会议管理制度3.pdf
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1、会议管理制度会议管理制度文件编码文件编码文件层级文件层级编制部门编制部门编制人编制人审核审核审批审批总页数总页数AQ2I-01-S001 一阶 二阶 三阶版本版本文件类别文件类别机密等级机密等级文件类别文件类别编制日期编制日期V04体系文件技术文件内文秘密机密绝密通用项目总经办016生效日期生效日期分发编号分发编号文件发布盖章文件发布盖章公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0011/6文件制文件制/修订记录修订记录页码全部333章节全部555制/修订记录首次制定修订修订修订版本修订前V01V02V03修订后V01V02V03V04修订人修订日期备注1.1.目的目的
2、公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0012/6为规范远特科技有限公司会议纪律,规范议事日程,改进会议作风,减少会议,缩短会议时间,提高会议质量,特制订本制度。2.2.适用范围适用范围本制度适用于公司级会议,其他会议参考执行。3.3.术语和定义术语和定义3.1 例行会议:根据公司业务需要须定期召开的会议;如:业务例会、项目会议、质量会议等;3.2 跨部门会议:各部门之间正常业务往来、或解决跨部门间工作中存在的问题等需要召开的会议;如 TR 评审会、产品开发流程讨论会、软件升级流程讨论会等;4.4.职责职责 4.1 总经办:负责监督本制度的执行;4.2 会议发起人4
3、.2.1 会议前:负责收集准备会议资料和会议议程,确定会议时间、地点、参加人员,并提前一天在 OA 发出会议通知;4.2.2 会议中:负责会议签到的组织和会议进行事项的协调;4.2.3 会议后:负责会议记录的编制、发出和行动项的跟踪落实;4.3 会议主持人4.3.1 会议前:负责会议资料和会议议程的审核;4.3.2 会议中:负责主持会议,并对会议过程进行控制;4.3.3 会议后:负责会议记录的审核和行动项落实中较难推进事项的协调;4.4 会议参加人 4.4.1 会议前:收到会议通知后协调工作日程安排,如会议时间有冲突,协调部门其他人员参会并反馈给会议发起人员;提前查阅会议资料,对会议内容有疑问
4、提前反馈;4.4.2 会议中:按时参加会议并签到,积极参与会议内容的讨论决策;4.4.3 会议后:按时完成会议记录中涉及到本部门的行动项并反馈;5.5.作业内容作业内容5.15.1 会议分类概述,会议分类概述,根据会议性质的不同可分为如下两类,其中各类会议的讨论事项、发起人、主持人、参加人员、召开频度参见【会议分类对照表】:5.1.1 公司级例会公司级例会:为周期性召开的会议,公司级例行会议有业务例会、月度经营分析会,质量会议等;5.1.3 跨部门会议,跨部门会议,为各部门之间正常业务往来、或解决跨部门间工作中存在的问题等需要召开的会议。会议分类对照表会议分类对照表会议会议类别类别公司级公司级
5、例会例会会议会议名称名称业务例会讨论讨论事项事项汇报业务推进情况项目推进状况汇报生产问题汇报汇报质量推进状况经营分析情况汇报承办承办单位单位CEO 办公室产品项目部制造中心质量保证部CEO 办公室主持主持人人CEO产品项目部长制造经理质量保证部长财务总监固定参加固定参加部门部门/人员人员CEO办公室成员、采购部长、质量保证部长、人事行政部长、财务总监CEO办公室成员、产品项目部长/LPDT、研发主任、质量保证部长、中试部长、采购部长、财务总监制造副总、制造中心经理级以上人员(含鼎裕工厂)、生产品质经理、工厂质量保证部长CEO办公室成员、产品项目部长、制造部长/经理(含鼎裕工厂)、中试部长、质量
6、保证部经理级以上人员CEO办公室、财务总监召开频次召开频次/时间时间一次/每周每周五(17:0020:00)一次/每月记录发放记录发放范围范围参会人员项目会议参会人员生产例会一次/每天参会人员质量会议一次/每月参会人员月度经营分析会一次/每月参会人员公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0013/6季度经营分析会跨部门会议跨部门会议经营分析情况总结业务往来/跨 部 门协调CEO 办公室发起部门CEO发起部门负责人董事会、CEO办公室、财务总监一次/每季度参会人员由主持人最终确定NA参会人员5.25.2 流程图流程图流程图流程图会议发起申请例会例会非例会非例会不同意不
7、同意负责人员负责人员会议发起人内容描述内容描述5.3.1相关文件及表单相关文件及表单会议资料部门主管审批公司级公司级会议会议非公司非公司级会议级会议会议发起人部门主管5.3.1会议资料同意同意不同意不同意副总审批同意同意会议发起人副总5.3.1会议资料会议通知会议发起人会议主持人会议参加人会议发起人会议主持人会议参加人5.3.2会议资料会议中5.4会议资料会议记录会议发起人会议主持人5.5.1会议记录跟进各部门反馈并关闭会议发起人会议主持人5.5.2会议记录5.35.3 会议前会议前5.3.15.3.1 会议发起会议发起 5.3.1.1 公司级例会 a.业务例会会议时间:每周五17:0020:
8、00(每个版块汇报时间为1520分钟)主持人:CEO参会人员:CEO办公室成员(董事长、CEO、各业务版块分管领导)、车联网事业部部长、采购部长、质量保证部长、人事行政部长、财务总监;(各版块分管领导可以带一名部门管理人员参会作为补充汇报人员)结束公司名称文件名称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0014/6汇报内容:营销、产品项目、车联网、研发、生产、采购、质量、财务、人事行政板块业务及重点工作推进状况会议材料要求:参照公司业务汇报模板提交,内容包括:一、本周工作整体进度汇报二、重点工作完成情况汇报三、待解决问题汇报四、下周工作计划会议事项记录和跟踪人员:总经办秘书 b.项目
9、会议会议时间:每月最后一周主持人:产品项目部长参会人员:CEO、产品项目板块分管副总、研发板块分管副总、营销副总、制造副总、产品项目部长/LPDT、各研发中心主任、销售部长、采购部长、质量保证部长、中试部长、财务总监;汇报内容:项目开发进度、成本、质量状况;会议材料要求:参照公司项目汇报模板提交,内容包括:一、项目整体状态汇报二、项目进度、成本、质量状态汇报三、待解决问题汇报四、后续工作计划会议事项记录和跟踪人员:分管副总助理 c.生产例会会议时间:每周一至周五上午10:0010:30主持人:制造副总参会人员:制造副总、制造中心经理级以上人员(含鼎裕工厂)、生产品质经理、工厂质量公司名称文件名
10、称会议管理制度文件编码页次/总页码AQ2I-01-S0015/6保证部长汇报内容:制造系统前一天生产待解决问题检讨,快速解决会议材料要求:生产日报及生产异常会议事项记录和跟踪人员:行政经理d.质量例会会议时间:每月中旬主持人:质量保证部长参会人员:CEO、产品项目板块分管副总、研发板块分管副总、制造副总、产品项目部长、制造部长/经理(含鼎裕工厂)、中试部长、质量保证部经理级以上人员汇报内容:质量指标达成状况,研发、生产、车厂0公里、市场各环节质量问题,数据分析改善状况,QIT/QCC进展状况;会议材料要求:参照公司质量汇报模板提交,内容包括:一、质量指标达成状况汇报二、研发、生产、车厂0公里、
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