(精品)文书写作.ppt
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1、应用文写作应用文写作应用文的写作要求应用文的写作要求应用文的概念和特点应用文的概念和特点应用文的作用和种类应用文的作用和种类应用文的概念应用文的概念 应用文是一种源于社会实践的实用文体,它是国家机关、企事业单位、社会团体以及个人用以办理公私事务、传递信息、解决实际问题时常用的一种具有惯用格式的文体的总称。应用文的特点应用文的特点1、实用性2、针对性3、程式性4、时效性5、简明性应用文的作用应用文的作用传播信息作用 宣传教育作用 沟通协调作用 史实凭证作用 应用文的种类应用文的种类行政公文经济合同 司法文书 事务文书 礼仪文书 学业文书 应用文的写作要求应用文的写作要求一、选准文种,因事成文二、
2、熟悉业务,掌握党和国家政策三、中心突出,材料充分典型四、结构严谨、完整,层次清楚五、语言准确、简练、严谨、庄重、通俗六、注意应用文特定用语行行 政政 公公 文文公公 文文 概概 述述公文的概念、特征和作用 公文的种类 公文的格式 公文的行文规则 公文的写作要求 制发公文的过程 公文的概念公文的概念国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中规定:公文是中规定:公文是“行政机关在行行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。政和进行公务活动的重要工具。”使用上的实效性和工具性使用上的
3、实效性和工具性行文的法定性和规范性行文的法定性和规范性发文、收文的程序性发文、收文的程序性读者的明确性读者的明确性公文的特征公文的特征重要公文的保密性重要公文的保密性一是法规约束作用一是法规约束作用一是法规约束作用一是法规约束作用 二是领导指导作用二是领导指导作用 三是知照联系作用三是知照联系作用 公文的作用公文的作用四是凭证依据作用四是凭证依据作用 五是宣传教育作用五是宣传教育作用 公文的法规依据公文的法规依据国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式国务院公文主题词表国务院公文主题词表国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 公文的种类公文的种类 命令命令命令命令议案议案议案议案公告
4、公告公告公告通告通告通告通告决议决议决议决议公报公报公报公报条例条例条例条例规定规定规定规定指示指示指示指示决定决定决定决定 报报报报告告告告意见意见意见意见 请请请请示示示示通知通知通知通知 批批批批复复复复 通报通报通报通报 函函函函会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要公文的种类公文的种类 根据行文方向上行文平行文下行文公文的种类公文的种类 根据公文作者的性质党内公文行政公文群众团体公文公文的种类公文的种类 根据办理时间的要求特急公文急办公文常规公文公文的种类公文的种类 根据保密程度绝密公文机密公文普通公文秘密公文公文的格式公文的格式 公文格式是指公文规范化公文格式是指公文规范化的外部形式,包
5、括公文的组成的外部形式,包括公文的组成部分和项目、排列的顺序和位部分和项目、排列的顺序和位置、书写和打印的要求、用纸置、书写和打印的要求、用纸及装订的规格等等。及装订的规格等等。国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中规定:公文一般由秘密等级、紧急中规定:公文一般由秘密等级、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签程序、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。日期等部分组成。用用 纸纸公文用纸
6、一般采用GB/T148中规定的A4型纸,幅面尺寸大小为:210mm297mm,尺寸的允许偏差不超过2 mm。公告、通告、公文附图(表)以及其他特殊情况下的公文用纸规格,根据需要确定。公文用纸、排版与装订公文用纸、排版与装订用用 纸纸目前,部队机关公文用纸一般采用16开型纸,少数也有的采用A4型纸;地方行政机关公文用纸基本上采用A4型纸。部队和国家行政机关的公文用纸尚未统一,有关部门正在沟通。广州军区机关和部队的公文用纸统一使用16开型纸。用用 纸纸公文页边与版心尺寸,A4型纸,天头(上白边)为37 mm1mm;订口(左白边)28mm1mm;版心尺寸为156mm225mm(不含页码)。由此推算出
7、地脚(下白边)为35mm,翻口(右白边)为26 mm。用用 纸纸156mm225mm37mm1mm天头297mm210mm28mm1mm订口17mmA A 4 4纸纸尺尺寸寸大大小小用用 纸纸16开型纸,天头(上白边)和订口(左白边)均为25mm1mm;版心尺寸为139mm215mm(含页码)。由此推算出地脚(下白边)和翻口(右白边)均为20mm。用用 纸纸139mm215mm25mm1mm天头260mm184mm25mm1mm订口11 1 6 6开开型型纸纸尺尺寸寸大大小小 公文一般使用国家标准汉字,一律从左至右横排、横写。印刷字号通常按照发文机关标识、标题、正文顺序从大到小选用。文文 字字
