花园业主档案管理标准作业规程.docx
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1、 花园业主档案管理标准作业规程(5)_物业经理人 花园业主档案治理标准作业规程(五) 1.0目的 标准业主档案的治理工作。 2.0适用范围 适用于客户效劳中心业主档案的治理。 3.0职责 3.1客户效劳中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2治理员负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0程序要点 4.1业主档案内容。 4.1.1经业主签署后的业主公约。 4.1.2经业主签署后的消防安全责任书。 4.1.3业主家庭状况登记表。 4.1.4物业分户移交验收单。 4.1.5业主证领用登记表。 4.1.6业仆人住验房表。 4.1.7装修申请审批表、签署后的装修施工承诺表、装修安全责
2、任书、相关图纸及装修施工队资料。 4.1.8违章处理通知单及处理结果资料。 4.1.9业主的有关证件复印件。 4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。 4.1.11其他应保存的资料。 4.2档案盒(夹)的制作。 4.2.1依据档案盒(夹)的规格预备相应的档案标贴纸。 4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: JCH-KH-业主档案:表示zz城市花园物业治理有限公司zz城市花园治理处客户效劳中心治理的业主档案。 4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。 4.3业主档案袋的制作。 4.3
3、.1预备适量的26cmx34cm左右尺寸的档案袋。 4.3.2将写有“栋号、楼层号、房号“的标贴纸贴在档案袋封面上。 4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。 4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后挨次排列在档案盒(夹)内。 4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列挨次将档案有关内容登记在业主档案名目内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 4.7业主档案的跟踪。 4.7.1当发生以下状况变化时,客户效劳中心队治理员应将变化状况记录在业主档案中: a)通讯电话联络方式发生变化时; b)业主发生更替时。 4.7.2业主档案跟踪治理,由客户效劳中心队治理员每季度进展一次家庭状况的普查,对拖欠治理费、水电费和其他效劳费一个月以上的业主,治理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。 4.7.3对产权发生变更的业主,治理处应准时为新业主建立“业主档案“,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。 4.8业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报治理处经理批准,经客户效劳中心治理员办理登记手续前方可查阅。 4.9业主档案应永久保存。 4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进展治理。 4.11本规程执行状况作为客户效劳中心队档案治理员绩效考评的依据之一。 5.0记录 6.0相关支持文件 6.1档案治理标准作业规程。
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- 花园 业主 档案 管理 标准 作业 规程
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