(中职)Office2010应用基础第3章——中文Excel 2010应用-49课件.ppt
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1、YCF正版可修改PPT(中职)Office2010应用基础第3章中文Excel 2010应用-49ppt课件第3章 中文Excel 2010应用3.1制作“员工工资表”3.1.13.1.1Excel 2010Excel 2010的启动的启动(1)通过“开始”菜单启动。单击桌面上的“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2010”命令。(2)从桌面的快捷方式图标启动。若桌面上已建立了Excel 2010快捷方式图标,则双击此图标。(3)利用已有的Excel文件启动。单击已存在的Excel文件可以启动Excel 2010,同时打开了该
2、工作簿文件。3.1.23.1.2退出退出Excel 2010Excel 2010(1)执行“文件”“退出”命令。(2)单击窗口标题栏中的图标,选择“关闭”命令。(3)单击窗口标题栏右边的“关闭”按钮。3.1制作“员工工资表”3.1.33.1.3Excel 2010Excel 2010窗口组成窗口组成(1)标题栏:用来显示工作簿名称。(2)主选项卡:所有命令都在各选项卡里面,根据操作进行选项卡命令的划分。(3)功能区:每个选项卡都由多个功能区组成,各功能区是相似相关命令的集合。(4)名称框:用来显示活动单元格名称。(5)编辑栏:显示当前活动单元格的内容和公式,用户可以对当前活动单元格的内容或公式
3、进行编辑。(6)状态栏:用来显示当前系统的状态及对命令作简单描述。(7)工作表标签:通过标签可以对工作表进行相应操作。(8)列标:纵向所有单元格构成列,以字母为标识。(9)行号:横向所有单元格构成行,以数字为标识。(10)单元格:行和列相交处即为单元格,是存储数据的基本单元,可以输入各项数据和公式。3.1制作“员工工资表”3.1.43.1.4Excel 2010Excel 2010的基本概念的基本概念1.单元格每张工作表是由多个长方形的“存储单元”所构成的,这些长方形的“存储单元”被称为“单元格”。2.单元格地址一个工作簿文件可能会有多个工作表,为了区分不同工作表的单元格,要在地址前面增加工作
4、表名称。工作表名与单元格之间必须使用“!”来分隔。3.活动单元格活动单元格边框为粗黑边框,这时输入的数据会保存在该单元格中。在单元格右下角有一个黑色的矩形框,当鼠标移动到该处时,会呈现实心黑色十字状,称为填充柄。4.区域连续的多个单元格称为区域。5.工作簿工作簿由若干个工作表构成。一个工作表由1048576行和16384列构成。6.工作表Excel 2010的每一个工作簿可以包含若干个工作表,工作表之间是相互独立的。当用户创建一个工作簿时,新工作簿中有3个工作表。3.1制作“员工工资表”3.1.53.1.5选择工作表选择工作表 在任一时刻只有一张活动工作表,也可以将一张非活动工作表切换为活动工
5、作表。操作很简单,只需用鼠标单击工作表标签即可;也可以用快捷键Ctrl+PgDn选择下一张工作表,用Ctrl+PgUp选择上一张工作表。3.1.63.1.6插入和删除工作表插入和删除工作表1.插入新的工作表方法1:在工作表标签处单击鼠标右键,弹出图312所示菜单,然后选择“插入”选项,在出现的对话框(见图313)中选择“工作表”,即可插入一张新工作表。方法2:打开Excel 2010工作簿窗口,在工作簿窗口底部工作表标签位置单击“插入工作表”图标即可3.1制作“员工工资表”2.删除工作表方法方法1 1:若插入多余的工作表,需要将其删除时,可选中要删除的工作表标签,通过点击鼠标右键,出现如图31
6、5所示的菜单,选择“删除”命令即可。在删除工作表的同时工作表相应标签也消失。方法方法2 2:选择“开始”选项卡,在“单元格”分组里面选择“删除”,再选择列表中的“删除工作表”命令即可删除工作表3.1.63.1.6插入和删除工作表插入和删除工作表1.插入新的工作表方法1:在工作表标签处单击鼠标右键,弹出图312所示菜单,然后选择“插入”选项,在出现的对话框(见图313)中选择“工作表”,即可插入一张新工作表。方法2:打开Excel 2010工作簿窗口,在工作簿窗口底部工作表标签位置单击“插入工作表”图标即可3.1制作“员工工资表”3.1.73.1.7重命名工作表重命名工作表方法方法1:1:工作表
