教程下册项目四Outlook使用技巧课件.pptx
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1、07Office202007Office2020教程下册教程下册项项目目四四OutlookOutlook使用技巧使用技巧本项目旨在帮助用户认识Microsoft Outlook的功能及使用的方法,它是目前较典型的电子邮件和信息管理软件,学习和掌握Outlook的使用方法和使用技巧,可以加强对邮件的使用和管理,让我们的工作变得井然有序。2项目四 Outlook使用技巧为什么要进行邮件管理 Outlook帐户设置课堂任务一课堂任务二操作一 为什么要使用Microsoft Outlook操作二 什么是企业邮箱与普通邮箱操作一 邮件所需协议操作二 设置新浪邮箱帐户操作三 多邮箱管理的设置3项目四 Ou
2、tlook使用技巧 邮件管理课堂任务三操作一 邮件的使用规范操作二 如何发送邮件操作三 如何转发邮件操作四 邮件的分类管理操作五 如何备份与恢复邮件4 联系人管理课堂任务四操作一 新建联系人操作二 新建联系人组操作三 导出联系人和通讯组的地址簿操作四 导入联系人和通讯组的地址簿项目四 Outlook使用技巧 为什么要进行邮件管理课堂任务一操作一 为什么要使用Microsoft Outlook1、Microsoft Outlook功能介绍2、使用Outlook进行邮件管理的必要性51、企业邮箱2、普通邮箱操作二 什么是企业邮箱与普通邮箱1、Microsoft Outlook功能介绍62、使用Ou
3、tlook进行邮件管理的必要性7Outlook的三大优点:方便快捷安全l为什么要对邮件进行管理?有何必要?现代网络办公加强了人与人之间的信息交流,越来越多的业务需要在网络上进行,面对大量的邮件和繁琐的业务,我们必须借助于适当的工具来管理和维护我们的邮箱和邮件,提高工作效率和质量。l使用Outlook进行邮件管理有何优势?方便、快捷、安全。81、企业邮箱91、企业邮箱10使用“企业邮箱”的优点:企业形象展示,企业对外宣传介质。企业使用更加个性化、自由度高。企业可设立邮件组,更大限度地方便内部沟通。2、普通邮箱11新浪普通邮箱2、普通邮箱12搜狐普通邮箱2、普通邮箱13网易普通邮箱2、普通邮箱14
4、普通邮箱的不足:在企业业务处理中使用普通邮箱不能展示企业的形象和品质。普通邮箱的技术不一,存在兼容性问题。普通邮箱经常会收到大量的垃圾邮件。普通邮箱安全性较低,不便于保护公司内部和个人资料的安全。l个人邮箱与企业邮箱的最大不同是什么?按照企业自有域名的邮箱:name企业域名。可自行管理、自由分配、命名的邮箱 能更多,空间容量更大,大大提高企业邮箱的稳定高效性,反垃圾反病毒性能更强,邮件收发速度更快。l企业使用企业邮箱对企业自身有何好处?A、全面体现企业形象、全面体现企业形象 以企业域名(如以企业域名(如abc#com)为邮箱后缀,所有员工邮箱均为)为邮箱后缀,所有员工邮箱均为“abe企业域名企
5、业域名”,树立统一的企业形象,方便企业形象推广,邮箱用户名可以采,树立统一的企业形象,方便企业形象推广,邮箱用户名可以采用员工姓名,便于记忆。用员工姓名,便于记忆。B、克服员工流动影响、克服员工流动影响 员工离职,企业邮箱可以顺利收回,从而将所有业务联系保员工离职,企业邮箱可以顺利收回,从而将所有业务联系保留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱,员工离职不会上缴,留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱,员工离职不会上缴,客户客户可能仍然与其可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走。个人邮箱联系而被一起带走。C、便于企业管理、便于企业管理 可以根据企业需要自主开设企业邮箱,可自由命名、分配容量、可以根据
6、企业需要自主开设企业邮箱,可自由命名、分配容量、分组、群发、设定功能限制等,方便企业的统一管理。分组、群发、设定功能限制等,方便企业的统一管理。D、增强内部信息沟通和协同办公能力、增强内部信息沟通和协同办公能力 利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自利用企业邮箱的部分高级功能可实现来信自动分拣,对常见咨询问题自动解答等,提高工作效率,增进内部信息沟通和协同办动分拣,对常见咨询问题自动解答等,提高工作效率,增进内部信息沟通和协同办公能力。公能力。E、优于个人邮箱的安全性、稳定性和服务品质、优于个人邮箱的安全性、稳定性和服务品质 企业邮箱在安全性、稳定性以及防企业邮箱在安全性、稳定性以及防病毒、反
