2023年秋电大办公室管理资料.docx
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1、一、单项选择题.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应当是(C)。A .国名、地址、部门、姓名 B .姓名、地址、部门、国名C .姓名、部门、地址、国名 D .姓名、国名、部门、地址1 .有时应上司规定.文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务(B)。A .准备资料B .发表意见 C .现场服务 D .会议或会谈记录.邮件送到单位所租的信箱,由文员启动,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的 工作规定不一致(D)。A .天天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C .事先带上包袋装邮件D .应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办.以下哪个接打电话的行为是不对的
2、的(A)。A .受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击B .给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C .做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用D .半途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置2 .文员根据上司指示,向对方规定约会时,以下哪种做法是错误的)。A .假如用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认B .告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即告知C .对方越忙越必须早一点联络D .假如上司出差,可以在他回来的当天安排约会.以下关于名片的使用方式,哪项是错误的)。A .文员应在任何时候、任何场合携带名片B .向别人递送名片时应双手捧交,将文字正面朝向对方C .假如
3、对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意D .名片只能当面递送,寄去是不礼貌的3 .文员要做好档案收集,应当收集的文书资料是(A)。数。(J).文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁人抽屉。(X)9。交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不仅无法表达诚意,还会破坏彼此关系。(J)1 0 .不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。(J)1 1 .文秘人员对上司重要工作的辅佐重要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及 其他活动。312.凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用告知有关单位。(X)1 3.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日记,直接解决不
4、了的问题要报请领导批示 或转交有关部门解决。(J)14.档案是指使用过的、文献中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。(X)I 5 .办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗 位责任制度。(X).合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的 话题。(X)16 .受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己可以安排办理,并且不会影响到直属上司 所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。(J).宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发 请柬了。(X)17 .无论何种礼服都应考虑宴会
5、的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”,便表达穿无 尾正式礼服。(。).拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报。(J)18 .同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。(J).假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应当叫 上司接过电话,告诉上司要找的人立即就会来听电话,让上司直接与对方通话。(J)19 .文员代替上司传达不利消息时,由于当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。由于上司震怒,自己转达口信的语气也应当变成上司的语气。(X)2 4.当上司规定文员协助私人事务时,就把它当作是上司运用文员下属同事的关系来协助他 解决私人的事务。(J
6、)25 .文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致,可以出具空白介绍信。(X).面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采用临时应急措施。(J)26 .注办是指文秘人员在文献解决单上或文尾的下角注明公文办理的结果。(J).即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限。(X)27 .女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离。(J ).文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应当一起收藏,以避免被盗用 冒领。(X)28 .即使是上司私人的应酬,文秘人员也应当积极、乐意地去协助。(J)3 2 .假如是沿着人行道走,两个人并行,“尊贵的位置”是在右边,
7、三个人并行,则在中间。(J )33 .文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,膝盖与大脚可分开。(X ).鸡尾酒会一般要安排好座次,在请柬上注明对着装的规定。(X)35用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔。(X)3 6. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些;对一般 司事或顾客说话,就可通俗。(J)37.受到直属上司以外的指派时,假如文员自己可以安排办理,并且不会影响到直属上司沂指 示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。(J)3 8.监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章。(X)3 9.列入保密范围的公文,应
8、在产生的同时,由制文机关拟定密级和保密范围,密级和保密期 限的变更和解密。(J).文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经解决完毕的文献,随时按类目二的 相应条款归人卷内,即为年终归卷工作。(X)40 .善于合作指每一名文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同事的意原(X).文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完毕任务了。“做过某项工作”和“完毕某项工作”是完全相同的。(X ).对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“该地址不对,并把它退回去。(X )42 .当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事半途离坐时,都要招呼一声。(J)4 5 .文员在工
9、作时间如需要补妆,应当去洗手间。(J)4 6.假如需要与来访者拟定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,假 如这一时间有空,就可答应下来。(X).假如会客室的门是拉开的,先让来访者进人会客室后,文员立即换手握住室内的门把手, 以轻盈的步伐进人室内,轻轻关上门。(J)47 .假如会议气氛紧张,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和蔼,轻柔缓慢地 端出茶点,以消除紧张的气氛。(J).会议租用的设备,文员必须保证宾馆(或其他供应者)把所需用设备都送过来,并在会议开 始前有足够的时间布置好,这些设备应由文员具体操作和负责。(X )48 .上司自己安排的约会忘了事先告诉你,出现约会
10、冲突,解决方法是让上司先见他自己安排 的那一位。(X).办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(J)49 .没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的口记与上司的口记 的事项是否一致则是典型的工作。(J)5 3 .文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍。(X)54 .文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻把话转达。(X).在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响。(X)55 .文员对报纸和杂志的解决,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放 在报刊架上供大家阅读。(J).男女之间,男士先伸手了,女士才干与之相
11、握。(X)56 .英美国家习惯,文员接待来访者,应当站起来与来访者发言。(X)9,假如会客室的门是拉开的,文员进人会客室后,才干让客人进入。(X) 60.介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职工;若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。(V)6 1 .办公室环境布置的目的之一是为了有助于保恋工作。(J)62 .小办公室的优点是节省空间,空气流通,联系方便。(X).文员应有效运用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。(X)63 .对于紧急而重要的事,文员应作书面请示,留档备查。(X).文员在接听电话时,假如投诉者无端辱骂,可把他使用的字眼写下来,以做证据,再慢慢地向他解