7、在默认情况下是以Sheet+编号的方式来命名的,在工作中不便区分,因此最好对工作表重新命名,使其反映工作内容。可以用鼠标双击要重命名的工作表标签,工作表名称将会突出显示,或者通过右键快捷菜单方式,选择“重命名”,如图317所示,输入工作表的新名称并按Enter键即可。方法方法2:2:选择“开始”选项卡,在“单元格”分组里面选择“格式”,再选择列表中的“重命名工作表”命令即可重命名工作表3.1.83.1.8工作表的移动与复制工作表的移动与复制1.同一工作簿内移动和复制按住Ctrl键,将鼠标指针移到要复制的工作表标签(如Sheet2)上,按住鼠标左键不放,此时光标变成一个带加号的小表格,再用鼠标将
8、被复制工作表标签拖曳到目标工作表(如Sheet3)即可。将Sheet2复制到Sheet3之前,若在拖曳时不按Ctrl键,完成的将是工作表的移动操作。2.不同工作簿间移动和复制选择“开始”选项卡,在“单元格”分组里面选择“格式”,再选择列表中的“移动或复制工作表”命令即可此时会弹出对话框(如图3110所示),可以选择移到哪个工作簿和这个工作簿的哪个工作表之前。如果需要复制,则点击下面的“建立副本”复选框。3.1制作“员工工资表”3.1.93.1.9工作表的隐藏与显示工作表的隐藏与显示1.1.工作表的隐藏工作表的隐藏(1)选择要隐藏的工作表。(2)选择“开始”选项卡,执行“单元格”分组内“格式”命
9、令中“隐藏和取消隐藏”“隐藏工作表”命令,如图3111所示,可以看到选定的工作表从屏幕上消失了。2.工作表的显示(1)选择“开始”选项卡,执行“单元格”分组内“格式”命令中“隐藏和取消隐藏”“取消隐藏工作表”命令(2)从“取消隐藏工作表”列表中选择要恢复的工作表,单击“确定”按钮3.1制作“员工工资表”3.1.103.1.10拆分和冻结工作表窗口拆分和冻结工作表窗口1.1.拆分窗口拆分窗口一个工作表窗口可以拆分为多个窗口。执行“视图”选项卡“窗口”分组里面的“拆分”命令,即可将一个窗口拆分为两个或四个窗口2.取消拆分再执行“视图”选项卡“窗口”分组里面的“拆分”命令,即可取消拆分。也可以双击拆
10、分线取消拆分。3.冻结窗口当工作表较大,无法在向下或向右滚动浏览时始终显示固定的行与列,便可采用冻结窗口的方法。冻结行与列的方法是选定相邻的行或列,执行“视图”选项卡“窗口”分组里面的“冻结窗格”命令。3.1制作“员工工资表”3.1.113.1.11在工作表中选定对象在工作表中选定对象3.1制作“员工工资表”3.1.123.1.12插入与删除行、列和单元格插入与删除行、列和单元格1.1.插入行、列和单元格插入行、列和单元格 首先选择要插入单元格、行、列的单元格位置,再选择“开始”功能区,执行“单元格”分组里面“插入”“插入单元格”命令,出现如图3116所示的“插入”对话框,可根据需要选择插入单
11、元格、整行或整列。选择“插入”菜单中的行或列命令也可完成对整行或整列的插入操作。2.删除行、列和单元格 首先选中要删除的单元格或要删除的行、列中的任意一个单元格,选择“开始”功能区,在“单元格”分组里面选择“删除”,再选择列表中的“删除单元格”命令,根据操作要求选择恰当的选项完成对单元格、行、列的删除.3.1制作“员工工资表”3.1.133.1.13调整行高和列宽调整行高和列宽方法方法1:1:使用菜单命令。使用菜单命令。第1步,打开Excel 2010工作表窗口,选中需要设置高度或宽度的行或列。第2步,在“开始”选项卡的“单元格”分组中单击“格式”按钮,在打开的菜单中选择“自动调整行高”或“自
12、动调整列宽”命令,Excel 2010将根据单元格中的内容进行自动调整.方法方法2:2:使用使用“行高行高”或或“列宽列宽”按钮。按钮。用户还可以单击“行高”或“列宽”按钮,打开“行高”或“列宽”对话框,在编辑框中输入具体数值,并单击“确定”按钮.方法方法3:3:使用鼠标拖动来改变行或列的高度和宽度。使用鼠标拖动来改变行或列的高度和宽度。将鼠标指向行号下端(列表右侧)的横路线(竖格线),光标由原来的空心十字转为上下箭头分割状,拖动鼠标,拖动时名称框中会显示当时的行高(列宽),如图3120所示,当显示的值适合我们期望的行高或列宽时,松开鼠标左键即可。3.1制作“员工工资表”3.1.143.1.1
