财政票据管理系统说明书.docx
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1、前 作为票据管理人员,您深知日常票据管理工作的烦琐性,在经过多年烦琐票据 管理工作后,您肯定希望有一套软件来代您完成票据管理中最烦琐的工作,信德票 据管理系统正是满足了您的需要。我们编写此书的目的是为了使您尽快对信德票据 核算系统的了解,并通过学习使您具体掌握应用软件与实际工作的结合,从而为尽 快实现票据核算工作电算化管理。本书主要介绍信德票据核算系统软件的详细操作说明。本书适合于各级财政部 门及所属行政事业单位的票据管理人员。本书认为您对计算机的基本操作已经熟 悉,如您有计算机操作方面的问题,请参阅计算机相关书籍。系统特点信德票据核算系统V4.0由河南省财政厅与郑州信德软件联合开发,该系统是
2、 按照河南省财政系统票据管理的要求进行制作的,该系统采用Delphi语句和SQL 语句进行编写,使用Access和SQL数据库,数据安全性和稳定性能够得到很好的 保证。本软件界面采取功能式快捷菜单,功能项一目了然,操作非常简捷方便。 系统综述系统安装非常简单,同其他软件安装程序一样,点击安装程序的启动文件 “SETUP.EXE,您只需按照系统的提示逐步安装至系统安装完成即可。第一次启动本程序,双击屏幕上快捷方式或点击“程序”菜单中的“财政票据 核算系统”,系统出现欢迎画面后,出现注册的画面,如图0-1所示:系统注册B单位名称即I 负责人回I确定取消区图0-1在图0-1中输入相关单位信息和负责人
3、信息确定,系统将默认负责人为第一个 操作人员,人员代码为“001”,口令为空,确定后即可进入本系统的主操作界面。如图0-2所示:须按前面操作说明进行定义,其他信息可按了解多少录入备查。1、票据信息。票据信息是指本级票据管理部门所管理票据种类的信息,系统内置了河 南省财政系统所管理票据的标准信息。如需自定义时,先将票据进行分类,然 后将详细票据信息分别录入。其中,票据代码、票据名称、票据类型、每本份 数必须录入,其他信息可视需要灵活进行录入。2、用票计划在用票计划模块中,您需将各用票单位领用票据的范围进行定义(如不定 义,系统认为此单位能领用所有票据),另外,对用票单位及所能领用票据是 否需要核
4、销进行定义。如需控制用票单位的用票量,还需在限量栏中将该用票 单位该种票据本年所限领的用票量录入。3、期初库存信息由于本软件能对票据号码进行严格的管理,所以本软件要求期初库存票据 和各用票单位期初未核销票据的票据号码均要按实准确录入(期初是指系统票 据管理的投入使用时间),依不同的单位情况,可按以下方法进行处理:(1) 对日常票据管理非常严格的票据管理单位来说,如能随时掌握库存票据和用票 单位未核销票据号码信息,确定某一时点作为投入使用时点,将此时点的库存 票据和用票单位未核销票据号码信息录入即可。(2)对不能随时掌握上述信息 的单位,可选择从上级领用票据的某一时点为投入使用时点,期初库存信息
5、不 作录入,但在此后进行发票、核销等相关业务处理时,只处理投入使用后从上 级新领用的票据号码,对投入使用前的库存票据号码在投入使用后发放、用票 单位领用投入使用前票据号码在投入使用后核销等业务暂用手工处理,不在本 软件中反映,待投入使用前票据号码全部发放及核销后,软件中的票据号码信 息即可完全与实际一致。(3)对近期换票的票据管理单位,从换票时点作为投 入使用日期,旧票信息不必反映,系统只反映新票领用存信息。4、投入使用,以上信息确定录入完毕后,按上述期初库存确定的时点作为投 入使用时间投入使用即可。日常业务操作流程系统投入使用后,票据日常的管理工作主要有:从上级领购票据(入库)、用 票单位领
