印鉴管理制度3.pdf
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1、印鉴管理制度印鉴管理制度印鉴管理制度一、总一、总 则则1、目的:为规范公司印鉴的管理,在安全、严谨和高效的基础上,特制定本制度。2、适用范围:本制度适用于公司正式印章、专用印章和其他印章的管理流程、内容及相关使用权限.3、职责划分:公司各部门在印章管理工作中的职责划分如下表所示.印章管理职责明细表印章管理职责明细表部门名称部门名称职责明细职责明细1.负责制定印章管理制度综合管理部2.负责审核各类印章的刻制需求3.负责公司公章的管理及用印监督4.负责公司印鉴样式的备案、注销等管理工作财务管理部各部门公司工会负责公司财务管理类印鉴的管理工作按印章管理制度保管本部门使用的印章,并监督用印情况负责公司
2、工会章的管理工作二、二、印鉴的种类印鉴的种类1、正式印章是指公司公章等国家规定的正式印章。2、专用印章指财务专用章、各职能部门章等指定用途的印章。3、其他印章指公司以个人名义刻制的用于公务活动的签名章以及用于公文校对、普通文件收发等文件控制的印章。三、印鉴的使用范围三、印鉴的使用范围1、正式印章的使用范围(1)发送正式公文、电函、传真件等.(2)报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等.(3)签定重要合同、协议等文件。(4)颁发各类荣誉证书或奖状等.(5)董事长批准加盖公司公章的各类文件。2、专用印章的使用范围(1)各部门在其职权范围内,与公司内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系。
3、(2)公司用于对外工作事项文书和授权范围内的工作函件等。(3)部门领导批准加盖专用印章的各类文件。1印鉴管理制度四、印鉴的刻制四、印鉴的刻制1、各部门根据业务需要提出印章使用申请,填写“印章刻制申请表。2、凡带有公司抬头的各类公章、财务专用章等重要印章的刻制,需经综合管理部的审核,报董事长批准。3、各部门章及不带单位名称的普通印鉴的刻制,经使用部门申请,公司总经理批准,报综合管理部备案实施。五、印鉴的保管五、印鉴的保管1、具体分管:(1)公章由综合管理部落实专人负责保管,签订管理协议.(2)财务专用章由财务部落实专人负责保管,并签订管理协议.(3)部门章由各部门负责人落实专人负责保管,并签订管
4、理协议.(4)工会章由工会主席落实专人负责保管,并签订管理协议。2、保管人对印章的使用负责,并如实登记备案。因违规用章造成的损失或造成不良影响,公司将追究保管人和部门主管责任,并由部门领导及保管人承担全部损失。六、印鉴的启用和使用六、印鉴的启用和使用1、印章的启用(1)印章刻制完毕,由综合管理部统一留存印鉴样式备案并签订 印鉴使用保管责任协议。(2)申请使用部门印章保管责任人在登记后可领取印章,生效启用。2、印章的使用(1)使用印章应严格按照审批手续执行,统一填写印章申请单并经相关权限领导审批,遵守不审批不盖章的原则,遵循“申请-审批登记使用的流程.印章使用审批权限印章使用审批权限印章名称印章
5、名称公司公章财务专用章部门章工会章使用部门使用部门各有需求用章的部门财务部各部门各各有需求用章的部门审批人审批人总经理财务经理部门经理工会主席(2)公章的印鉴使用人必须将用印时间、文件标题、盖章次数、具体承办人、批准人等事项留底和印章使用登记.综合管理部对登记情况进行不定期检查。(3)使用印章必须字迹清楚,位置恰当,一般要骑年盖月,需代章时必须注明“代”2印鉴管理制度字。加盖法人公章时对加盖文件页数在一页以上的,必须加盖骑缝章。(4)各分管领导如出差等原因,可书面委托相应责任人员行使日常事务使用印章的签字和资料的审核把关权力。(5)印章管理人员对工作应认真负责。加盖公章前要仔细核对内容,确实符
6、合规定的才能盖章。凡未按规定手续的相应主管领导同意或有错误的文书,印章管理人员应拒绝盖章或请用印人按规定补办有关手续后,再盖章。印章管理人员要严格保管好印章,不得随便放置,未经主管领导批准不得转交他人使用。印章管理人员不得徇私违纪,为不正当活动开证明、盖公章,不得在空白便纸上随意加盖公章。(6)公章、部门章必须由指定人员使用,任何人不得擅自使用印章,严格控制印章外借。(7)在实际工作中,因办事机关工作性质或受时效限制,须出借公司公章的,填写 印鉴借用申请表,经总经理审批,由于其它原因导致无法书面申请的,需电话征得同意后方可外借,并于事后补填印鉴借用申请表。(8)“印鉴使用登记表”和“外出使用印
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