2023年新版电大办公室管理考点版重点资料.docx
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1、办公室管理试题一1.D 2.B3.C4 .B 5. B 6.A7 .B 8. A 9. D 10. D一、单项选择题(请将对的答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分)1 .办公室布置要注意()。 D.各种沟通、保密2 .传真机的使用哪一项是不对的()B.随时随地可向对方发送3 .在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的()。C.作会议记录时离开会议室接听 电话4 .以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的()。B.让员工们随意领取办公用品5 .以下文员的工作顺序中,哪一项是对的的(), B.文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力6 .文员必须管理好金钱,
2、学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的()。A.最佳到价格便宜的商店去购买,质量并不重要7 .文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的()8 .应当有自己的个性,尽也许使别人服从自己8.以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具有的()。A.审查功能D.吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向梢稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去10.文员制作日程安排计划表时,以下哪一种情况应避免()D.日程安排计划笔记本假如己经使用一年以上,可以废弃二、判断题(对的打错误打X。每小题1分,共10分).文员作介绍,若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍(Y )2 .假如是你主持会议,则要做好笔记并
3、把每次会议纪要的打卬件存放进一个会议文献夹,假如以后出现问 题,可以查看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。T3 .假如不小心发生日程安排计划反复的情形,就要排定可以动用的空档,自己决定优先顺序。()4 .文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和规定,但没有期限。x5 .要发问或故意见时,应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己的见解。假如上司不加采用,应说服 上司。X6 .假如要拒绝别人,最佳是依照自己和对方的人际关系限度,分别使用表达方法,以避免由于拒绝而发生 不必要的困扰。V(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发
4、日期、重要内容、规定、 收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等具体记教,便于记录、查找和催办。(1分)(5)认真解决。解决信伺:应当按照“分级负责、归口办理的原则,进行转办、交办或自办。(2分)(6 )及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增长职工群众对组织的信任。复信可采用收信人(单 位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。(2分)2.文员所作的口头报告的基本方法是如何的,有什么规定?(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最佳是在完毕被指示工作之时,但有时也要在尚未完毕之时 先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。(2分)(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接
5、向指示工作的人(上司)报告;(2分)(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及通过,如:“结果是这样,理由有三个,一是。” (2分)(4)一定要简短、扼要、流畅;.(1分)(5)如报告过于复杂,应事先以5 W2H的原则检查是否有漏掉;(2分)(6)假如觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。 (1分)四、设计题(每小题10分,共20分)1 .文秘人员经常要代替上司选择礼品,向别人赠送礼品,在解决这些事情应考虑什么,如何做?1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生口、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等;(1 分)(2)还要
6、清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等;(2分)(3)在日历上应当清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于本地的购物环境。(1 分)(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的规定,不必送太昂贵的礼物,只要专心为对方选择适当的礼物 即可。(1分)(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方。(1分)(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(1分)(7)假如不是亲自送礼,应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 (1分)(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表达是否批准你提的建议或者提出一些其他的
7、意见、以及标明价格范围。(1分)(9 )为了避免所送礼物的反复,文秘人员应当为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。(1分)2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费 用。(2分)(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作报告。假如是与上司同行的,可根据上司的原 始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。 (2分)(3 )尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作。(2分)(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(2分)(5)对在旅行过程
8、中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表达感谢。五、案例分析题(每小题20分,共4 0分)1 .某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回 来。文员小王负责解决公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮们科长”,小李 把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参与定 于3月12日下午的研讨会,小王想,总邀请总,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何 解决,她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购