8、公文用纸、排版与装订公文用纸、排版与装订 国家行政机关公文处理办法规定:正文使用 3号仿宋体字,A4型纸一般每面排22行,每行排28个字;16开纸一般每面排20行,每行排25个字。注意!首页除外。排排 版版公文用纸、排版与装订公文用纸、排版与装订 公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。装装 订订公文用纸、排版与装订公文用纸、排版与装订 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。装装 订订 公文的书面格式是指公文的各个
9、组成部分在公文文面上所处的位置和书写形式。组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。眉眉首首 置于公文首页,红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首,包括份号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。眉眉 首首 眉眉 首首 主主体体 置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体,包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期和附注等要素。眉眉 首首 主 体 主 体 眉眉 首首 主 体 主 体 主 体 主 体 版版记记 置于主题词以下的各要素统称版记,包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素。通常是公文的最后一页。主 体 版版 记记
10、主 体 版版 记记 反线是一种印刷术语,指位于某一要素之下起分隔作用的细实线,公文使用红色反线分隔眉首和主体,版记各栏下方均设黑色反线。反线 反线的长度与版心宽度相等,A4型纸为156mm;16开型纸为139mm;反线的大小,红色反线一般为1磅,黑线反线一般为0.75磅。反线并不是下划线,而是用Word中的“绘图”工具划出来的一条横向直线。眉首眉首 份份 号号 公文份号,即公文份数序公文份号,即公文份数序号,是将同一文稿印制若干份时每号,是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。份公文的顺序编号。如需要标识公文份数序号,用三如需要标识公文份数序号,用三号阿拉伯数字,顶格标识在版心左上号阿拉伯
11、数字,顶格标识在版心左上角第一行。位数根据需要确定,可以角第一行。位数根据需要确定,可以编虚位号。编虚位号。一般文件不印份号,绝密、机一般文件不印份号,绝密、机密级公文应当标明份数序号,并要求密级公文应当标明份数序号,并要求按编号登记分发给收件人,其作用是按编号登记分发给收件人,其作用是控制公文的流向。控制公文的流向。份份 号号秘密等级秘密等级保密期限保密期限如需标识秘密等级,用如需标识秘密等级,用3 3号黑体字,顶格号黑体字,顶格标识在版心右上角第标识在版心右上角第1 1行,两字之间空行,两字之间空1 1字;字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用如需同时标识秘密等级和保密期限,用3 3号黑号
12、黑体字,顶格标识在版心右上角第体字,顶格标识在版心右上角第1 1行,秘密等行,秘密等级和保密期限之间用级和保密期限之间用“”“”隔开。隔开。涉及国家秘密的公文应当涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限,秘密标明秘密等级和保密期限,秘密等级分为绝密、机密、秘密三级。等级分为绝密、机密、秘密三级。无密级公文,不得标识其无密级公文,不得标识其他文字,如他文字,如“内部文件内部文件”。紧急公文应当根据时间的紧急紧急公文应当根据时间的紧急程度分别标明程度分别标明“特急特急”、“急件急件”等等字样,其中电报应当分别标明字样,其中电报应当分别标明“特提特提”、“特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。
13、如公文只需标识紧急程度如公文只需标识紧急程度 (不不用标识秘密等级),用用标识秘密等级),用3 3号黑体字,顶号黑体字,顶格标识在版心右上角第格标识在版心右上角第1 1行,两字之间行,两字之间空空1 1字;字;如需同时标识秘密等级与紧急如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第角第 1 1 行,紧急程度顶格标识在版心行,紧急程度顶格标识在版心右上角第右上角第2 2行。行。紧急程度紧急程度发文机关标识发文机关标识 发文机关标识就是我们俗称的发文机关标识就是我们俗称的红头文件的红头文件的“红头红头”,一般由发文机,一般由发文机关全称或规范化简称后
14、面加关全称或规范化简称后面加“文件文件”组成;如湖南省人民政府文件、长沙市组成;如湖南省人民政府文件、长沙市工商行政管理局文件、湖南师范大学文工商行政管理局文件、湖南师范大学文件等等。件等等。发文机关标识发文机关标识 一些特定的公文可只标一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,一般来说,机关级别高美观为原则酌定,一般来说,机关级别高的字体可大些,机关级别低的字体要小些,的字体可大些,机关级别低的字体要小些,但最大不能
15、等于或大于但最大不能等于或大于22mm15mm 22mm15mm。25mm发文机关标识位于公文首页上方居中位发文机关标识位于公文首页上方居中位置,其上边缘至版心上边缘距离为置,其上边缘至版心上边缘距离为2525mmmm ;对;对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为上边缘为80mm80mm。联合行文的公文,距离可酌。联合行文的公文,距离可酌情减少,以使公文首页显示正文情减少,以使公文首页显示正文。发文机关标识发文机关标识 公文如需标识公文份数序号、公文如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限,以及紧急程秘密等级和保密期限,以及紧急程度,可在发文机关