13、4隐藏与显示行和列隐藏与显示行和列(1)选择要隐藏的行或列。(2)在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“格式”。(3)执行下列操作之一:1)在“可见性”下面,指向“隐藏和取消隐藏”,然后单击“隐藏行”或“隐藏列”。如图3121所示。2)在“单元格大小”下面,单击“行高”或“列宽”,然后在“行高”或“列宽”中键入“0”。3)右键单击一行或一列(或者选择多行或多列),然后单击“隐藏”。3.1.153.1.15合并单元格合并单元格1.1.在在“开始开始”选项卡合并单元格选项卡合并单元格第1步,打开Excel 2010工作表窗口,选中准备合并的单元格区域。第2步,在“开始”选项卡的“对齐方式”分组
14、中,单击“合并后居中”下拉三角按钮。在打开的下拉菜单中,选择“合并后居中”命令可以合并单元格,同时设置为居中对齐;选择“跨越合并”命令可以对多行单元格进行同行合并;选择“合并单元格”命令仅仅合并单元格,对齐方式为默认;选择“取消单元格合并”命令可以取消当前已合并的单元格.3.1制作“员工工资表”3.1.143.1.14隐藏与显示行和列隐藏与显示行和列2.2.在在“设置单元格格式设置单元格格式”对话框合并单元格对话框合并单元格第1步,打开Excel 2010工作表窗口,选中准备合并的单元格区域。第2步,右键单击被选中的单元格区域,在打开的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。第3步,打开“设置单
15、元格格式”对话框,切换到“对齐”选项卡。选中“合并单元格”复选框,并在“水平对齐”下拉菜单中选中“居中”选项。完成设置,单击“确定”按钮3.2录入员工各项金额3.2.13.2.1输入数据输入数据确认输入数据的方法如下:(1)用鼠标单击编辑栏按钮“”或按Esc键可取消输入,选定的单元格位置不变。(2)用鼠标单击编辑栏按钮“”,可确认输入,选定的单元格位置不变。(3)按回车键或方向键可确认输入并将光标移到其他单元格,此时该单元格下方、上方、左方、右方的单元格自动成为选定单元格。1.1.输入文本型数据输入文本型数据(1)普通文字直接输入。如在选中的单元格中直接输入“员工编号”。(2)邮政编码、学号、
16、身份证号码、编号等全数字文本的输入,应首先键入一个英文半角的单引号“”,再输入相应的数字串。2.2.输入常规数字输入常规数字(1)普通数值直接输入即可。(2)分数的输入:用“/”作为分子与分母之间的间隔符。(3)输入负数:在负数前键入负号“-”,再输入无符号的数值本身;或将无符号的数值置于括号“()”中。(4)科学记数法:可在数字中插入“E”或“e”。3.2录入员工各项金额3.2.13.2.1输入数据输入数据3.3.输入货币型数据输入货币型数据货币符号应置于数字前面。4.4.输入日期型数据输入日期型数据(1)普通日期直接输入即可。(2)输入当天日期:按“Ctrl+;”组合键。3.2.23.2.
17、2填充数据填充数据1.1.使用键盘使用键盘先选定输入相同数据的区域,然后在第一个单元格中输入数据,再按Ctrl+Enter复合键,选定区域中将显示同一个数据。2.2.使用填充柄使用填充柄(1)选定输入相同数据区域的第一个单元格。(2)输入数据。(3)移动鼠标指向填充柄,按住鼠标左键,拖动至要填充区域(第一个单元格的左边、右边、上边、下边,但不能选择矩形区域)的最后一个单元格。3.2录入员工各项金额3.2.33.2.3查找和替换数据查找和替换数据(1)查找:选择“查找”命令,打开“查找和替换”对话框,选择对话框中的“查找”选项卡,在“查找内容”右边的文本框中输入要查找的文本,并单击对话框中相应的
18、命令按钮实现查找操作。(2)替换:选择“替换”命令,打开“查找和替换”对话框,选择对话框中的“替换”选项卡,在“查找内容”右边的文本框中输入要查找的文本,在“替换为”右边的文本框中输入要替换的文本,并单击对话框中相应的命令按钮实现查找并替换功能的操作。3.2.43.2.4清除数据清除数据方法1:首先选中要删除数据或格式的单元格,在“开始”选项卡的“编辑”分组里面选择“清除”,再选择其中某种清除方式:全部清除、清除格式、清除内容、清除批注、清除超链接。方法2:鼠标指向要清除的单元格或单元格区域,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,单击“清除内容”命令。这种方法只能清除单元格或单元格区域中的内容。3.2