9、的新型材料白不拿,于是她打电话让 研发中心的人取走了。小王解决邮件的做法是否对的?假如不对的,对的的做法应当是如何的?(1)河南分公司邮件转交销售科解决的,应制作签收单,规定小李署名,并注明时间;(3分)(2 )把上司亲启信件先保存下来,并告知发信人信已收到,告诉时方何时也许得到答复;(3分)(3 ) 1 2日回来就参与会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动;(3分)(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目;(3分)(5)发现附件缺少,应当在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联 系;(3分)(7)在移交邮包里的物品时
10、,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。(3分)2 .请将下列文献分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题:(1)市教委关于2 023年招生工作的告知;(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要:(3)东方学院2 023年招生工作计划;(4)东方学院关于20 23年招生工作的请示(呈市教委);(5)市教委关于东方学院2 0 23年招生工作的批复;(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定;(7)东方学院关于调整系主任的告知;(8)东方学院关于做好开学工作的告知;(9 )东方学院各系关于开学准备工作的报告;(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告;(11)东方学院
11、各系关于提高教学质量的报告;(12)东方学院202 3年度工作总结;2.(题略)答案案卷一:(3分)1 .市教委关于202 3年招生工作的告知;4.东方学院关于20 2 3年招生工作的请示(呈市教委);L市教委关于东方学院2023年招生工作的批复:标题:市教委、东方学院关于招生工作的告知、请示、批复 (2分)案卷二:(4分)2 .东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要;6 .东方学院院务会议关于调整系主任的决定;7 .东方学1宪关于调整系主任的告知;8 .东方学院关于做好开学工作的告知;标题:东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、告知(2分)案卷三:(2分)9 .东方学院2
12、0 2 3年招生工作计划;1 2.东方学院2023年度工作总结;标题:东方学院招生工作计划、年度工作总结(2分)案卷四:(3分)9 .东方学院各系关于开学准备工作的报告;10 .东方学院各系关于加强学生思想工作的报告;11 .东方学院各系关于提高教学质量的报告;标题:东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告公7 .宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒。x8 .假如上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑, 准备交往提醒文献。V9 .假如对方所规定的日期已经被预约,除非有相称的确认,文
13、秘人员切不可独断地拒绝,应当问明上司的 意思,由于或许那是件必须取消原定约会的重要事情。Y1 0.为来自外地的与会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多 少人数即可。x三、简答题(每小题10分.共20分)1 .文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和规定是什么?1.答案:(1)进言是指文员积极对上司提出意见、建议、批评或规劝;(2)参谋作用;(2分)(3)补缺作用;(1分)(4 )增进关系作用;(1分)(5 )适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;(1分)(6)适时。考虑时机;(1分) (7)适地。看场合;(1分)(8)适度。要注意掌握分寸。(2分)2
14、 .什么是文书的立卷特性?通常可以按照哪几种特性立卷?(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特性组合成案卷,称为“立卷特性”;(2分)(2 )按问题特性立卷;(1分)(3按作者特性立卷;(1分)(4)按文种特性立卷;(1分)(5)准时间特性立卷;(1分)(6)按地区特性立卷;(1分) (7)按通讯者特性立卷;(1分)(8)在运用六个特性立卷时,需要运用两个或两个以上的特性组合每一个案卷。(2分)四、设计题(每小题10分。共20分)1 .麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力,以制定合适的价格打入市场,决定召开专家座谈会,对 新产品进行评估,办公室人员应当如何准备和开好这次座谈会?(1)座谈
15、会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;(2)座谈会以小型为主,人数以七、/L人为宜;(2分)(4)主持人负责引导、组织,可不做记录;(1分)(5)具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;(2分(6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短;(1分)(7)会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。,(1分)2 .科达公司召开中层干部扩大会议,参与人员为总经理、副总经理各职能部门的止副经理、办公室正 副主任和职工代表等,共4 6人,会议文秘人员和其他服务人员4人,会议时间为5小时。参与会议人员月平均工 资为2400元,其他收入600元,假设一个月工
16、作3 0天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有:文献材料费 20 0元,饮料费10 0元,因会议紧张安排午餐,餐费每人10元。请计算会议的成本。.答案:1)会议成本=2x3 (G+S) xTn+后勤开支=6(G+S)Tn+后勤开支(2)G一一一参与会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元,(24 0 0-30-8)3 3) S参与会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为2.5元。(60 0 -30-8)(1分)4 4) T参与会议人员人均到会时间为5小时;(1分)(5)n参与会议人数为50人(46+4); (1分)(6 )后勤开支一等于支票开支、钞票开支和实物开支的总和为800
17、(200+100+ 1 0x 5 0 )(7)会议成本一 6x(10+2.5)x5x50+800 =18750 一一800=19 5 5 0(元)(2 分)五、案例分析题(每小题20分,共40分)1 .某国营公司总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的记录报表,本公司一位实习生,刚从大学经济管 理专业毕业的小林走了进来,小林了你的才干?你是大材小用,为什么不去大公司呢? ”小赵的冷嘲热讽,激怒 了小林,引起了剧烈的争执,最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时,三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了,他们因平时工作不遵,他们怒气冲冲地推推操 操,揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急,不知道怎
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