16、上空度,可在发文机关上空 2 2 行向下依行向下依次标识。次标识。25mm发文机关标识发文机关标识发文机关名称通常在一行标识(不能分发文机关名称通常在一行标识(不能分行)。联合行文时应使主办机关名称在前,行)。联合行文时应使主办机关名称在前,“文件文件”二字置于发文机关名称右侧,上下二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。公文首页显示正文。发 文 字 号发 文 字 号 发文字号的标识位置,在发文机发文字号的标识位置,在发文机关标识下空关标识下空 2 2 行,用行,用3 3 号仿宋体字,下号仿宋体字,下行文居中排
17、布;上行文居左排布,与签行文居中排布;上行文居左排布,与签发人平排并列。发人平排并列。发文字号发文字号,由发文机关代字由发文机关代字、年份和年份和发文顺序编号构成。如国办发发文顺序编号构成。如国办发201120111 1号,号,“国办国办”是发文机关是发文机关“国务院办公厅国务院办公厅”的的代字,代字,“2011”2011”是发文年份,是发文年份,“1 1号号”是发是发文序号,合在一起表明这是国务院办公厅在文序号,合在一起表明这是国务院办公厅在20112011年发的第年发的第1 1个文件。个文件。发文机关代字通常由机关代字、主发文机关代字通常由机关代字、主办部门代字组成。年份、序号用阿拉伯数办
18、部门代字组成。年份、序号用阿拉伯数字标识,年份应当标全称,用六角括号字标识,年份应当标全称,用六角括号“”括入;序号前不加括入;序号前不加“第第”字,不编字,不编虚位。虚位。签发人是指审批、签发公文文签发人是指审批、签发公文文稿的主要负责人,上行文如请示、报稿的主要负责人,上行文如请示、报告等应当标识签发人姓名。告等应当标识签发人姓名。签 发 人签 发 人 上报的公文需标识签发人姓名,平上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1 1字字 ,签发人姓名居右空,签发人姓名居右空1 1字;签发人用字;签发人用3 3号号仿宋体字,签发人后标
19、全角冒号,冒号后用仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3 3号楷体字标识签发人姓名。号楷体字标识签发人姓名。签 发 人签 发 人 如有多个签发人,主办单位签发人如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第姓名置于第1 1行,其他签发人姓名从第行,其他签发人姓名从第2 2行起行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为线与之的距离为4mm4mm。发文字号之下发文字号之下4mm4mm处处印一条与版心等
20、宽的红色反印一条与版心等宽的红色反线。线。主 体 主体主体 公文标题公文标题 公文标题也就是公文的公文标题也就是公文的名称。公文标题应当准确简要地名称。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公概括公文的主要内容,并标明公文种类。文种类。公文标题标识在红色反线公文标题标识在红色反线下空下空2 2行,用行,用2 2号小标宋体字,可分号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰做到词意完整,排列对称,间距恰当。当。公文标题公文标题 公文标题一般有完整式、公文标题一般有完整式、省略发文机关式、省略事由式、省省略发文机关式、省略事
21、由式、省略发文机关和事由式四种形式。略发文机关和事由式四种形式。一是完整式。一是完整式。即由发文机关、事由和文种三部分组成。即由发文机关、事由和文种三部分组成。发文机关要写全称或规范简称、统称;发文事由一发文机关要写全称或规范简称、统称;发文事由一般由介词般由介词“关于关于”和一个动宾词组或名词词组构和一个动宾词组或名词词组构成一个介词短语,转发类公文的发文事由一般由动成一个介词短语,转发类公文的发文事由一般由动词词“转变转变”、“批转批转”等加上被转发文件的标题构等加上被转发文件的标题构成;成;文种前一般不加修饰语,但也文种前一般不加修饰语,但也有特殊情况,像有特殊情况,像“紧急通知紧急通知
22、”、“指指导意见导意见”等。如等。如国务院办公厅关于国务院办公厅关于进一步做好治理开发农村进一步做好治理开发农村“四荒四荒”资资源工作的通知源工作的通知就是一个完整式标题。就是一个完整式标题。公文标题公文标题 二是省略发文机关式。二是省略发文机关式。即公文标题由发文事由和文种即公文标题由发文事由和文种组成。如组成。如关于严厉打击卷烟走私整顿关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场的通告卷烟市场的通告、关于组织大学生关于组织大学生射击比赛的通知射击比赛的通知。三是省略事由式。三是省略事由式。即由发文机关和文种组成。常即由发文机关和文种组成。常见于命令、公告、通知等公布性、告知见于命令、公告、通知等公布性
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