19、录入员工各项金额3.2.53.2.5自动填充功能自动填充功能1.1.使用填充柄填充使用填充柄填充(1)选定待填充数据区的起始单元格,然后输入序列的初始值。(2)如果要让序列按给定的步长增长,再选定下一单元格,在其中输入序列的第二个数值。前两个单元格中数值的差额将决定该序列的增减步长。(3)如果数值数据以及类似于数值数据的文本数据序列变化步长为1,或者日期数据按“日”变化,步长为1,该步可省略,直接进入步骤(5)。(4)选定这两个单元格。(5)拖动填充柄,经过待填充数据的区域,同时观察拖动过程中鼠标旁边方块中的内容是否按要求变化,如果满足要求,就释放鼠标。如果还是原来的值,则可以按下“Ctrl”
20、键(复制)再拖动。2.2.利用功能区中的命令填充利用功能区中的命令填充在第一个单元格中输入数据,选中要填充数据的单元格区域,然后在“开始”选项卡的“编辑”分组里面选择“填充”右边的“”,单击列表中“向下”、“向右”、“向上”、“向左”或“系列”等相应命令。如果选择了“系列”命令,会弹出“序列”对话框,需要在对话框中选择序列产生在行还是列、类型、步长值、终止值等相应内容,最后按“确定”。3.2录入员工各项金额3.2.53.2.5自动填充功能自动填充功能3.3.自定义序列数据填充自定义序列数据填充 (1)单击“文件”选项卡下的选项命令,打开“Excel选项”对话框。在对话框中单击左窗格中的“高级”
21、项,然后单击右侧窗格“常规”区域下方的“编辑自定义列表”按钮,如图329所示。打开“自定义序列”对话框。(2)在打开的“自定义序列”对话框中,单击“自定义序列”列表中的“新序列”选项。然后在右侧的“输入序列”列表框中输入用户自己新建的序列,如“2013年”,然后按Enter键,直至输入到序列的结束值“2020年”,如图3211所示。单击“添加”按钮,再单击“确定”按钮。此时返回到“Excel选项”对话框,再单击“确定”按钮,关闭对话框。(3)在工作表中选中准备输入序列的起始单元格,在此单元格中输入“2013年”,然后拖动该单元格的填充柄,实现自定义序列数据的输入3.2录入员工各项金额3.2.6
22、3.2.6设置数据有效性设置数据有效性1.1.设置有效性数据设置有效性数据,避免输入错误数据避免输入错误数据(1)选定需要限制有效数据范围的单元格。(2)在“数据”选项卡的“数据工具”分组里面选择“数据有效性”右边的“”,将出现如图3213所示的菜单,单击“数据有效性”命令(3)在“允许”下拉列表框中选择允许输入的数据类型,如“整数”、“日期”等。(4)在“数据”下拉列表中单击所需的操作,如图3215所示,根据选定的操作符指定数据上限或下限。(5)切换到“出错警告”选项卡,选择出错警告信息的样式,填写标题和错误信息,最后单击“确定”按钮,完成数据有效性设置。3.2录入员工各项金额3.2.63.
23、2.6设置数据有效性设置数据有效性2.2.快速揪出无效数据快速揪出无效数据用Excel 2010打开一份需要进行审核的Excel表格,选中需要审核的区域,切换到“数据”功能区“数据工具”分组里面选择“数据有效性”,弹出“数据有效性”窗口,切换到“设置”选项卡,打开“允许”下拉框,选择“整数”,打开“数据”下拉框,选择“介于”,最小值设为2000,最大值设为4000,单击“确定”按钮,如图3218所示。设置好数据有效性规则后,单击“数据”功能区“数据有效性”按钮右侧的“”,从下拉菜单中选择“圈释无效数据”,表格中所有无效数据都被一个红色的椭圆形圈释出来,错误数据一目了然3.3美化“员工工资表”3
24、.3.13.3.1设置工作表格式设置工作表格式2.2.快速揪出无效数据快速揪出无效数据工作表格式包括数字、字体、对齐、边框、底纹等,可以分别设置相关的选项。3.3美化“员工工资表”3.3.23.3.2设置数字的显示格式设置数字的显示格式(1)选中单元格区域,然后在“开始”选项卡的“数字”分组里面选择相应的显示按钮,如图335所示。或单击“常规”右侧的“”,在弹出的列表中选择。(2)在选中单元格区域右击,在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令(或在“开始”选项卡的“数字”分组里面单击“常规”右侧的“”,在弹出的列表中选择“其他数字格式”命令),在出现的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡
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