第4章日常业务处理.ppt
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1、第第4章章 日常业务处理日常业务处理4.1凭证处理凭证处理4.2期末处理期末处理4.3账簿查询账簿查询4.4银行对账银行对账4.5系统管理系统管理计算机进行总账系统的基本工作过程计算机进行总账系统的基本工作过程建立建立账套账套财务财务分工分工设置分设置分类档案类档案建立会建立会计科目计科目输入期输入期初余额初余额其他其他设置设置输入凭证输入凭证修改凭证修改凭证审核凭证审核凭证 记记 账账账簿管理账簿管理取消审核取消审核出纳管理出纳管理辅助核算管理辅助核算管理月末转账月末转账试算平衡试算平衡结账结账打印正式账表打印正式账表备份备份 初始化初始化日日常常处处理理月末处理月末处理开开始始下下月月工工
2、作作4.14.1凭证处理凭证处理4.1.1 4.1.1 常用摘要常用摘要l在总账系统中单击在总账系统中单击【凭证凭证】菜单下的菜单下的【常用摘要常用摘要】项,进入摘要设置界面项,进入摘要设置界面 摘要编码、摘要内容、相关科目摘要编码、摘要内容、相关科目l单击单击【增加增加】,在出现的空白行中输入适当的内,在出现的空白行中输入适当的内容;也可在最后一栏空行中,双击直接进入增加容;也可在最后一栏空行中,双击直接进入增加状态状态l选择要选择要修改修改的常用摘要的栏目并双击即可计入修的常用摘要的栏目并双击即可计入修改状态改状态l选择要选择要删除删除的摘要,单击的摘要,单击【删除删除】即可删除常用即可删
3、除常用摘要摘要4.1.2 常用凭证常用凭证l在总账系统中单击在总账系统中单击【凭证凭证】菜单下的菜单下的【常用常用凭证凭证】,进入凭证设置界面。,进入凭证设置界面。栏目:编码、说明、凭证类别、附单据数栏目:编码、说明、凭证类别、附单据数l定义常用凭证定义常用凭证 单击单击【增加增加】进入常用凭证的主要信息进入常用凭证的主要信息编码、编码、说明、凭证类别说明、凭证类别输入常用凭证头信息后单击输入常用凭证头信息后单击【详详细细】或按或按键,进入凭证分录定义窗口键,进入凭证分录定义窗口单击单击【增加增加】或或【删除删除】可以增加或删除常用凭证的分录。可以增加或删除常用凭证的分录。常用摘要和常用凭证常
4、用摘要和常用凭证1.分分清清哪哪些些经经济济业业务务应应设设置置“常常用用摘摘要要”或或“常常用用凭凭证证”只只有有一一借借一一贷贷的的简简单单会会计计分分录录,应应设设置置“常常用用摘摘要要”。复复杂杂会会计计分分录录或或者者分分录录固固定定不不变变的的,应应设设置置“常常用用凭凭证证”。2代码设置的要求代码设置的要求 “常常用用摘摘要要”代代码码的的设设置置应应与与会会计计科科目目相相近近,便便于于记记忆。忆。“常常用用凭凭证证”代代码码的的设设置置,可可根根据据经经济济业业务务发发生生的的重重要程度和账务处理的次序设定。要程度和账务处理的次序设定。3“常用摘要常用摘要”设置时里面的有关科
5、目不要设(避免设置时里面的有关科目不要设(避免不必要的麻烦)不必要的麻烦)4.1.3 4.1.3 填制凭证填制凭证l在总账系统中单击在总账系统中单击【凭证凭证】菜单下的菜单下的【填制填制凭证凭证】项,进入填制凭证界面(项,进入填制凭证界面(图图5-1A)凭证类别、制单日期(制单日期不允许超过系统日凭证类别、制单日期(制单日期不允许超过系统日期)、凭证编号、附单据数、摘要、科目(必须输期)、凭证编号、附单据数、摘要、科目(必须输入最末级的科目)、辅助信息、金额入最末级的科目)、辅助信息、金额1.填制凭证填制凭证l单击单击【增加增加】或按或按键,增加一张新品凭证,输键,增加一张新品凭证,输入凭证信
