《文字与文书》PPT课件.ppt
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1、文字工作能力文字工作能力 文字工作是文字工作是“三办三办”的基础和工具的基础和工具第一练习 公文起草(模拟)vv假设您是新闻学院秘书。假设您是新闻学院秘书。vv经院务会议研究,拟在经院务会议研究,拟在“五一五一”期间,组织期间,组织师生游览本市市容及部分旅游景点。师生游览本市市容及部分旅游景点。vv共安排共安排3 3天,每批天,每批1 1天。看国际大巴扎、华凌天。看国际大巴扎、华凌商贸城、经济技术开发区;游红山。商贸城、经济技术开发区;游红山。vv租车费由学院负担;门票、午饭师生自理,租车费由学院负担;门票、午饭师生自理,争取免公园门票;安全由学院负责。争取免公园门票;安全由学院负责。vv毛院
2、长布置秘书起草学院给职大的公文,请毛院长布置秘书起草学院给职大的公文,请求批准此事,并由职大出具公函,以便学院求批准此事,并由职大出具公函,以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。向开发区及市园林局联系免门票等事宜。这是一份仅数百字的公文稿 请同学们构思后 讨论此文的文种和结构文种和结构v文种:报告?请示报告?请示?文种:报告?请示报告?请示?v结构结构 1 1,理由及依据;,理由及依据;2 2,具体打算;,具体打算;3 3,请求事项,请求事项 A.A.请求批准请求批准;B.B.请求以大学名义出具联系函请求以大学名义出具联系函;C.C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀。请求职大一位或数位
3、领导参加以示关怀。*大学人文学院文件大学人文学院文件 *大人文2004 号 签发人:大学人文学院关于大学人文学院关于“五一五一”期间拟组织师生期间拟组织师生 游览市容和部分旅游景点的请示游览市容和部分旅游景点的请示*大学:为了丰富全院师生假期生活,并对师生进行了解乌鲁木齐、热爱乌鲁木齐的教育,激发师生为把自治区首府建设成为现代化国际商贸城贡献力量的热情,经院务会议研究,拟在今年“五一”长假期间,组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。游览活动拟分期分批组织开展,共安排3天,即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要游览二道桥国际大巴扎、华凌商贸城、乌鲁木齐经济技术开发区和红山公园、水磨沟清泉山等
4、。经费开支:租车费(约三千元)拟由学院负担;门票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援,免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任负责。请求*大学批准我们组织此项活动;请学校领导一人或数人参加此项活动,以示关怀并作指导;请求以职大名义出具分别致开发区管委会、园林局的公函,争取他们派员给师生作介绍,并免收两处公园的门票。妥否,请批示。*大学人文学院 二零零四年四月二十五日 主题词:主题词:行政 节假日 请示 人文学院办公室 2004年4月29日 共印汉文5份请大家给模拟文稿请大家给模拟文稿作评价作评价 挑毛病挑毛病v文种是否正确文种是否正确?v格式有无毛病格式有无毛病?v结构是否合理结构是否合
5、理?v表达是否得体表达是否得体?v字、词、句、段方面有哪些要修字、词、句、段方面有哪些要修改的?改的?文字工作概述文字工作概述 概概 念念 意意 义义 特特 点点v概念概念 文字文字文书,文章文书,文章 文字工作文字工作广义;狭义广义;狭义v意义意义 A.文字功底是作者的基本素质文字功底是作者的基本素质(“第一第一流的文字处理能手流的文字处理能手”);B.文字表达能力居作者应具备的文字表达能力居作者应具备的“六六大能力大能力”之首(表达、办事、管理、之首(表达、办事、管理、交往、应变、研究能力);交往、应变、研究能力);C.C.作者做好文字工作是对领导工作的有益作者做好文字工作是对领导工作的有
6、益补充。从一定意义上讲:补充。从一定意义上讲:是对领导意图的完善和升华;是对领导知识和智能的补充和延伸;是对领导精力和体力的“代偿”。v12-1-3 特点特点(四性)(四性)A.写作活动的写作活动的“受动性受动性”(相对相对“自主性自主性”而言而言)“养之有素养之有素”注重知识的注重知识的积累和更新积累和更新“倚马可待倚马可待”随时准备接受随时准备接受领导者的交拟领导者的交拟要求作者要求作者 B.思维形式的思维形式的 “抽象性抽象性”(形象思维、(形象思维、抽象思维抽象思维、直觉思维)直觉思维)要求要求既具备扎实的既具备扎实的现代汉语知识现代汉语知识 又很好地掌握又很好地掌握形式逻辑知识形式逻