6、购票据(出库)、票据核销、其他日常处理工作。 从上级领票处理(入库)。当从上级部门领用相关票据后,需将相关号码录入本系统,具体方式是点击“单 据处理”中“仓库管理”的“入库处理”,录入入库时间和相关票据起止号存盘, 点击“库存”查看,本次票据号码已经入库。注意录入的号码须符合本软件的票号 规则。 用票单位领购票据(出库)。用票单位领票依管理方式定期领票(管理方式由相关票据管理部门制定),具 体方式是点击“单据处理”中“票据领购”选择相应格式或点击“前台发票系统” 中的“发票处理”,软件提供了两种操作界面:前台自助领票和手工录入领票单。 (1)前台自助领票要求票据管理比较严格,发放前需对各领票单
7、位进行计划限额 控制。选择录入领票日期、单位和所领票据后系统自动按从小到大的原则分配票号, 并按一定格式打印领票单。详细操作说明见操作说明书。(2)手工录入领票单是单 位领票时,将相关领票日期、单位和所领票据号码录入存盘。无论何种方式存盘后 系统自动减少库存,如是需核销的票据,系统会自动增加对应单位的未核销票据库 存。注意录入的号码须符合本软件的票号规则。 票据核销某些票据种类单位使用后需定期向票据管理部门核销,记录使用情况,点击“票据 处理”中的“票据核销”,录入相关日期和单位信息,进入票据核销界面,系统自 动将本单位未核销票据号码信息调出供您参考,您可点向上箭头将相关未核销票据 信息转到本
8、次核销内容中进行修改。或直接录入相关票据信息即可,开出详细信息 可点击工具栏中的“辅助”将相关票据使用情况的辅助信息(作废、损失等号码) 进行录入。存盘后系统自动将单位未核销票据库存减少。注意录入的号码须符合本 软件的票号规则。 其他日常处理在票据日常管理过程中,除了上述业务外还有些其他业务,这些业务虽在日常工作 中不常发生,本软件也考虑了相关内容,专门设计或融合在相关功能中,主要有: (1)上缴票据,此类业务主要指特殊情况下本级票据管理部门从上级领用过的票 据,还未使用又上缴给上级时的处理,如上级票据库存不足临时调票使用、换票时 大量库存票据作废或上级收回等等情况,软件进行上缴处理时,自动减
9、少本级库存, 不做其他处理。操作非常简单,点击“单据处理”中“仓库管理”的“上缴票据”, 录入相关上缴票据号码信息即可。(2)收到上缴或单位退票,此类业务类似上缴票据,主要指特殊情况下本级票据 管理部门已发放的票据,还未使用又收回时的处理,软件进行处理时,自动增加本 级库存,不做其他处理。操作非常简单,点击“单据处理”中“仓库管理”的“单 位退票”,录入相关票据号码信息即可。(3)废票处理,主要指由于印刷或其他原因造成相关票据不符合相关规定,发放 或使用时未及时检查作为废票收回或作废时的处理,如票据号码不连续、联次错乱 等情况,处理时分两种情况,如为整本时可先作单位退票处理,再做上缴票据处理;
10、 如票据在使用过程中发现错误,可在做票据核销中作为票据作废处理。(4)批次发生变化,本软件V10版本暂未考虑批次问题,所以如涉及同一种票据 不同批次可能发生重号,目前如涉及此问题可将不同批次的同一票据作为两种票据 管理,在“初始化”票据定义中增加一票据种类即可。(5)单据作废处理(非正常情况),在特殊情况下,入库单、发票单、或核销单等 单据由于手误或其他原因造成的当时单据录入错误,须将原录入的单据进行作废处 理,再将正确的单据补录,重新整理数据即可。操作在“系统管理”中点击“特殊 处理”进行相关操作即可。注意,此处仅能作废本月的单据。(6)内部控制执行,在票据管理过程中,业务量较大的票据管理部
