推动的步步伐。所谓虚虚拟团队组织织,是指整个个专案导入小小组系任务编编组,仅利
23、用用每周一次定定期KM小组组会议的时间间追踪上周执执行项目、讨讨论临时提案案及规划本周周执行重点。在在不影响公司司原业务推展展与工作执行行的时间外,自自行召开分组组会议,以期期於次周的KKM小组会议议能依预定进进度完成本周周交付之任务务。这样的运运作模式,在在专案小组旺旺盛的企图心心与行动力展展现下,成效效卓着。在公司最高主管管订下知识管管理的计划使使命与宗旨後後,专案小组组先拟出一份份属於指导原原则的任务进进度表,这就就是整个知识识管理计划推推动的规划指指标。在这份规划指标标中,明确订订出 Planninng (011/06001/31):筹备小组组规划期 Infrasttructuure
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