7、辑知识C.表达方式的表达方式的“综合性综合性”(“记叙记叙”“说明说明”“议议论论”“抒情抒情”中,以中,以说明为主,兼有说明为主,兼有记叙和议论)记叙和议论)要求要求 熟悉记叙、说明熟悉记叙、说明和议论等表达方式和议论等表达方式 努力形成自己努力形成自己独特的语言风格独特的语言风格D.成文过程的成文过程的“程序性程序性”(交拟(交拟拟稿拟稿审审核核签发签发印发);印发);(会商(会商会稿会稿会签)会签)要求要求懂得并熟悉懂得并熟悉行文程序;行文程序;严格按照有严格按照有关规定行文关规定行文 文字记录文字记录v文字记录的种类文字记录的种类 (8 8种)种)A.电话记录电话记录 a.发出电话记录
8、发出电话记录市园林局办市园林局办市职大人文学院市职大人文学院郝敏郝敏园林局办刘主任园林局办刘主任12345678郝:向园林局求助两件事.五一期间我校组织师生游览红山公园,时间五月二日上午北京时间11点,350人(含教师30人)。请贵局派导游;并请免收门票。园林局刘主任回答:导游可解决;免票待请示贺局长定。园林局刘主任回答:导游可解决;免票待请示贺局长定。b.b.接收电话记录接收电话记录B.值班记录值班记录C.C.来访记录来访记录D.D.会议记录会议记录vE.E.大事记大事记 一事一记、按日编排。vF.F.调查记录调查记录 第一要件是倾听;记录要快速、精确;根据不同情况采用不同的记录方法。vG.
9、G.领导讲话记录领导讲话记录 不论领导人有无讲稿都应记录,详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分;无讲稿应“有言必记”。vH.H.领导口授记录领导口授记录 作好准备,随时记录;注意聆听,边听边记;疑问之处,随手标示;口授结束,复述要点。v文字记录的过程文字记录的过程 A.A.备好纸笔备好纸笔,随时记录随时记录 B.B.用心倾听判断,快速作出记录用心倾听判断,快速作出记录 C.C.重视重视“后整理后整理”,形成记录稿,形成记录稿v文字记录的方法文字记录的方法 A.A.要点记录法;要点记录法;B.B.详细记录法;详细记录法;C.C.常用速记法;常用速记法;D.D.特殊标识法;特殊标识法;
10、E.E.笔记录音并用法。笔记录音并用法。文稿撰拟v12-3-1 12-3-1 文稿撰拟范围文稿撰拟范围44方面方面 A.A.各种法定公文各种法定公文 (即党和国家明文(即党和国家明文规定的)规定的)党的机关党的机关1414种、行政机关种、行政机关1313种:种:决决议、决定、命令(令)、指示、意见、议议、决定、命令(令)、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 规定严格、标准统一。规定严格、标准统一。v B.B.各种常用公文(即法定公文以外的各种常用公文(即法定公文以外的各种
11、书面材料)各种书面材料)文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩,撰拟时也不能自行其事。简报类:政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等。规章类:章程、办法、细则、通则、规则、公约等。总结类(略)计划类(略)提纲类(略)各种行业文书v C.领导的各种讲话稿 开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告(动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告?、领导述职报告等)。撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”,或者说是秘书实务诸业务中的“重中之重”,也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书,如能胜任各种讲话稿的撰写任务,即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段
12、。vD.各种公关文书各种公关文书企业、事业单位用得企业、事业单位用得 较多!较多!书信类:祝贺信(贺电),慰问信(慰书信类:祝贺信(贺电),慰问信(慰问电),致敬信(致敬电),感谢信(感谢问电),致敬信(致敬电),感谢信(感谢电)等。电)等。致辞类:贺词、欢迎词、欢送词、答谢致辞类:贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等。词、祝酒词等。宣传类:说明书、解说词、广告词等。宣传类:说明书、解说词、广告词等。目前,公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。文稿撰拟过程(即通常情况下一篇文文稿撰拟过程(即通常情况下一篇文稿的成文流程)稿的成文流程)v“三部曲三部曲”准备阶段准备阶