6、息,完毕后单击入凭证信息,完毕后单击【保存保存】或按或按键即可键即可保存这张凭证;单击保存这张凭证;单击【放弃放弃】则放弃当前增加的凭则放弃当前增加的凭证。证。凭证输入的技巧:凭证输入的技巧:1.1.回回车车键键,自自动动复复制制上上行行摘摘要要。每每行行摘摘要要将将随随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。相应的会计科目在明细账、日记账中出现。2.2.会会计计科科目目通通过过查查询询、科科目目编编码码、科科目目助助记记码码输入。输入。3.3.科目编码必须是末级的科目编码。科目编码必须是末级的科目编码。4.4.空格键,借贷金额切换;空格键,借贷金额切换;5.“5.“”,为自动计算借贷方差额;,
7、为自动计算借贷方差额;6.“6.“”用红字表示。用红字表示。一、一、“无痕迹无痕迹”修改修改 1.1.未经审核的错误凭证可直接修改;未经审核的错误凭证可直接修改;2.2.已审核但未记账的凭证,先取消审核后再进行直接修改。已审核但未记账的凭证,先取消审核后再进行直接修改。二、二、“有痕迹有痕迹”修改修改 适用:已记账的凭证的修改。适用:已记账的凭证的修改。采用方法:采用方法:“红字凭证冲销法红字凭证冲销法”和和 “补充凭证法补充凭证法”。2.2.修改凭证修改凭证未经审核的凭证:未经审核的凭证:凭证一旦保存,其配置类别将不能再修改;凭证一旦保存,其配置类别将不能再修改;凭证编号如果在凭证编号如果在
8、【账簿账簿】中设置了自动编号则不能修改配置中设置了自动编号则不能修改配置编号,若果设置为手动编号则可以直接修改;修改制单日期编号,若果设置为手动编号则可以直接修改;修改制单日期时,不能在上一编号凭证的日期之前;附单据数、摘要、外时,不能在上一编号凭证的日期之前;附单据数、摘要、外币、汇率、金额、辅助项信息科直接修改。币、汇率、金额、辅助项信息科直接修改。3.3.调用常用凭证调用常用凭证l单击单击【制单制单】菜单下的菜单下的【调用常用凭证调用常用凭证】,输入常用凭证代号或单击输入常用凭证代号或单击【参照参照】按钮,进按钮,进入常用凭证定义窗口,将光标移动到要调用入常用凭证定义窗口,将光标移动到要
9、调用的成员凭证,单击的成员凭证,单击【选入选入】或按或按键即可。键即可。在制单界面中生成成员凭证的样板后,可以在制单界面中生成成员凭证的样板后,可以修改相关内容后进行保存。修改相关内容后进行保存。4.4.生成常用凭证生成常用凭证l当认为某张凭证要作为常用凭证进行保存时,当认为某张凭证要作为常用凭证进行保存时,单击单击【制单制单】菜单下的菜单下的【生成常用凭证生成常用凭证】,然后按照提示给这张凭证确定一个代号和说然后按照提示给这张凭证确定一个代号和说明,确认即可保存该张凭证为常用凭证。明,确认即可保存该张凭证为常用凭证。5.5.快速制作红字冲销凭证快速制作红字冲销凭证l单击单击【制单制单】菜单下
10、的菜单下的【冲销凭证冲销凭证】项,进入冲销项,进入冲销凭证窗口,选择要冲销的已记账的凭证所属的月份、凭证窗口,选择要冲销的已记账的凭证所属的月份、凭证类别和凭证号,确定后系统自动生成一张所指凭证类别和凭证号,确定后系统自动生成一张所指定凭证的红字凭证,可修改生成的凭证或直接单击定凭证的红字凭证,可修改生成的凭证或直接单击【保存保存】,保存此凭证。,保存此凭证。6.6.作废作废/恢复作废凭证恢复作废凭证l查找到要作废的凭证,单击查找到要作废的凭证,单击【制单制单】菜单下的菜单下的【作作废废/恢复恢复】项,凭证左上角标识项,凭证左上角标识“作废作废”字样,重复字样,重复执行此操作则恢复作废凭证。执
