4--文书的处理分析.ppt
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1、第四章第四章 文书的处理文书的处理 156 156第第一一节节 文书处理程序文书处理程序第第二二节节 发文处理发文处理第第三三节节 收文处理收文处理本章学习目标本章学习目标 1 1、掌握发文处理的环节;、掌握发文处理的环节;2 2、掌握收文处理的环节;、掌握收文处理的环节;3 3、能够独立进行收发文的处理。、能够独立进行收发文的处理。第第一一节节 文书处理程序文书处理程序第一节 文书处理程序的概念 文书处理程序是指文件在机关内部运转处理过程中所经过文书处理程序是指文件在机关内部运转处理过程中所经过的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排列有序,形的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排
2、列有序,形成一个有序的整体,构成一个文书运转与处理的科学流程。成一个有序的整体,构成一个文书运转与处理的科学流程。文书处理程序由文书处理程序由收文处理程序、发文处理程序、文件日常收文处理程序、发文处理程序、文件日常管理管理三个部分构成。三个部分构成。二、文书处理程序的特点二、文书处理程序的特点 156 156 (一)确定性(一)确定性 1 1、文书处理程序的各个环节是相对独立且有确定的;、文书处理程序的各个环节是相对独立且有确定的;2 2、各个环节的排列顺序是相对稳定的,不得任意删减环节、各个环节的排列顺序是相对稳定的,不得任意删减环节和任意颠倒前后环节;和任意颠倒前后环节;3 3、实际工作中
3、可以对某些环节进行合并办理,但不得省略、实际工作中可以对某些环节进行合并办理,但不得省略。(二)连续性(二)连续性 1 1、文书处理的各个环节是紧密衔接、前后连贯的一个统一、文书处理的各个环节是紧密衔接、前后连贯的一个统一整体;整体;2 2、运用文书处理程序时不得颠倒顺序或随意增删环节;、运用文书处理程序时不得颠倒顺序或随意增删环节;3 3、不同类型、不同大小的机关在具体运用时可以有一定的、不同类型、不同大小的机关在具体运用时可以有一定的灵活性。灵活性。(三)规范性(三)规范性 1 1、文书处理的每一个环节都有特定的要求和规范;、文书处理的每一个环节都有特定的要求和规范;2 2、规范性是文书处
4、理的质量要求;、规范性是文书处理的质量要求;3 3、规范性是文书处理工作所追求的最终目标。、规范性是文书处理工作所追求的最终目标。4 4、规范性体现在文书工作的内容、工作方向、工作方式等、规范性体现在文书工作的内容、工作方向、工作方式等方面。方面。注办注办调研调研缮印缮印复核复核登记登记三、文书处理程序图 157第二节第二节 收文处理程序收文处理程序P163-170P163-170一、一、收文处理程序收文处理程序的类型的类型 收文可分为收文可分为阅知性公文阅知性公文阅知性公文阅知性公文(以下简称阅件以下简称阅件)和和批办性公文批办性公文(以下以下简称办件简称办件)两大类。两大类。收文办理主要程
5、序包括收文办理主要程序包括:签收、登记、签收、登记、审核审核、拟办、批办、承办、催办、注办拟办、批办、承办、催办、注办(P163P163)(各机关对办理环节的概括、流程不一致。还应注意研究公文办理体制机制等(各机关对办理环节的概括、流程不一致。还应注意研究公文办理体制机制等问题,以有利于分工协作,提升效率)问题,以有利于分工协作,提升效率)20122012党政机关公文处理工作条例:党政机关公文处理工作条例:签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复(一一)签收签收 签收是对收到的公文进行审核,检查清点。签收是对收到的公文进行审核,检查清点。1 1、外收发工
6、作。、外收发工作。对邮递员、通讯员送来的信件进行审核,对邮递员、通讯员送来的信件进行审核,按封皮作检查:按封皮作检查:1 1)查文件实际件数与回执清单或发文登记数是否一致;)查文件实际件数与回执清单或发文登记数是否一致;2 2)查来文是否属于本机关收文;)查来文是否属于本机关收文;3 3)查是否为急件、密件,急件随到随转,密件转机要室;)查是否为急件、密件,急件随到随转,密件转机要室;4 4)查封口是否完好,如有拆动,需当场声明。)查封口是否完好,如有拆动,需当场声明。经上述审核无误,方能签名验收。经上述审核无误,方能签名验收。签收是对收到的公文进行审核,检查清点。签收是对收到的公文进行审核,