7、垃圾邮件功能方面远高于个人邮箱,有专门的售后服务支持,服务品质更病毒、反垃圾邮件功能方面远高于个人邮箱,有专门的售后服务支持,服务品质更适于企业商务应用。适于企业商务应用。F、有助于网上推广和产品宣传、有助于网上推广和产品宣传 当收到一封陌生邮件,根据来信域名查询网站是个当收到一封陌生邮件,根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。有了企业邮箱,日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。初步了解对方的好方法。有了企业邮箱,日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。G、企业邮箱现在的最大容量达到无限存储、企业邮箱现在的最大容量达到无限存储,是个人邮箱不能比的是个人邮箱不能比的 H、其他增值服务:手机收发
8、邮件、高级反垃圾防病毒、邮件到达短信通知、邮件、其他增值服务:手机收发邮件、高级反垃圾防病毒、邮件到达短信通知、邮件传真,邮件监控,邮件备份还原等传真,邮件监控,邮件备份还原等 15认识Outlook的基本功能认识到使用Outlook的必要性16掌握企业邮箱与普通邮箱的不同本节内容认识邮件协议学习邮箱的配置方法17掌握多邮箱管理设置下节内容 Outlook帐户设置课堂任务二操作一 邮件所需协议1、邮件协议介绍操作二 设置新浪邮箱帐户1、开启新浪邮箱服务器的发送接收协议2、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户18操作二 多邮箱管理的设置1、Outlook的多邮箱管理功能1、认识邮件协议什么是邮
9、件协议?邮件协议有何作用?191、认识邮件协议20l邮件协议有哪些,分别作用是什么?SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)即简单邮件传输协议)即简单邮件传输协议,它是一它是一组用于由源地址到目的地址传送邮件的规则,由它来控制信件的中转方组用于由源地址到目的地址传送邮件的规则,由它来控制信件的中转方式。式。SMTP协议属于协议属于TCP/IP协议族,它帮助每台计算机在发送或中转信协议族,它帮助每台计算机在发送或中转信件时找到下一个目的地。通过件时找到下一个目的地。通过SMTP协议所指定的服务器协议所指定的服务器,就可以把就可以把Email寄到收信人的服务器上了,整
10、个过程只要几分钟。寄到收信人的服务器上了,整个过程只要几分钟。SMTP服务器则服务器则是遵循是遵循SMTP协议的发送邮件服务器,用来发送或中转发出的电子邮件。协议的发送邮件服务器,用来发送或中转发出的电子邮件。POP3(Post Office Protocol 3)即邮局协议的第即邮局协议的第3个版本个版本,它是规定个人计它是规定个人计算机如何连接到互联网上的邮件服务器进行收发邮件的协议。它是因特算机如何连接到互联网上的邮件服务器进行收发邮件的协议。它是因特网电子邮件的第一个离线协议标准网电子邮件的第一个离线协议标准,POP3协议允许用户从服务器上把邮协议允许用户从服务器上把邮件存储到本地主机
11、(即自己的计算机)上件存储到本地主机(即自己的计算机)上,同时根据客户端的操作删除或同时根据客户端的操作删除或保存在邮件服务器上的邮件保存在邮件服务器上的邮件,而而POP3服务器则是遵循服务器则是遵循POP3协议的接收邮协议的接收邮件服务器件服务器,用来接收电子邮件的。用来接收电子邮件的。POP3协议是协议是TCP/IP协议族中的一员,协议族中的一员,,由由RFC 1939 定义。本协议主要用于支持使用客户端远程管理在服务器定义。本协议主要用于支持使用客户端远程管理在服务器上的电子邮件上的电子邮件Internet Mail Access Protocol(交互式邮件存取协议)(交互式邮件存取协
12、议)IMAP是斯坦福是斯坦福大学在大学在1986年开发的研发的一种邮件获取协议。它的主要作用是邮件客年开发的研发的一种邮件获取协议。它的主要作用是邮件客户端(例如户端(例如MS Outlook Express)可以通过这种协议从邮件服务器上获可以通过这种协议从邮件服务器上获取邮件的信息,下载邮件等。当前的权威定义是取邮件的信息,下载邮件等。当前的权威定义是RFC3501。IMAP协议协议运行在运行在TCP/IP协议之上,使用的端口是协议之上,使用的端口是143。它与。它与POP3协议的主要区别协议的主要区别是用户可以不用把所有的邮件全部下载,可以通过客户端直接对服务器是用户可以不用把所有的邮件
13、全部下载,可以通过客户端直接对服务器上的邮件进行操作。上的邮件进行操作。211、开启新浪邮箱服务器的发送接收协议 要使用Outlook作为邮件客户端,进行邮件的收发,就必须首先开启相应邮件服务器的相应服务。是不是所有的邮件服务器都需要手动开启服务?222、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户初次使用Outlook时,会自动弹出下面配置向导:单击“下一步”进入配置过程232、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step1:选择是否配置Outlook单击“是”进入下一步242、在Outlook中配置新浪电子邮件帐户Step2:输入个人电子邮件帐户信息输入E-mail相关信息后,单击“下一步”进
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