11、行此操作则恢复作废凭证。l作废的凭证仍然保留凭证内容及凭证编号,它不能作废的凭证仍然保留凭证内容及凭证编号,它不能修改、审核,不记账,也无法查询到,相当于它是修改、审核,不记账,也无法查询到,相当于它是一张空凭证。一张空凭证。7.7.整理凭证(完全删除凭证)整理凭证(完全删除凭证)单击单击【制单制单】菜单下的菜单下的【整理凭证整理凭证】输入输入需要整理凭证的月份需要整理凭证的月份然后单击然后单击【确定确定】选择要真正删除的作废凭证,单击选择要真正删除的作废凭证,单击【确定确定】系统自动将这些凭证的数据从数据库中删系统自动将这些凭证的数据从数据库中删除,并提示除,并提示“是否还需整理凭证断号是否
12、还需整理凭证断号”,单,单击击【是是】可对剩下的凭证重新排序。可对剩下的凭证重新排序。若本月已有记账凭证,则本月最后一张已记若本月已有记账凭证,则本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理;若想对对其后面的未记账凭证作凭证整理;若想对已记账凭证整理,可执行已记账凭证整理,可执行“恢复记账前状态恢复记账前状态”后再进行整理。后再进行整理。4.1.4 出纳签字出纳签字l具有签字权限的出纳人员才可执行此功能具有签字权限的出纳人员才可执行此功能l在总账系统中单击在总账系统中单击【凭证凭证】菜单下的菜单下的【出纳签字出纳签字
13、】项,进入出纳签字窗口项,进入出纳签字窗口 输入出纳凭证的选择条输入出纳凭证的选择条件后单击件后单击【确认确认】,进入凭证一览表,进入凭证一览表 双击某张双击某张凭证或或将光标移到某张凭证后单击凭证或或将光标移到某张凭证后单击【确定确定】,进,进入待签字凭证界面入待签字凭证界面出纳人员在确认此凭证正确后出纳人员在确认此凭证正确后单击单击【签字签字】即可;即可;l单击单击【取消取消】则取消签字;则取消签字;l单击单击【成批签字成批签字】即可自动对所有未签字凭证进行即可自动对所有未签字凭证进行签字;单击签字;单击【成批取消签字成批取消签字】则可取消当前范围内则可取消当前范围内所有的已签字凭证。所有
14、的已签字凭证。l为什么在出纳签字时,提出为什么在出纳签字时,提出“没有符合条件的凭没有符合条件的凭证证”?l1总账业务控制参数设置中,没有设置总账业务控制参数设置中,没有设置“出纳凭出纳凭证必须由出纳签字证必须由出纳签字”;l2.没有出纳签字权限,造成不能签字;没有出纳签字权限,造成不能签字;l3没有指定科目,指定科目的意义在于为出纳员没有指定科目,指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目;指定专管科目;l4.查询条件错误;查询条件错误;l5.没有涉及现金、银行存款的记账凭证没有涉及现金、银行存款的记账凭证;注意:注意:根据实际需要来执行此功能;根据实际需要来执行此功能;凭证一经签字就不能修改、