7、检查清点。2 2、内收发工作。、内收发工作。对外收发送来的文件进行启封审核。对外收发送来的文件进行启封审核。内收发启封的权限为:内收发启封的权限为:整个机关名义收;领导同志收;负整个机关名义收;领导同志收;负责同志收的文件。责同志收的文件。启封后的工作:检查正件、附件及文件页码是否齐全,有启封后的工作:检查正件、附件及文件页码是否齐全,有无短少,如附有汇票、收据等,应及时送财务部门。无短少,如附有汇票、收据等,应及时送财务部门。收文审核后,内收发加盖收文章进行收文登记。收文审核后,内收发加盖收文章进行收文登记。签收注意两点:注意两点:一是要一是要清点清点信封或文件包信封或文件包数量数量,检查密
8、封是否完,检查密封是否完好,核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载好,核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。是否相符。二是要逐份清点二是要逐份清点核对核对所收文件的编号、份数与签所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后,要签名或盖收收单上的记载是否相符。核对无误后,要签名或盖收文章收件。文章收件。(二二)登记)登记 登记是文秘部门对收到的文件按一定的形式进行逐项登记登记是文秘部门对收到的文件按一定的形式进行逐项登记的环节。收文登记由单位内收发承担。的环节。收文登记由单位内收发承担。1 1、登记的作用、登记的作用 1 1)是收文处理工作的基础和重要程序;)是收文
9、处理工作的基础和重要程序;2 2)便于对收文的控制与管理,便于对收文查找及检查收文)便于对收文的控制与管理,便于对收文查找及检查收文的承办情况;的承办情况;3 3)便于对收文的催办和统计;)便于对收文的催办和统计;4 4)有效防止收文的紊乱、积压和丢失;)有效防止收文的紊乱、积压和丢失;5 5)有利于提高工作效率和保证归档文件的齐全完整。)有利于提高工作效率和保证归档文件的齐全完整。公文登记的内容主要包括:公文登记的内容主要包括:编号、收文时间、来文单位、编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。等。要详细记载收文的经办过程,便于
10、工作中查询。要详细记载收文的经办过程,便于工作中查询。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。登记的项目登记的项目(可选择)(可选择)收收文文编编号号收收文文日日期期来来文文单单位位发发文文字字号号文文件件标标题题密密级级缓缓急急份份数数承承办办部部门门签签收收人人复复文文号号(处(处理结理结果)果)归归卷卷号号备备注注登记应注意的事项登记应注意的事项 1 1)收文登记时党内文件和行政收文要分开登记;)收文登记时党内文件和行政收文要分开登记;2 2)收文数量多的单位可以分类登记;)收文数量多的单位可以分类登记;(详见后)(详见后)3 3)收文较少的单位统
11、一登记,不分类别。)收文较少的单位统一登记,不分类别。4 4)收文登记的范围。收文登记的范围。除事务性的通知、便函、请柬外,所除事务性的通知、便函、请柬外,所有来文均属于收文登记的范围。有来文均属于收文登记的范围。(详见后)(详见后)机关领导人的亲启件由收件人决定是否登记保存。机关领导人的亲启件由收件人决定是否登记保存。需要登记的收文:需要登记的收文:1 1、上级机关或上级主管部门发来的指示性、指导性、需办理和参、上级机关或上级主管部门发来的指示性、指导性、需办理和参阅性的文件。阅性的文件。2 2、下级机关报送来的请示性、报告性、建议性或批评性的文件。、下级机关报送来的请示性、报告性、建议性或
12、批评性的文件。3 3、其他单位发来的商洽性或需要答复的来函。、其他单位发来的商洽性或需要答复的来函。4 4、上级机关召开会议印发的会议性材料。、上级机关召开会议印发的会议性材料。5 5、带有密级的文件、刊物和资料等。、带有密级的文件、刊物和资料等。不需要登记的文件:不需要登记的文件:1 1、事务性通知(征订报刊、书籍的通知等);与本单位无关的人、事务性通知(征订报刊、书籍的通知等);与本单位无关的人事任免通知和启用印章通知。事任免通知和启用印章通知。2 2、日常事务性公文(介绍信、请柬、感谢信、回执单、便函、启、日常事务性公文(介绍信、请柬、感谢信、回执单、便函、启事等)。事等)。3 3、无保
13、密要求的内部刊物、资料(工作简报、情况交流、业务通、无保密要求的内部刊物、资料(工作简报、情况交流、业务通讯、会议简报等)。讯、会议简报等)。4 4、公开发布的公文和私人信件等。、公开发布的公文和私人信件等。收文登记的形式收文登记的形式 收文登记的形式收文登记的形式。收文登记的形式有薄册式、联单式和卡。收文登记的形式有薄册式、联单式和卡片式三种。片式三种。1 1)薄册式登记薄册式登记。是用装订成册的登记簿进行登记。薄册式。是用装订成册的登记簿进行登记。薄册式登记一般采用大流水号顺序登记,易于保存。小单位收文登记登记一般采用大流水号顺序登记,易于保存。小单位收文登记簿一年一册;大单位采用分类登记