13、段 a.授受意图 理清思路 b.收集材料 寻求依据 c.拟定提纲 构思布局 草拟阶段草拟阶段注意注意a.讲究语法讲究语法 字斟句酌字斟句酌b.讲究逻辑讲究逻辑 表达准确表达准确c.讲究格式讲究格式 遵规循俗遵规循俗 定稿阶段定稿阶段a.审核审核 发现问题发现问题b.修改修改改错与调整改错与调整c.定稿定稿 领导审定领导审定 签发通过签发通过 除符合一般的写作要求外,还有若干特殊要求除符合一般的写作要求外,还有若干特殊要求v一要符合必须行文的原则;一要符合必须行文的原则;v二要符合国家现行法律、法规;二要符合国家现行法律、法规;v三要符合党和国家方针、政策;三要符合党和国家方针、政策;v四要符合
14、实际情况;四要符合实际情况;v五要符合领导意图;五要符合领导意图;v六要做到所提措施办法切实可行;六要做到所提措施办法切实可行;v七要与相关方面充分协商、协调一致;七要与相关方面充分协商、协调一致;v八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑;八要做到文字表达合乎语法、修辞、逻辑;v九要符合有关公文格式、标点符号等规定。九要符合有关公文格式、标点符号等规定。vA.A.个人撰拟个人撰拟(适用于一般性文稿如通知、(适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟)转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟)vB.B.集体撰拟集体撰
15、拟(适用于重要而且综合性强的(适用于重要而且综合性强的和和“大块大块”文稿的撰拟,如大型会议文件、文稿的撰拟,如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等)告及规章的起草等)vC.C.文稿代拟文稿代拟(大机关、大单位适用。其部(大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高,以此弥补秘书门分工及专业细化度较高,以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿)专业知识之不足。用于专业性强的文稿)文稿审核文稿审核 A.审核是文稿撰拟第三阶段(定稿阶段)审核是文稿撰拟第三阶段(定稿阶段)中一道非常重要和实质性的中一道非常重要和实质性的“工序
16、工序”,即,即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作,因而是公文制发的关键环最后把关工作,因而是公文制发的关键环节。节。B.文稿审核的和意义和作用主要有三:文稿审核的和意义和作用主要有三:a.控制发文总量,提高行文质量;控制发文总量,提高行文质量;b.确保文稿质量,避免行文出错;确保文稿质量,避免行文出错;c.减轻领导阅批文稿的负担。减轻领导阅批文稿的负担。v审核内容(亦即把关的重点)审核内容(亦即把关的重点)主要从6个方面审查核定 A.把好法律法规关;把好法律法规关;B.把好政策规定关;把好政策规定关;C.把好事实即材料数据关;把好事实即材料数据
17、关;D.把好文字表述关(主题、观点、结构、把好文字表述关(主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等);语言、标点符号、数字与计量单位等等);E.把好体式关(语体、规格、式样等);把好体式关(语体、规格、式样等);F.把好程序规范关。把好程序规范关。v文稿审核的方法文稿审核的方法 A.A.程序性方法程序性方法“三审三审”制制 初审。初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。复审。复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。终审。终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。B.B.组织性方法组织性方法四种四种 a.a.个人审核个人审核 b.b.集体审核集体审核 c.c.会商(会审)会商(会
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