15、删除,取消签凭证一经签字就不能修改、删除,取消签字后才可进行;字后才可进行;取消签字只能由出纳人员自己进行。取消签字只能由出纳人员自己进行。4.1.5 审核凭证审核凭证l具有审核权限的人员才能使用本功能具有审核权限的人员才能使用本功能l在总账系统中单击在总账系统中单击【凭证凭证】菜单下的菜单下的【审核凭证审核凭证】项,进入项,进入审核凭证选择审核凭证条件窗审核凭证选择审核凭证条件窗 输入所要审核凭证的条件输入所要审核凭证的条件后单击后单击【确认确认】,进入凭证一览表,进入凭证一览表 双击某张凭证或或将光双击某张凭证或或将光标移到某张凭证后单击标移到某张凭证后单击【确定确定】,进入待审核凭证界面
16、,进入待审核凭证界面审审核人员在确认此凭证正确后单击核人员在确认此凭证正确后单击【审核审核】;l单击单击【取消取消】则取消审核;则取消审核;l单击单击【成批审核成批审核】即可自动对所有未审核凭证进行审核;单即可自动对所有未审核凭证进行审核;单击击【成批取消审核成批取消审核】则可取消当前范围内所有的已审核凭证。则可取消当前范围内所有的已审核凭证。l若审核人员发现该凭证有错误,单击若审核人员发现该凭证有错误,单击【标错标错】,对凭证进行,对凭证进行标错,以便制单人对其进行修改;再次单击标错,以便制单人对其进行修改;再次单击【标错标错】即可取即可取消标错标识。消标错标识。注意:注意:审核人和制单人不
17、能是同一人;审核人和制单人不能是同一人;凭证一经签字就不能修改、删除,取消签字后才可进行;凭证一经签字就不能修改、删除,取消签字后才可进行;作废凭证不能审核,也不能标错;作废凭证不能审核,也不能标错;以标错的凭证也不能审核,取消标错后才能审核;以标错的凭证也不能审核,取消标错后才能审核;取消审核只能由审核人自己完成。取消审核只能由审核人自己完成。4.1.6 记账记账l凭证经凭证经出纳签字出纳签字和和审核审核后,即可用来登记总账后,即可用来登记总账和日记站账、部门账、往来账、项目账、备查和日记站账、部门账、往来账、项目账、备查账等明细账。账等明细账。l单击单击【记账记账】进入记账向导一,选择本次
18、记账进入记账向导一,选择本次记账的范围的范围 单击单击【下一步下一步】,系统自动对凭证进,系统自动对凭证进行合法性检查,发现有不合法的凭证系统会自行合法性检查,发现有不合法的凭证系统会自动提示错误动提示错误 核对无误后单击核对无误后单击【下一步下一步】,进,进入记账界面入记账界面 当以上工作确认无误后,单击当以上工作确认无误后,单击【记账记账】,系统开始登记有关的总账和明细账。,系统开始登记有关的总账和明细账。记账注意事项:记账注意事项:A.记账过程不得中断退出,记账过程一旦因断电或记账过程不得中断退出,记账过程一旦因断电或其他原因造成中断后,系统会自动调用其他原因造成中断后,系统会自动调用“
19、恢复记账恢复记账前状态前状态”恢复数据,然后在重新记账恢复数据,然后在重新记账 B.若发现某一步设置错误,单击若发现某一步设置错误,单击【上一步上一步】返回返回进行修改;若不想再继续记账,单击进行修改;若不想再继续记账,单击【取消取消】即可即可取消本次记账取消本次记账 C.在第一次记账时,若期初余额不平衡,系统不允在第一次记账时,若期初余额不平衡,系统不允许记账许记账 D.上月未记账,本月不能记账。上月未结账,本月上月未记账,本月不能记账。上月未结账,本月不能记账不能记账 E.所选范围内的凭证如有不平衡凭证,系统间将列所选范围内的凭证如有不平衡凭证,系统间将列出错误凭证,重新选记账范围出错误凭