11、门,一般由多 个人来管理此项工作,此时从软件上就须将依各个人分工将相应模块进行控制,并 记录各个人所做的工作过程。操作在“系统管理”中“操作人员”中进行操作人员 及相关权限的定义,且每个人员需定义自己的口令,定义方法为依本人人员代码进 入系统后,在“系统管理”中“口令重置”中进行定义。以上依照日常票据管理工作中的重点和常见问题,列出软件实现各项工作的流 程,仅供大家在使用信德票据管理系统软件时参考。如在操作过程中遇到以上未作 介绍的具体操作问题,请参考后面章节的详细操作说明或者与信德软件公司联系。第一章初始化本章内容主要介绍初次使用票据软件需要完成的工作。初始化工作非常重要, 它为以后的工作奠
12、定基础。系统已经将一些标准化信息内置在软件中,您在初始化 过程中可先领用标准数据后,再依本单位情况进行修改。可初始化信息主要包括以 下内容:单位部门分类信息、单位相关信息、票据分类信息、票据明细信息、所属 单位用票计划信息、票据期初库存信息、单位需核销票据库存信息。以下我们来详 细了解各个初始化信息的相关内容及如何进行各项的初始化定义。1. 1部门分类定义本功能主要用来定义所属单位的部门分类,定义后便于对单位进行检索。部门 分类较为灵活,您可按您的管理习惯来进行划分,亦可按系统默认的分类。点击“部门分类”,出现如图1-1所示操作界面:(在“单位定义”中亦可进行 部门分类的定义操作同此一致。)点
13、击“增加”或把光标条移动到最下方可进行增加一部门分类,点击“删除”可将光标条所在部门分类删除。系统自动按代码大小顺序进行排列。图1-1图中信息如下:部门序号:为每个部门分类的代码,可人为按一定意义编写或按顺序号编写。部门名称:为每个部门分类的名称。是否核销:定义该部门下的单位是否需向本级财政部门核销。将此栏标记为“J” 表示本部门单位需核销。标记为空表示不需核销,在此栏中用空格键或双击鼠标来 进行转换。如可设下级财政部门,将此栏标记为空,表示本部门下单位不需向本级 财政核销票据。1. 2单位信息定义此项功能用来定义用票单位和供票单位的相关基础信息。点击“单位定义”后, 出现两种单位定义类型,选
14、择“用票单位”或“供票单位”后,确定即可进入单位 定义的操作界面如图1-2 (用票单位定义)和图1-3 (供票单位定义)所示:图1-2图1-3 用票单位定义说明如图1-2所示,用票单位的信息主要如下:单位代码、单位名称、是否核销、单位负责人、财务负责人、票据负责人、号码。其中:单位代码:软件用来表示单位的唯一编码,可人为按一定意义编写。是否核销:定义单位是否需向本级财政部门核销。将此栏标记为“ V”表示本单位 需核销。标记为空表示不需核销,在此栏中用空格键或双击鼠标来进行转换。 图1-2中快捷工具栏中:分类点击此键可调出部门分类定义画面进行部门分类的调整。增加 点击此键可调出单位卡片在选定部门
15、下进行单位增加。修改点击此键可调出单位卡片进行单位相关信息的修改。删改点击此键可将选定的单位删除。预览点击此键可打印相关的单位信息表。卡片点击此键可调出单位卡片进行单位相关信息的查询。供票单位定义说明如图1-3所示,发票单位的信息主要如下:单位代码、单位名称、单位负责人、 票据负责人、号码。其中:单位代码:软件用来表示单位的唯一编码,可人为按一定意义编写。图1-3中快捷工具栏中:增加点击此键或把光标条移动到最下方可进行发票单位的增加。删改 点击此键可将选定的单位删除。预览 点击此键可打印相关的单位信息表。1. 3票据分类定义本功能主要用来定义所管理票据的种类,定义后便于对各种票据进行检索。票
16、据分类较为灵活,您可按您的管理习惯来进行划分。河南省财政部门用户可按系统 默认的分类。点击“票据分类”,出现如图1-4所示操作界面:(在“票据定义”中亦可进行 票据分类的定义操作同此一致。)点击“增加”或把光标条移动到最下方可进行增加一票据分类,点击“删除” 可将光标条所在票据分类删除。系统自动按代码大小顺序进行排列。图1-4图中信息如下:分类序号:为每个票据分类的代码,可人为按一定意义编写或按顺序号编写。分类名称:为每个票据分类的名称。1. 4票据信息定义此项功能用来定义所管理的所有票据的相关基础信息。系统内置了河南省财政 部门用户所需管理的票据种类,如有变动,可进入以下操作界面进行修改。点