14、簿登记。簿一年一册;大单位采用分类登记簿登记。P164P164 2 2)联单式登记联单式登记。是同时填写两联或两联以上登记单的登。是同时填写两联或两联以上登记单的登记形式。以四联单形式为多。第一联贴在收文前面,随收文运记形式。以四联单形式为多。第一联贴在收文前面,随收文运转;第二联由内收发保存,按顺序装订后作为总收文登记簿;转;第二联由内收发保存,按顺序装订后作为总收文登记簿;第三联作为催办凭据;第四联送交档案员,等待文件办理完毕第三联作为催办凭据;第四联送交档案员,等待文件办理完毕后整理登记。后整理登记。P165P165 3 3)卡片式登记卡片式登记。是采用单份卡片进行收文登记的形式。卡。是
15、采用单份卡片进行收文登记的形式。卡片式登记的优点是可以多人同时进行收文登记;能够编制多种片式登记的优点是可以多人同时进行收文登记;能够编制多种检索工具。卡片式登记的缺点是易于抽乱和丢失。检索工具。卡片式登记的缺点是易于抽乱和丢失。P166P166收文登记的方法收文登记的方法1 1、按照来文是否需要保密分类:可分为普通文件和保密文件。保、按照来文是否需要保密分类:可分为普通文件和保密文件。保密文件必须单独设立一个登记账簿。密文件必须单独设立一个登记账簿。2 2、按来文机关级别分类:上级、下级、其他(平级与不相隶属)。、按来文机关级别分类:上级、下级、其他(平级与不相隶属)。3 3、按来文处理要求
16、分类:可分为参阅性公文、承办性公文。、按来文处理要求分类:可分为参阅性公文、承办性公文。一般机关单位收文都是结合使用几种分类方法进行分类,一般机关单位收文都是结合使用几种分类方法进行分类,即在某类下面继续分类。如先按来文机关级别分类,然后在每即在某类下面继续分类。如先按来文机关级别分类,然后在每个级别下按照是参阅还是承办分类。个级别下按照是参阅还是承办分类。(三)(三)初初 审审(审核审核)166 按按20122012条例要求,初审主要包括条例要求,初审主要包括4 4个方面,个方面,经初审不符合规经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
17、(可以在退文可以在退文时附退文单注明退文原因,或者将退文原因电话告知来文单位。时附退文单注明退文原因,或者将退文原因电话告知来文单位。)1.1.是否应当由本机关办理。是否应当由本机关办理。2.2.是否符合行文规则是否符合行文规则。常见问题有:常见问题有:请示中一文多事,报告中夹带请示事项,将下级机关的请示事项原文请示中一文多事,报告中夹带请示事项,将下级机关的请示事项原文转报上级机关,党委、政府办公厅转报上级机关,党委、政府办公厅(室室)之外的业务部门擅自向下级党委、政之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文。府发布指令性公文。3 3、文种、格式是否符合要求、文种、格式是否符合要求 常
18、见问题有常见问题有:该用该用“请示请示”的用了的用了“报告报告”;主送、抄送机关标注不规;主送、抄送机关标注不规范;上行文未标注范;上行文未标注“签发人签发人”;主附件分离,附件不全;缺页、;主附件分离,附件不全;缺页、错页、中间有空白页;印制歪斜,等等。错页、中间有空白页;印制歪斜,等等。4.4.涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。会签,是否符合公文起草的其他要求。常见问题有常见问题有:未经协商就报文;已协商未达成一致意见且没有说明情况未经协商就报文;已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文;多
19、个机关联合行文未会签完毕就报文等。就报文;多个机关联合行文未会签完毕就报文等。初审合格的公文,进入承办程序。初审合格的公文,进入承办程序。(四)(四)承办承办(拟办(拟办-批办批办-承办)承办)20122012条例规定:条例规定:1 1、阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送围后分送;2 2、批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;转有关部门办理;3 3、需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门;4 4、紧急公文应当明
