物业档案管理制度物业档案管理制度及职责(十六篇).docx
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1、 物业档案管理制度物业档案管理制度及职责(十六篇)物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇一 为了标准人事档案治理过程,实现人事档案治理统一标准、统一模式,从而提高档案治理质量,为人事运用供应有效参考,特制定本制度。 佳兆业物业治理公司本部及各下属分公司。 统一领导、分级保管、分级查阅的原则,确保档案的齐整性和保密性; 4.1本部人力资源职能部门 4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级(含)以上员工、人力资源治理人员、财务人员、(助理)秩序维护主任的人事档案复印件。 4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。 4.1.3监视各下属分公司的人事档案治
2、理工作。 4.2各下属分公司人力资源职能部门 4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/效劳中心a系列员工的人事档案。 4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。 4.2.3监视各物业效劳中心的人事档案治理工作。 4.3各物业效劳中心 4.3.1收集、整理、立卷、保管各效劳中心b系列员工的人事档案。 4.3.2负责b系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。 5.1人事档案治理流程 5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。 5.3档案编
3、码 5.3.1档案编码按效劳中心、部门、员工工号进展编码。 5.3.2 ehr系统中的员工工号为档案编码号,假设水岸新都一秩序维护员员工工号为a。00012,则此员工档案编码号为:“水岸新都秩序a00012”。 5.4档案查阅权限 5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅全部员工的档案。 5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅分公司全部员工的档案。 5.4.3各效劳中心负责人可查阅其下属b系列员工的档案。 5.4.4其余员工或治理人员不得查阅员工人事档案。 5.5人事档案借阅手续 由借阅人填写档案借阅申请单,报人力资源职
4、能部门/分公司(效劳中心)负责人核准并备案。 5.6档案调动 跨公司调动,在接到有关通知文件后5个工作日内,由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名,填写档案移交清单一式两份,传递至被调住公司人力资源职能部门签收,并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。 5.7离职员工档案 5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开治理,按月整理统一存放,离职员工档案保存期为该员工离职后2年,并确保资料完整无缺,离职人员档案不得取回。 5.7.2离职员工档案满2年后,由人事档案治理员呈报档案销毁审批表,报人力资源职能部门负责人人力资源职能部门分管高管总经理审批后,进展粉
5、碎处理。 5.8严格人事档案的收集、治理及保存,保持机密,档案应由人事治理员/主管保管。如消失档案信息外泄,将追究人事档案治理员及人事负责人、分管高管的责任。 5.9各分公司人事档案治理员收到其他公司/效劳中心移交的档案后,必需检查封条是否完好,按档案移交清单进展清点再存档。 5.10人事档案的保管应严格根据统一的归档标准分类,按效劳中心、部门、工号分类存档,名目清晰、编列有序、装订标准。 6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订,解释权归本部行政及人力资源部全部,自公布之日起执行。 6.2附件 人事档案资料封面 人事档案存档名目人事档案借阅申请表 人事档案移交清单人事档案销毁审批表(b
6、系列员工) 佳兆业物业治理公司本部行政及人力资源部二九年八月四日 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇二 为了标准人事档案治理过程,实现人事档案治理统一标准、统一模式,从而提高档案治理质量,为人事运用供应有效参考,特制定本制度。 佳兆业物业治理公司本部及各下属分公司。 统一领导、分级保管、分级查阅的原则,确保档案的齐整性和保密性; 4.1本部人力资源职能部门 4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级(含)以上员工、人力资源治理人员、财务人员、(助理)秩序维护主任的人事档案复印件。 4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。 4.1.3监视各下属分
7、公司的人事档案治理工作。 4.2各下属分公司人力资源职能部门 4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/效劳中心a系列员工的人事档案。 4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。 4.2.3监视各物业效劳中心的人事档案治理工作。 4.3各物业效劳中心 4.3.1收集、整理、立卷、保管各效劳中心b系列员工的人事档案。 4.3.2负责b系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。 5.1人事档案治理流程 5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件
8、。 5.3档案编码 5.3.1档案编码按效劳中心、部门、员工工号进展编码。 5.3.2 ehr系统中的员工工号为档案编码号,假设水岸新都一秩序维护员员工工号为a。00012,则此员工档案编码号为:“水岸新都秩序a00012”。 5.4档案查阅权限 5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅全部员工的档案。 5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案治理员可查阅分公司全部员工的档案。 5.4.3各效劳中心负责人可查阅其下属b系列员工的档案。 5.4.4其余员工或治理人员不得查阅员工人事档案。 5.5人事档案借阅手续 由借阅人填写档案借阅申请
9、单,报人力资源职能部门/分公司(效劳中心)负责人核准并备案。 5.6档案调动 跨公司调动,在接到有关通知文件后5个工作日内,由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名,填写档案移交清单一式两份,传递至被调住公司人力资源职能部门签收,并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。 5.7离职员工档案 5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开治理,按月整理统一存放,离职员工档案保存期为该员工离职后2年,并确保资料完整无缺,离职人员档案不得取回。 5.7.2离职员工档案满2年后,由人事档案治理员呈报档案销毁审批表,报人力资源职能部门负责人人力资源职能部门分管高管总经
10、理审批后,进展粉碎处理。 5.8严格人事档案的收集、治理及保存,保持机密,档案应由人事治理员/主管保管。如消失档案信息外泄,将追究人事档案治理员及人事负责人、分管高管的责任。 5.9各分公司人事档案治理员收到其他公司/效劳中心移交的档案后,必需检查封条是否完好,按档案移交清单进展清点再存档。 5.10人事档案的保管应严格根据统一的归档标准分类,按效劳中心、部门、工号分类存档,名目清晰、编列有序、装订标准。 6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订,解释权归本部行政及人力资源部全部,自公布之日起执行。 6.2附件 人事档案资料封面 人事档案存档名目人事档案借阅申请表 人事档案移交清单人事档
11、案销毁审批表(b系列员工) 佳兆业物业治理公司本部行政及人力资源部二九年八月四日 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇三 档案治理规定 1、档案资料由经理负责监视保管,内务治理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、治理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。 3、物业档案资料必需做到图有袋、文有夹,报告类文件编名目索引,档案类文件有存档清单和编号名目。 4、公司档案名目及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可