20、证,重新选记账范围 F.有未签字凭证和未审核凭证不能记账。有未签字凭证和未审核凭证不能记账。G.作废凭证不需审核可直接记账。作废凭证不需审核可直接记账。H.记账次数不受限制。记账次数不受限制。4.1.7 恢复记账前状态恢复记账前状态 事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改,则可利用该功能,将本月已记账凭证恢复行修改,则可利用该功能,将本月已记账凭证恢复到未记账状态,进行修改、签字、审核后再进行记到未记账状态,进行修改、签字、审核后再进行记账。账。l在总账系统中单击在总账系统中单击【期末期末】菜单下的菜单下的【对账对账】项,项,进入界面后按
21、进入界面后按“Ctrl+H”键,激活恢复记账前状态键,激活恢复记账前状态功能功能l单击单击【凭证凭证】菜单下的恢复记账前状态菜单下的恢复记账前状态】,根据需,根据需要选择恢复最近一次记账前状态还是恢复到本月月要选择恢复最近一次记账前状态还是恢复到本月月初状态,如果是恢复到本月月初状态则需要输入会初状态,如果是恢复到本月月初状态则需要输入会计主管的口令,单击计主管的口令,单击【确认确认】后系统开始进行恢复后系统开始进行恢复工作。工作。以结帐的月份不能恢复记账前状态以结帐的月份不能恢复记账前状态取消记账取消记账1只有账套主管才能取消记账;只有账套主管才能取消记账;2已结账月份的数据不能取消记账;已
22、结账月份的数据不能取消记账;3如果退出系统后又重新进入系统或在如果退出系统后又重新进入系统或在【对账对账】中中按按Ctrl+H键,将重新隐藏键,将重新隐藏【恢复记账前状态恢复记账前状态】功能。功能。取消记账的适用情况:取消记账的适用情况:1.大量的错误凭证被登记入账;大量的错误凭证被登记入账;2.账证不符;账证不符;3.记账过程意外中断。记账过程意外中断。4.1.8.4.1.8.查询凭证查询凭证查询已记账凭证和未记账凭证。查询已记账凭证和未记账凭证。【凭证凭证】菜单中,单击菜单中,单击【查询查询】,输入查询条,输入查询条件后确认,进入凭证一览表进行相关凭证的查询。件后确认,进入凭证一览表进行相
23、关凭证的查询。当光标在凭证分录上时,单击当光标在凭证分录上时,单击【查看查看】菜单下菜单下的的【联查明细账联查明细账】项,系统将显示该笔业务所涉项,系统将显示该笔业务所涉及科目的明细账。及科目的明细账。注意:注意:已记账凭证的查询只能通过此功能完成。已记账凭证的查询只能通过此功能完成。4.1.9 科目汇总科目汇总l对已记账和未记账凭证进行汇总,生成科目汇总表。对已记账和未记账凭证进行汇总,生成科目汇总表。l在总账系统中单击在总账系统中单击【凭证凭证】下的下的【科目汇总科目汇总】项项栏目:月份、类别、科目级次、凭证号、日期、凭证汇总范围栏目:月份、类别、科目级次、凭证号、日期、凭证汇总范围l输入
24、汇总条件后,单击输入汇总条件后,单击【汇总汇总】,屏幕自动显示,屏幕自动显示科目汇总表科目汇总表4.1.10 4.1.10 打印凭证打印凭证在总账系统中单击在总账系统中单击【凭证凭证】下的下的【凭证打印凭证打印】,输,输入打印条件后,单击入打印条件后,单击【确定确定】即开始打印。即开始打印。l出纳管理功能是出纳人员管理的一套工具。出纳管理功能是出纳人员管理的一套工具。l科目必须是在初始化时,对科目账类设有科目必须是在初始化时,对科目账类设有“日记账类日记账类”科目。科目。一、日记账:一、日记账:1.现金日记账现金日记账 三三栏式日记账与明细账的区别:日记账必须有当日小计。栏式日记账与明细账的区
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