17、击“票 据定义”后,出现以下操作界面如图1-5所示:图1-5如图1-5所示,票据的信息主要如下:票据类型代码、票据类型名称、性质、 面值、数量单位、每本份数、单价、批次、存放地点。其中:票据类型代码:软件用来表示票据的唯一编码,可人为按一定意义编写。性质:主要分为定额、非定额两种。此栏标记为“ V”表示为定额票据。标记为 空表示非定额票据,在此栏中用空格键或双击鼠标来进行转换。面值:为定额票据每张票据的面值(只有是定额票据时才可以进行定义)单价:每本票据的领购价格。图1-5中快捷工具栏中:分类点击此键可调出票据分类定义画面进行票据分类的调整。增加点击此键可调出票据卡片在选定分类下进行票据类型的
18、增加。修改点击此键可调出票据卡片进行票据相关信息的修改。删改点击此键可将选定的票据类型删除。预览点击此键可打印相关的票据信息表。卡片点击此键可调出票据卡片进行某一票据类型相关信息的查询。有效期 点击此键可定义票据的使用期限,通过明细或者清单可以详细 的看到该种票据的库存情况。当票据超过使用期限的时候,系统会在票据发放保存 的时候提示您该票据已到期,如图1-5-1, 1-5-2, 1-5-3所示: 图 1-5-1图 1-5-2图 1-5-3此外,在票据进行年度结转的时候,已经到期的票据的库存将不在结转到下年。1. 5单位用票计划定义本功能主要用来定义每个单位的用票范围、用票限额及各单位各种票据是
19、否需 要核销。点击“用票计划”出现如图1-6所示操作界面:图1-6操作流程如下: 首先选择对应部门下的对应单位,(你可使用图1-6中快捷工具栏中“查找” 进行单位的定位,在对应栏中输入相应的单位名称包含的汉字,系统可按照汉 字进行模糊查询定位)点击快捷工具栏中的“选票据”,出现如图1-7所示界 面。左栏中为本单位未选票据,右栏中为本单位已选取的票据,点击“”可将左 栏中选定的某一类型票据移到右栏,点击“”可将左栏中的票据全部移到右栏, 点击可将右栏中选定某一类型的票据移到左栏,点击“0101河南省行政事业性收费专用算0104河南省行政事业单位幼儿园W0102河南省行政事业单位收款统一0106河
20、南省计划外生育专用票据0105河南省行政事业单位职工房木0107河南省乡统筹收费专用收据0115河南省纳入预算管理专用票薪0109河南省医疗机构统一住院收薪0117河南省集资专用票据0110河南省医疗机构住院预交收苏0223河南省有线电视视听维护费50111河南省医疗机构门诊收费收苏0224河南省有线电视视听维护费50112河南省医疗机构其他服务统一0225河南省有线电视视听维护费50113河南省医疗机构临床供血收薪0226河南省有线电视视听维护费50114河南省残疾人保障金专用票并0227河南省有线电视视听维护费50116河南省公安交警规费专用收齐0119人民法院诉讼费预收款专用警0120人
21、民法院诉讼费结算专用票并0121人民法院诉讼费退款专用票10122农机监理专用票据0201河南省行政事业收费定额票并0202河南省行政事业收费定额票4二确定也I 取消度I图1-7 单位对应票据信息选择完毕后,可进行用票据限额的定义,选定对应单位对应 票据,直接在其后面票据限额栏中录入相应数值(在此处单位为本数)进行限 额的定义。 是否核销:定义该单位下的该种票据是否需向本级财政部门核销。将此栏标记 为“ J ”表示本单位该票据需核销。标记为空表示不需核销,在此栏中用空格 键或双击鼠标来进行转换。 去除可以将单位错选的或者现在已经不用的票据进行删除。 复制 如果两个以上单位的用票信息是一样的,可
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