12、前方可离开。 6、物业档案日常需常常使用局部应复印备份,原件存放在档案中不得随便使用。 7、因工作需要借阅、复印专管局部档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实状况,对不符合要求的保管人将作适当处分。 9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区治理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保存追究其法律责任的权利。 小区治理保密规定 1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部状况、业主/住户个人状况等均属保密范围。 2、业主/住
13、户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务治理员专人治理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务治理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必需隐藏放置,不得张贴于惹眼处,不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。 6、公司公布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。 7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守隐秘,对任何人的不正值打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。 8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重
14、惩罚,并由当事人个人担当导致的全部法律责任。 小区档案资料 1、小区验收档案: 1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。 2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。 3)小区机电设备保养合约。 4)小区公共区域设施设备验收记录。 5)小区公共区域设施设备移交记录。 6)单元验收及移交记录。 2、小区二次装修档案: 1)住户二次装修图纸及审批手续。 2)二次装修期间治理处监视检查资料。 3、住户资料: 1)小区住户入伙资料。 2)小区住户状况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。 4、小区治理文本汇编: 1)治理合同、业主公约、用户手册。 2)小区
15、各类治理规章制度及装修治理规定。 3)小区各项治理分包合约。 5、小区设备修理保养资料: 1)各类设施设备特地的修理保养制度和应急措施。 2)各类设施设备独立的修理档案及日常巡检修理记录。 3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡察记录和人员进出记录。 4)住户修理报修单及修理后的回访记录。 6、小区设施设备检测: 1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。 2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。 3)小区避雷系统有定期检测报告。 4)小区其他设施设备检测记录资料。 7、日常文档: 1)日常通知、文件的存档。 2)小区治理费收缴状况。 3)公司治理费财务报告。 4)会议记录
16、。 5)值班记录。 6)安保值班记录。 7)其他治理记录。 档案资料的治理要求 1、采纳多种形式的.文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采纳适当的保管、储存方法。 2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。 3、电脑文件必需由专人根据规定设置子名目进展分类治理,并定期去除过期无效文件。 4、原始文件根据文件的使用性质及重要性进展分类,并编制相应的文件名目,文件状况有所变动时,应准时调整名目的有关数据,以保证查阅者准时找到有效的文件。 5、档案的鉴定必需由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出打算,其他未经授权
17、者无权打算。 6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑名目,最好按不同业务局部分柜保存。 7、档案保管有专人负责,以到达文件治理要求,必需做到档案标识清楚、分类明确,易查找;档案必需由具备资格人员经过登记前方可借出,文件借阅者需妥当保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必需经过检查,如有稍微破损应马上修补,损坏严峻须追究借阅人员的责任。档案治理人员需按时检查档案借阅状况,以便准时收回在外文件,防止因治理疏忽所导致的文件流失和泄密。 8、档案保管环境要求到达防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案治理人员需准时进展
18、检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件治理的要求。 物业档案治理制度 物业档案治理制度及职责篇四 1、目的 使公司的档案治理标准化、程序化以便利工作中的查找、使用及保密。 2、适用范围 公司全部档案的治理。 3、公司资料室文档资料治理 3.1公司资料室文档资料治理范围:公司内部重要文件;公司对外往来的各类公文;公司内部重大活动、大事记录;物业治理相关政策、法规;重要资料及文档资料的电脑备份;人事资料;业主资料资料等。 3.2文档资料收集及整理:人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档,并编制存放名目索引,档案存放应有明确标识,以便查找;财务资料由财务部负责统一登记、编号、
19、归档,并编制存放名目索引;其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档,并编制存放名目索引。 3.2物业治理相关政策、法规:由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑,统一归入条例、法规类文件夹,并每季度核对或动议更改文件。 3.3重要资料:由综合文员负责收集,主要包括:外出考察资料,重要资料归属重要资料类文件夹。 3.4公司本部重要文件,主要包括: 3.4.1内部治理文件:以公司名义下发的人事、行政类文件。 3.4.2人事制度:公司各种人事政策,条例和规定等。 3.4.3行政制度:公司各种行政制度、条例和规定等。 3.4.4重要通知及通报:公司各种重要的”通知、通告。 3.4.5公司会议纪要:总
20、经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。 3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。 3.4.7各部门呈报的工作规划、申请报告及治理规章制度等,由综合文员责收集、跟踪处理结果,并交综合文员存档。 3.4.8公司对外往来的各类公文:主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等,由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。 3.5文档资料查阅或复印:物业治理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印,需到综合文员办理登记手续。 4、各部门文档资料治理 4.1各部门文件分类及编制要求: 4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进展,
21、统一使用打印稿,行文应标准,不得有错别字。 4.1.2通常状况下,文件标题定为三号黑体字,文件编号为小四号黑体字,文件内容为小四号宋体字。 4.1.3公司各部门(含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别: (1)人事类:包括人事治理制度、职务任免打算、职责、治理架构、人事通报、通知等。 (2)行政类:包括行政后勤治理规定、制度、行政通报、通知、活动规划。 (3)通知类:内部各类通知。 (4)培训类:培训通知、规划或方案、考核及效果评估等。 (5)会议类:部门例会、专题会议、业委会会议等。 (6)合同、协议类:部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。 (7)对外文件类: 对政府部
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