采购管理系统规章制度及采购流程.pdf
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1、实用标准文档 文案大全 采购管理制度及采购流程 一、目的:规范公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利 进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的 资金支持。二、适用范围 适用本公司范围内采购管理 三、内容(一)总则:为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依 据开展工作。(二)基本流程:采购需求一寻找供应商一询价、比价、议价 一采购洽谈一合同的签订一交货验收一质检一入库一计划 对账一财务结算(三)采购流程图如下:实用标准文档 文案大全 实用标准文档 文案大全 四、制度细则(一)采购需求的提请 1、定义:采购需求是指某部门根
2、据生产经营需要确定一 种或几种物品,并按照规定的格式填写,按照即定流程申请 获得这些物品的过程。2、采购需求流程如图:由需求部门填写,按着公司规定的申请单格式,认真详细、清楚的填写采 购申请单各项数据(重点要素见细则要求)。填写后由填写人签字确认。填报申请单 由需求部门经理(负责人)进行审核,对申请采购的物品用途、数量、规 格等进行审核确认,签字后提交上一级主管领导。部门审核 公司分管领导签字批准后,交由采购部进行采购 公司分管领 导 采购部收到经过签字批准的采购申请书,要对申请书的内容进行核对,并 一 与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购部 采购在途等进行订单
3、数量的最终确认。确认后,进入采购环节。3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素:请购的部门;请购物品所属项目;请购的用途;实用标准文档 文案大全 请购的物品名;请购的物品数量;请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购物品的需求时间;请购如有特殊需要请备注;请购单填写人;请购的部门负责人;请购单的审核人;财务审核人;公司总经理;分管领导。4、请购单及其提请规定 请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审 核批准后报采购部门。请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收,请 购部门备份。涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的 形式进行提交,同时清单的电子文档也需一并提交。
4、遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话、邮件或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,申请部门必须作由书面说明。请购单使用公司规定的统一表单,请购部门有更改和 补充的,应实用标准文档 文案大全 以书面形式由港区分管领导签字后报采购部。5、公司物资申请采购的提请部门 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他 物品由生产部门提请。公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物 品由生产部门提请。公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公 项目由行政部门提请。公司各部门专用的物资由各部门自行提请。6、请购单的接
5、收 采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规 定填写完整、清晰,检查请购是否经过公司领导审批。接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完 整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积 压的物资不采购的原则。联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存,核对采 购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采 购的部门。7、请购单的分工处理 核对过的请购单,采购部应按照人员分工和岗位职责 进行分工处理。对于紧急采购项目应优先处理。无法按照申请部门需求日期完成采购的,应通知申请 部门。实用标准文档 文案大全 重要的项目采购前应通过主任办公会议具体决
6、策。8、采购周期的规定 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周 期。请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批 流程,以便采购部门能按时完成采购。采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明 原因。遇到紧急采购应汇报港区分管领导采取快速优先采购 的策略。(二)请购核准权限 请购物品价格在 2000 元以下的由公司部门会议审核 后,采购;请购物品价格在 10000 元以下的由部门分管领导会议 审核后,采购;请购物品价格在 10000 元以上的由主任办公会议决策 审核后,采购(三)询价及其规定 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解其技术要求,遇到问题要应及时与请购部门
7、沟通。属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打 包采购。对于紧急请购项目应优先处理。所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价,原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同,成本 较低的替代品可以推荐采购替代品。实用标准文档 文案大全 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采 购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标 单位的基本情况,提报主任办公会议批准方可询价或发放标 书。询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询 价。除固定资产外,根据单次采购金额的不同,选择供应 商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不 同。金
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