20、确办理时限。承办部门对交办的公文应紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。毕。承办阅件承办阅件。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围。阅件应合理确定分送范围并分送。在分送范围的确定上,以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保的确定上,以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。密要求为原则。承办办件承办办件。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者。办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。转有关部门办理。转办转办适用于适用于党委、政府办公
21、厅党委、政府办公厅(室室)根据有关规定有明确的根据有关规定有明确的授权,或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。授权,或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况。按收文单位是否回复来文单位。承办可分为:按收文单位是否回复来文单位。承办可分为:1 1、贯彻落实收文、贯彻落实收文 传达、贯彻、执行文件;制发执行性文件(根据上级文件精神,结合传达、贯彻、执行文件;制发执行性文件(根据上级文件精神,结合本机关实际,提出贯彻落实文件的措施、步骤、方法,制发新的文件,印发本机关实际,提出贯彻落实文件的措施、步骤、方法,制发新的文件,印发本机关内部机构或下级机关贯彻执行);按照文件办理事务;转发上级或同本机
22、关内部机构或下级机关贯彻执行);按照文件办理事务;转发上级或同级文件,批转下级单位的报告、通报等重要文件;复制收文转往下级单位。级文件,批转下级单位的报告、通报等重要文件;复制收文转往下级单位。2 2、收文办复、收文办复 对下级单位报送来的请求性和需要批准的文件办理答复;对上级机关对下级单位报送来的请求性和需要批准的文件办理答复;对上级机关部署工作的文件,以报告形式办复;对其他机关的商洽性、协办性、询问性部署工作的文件,以报告形式办复;对其他机关的商洽性、协办性、询问性来函,以复函形式办复;对不太重要的问题,可以采用电话、面谈等方式答来函,以复函形式办复;对不太重要的问题,可以采用电话、面谈等
23、方式答复。复。承办要求承办要求 承办要填写收文批办单,在承办要填写收文批办单,在“处理结果处理结果”栏如实、简要填栏如实、简要填写处理结果,并签署承办人姓名和日期。承办收文时制发的文写处理结果,并签署承办人姓名和日期。承办收文时制发的文件,包括下发的贯彻落实收文的文件的复文,应当填写文件标件,包括下发的贯彻落实收文的文件的复文,应当填写文件标题、文件字号、发文时间;采用电话、面谈形式答复来文单位,题、文件字号、发文时间;采用电话、面谈形式答复来文单位,要填写答复的时间、方式、简要内容和对方姓名;传达文件,要填写答复的时间、方式、简要内容和对方姓名;传达文件,要填写传达文件的时间、地点、传达人姓
24、名、传达范围等。要填写传达文件的时间、地点、传达人姓名、传达范围等。收文办理完毕,要向本部门负责人或批办的领导人汇报承收文办理完毕,要向本部门负责人或批办的领导人汇报承办情况,然后将收文退回给文秘部门,并将收文的处理结果登办情况,然后将收文退回给文秘部门,并将收文的处理结果登记在记在“收文登记簿收文登记簿”上。上。承办包括办文和办事两个方面的内容承办包括办文和办事两个方面的内容 168-169 168-169 1 1、办事办事。办事是具体落实文件中要求办理执行的相关事项。办事是具体落实文件中要求办理执行的相关事项。承办要注意以下几点:承办要注意以下几点:1 1)明确承办人、承办事项、承办期限;
25、)明确承办人、承办事项、承办期限;2 2)领会领导批办意见,如实按领导意图落实文件;)领会领导批办意见,如实按领导意图落实文件;3 3)涉及若干部门,主办部门与协办部门要协调一致,相互)涉及若干部门,主办部门与协办部门要协调一致,相互协商。协商。2 2、办文办文。办文是针对收文的拟稿回复,即。办文是针对收文的拟稿回复,即办理复文办理复文。复文是收文处理的一个环节,又是发文处理的起始阶段。复文是收文处理的一个环节,又是发文处理的起始阶段。复文要注意的几点要求:复文要注意的几点要求:1 1)领会拟办和批办意见,据此复文;)领会拟办和批办意见,据此复文;2 2)研究文件内容,属于自己承办的要及时回复
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