12、释:“邓先生,假如你一直说脏话,我就没有办法再跟你谈下去了。(J).无论,什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。(X)64 .上下级之间握手,下级先伸手后,上级才干相握。(X).女性文员应留短、薄式的发型,以免妨碍工作。(J)65 .假如两位来访者均未预约,广该按照先来后到的原则引见给上司。(X)7 o .文员对r在值班期间发生的重要情况,叫以等交接班后再报告上司。(X)三、简答题.单位印章重要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?答:(1)单位印章、套印章;(2)钢印、领导人署名章、其他印章;(3) 刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发;(4)。另一种
13、由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制;(5)。公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用。(6)。加盖公章,是哪级的公章,须经哪级的负责人批准,并审核署名,(7)。将盖用文献名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记。(8)。加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒。(9)。凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。1 .按照2023年国务院行政机关公文解决办法 的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种? 答:(1 )命令(令);(2 )决定;(3 )公告;通告;(4 )告知;通报;(5)议案;(6)报告;(
14、7 )请示;(8)批复;意见;(9 )函;(10 )会议纪要。2 .来信受访的范围涉及哪些?受理与解决的程序和基本规定是什么?答:(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、 单位领导的信件。(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有 过激言语的来信,要解决及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急解决。 拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要并装订。(3)认真阅读。把握信中的重要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的 空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)。逐
15、项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、重要 内容、规定、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等具体记载,便 于记录、杳找和催办。(5)认真解决。解决信件应当按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或 自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增长职工群众对组织的信任。复信 可采用收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。3 .文员所作的口头报告的基本方法是如何的,有什么规定?答:(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最佳是在完毕被指示工作之时,但有时 也要在尚未完毕之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间
16、。(2 )不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;(3 )报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及通过,如:“结果是 这样,理由有三个,一是(4 )一定要简短、扼要、流畅;(5 )如报告过于复杂,应事先以S WZH的原则检查是否有漏掉;(6 )假如觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。5 .文员根据单位需要向外或向内发文,需要通过一系列程序即为发文解决过程。请说明 这一系列过程。答:(1 )拟稿。(2 )核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核算。(3 )签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(4 )编
17、号。已经签发的文献,由文秘人员统一编排发文字号。(5 )缮Eh对已经签发的文献定稿进行春清、复印或排版卬制。(6 )校对,指将文献的答写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。(7 )用印,是指在完毕的文献上加盖机关印章。(8 )登记。(9 )分发。指对准备发出的文献进行分装和发送。6.文员受上司指示,向对方规定约会时应注意哪些要点?决定期间、地点时要注意什么?答:(I)要获得上司的许可;(2 )假如用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;(3卜要对的告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、 所需要的时间等等;(4 )约定好以后,一定要向上司报
18、告,并填写在日程安排计划表上。还应准备约会 所需要的文献资料。(5 )星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;(6 )对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;(7 )公司有重大活动的那一天不宜安排约会;(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需 要就餐等因素。7 .文员运用提醒系统提醒上司的工作,有哪些提醒系统?具体做法是如何的?答:(1)有电子提醒系统和人工提醒系统;(2)电子提醒系统的做法:在电脑中设立日程表、报警系统、一周计划以及其他提醒事 项,文员应当随着情况的变化不断编排和修改输人的信息。(3)人工提醒系统的做法
19、:设立基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提醒性备忘录、准备约会表、准备特殊提醒卡、准备交往提醒文献。8 .提高会议效率可以有哪些做法?答:遵循法律法规、合理拟定会议目的、拟定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。9 .文员所作的完整的会议记录应当涉及哪些事项?答:(1 )会议名称;(2)会议记录人的姓名、盖章;(3)时间(开始时间、结束时间);(4 )会议地点;(5 )议题;(6)主持人、主席;(7 )出席者名单;(8 )会议的通过 情形及结论;(9 )相关的资料;(10 )下次会议预定日期。10 .办公室人员为了说服对方接受自
20、己的见解应当怎么做,要领有哪些?答:(1 )清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么,以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关联性等,抓住重点;(2 )。说服时,要尽量具体客观,使对方产生了解的动机;(3)。偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等;(4)要具体了解对方的立场和意向,先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进 行谈话。要掌握对方不能了解的地方,努力加以说服;(5)。积极发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等(明确了 解对方的情况);(6)以诚恳的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词;(7)为让对方打开心扉
21、,使对方对自己的见解产生爱好(让对方认同自己);(8)。不可伤害对方的自尊心。11 .什么是受意?受意有几种?办公室人员应如何运用受意方法?答:(1 )受意是文员接受和领略上司意图。(2 )一种是直接受意,另一种是间接受意。(3 )文员要善于领略上司意图,按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的的意 图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到:备好记录本, 记录下指示要点。注意倾听,专心判断指示的用意。必要时可以提问,直至明了意图 为止,但不要打断谈话。如有不批准见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方 式、态度。接受指示后,要不失时机地贯彻实行。12 .公文的完全格式涉
22、及哪几项?请写出这些项目。答:(1 )版头、发文字号、印刷顺序号。(2 )密级、紧急限度。(3 )签发人姓名。 (4 )公文标题。(5 )劝主送机关。(6 )正文、附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。(8 )注释、阅读(发送)范围。(9 )主题词。(10 )抄送单位、印发说明。 四、设计题1 .康桥宾馆位于本市南京西路4 5号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某公司 准备在n月1 5日上午9 00至1 2 ,00召开全厂中层干部大会,讨论次年的产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办 公室主任让小付拟一个会议告知。他应当考虑哪些问题?
23、答:1)。会议的名称;2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;3 )。口期、时间(开始到结束的预定期刻);4)。地点:(具体在几楼几号会议室);5)。议题(或者议事日程);6)主办者的联络处、电话号码等。7)。开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图);8)。注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等。2 .某个下雨天,在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议 用品,室外有接待处,公司还租了汽车接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后 应当做些什么工作?答:1)。要替搭车回去的人安排车子;2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错
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